اموزش کامل ای سی دی ال

[آبجی]

آدرس دهي مطلق

در اين آدرس دهي با كپي كردن فرمول در هر سلولي ، فرمول عوض نمي شود.

فرض كنيد ميخواهيم حقوق افراد يك اداره را حساب كنيم. حقوق با استفاده از فرمول زير حساب ميشود ( حقوق پايه * 7% - حقوق پايه = حقوق )
حقوق پايه را در ستون B مينويسيم.
براي محاسبه حقوق ميتوانيم در سلول C1 فرمول B1-B1*7%= را بنويسيم و براي تمام افراد Auto fill كنيم.
در اين حالت در حقيقت از آدرس دهي نسبي استفاده كرده ايم

ولي فرض كنيد كه درصد ماليات عوض شده و 10% شود. حالا بايد دوباره فرمول جديدي در سلول C1 نوشته و مجدد Auto fill كنيم. براي اينكه نخواهيم در هر بار عوض شدن درصد ماليات فرمول را عوض كنيم ميتوانيم درصد ماليات را در سلول جدا نوشته و از آدرس آن در فرمول استفاده كنيم. پس مثلاً در سلول A1 عدد 7% را مينويسيم و در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 را مينويسيم حال Auto fill ميكنيم. ولي ميبينيم كه براي بقيه سلولها جواب همان حقوق پايه مي شود. چرا؟

چون با آدرس دهي نسبي ميخواهد عمل كند و چون در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 بوده ، براي C2 فرمول B2-B2*A2 ميشود كه مقدار A2 صفر است. پس جواب همان مقدار حقوق پايه ميشود. براي رفع اين مشكل بايد سلول A1 ثابت شود. يعني در تمام فرمولها A1 در ستون حقوق پايه ضرب شود. در اين حالت از آدرس دهي مطلق استفاده ميكنيم. براي ثابت كردن سطر يا ستون در كنار حرف ستون يا عدد سطر علامت $ ميگذاريم. اگر بخواهيم سلول را ثابت كنيم در كنار حرف ستون و عدد سطر هر دو علامت $ ميگذاريم. يعني در سلول C1 مينويسيم : B1-B1*$A$1

[آبجی]

آماده سازي كاربرگها براي چاپ

قبل از چاپ بايد تنظيماتي بر روي فايل مثلاً سايز كاغذ ، حاشيه ها ، سر صفحه و پا صفحه ، طريقه چاپ و ... را تعيين كنيم. براي انجام اين تغييرات از Page Setup استفاده ميكنيم. براي فعال كردن Page Setup كافي است از منوي فايل ، Page setup را انتخاب كنيم. با انتخاب اين گزينه پنجره اي باز ميشود كه شامل Tab هاي زير است :

• Tab Page :

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Orientation : در اين قسمت جهت قرار گرفتن متن در كاغذ را تعيين ميكنيم. Portrait براي چاپ عمودي يا Landscape براي چاپ افقي است.
2- Scaling : توسط اين قسمت ميتوانيم اندازه كاربرگ خروجي را بدون هر گونه تغيير بر روي نمايشگر بزرگ يا كوچك كنيم. اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Adjust to : ميتوانيم ميزان بزرگي را بر اساس درصدي از بزرگي تعيين كنيم. حداقل اين ميزان 10 و حداكثر ان 400 ميباشد.
ب- Fit to : در اين قسمت ميتوانيم تعيين كنيم كه اطلاعات ما در چند صفحه گنجانده شود.

3- Paper Size : اندازه کاغذ را ميتوان تعيين کرد.
4- Print Quality : قدرت تفکيک پذيري يا كيفيت چاپ را تعيين ميكنيم که واحد آن DPI(Dot Per Inch) است.
5- First Page Number : شماره گذاري را از صفحه مشخص شده شروع ميکند.


• Tab Margins :

توسط اينTab ميتوان حاشيه هاي صفحه ، سر صفحه و پا صفحه را تعيين كرد. اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Tab , Bottom , Left, Right : فاصله حاشيه هاي راست , چپ , پايين و بالا را تعيين ميکند.
2- From Edge : محل سر صفحه يا پاصفحه را تعيين ميکند ( بايد کمتر از حاشيه هاي بالا يا پايين باشد)
3- Center On Page : مرکز فعلي را به را به طور افقي يا عمودي نسبت به حاشيه ها تعيين ميکند.
4- Preview : پيش نمايش تنظيمات در اين محدوده نمايش داده ميشود.

• Tab Header/ Footer:

توسط اين Tab ميتوانيم سر صفحه و پا صفحه ها را وارد کنيم.
يک سر صفحه در بالاي صفحه و يک پاصفحه در پايين هر صفحه چاپ خواهد شد. عموماً نام شرکتها و عنوان گزارشها به عنوان سر صفحه مورد استفاده قرار ميگيرند. شماره صفحات و ساعت و تاريخ خروجيهايي هستند که عموماً به عنوان پاصفحه مورد استفاده قرار ميگيرند.

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

1- کادرهاي Header , Footer :
در اين کادر يک سري Header ها و Footer هاي آماده و متداول مثل شماره صفحه , نام کاربرگ، نام کاربر، تاريخ و ترکيب اين موارد وجود دارد که ميتوانيم با توجه به نياز يکي از آنها را انتخاب کنيم.

2- دکمه هاي Custom Header , Custom Footer :

توسط اين دکمه ها ميتواتنيم Header ها و Footer هاي شخصي ايجاد کنيم. با کليک بر روي اين دکمه ها پنجره اي باز ميشود که بايد محل استقرار پاصفحه يا سر صفحه را بوسيله ماوس انتخاب کرده ( يکي از سه قسمت Left, Center, Right). قسمت سمت چپ، چپ چين خواهد شد، محتواي قسمت مياني نسبت به ميانه قسمت تنظيم خواهد شد. و قسمت راست، راست چين خواهد شد. متن مورد نظر را در يکي از اين سه قسمت تايپ ميکنيم ( براي رفتن به خط جديد کليد Enter را بايد فشار داد).
دکمه هايي که در ميانه صفحه براي قالب بندي صفحه قرار داده شده اند عبارتند از :
Format Font : با فشردن اين دکمه پنجره Font باز شده و ميتوان فرمت نوشته ها را تغيير داد.

Insert Page Number : براي درج شماره صفحه

Insert Number Of Pages : براي درج تعداد صفحات

Insert Date : براي درج تاريخ جاري

Insert Time : براي درج زمان جاري

Insert Book Name :براي درج نام Book

Insert Sheet Name : براي درج نام کاربرگ


• Tab Sheet :

اين Tab شامل قسمتهاي زير است :
1- Print Area : ميتوانيم ناحيه اي از کاربرگ را براي چاپ انتخاب کنيم يا آدرس آن را تايپ کنيم.
2- Print Titles : در اين قسمت ميتوانيم يک سطر يا یک ستون را به عنوان سطر يا ستوني که ميخواهيم در تمامي صفحات به عنوان سطر یا ستون عنوان تکرار شود انتخاب کنيم.
3- Print : اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Gridline : به طور پيش فرض خطوط شطرنجي محيط Excel در نسخه چاپي ظاهر نميشود. براي ظاهر شدن اين شبکه کافي است اين گزينه را تيک بزنيم.
ب- Black and White : همه چيز را با رنگ سياه و زمينه سفيد چاپ ميکند. و رنگها بدون سايه خواهند بود.
ج- Draft Quality : با انتخاب اين گزينه قدرت تفکيک پذيري کمتر شده و زمان چاپ کاهش مي يابد.
د- Row And Column Heading : به طور پيش فرض عنوان سطر ها ( 1و2و3و... ) و عنوان ستونها ( A, B, C, …)در نسخه چاپي ظاهر نميشود. ولي اگر اين گزينه را تيک بزنيم اين عناوين در نسخه چاپي , چاپ ميشوند.
هـ- Comments : در اين فسمت ميتوانيم نحوه چاپ توضيحات را تعيين کنيم :

• None : توضيحات چاپ نميشوند.
• At End Of Sheet : در انتهاي هر Sheet توضيحات چاپ ميشوند.
• As Display on Sheet : در محلي که در Sheet قرار دارند چاپ ميشوند.
4- Page Order : ترتيب چاپ صفحه ها را براي کاربرگهاي چند صفحه اي انتخاب ميکنیم.

[آبجی]

بازبيني پيش از چاپ

بهتر است صفحات خروجي را بازبيني کرده و آنها را کنترل کنيم. براي مشاهده پيش نمايش چاپ به يکي از روشهاي زير عمل ميکنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File
2- انتخاب Print Preview

روش دوم :

استفاده از آيکون Print Preview ( ) در نوار ابزار Standard.
با انتخاب Print Preview پنجره ای باز می شود که شامل گزینه های زیر است :

Next : صفحه بعد را نمايش ميدهد.اين گزينه در صورتي فعال است که يا بيشتر از يک صفحه داشته باشيم يا در صفحه آخر نباشيم.

Previous : صفحه قبل را نمايش ميدهد. اين گزينه در صورتي فعال است که يا بيشتر از يک صفحه داشته باشيم يا در صفحه اول نباشيم.

Zoom : بزرگ نمايي صفحه را در هر قسمت که کليک کنيم داریم و همچنین مجدداً بازگشت به بزرگنمایی قبل با کليک مجدد .

Print : کادر مکالمه Print را نمايش ميدهد.

Set up : کادر مکالمه Page Set up را نمايش ميدهد.

Margins : ويژه نمايش خطوط حاشيه صفحه ، سر صفحه و پا صفحه ميباشد. در اين حالت با Drag کردن خطوط ميتوان حاشيه را تنظيم کرد. اين تنظيم حالت دستي دارد و براي تنظيم دقيق از همان Tab: Margins در Page Setup استفاده ميکنيم.

Page Break Preview : با فشردن اين دکمه فايل به تفکيک صفحات نمايش داده ميشود. در اين حالت مرز هر صفحه و اطلاعاتي که در آن صفحه قرار دارد نمايش داده ميشود.

Close : پنجره Preview را بسته و ما را به کاربرگ بازميگرداند.

[آبجی]

چاپ كاربرگها

براي چاپ کاربرگ به يکي از روشهاي زير عمل ميکنيم :

روش اول :

1- انتخاب منوي File
2- انتخاب گزينه Print

روش دوم :

فشردن کليد هاي Ctrl + P

روش سوم :

استفاده از آيکون Print در نوار ابزار Standard
اگر به يکي از دو روش اول و دوم عمل کنيم پنجره اي باز ميشود که شامل گزينه هاي زير است :
1- Print What : در اين قسمت تنظيماتي در مورد خود پرينتر انجام ميدهيم.
2- Page Range : در اين قسمت محدوده صفحاتي که ميخواهيم چاپ کنيم را مشخص ميکنيم. اين قسمت شامل دو گزينه ميباشد :

الف- All : تمامي صفحات را چاپ ميکند.
ب- Pages : با استفاده از اين قسمت ميتوانيم تعدادي صفحه را از بين صفحات چاپ کنيم. براي اين کار شماره صفحه شروع را مقابل From و شماره صفحه پاياني را مقابل To مينويسيم.

3- Print What : توسط اين قسمت ميتوانيم محدوده چاپ را تعيين کنيم. اين قسمت شامل سه گزينه زير ميباشد :

الف- Selection اگر بخواهيم تعدادي خاص از سلول ها را چاپ کنيم سلولها را انتخاب کرده و سپس اين گزينه را انتخاب ميکنيم.
ب- Active Sheet : Sheet جاري را چاپ ميکند.
ج- Entire Work book : Book جاري را چاپ ميکند.

4- Copies : اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

الف- Number Of Copies : با تايپ يک عدد مشخص ميکنيم که از هر صفحه چند کپي گرفته شود.
ب- Collate : اگر اين گزينه تيک داشته باشد در هر بار چاپ ابتدا از تمامي صفحات يک نسخه پرينت ميگيرد و بعد دوباره سراغ سري بعد ميرود. يعني يک نسخه ديگر از تمامي صفحات پرينت ميگيرد تا زماني که به تعداد کپي هايي که در پنجره Copies تعيين کرده ايم پرینت گرفته شود. در صورتي که اين گزينه تيک نداشته باشد به تعداد باري که در کادر Copies تعيين کرده ايم از صفحه 1 کپي ميگيرد سپس به همان تعداد از صفحه 2 کپی ميگیرد و الي آخر .

[آبجی]

آموزش بانک اطلاعاتی اکسس (Access)

مقدمه

مديريت پايگاه داده ها (چه داده هاي متني يا تصويري يا غيره) شايد مهمترين كاربردي بوده است كه همواره از كامپيوترهاي تجاري خواسته شده است. به همين دليل در چند سال گذشته قبل از ظهور محيطهاي مبتني بر رابط گرافيكي شاهد حكومت زبان cobol بر امپراطوري كامپيوتر بوديم. بعد از اين امر ظهور برنامه dBase و فروش حيرت آور آن خبر از همين احتياج مبرم به پايگاه داده ها مي داد.

باز در اين عرصه نيز شركت مايكروسافت بيكار ننشست و Access كه كاستيها و اشكالات برنامه هاي قبلي را برطرف نموده و كار با داده ها را به صورت فوق العاده اي راحت تر ميکند عرضه کرد.

اين برنامه كه همراه با كار در محيط كاملا گرافيكي ويندوز حتي قابليت نصب در شبكه و internet را نيز دارد بدون شك يك نياز شركتهاي تجاري, برنامه نويسان, طراحان صفحات وب و حتي براي اشخاص معمولي براي كنترل داده ها و اطلاعات خود بوده است.

ما در اين دوره آموزشي شما را با قابليت access آشنا كرده و شايد اگر اغراق نكرده باشم شما را استاد اين برنامه بي نظير خواهيم كرد شما نيز لحظه به لحظه به آشنايي با قابليتهاي اين برنامه مطمئنا مشتاق يادگيري هرچه سريع آن خواهيد شد.


شناسایی اصول ابزارهای لازم برای اجرا نرم افزار ACCESS

- براي مطالعه اين دوره آموزشي نياز است كاربران محترم آشنايي با محيط ويندوز و SQL داشته باشند.

- جهت نصب و اجراي نرم افزار هاي Office كه اكسس نيز شامل آن مي شود، نياز به سيستمي با مشخصات ذيل مي باشد:

- حداقل سيستم مورد نياز كامپيوتري با پردازشگر PENTIUM 3 يا بالاتر

- ميزان حافظه RAM بسته به سيستم عاملي كه از آن استفاده مي كند دارد


هارد ديسك
فضاي حافظه هارد ديسك بسته به پيكر بندي انجام شده متفاوت خواهد بود و با نصب سفارشي برنامه OFFICE ممكن است فضاي مورد نظر افزايش يا كاهش يابد

- 245 مگابايت از فضاي آزاد موجود در هارد ديسك كه 115 مگابايت از آن در محلي قرار داشته باشد كه در سيستم عامل خود را در آن نصب نموده ايد، 50 مگابايت فضا ديگر ديسك براي كاربراني كه از سيستم هايي به غير از Windows 2000 و windows me استفاده مي كنند.

- سيستم عامل

برنامه Access 2003 قابل نصب روي سيستم عامل هايي چون Windows 2000 و WINDOWS98 و windows me و Windows 2002 و بالاتر مي باشد

[آبجی]

آشنايي با کاربرد Access

اكسس كه يكي از برنامه هاي موجود در بسته نرم افزاري آفيس( Microsoft Office ) است براي ساماندهي و كنترل و مديريت پايگاه داده ايجاد شده است.

اين برنامه داراي قابليتهاي بسيار است , مانند ايجاد صفحه ورود اطلاعات به شكل دلخواه.

به عنوان مثال وقتي شما مي خواهيد اطلاعات موجود در يك چك را در كامپيوتر خود ذخيره كنيد شما با استفاده از برنامه اكسس مي توانيد صفحه ای درست همانند صفحه چك ايجاد كنيد و اطلاعات را به صورت كاملا گرافيكي در آن وارد كنيد.

شما پس از ايجاد پايگاه داده هايتان حتي مي توانيد از آنها گزارش گرفته و يا در بين اطلاعات خود جستجو كرده البته تمامي اين امكانات را شما با دستان قدرتمند خود ايجاد خواهيدكرد.

از موارد استفاده برنامه اكسس به طور شهودي مي توان به استفاده آن در قسمت حسابداري يك شركت و يا نگهداري اطلاعات اشخاص عضو در سايتتان و حتي نگهداري اطلاعات كارمندان (حتي عكس آنها) و موارد بسيار متنوع ديگر اشاره کرد.

شما پس از ايجاد اين پايگاه داده حتي مي توانيد آن را در شبكه در اختيار ديگران قرار داده يا بر روي آن كليد رمز گذاشته يا حتي در سطح كاربران مختلف مقدار دسترسي هر كاربر را تعيين كنيد.

[آبجی]

آشنایی با روند تکاملی نگارشهای ACCESS

برنامه های office ابتدا روی win3.11 که تحت سیستم عامل Dos اجرا میشد به وجود امد با ورزن 1 و 2و .....و سپس با ظهور نرم افزار windows9x ،نرم افزارها ی office تحت ورزن های 97،2000،2002،2003،و بالاتر بوجود امده است.


شناسایی اصول کار با Menu Bar

باید توجه داشت که همانگونه که ابزار ها متناسب با محیط اشیاء و نماها متفاوت است فرامین موجود در منو ها نیز متناسب با محیط و اشیاء و نماها مفاوت است.مثلا در محیط جدول و نمای ورود داده Data Sheet فرامین منو insert و سایر منوها ، فرامینش با نمای Design View متفاوت است.سایر محیط اشیاء و نماهای ان نیز شامل این قاعده میشود .

شناسایی اصول کار با اجزاء تشکیل دهندهء بانک اطلاعاتی در ACCESS

اكسس ابزاري براي توليد بانكهاي اطلاعاتي رابطه اي است. بانكهاي اطلاعاتي امكان گردآوري انواع اطلاعات را براي ذخيره ‌سازي ،جستجو و بازيابي فراهم مي‌كند. ساختار Access بر چيزي موسوم به object (شي) بنا شده است. شي هاي اصلي: در محيط اكسس هر چيزي كه يك نام داشته باشد يك شي تلقي مي شود.

1- Table (جدول)
2- QUERY (پرس وجوها
3-Form (فرم ها)
4- Report (گزارشها)
5- Page (صفحه هاي دسترسي به داده ها)
6- Macros (ماكروها)
7- Modules (مدول ها)

تشريح كلي بر اجزاء تشكيل دهنده DataBase Access (بانك اطلاعاتي اكسس)

Table : جدول يكي از اجزاء اصلي بانك اطلاعاتي Access مي باشد كه با هدف اصلي هر جدول نگهداري اطلاعات مي باشد و داده ها را شما در جدول وارد مي كنيد. چگونگي طراحي و سازماندهي داده ها به شكل ستون ها و سطرها جدول را تشكيل مي دهد. بانك اطلاعاتي Access مي تواند داراي يك يا چندين جدول باشد بگونه اي كه با هم در ارتباط و تقابل باشند

[آبجی]

اجزاء تشكيل دهنده بانك اطلاعاتي اكسس

Query :Query اساسا يك سئوال است و هر پرس و جو براي استخراج اطلاعات مورد نظر از يك بانك اطلاعاتي مورد استفاده قرار مي گيرد و هر پرس و جو مي تواند گروهي از ركوردها را كه شرايط خاصي را دارا هستند انتخاب كند، پرس و جوها را مي توان بر اساس جداول يا پرس و جوهاي ديگر آماده نمود. با استفاده از پرس و جوها مي توان ركودهاي بانك اطلاعاتي را انتخاب كرد و تغيير داد يا حذف كرد. همچنين مي توان براي پي ريزي فرمها، گزارشات و صفحات دسترسي به اطلاعات از نتايج پرس و جوها استفاده نمود. زبان قابل برنامه نويسي در پرس و جو،SQL مي باشد.

ادامه اجزاء تشكيل دهنده بانك اطلاعاتي اكسس

Form: متداولترين روش استفاده از فرمها، ورود داده ها و نمايش داده ها مي باشد. فرمها براي سفارشي كردن نمايش داده هايي كه برنامه شما از پرس و جو ها يا جداول ها استخراج مي كند مي باشد به عبارتي فرم شامل پنجره ايي است كه امكان اطلاع رساني به كاربران و يا دريافت اطلاعات از آنها را در اختيار قرار مي دهد.

با انتخاب گزینه open از پنجره شی Form وارد نمای ورود داده (Form View) فرم میشوید

[آبجی]

ادامه اجزاء تشكيل دهنده بانك اطلاعاتي

Data Access page:
اين صفحه شي است كه نمايش و ويرايش را تحت internet explorer ماكروسافت تسهيل مي بخشد. اين صفحه كاربران را قادر مي سازد كه از طريق اينترنت با اينترانت اطلاعات موجود در پايگاه داده ها را مشاهده و ويرايش نمايند. كار با اين صفحات بسيار شبيه كار بر روي يك جدول يا فرم در Access مي باشد.

با انتخاب نمای Open از پنجره شی Page شما وارد نمای ورود داده page میشوید

Macros: ماكروها به خود كار(Automatic)كردن كارها تكراري، بدون نوشتن برنامه هاي پيچيده يا فراگيري يك زمان برنامه نويسي كمك مي كند در واقع ماكروها يكسري عمليات هايي هستند كه در واكنش به يك رويداد مشخص اجرا مي شوند. مانند كليك بر روي يك دكمه براي بسته شدن يك فرم و غيره، واكنش نشان مي دهد. نمای ها و پنجره شی Macro را می توانید مشاهده کنی


Modules:
محيط بسيار قوي و با كيفيت براي برنامه نويسي، محاسبات و عمليات پيچيده روي سيستم بانك اطلاعاتي است در اين شي از زبان برنامه نويسي ويژوال بيسيك استفاده مي شود. مدول حاوي روال هايي سفارشي مي باشد و به شما اجازه به دام انداختن خطا را مي دهد (در صورتي كه اين قابليت در ماكروها موجود نبود) هر مدول حاوي توابعي مي باشد كه از هر جاي برنامه قابل فراخواني است و مي تواند نسبت به رويدادهاي موجود روي يك فرم و يا گزارش وابسته واكنش نشان دهد.

همچنين براي انجام فعاليتهاي پيچيده اي چون بازكردن يك صفحه گسترده برنامه exell وغیره....... ،استفاده نمود.

پنجره شی Module و نماهای آن در شکلModul0 قابل مشاهده است.

[آبجی]

شناسایی اصول کار با محیط ACCESS

تعريف پايگاه داده‌اي ارتباطي:

پايگاه داده‌هاي ارتباطي، مجموعه‌اي از جدول‌هاي داده است كه يك فيلد مشترك در هر يك از جدولهاي موجود دارد و از طريق آن مي‌توان داده‌ها را بهم ربط داد.به اين مدل از پايگاه داده‌ها ، پايگاه داده‌هاي ارتباطي RelationShip مي‌گويند.

به دو صورت زير مي‌توان يك پايگاه داده رابطه‌اي(Database) ايجاد نمود:

1. Blank Database

2. Database Wizard

ابتدا create a new file را انتخاب كرده و سپس مي توان از blank data base ،از قسمت new فايل access را با طراحي تمام اجزاء توسط كاربر انجام داد و يا اينكه با انتخاب on my computer از الگوهاي طراحي شده به صورت wizard استفاده نمود. در Wizardها بخشي از object ها طراحي شده و كاربر كافي است با تغييراتي آن را براي كار خود استفاده نمايد.