اموزش کامل ای سی دی ال

[آبجی]

ارتباط بین جدولها - Tables

سه نوع ارتباط بین جداول مطابق زیر موجود میباشد:

1. ارتباط يك به چند
2. ارتباط يك به يك
3. ارتباط چند به چند

برای برقراری هر کدام از این ارتباطات شرایطی لازم است که در زیر به تفضیل بیان شده است.

نکته 1- براي مورد 1و 2 حداقل 2 جدول نياز است.

نکته 2-برای مورد 3 حداقل 3 جدول نیاز است.

- نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به چند

- در جدول اول

انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير

- Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر

- در جدول دوم

- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
- (Index:Yes(Duplicates Ok
- Primary Key لازم نيست

نكات ايجاد ارتباط در ارتباط يك به يك

- در جدول اول

- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
- Primary Key
- ( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول متناظر

- در جدول دوم

- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فیلد جدول اول
-( Duplicates Index:Yes( No
- Primary Key

نكات ايجاد ارتباط در ارتباط چند به چند
در اين نوع 3 جدول مورد نياز مي‌باشد.

- در جدول اول

- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير - Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط
- در جدول واسط
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول اول
- (Index:Yes(Duplicates Ok
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع هماهنگ با فيلد جدول دوم
- (Index:Yes(Duplicates Ok

در جدول دوم

- انتخاب فيلدي به صورت منحصر بفرد با شرايط زير
- Primary Key
-( Duplicates Index:Yes( No
- انتخاب فيلدي هم نام و هم نوع در جدول واسط

ارتباط يك به چند ، ارتباطي است كه در آن محتواي يك فيلد از جدولي منحصربفرد و در فيلد مشابه از جدول ديگري بيش از يك بار تكرار شده باشد.

در ارتباط يك به يك درست همان تعداد ركورد كه در جدول اول است در جدول دوم نيز وجود دارد.

تلفيق دو مورد بالا در مورد رابطه چند به چند صادق است.

نكته :در مثال بانک اطلاعاتی کارنامه دانش آموزی ،جدول اصلی دانش اموز می باشد.زیرا این دانش اموز است که درس را میگیرد ،پس فیلد کد دانش اموزی در جدول مشخصات دانش اموزی کلید اصلی میباشد و یکتا و ایندکس ان تکرار ناپذیر میباشدو در جدول مشخصات دروس کد دانش اموزی را ساخته و ایندکس ان را تکرار پذیر قرار دهید.بنابراین ارتباط یک به چند برقرار میشود.

[آبجی]

شناسایی اصول نحوه کپی و اضافه نمودن جداول

برای کپی جداول کافیست نام جدول مورد نظر را از لیست شی جدول انتخاب کنید سپس از منو Edit گزینه copy را انتخاب سپس از منو Edit گزینه past را انتخاب نمائید.پنجره paste Table As ظاهر میشود ابتدا از شما نام جدول می خواهد سپس از قسمت past option باید مشخص کنید که فقط ساختار ان جدول که کپی از ان گرفته اید را می خواهید و یا ساختار ان را همراه با داده های ان و یا اضافه کردن داده ها به یک جدول که ازقبل موجود بود سپس دکمه ok را بزنید.

توانایی انجام عملیات بر روی جداول

امروز با کار روی داده ها آشنا میشویم و اینکه چگونه میتوان داده های مورد نظر را جست و جو و جایگزین نمود و با نکات ایجاد ارتباط بین جداول آشنا میشوید و با کاربرد برنامه Access در برنامه Word ،Excle اشنا میشوید و کار با فایلهای متنی در قالب برنامه Access و همچنین بکارگیری ClipBoard در داخل سازی جداول کار می کنیدو توانایی کار با Exporting از جداول را به سایر برنامه ها پیدا می کنید.

[آبجی]

توانایی انجام عملیات بر روی جداول

Edit روي محيط Design

• مراحل درج سطر Insert Rows
• استفاده از منو Insert انتخاب Rows
• استفاده از ابزار Insert Rows
• مراحل حذف سطر Delete Rows
• استفاده از منو Edit انتخاب Delete Rows و يا Delete
• استفاده از ابزار Delete Rows
• انتخاب سطر و انتخاب Delete از روي صفحه كليد



آشنايي با تنظيم خصوصيات محيط ورود داده( Data sheet View)

منو Format :

Font :

تغيير فونت ،سبك فونت ،سايز فونت و effect Cell يا Datasheet… : تغيير ساختار صفحه گسترده از لحاظ Gridها و…….

Row Height :

امكان تنظيم ارتفاع سطر ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود ارتفاع پيش فرض فعال ميشود.

Column Width :

امكان تنظيم طول ستون ، در صورتي كه گزينه استاندارد فعال شود طول پيش فرض فعال ميشود.انتخاب گزينه BestFit باعث ميشود كه طول ستون بر اساس نوشته‌ها تنظيم شود.

Rename Column:

امكان تغيير نام فيلد را فراهم مي‌اورد.

Hide Columns :

امكان پنهان كردن فيلد را فراهم مي‌اورد.

UnHide Columns :

امكان آشكار شدن فيلدپنهان شده را فراهم مي‌اورد.

[آبجی]

کلید های میانبر برای ورود و تصحیح داده ها


- تايپ داده متناسب با نوع داده انتخابي و قالبندي انتخابي

-استفاده از ‘+Ctrl كه اطلاعات ركورد قبلي را به ركورد جاري منتقل مي‌سازد.

- استفاده از:+Ctrl براي ورود تاريخ جاري سيستم

- استفاده از;+Ctrl+Sift براي ورود زمان جاري سيستم

- استفاده از Copy،Ctrl+C و سپس Paste

- استفاده از Cut،Ctrl+X و سپس Paste

[آبجی]

اضافه كردن ركورد به جدول ،حذف رکورد جدول

طريقه حذف ركوردها:

- انتخاب گزينهDelete Rcord از منو Edit
- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه Delete Record
- استفاده از ابزار Delete از باكس ابزار

- اضافه كردن ركورد به جدول:

- انتخاب گزينهNew Rcord از منو Insert
- انتخاب گزينه New Record از راهنماي ركورد
- استفاده از ابزار New Record از باكس ابزار
- R.C روي ركورد و انتخاب گزينه New Record

[آبجی]

شناسایی اصول مرتب سازی و جستجو و فیلتر نمودن داده ها در جدول

برای مرتب سازی فیلدها باید ستون فیلد مورد نظر را انتخاب کرده از منو Records گزینه Sort را انتخاب کنید.Sort Ascending مرتب سازی صعودی است از حرف اول الفبا به انتها ،Sort Descending مرتب سازی نزولی است از حرف اخر الفبا به ابتدا الفبا.

تثبیت نمایش یک فیلد جدول (Freezing)

Freeze Columns :

ابتدا فیلد مورد نظر خود را انتخاب کنیدواز منو Format این گزینه را انتخاب کنید.فيلد فريز شده در ابتدا فيلدها قرار گرفته و ثابت مي‌شود،و ساير فيلدها مي‌توانند به صورت كشويي منطبق با آن فيلد قرار گيرند UnFreeze All Columns :عكس عمل فريز مي‌باشد.

[آبجی]

جستجو رکوردهای مورد نظر در جدول

Find :

امكان جستجو روي دادهاي يك جدول ، فرم وپرس و جو را امكان پذير مي‌سازد.انتخاب از منو Edit ويا Ctrl+Fو يا ابزار آن .


Find What :گزینه مورد جستجو در این قسمت درج میشود.

Look In :

مکان جستجو باشد ،که می تواند کل جدول باشد یا فیلدی که شما برای جستجو انتخاب کرده اید.

- Search :جهت جستجو را می توان انتخاب نمود.

- All: روی کل
- Up: قسمت بالا
- Down : قسمت پایین

- Match : شیوه جستجو ،بعبارتی چگونگی جستجو میباشد بر اساس موارد زیر:

- Any Part Of Field(جستجو بر اساس بخشي از داده درج شده)
- Whole Field(جستجو بر اساس تمام داده درج شده)
- Start Of Field(جستجو بر اساس شروع داده درج شده)

Match Case : انتخاب این گزینه جستجو را نسبت به حروف بزرگ و کوچک حساس میکند.

Find Next : با انتخاب این دکمه جستجو یکی یکی اغاز میشود.

- Search Field As Formatted : اگر دنبال داده قالبندي شده‌اي مي‌گرديد بايد از آن استفاده نماييد.بطور مثال اگر فيلد Date/Time به نوعي قالبندي شده باشد كه تاريخ را بصورت 2003,11,January نمايش دهدو شما به دنبال تاريخ با فرمت 11/1/2003 بگرديد،Access نتيجه جستجو را مثبت تلقي كرده اما اگر گزينه مزبور را فعال كنيدAccess فقط در صورتي نتيجه را مثبت مي‌دهد كه تاريخ به صورت2003,11,January وارد شده باشد.

Find براساس قالبندي زير:

1. :كاركتر *.مثال *Sm يعني دو حرف اول Sm بقيه هر تعداد و هر حرفي مي‌تواند باشد.

2. ? :يك كاركتر. مثال Sm?th يعني دو حرف اول Sm حرف سوم يك كاركتر و هر حرفي مي‌تواند باشدو سپس th.

3. # :تطبيق با يك عدد.لذا اگر به دنبال ##166 بگرديد access تمامي دادهاي 5 رقمي را كه با 166 شروع شود را انتخاب مي‌كند

جایگزینی مقادیر فیلدهای مورد نظر به طور خودکار

درصورتي كه بخواهيم دادهايي را تغيير دهيم از روش جستجو پيدا سپس داده مورد نظر را جايگزين مي‌كنيم.گزينه‌هاي آن مشابه Find مي‌باشد.

Find What :درج داده مورد جستجو

Replace With :درج داده ای که می خواهیم جایگزین گزینه مورد جستجو شود

Replace : جايگزيني يكي يكي صورت می پذیرد

Replace All :جايگزيني یکجا صورت می پذیرد

[آبجی]

فيلتر در access


فیلتر نمودن داده های جدول

توسط گزينه Filter از منوي Record مي‌توان داده‌هاي مورد نظر را از بقيه داده‌ها جدا نمود.

انواع فيلترها

Filter by form (فيلتر شرطي)

اين فيلتر داراي محيطي مي‌باشد با گزينه‌هاي زير:

• Look For (امكان جستجوو جدا سازي)

• Or (امكان شركت گذاري)

1 - امكان شركت گذاري : در این نوع فیلتر محیطی مثل شکل fb ظاهر میشود تمام داده ها بصورت لیست combo می باشد یعنی از لیست قابل انتخاب است،حال از هر فیلدی داده ای که می خواهیم فیلتر شود را انتخاب می کنیم اما در یک زمان می توانید چند تا فیلد را داده هاشون را انتخاب کنید برای فیلتر شدن. و قتی نتیجه فیلتر را دیدید باز این فیلتر را انتخاب کنید سپس در قسمت or فیلدهای دیگر را انتخاب و از داده ها ش برای فیلتر شدن استفاده کنید و نتیجه اش را مشاهده کنید.

2. seletion Filter by (فيلتر بر اساس انتخاب)ابتدا فیلد مورد نظر را برگزیده و سپس داده ای که می خواهید فیلتر شود را انتخاب کنید و از این فیلتر استفاده کنید و نتیجه را مشاهده کنید.

3. Filter Excluding Selection (عكس عمل فيلتر قبل)یعنی هر داده ای را غیر از داده انتخابی نمایش دهد.

4. Advanced Filter / Sort :فيلتر شرطي با ساختار پرس و جو.با مراجعه به فصل پرس و جو ها و مطالعه ان براحتی می توانید با این نوع فیلتر کار کنید.

5. For Filter :تنها فيلتري است كه با R.C روي ركورد به صورت يك ميانبر عمل مي‌كند و مي‌توان با تايپ كلمه مورد نظر در Filter For و Enter عمل فيلتر را انجام داده و داده مورد نظر خود را فیلتر نماید.

نكته :

به طور كلي فيلترها روي سلولي از فيلدها يا به عبارتي روي فيلدها اعمال مي‌گردد.

• Apply Filter :براي اجراي فيلتر بكار مي‌رود.

• Remove Filter :از حالت فيلتر به جدول بر‌مي‌گردد.

[آبجی]

ادغام پستی - Mail Merge

ادغام پستی(Mail Merge) بکار بردن فایل Access در برنامه Word

ادغام پستی برنامه Word یکی از بهترین ابزارها میباشد برای ادغام کپی باید یک سند در Word ساخته سپس اجزای مخصوص ادغام رادر آن قرار دهید و آن را باه یک منبع داده تلفیق کنید برنامه ی Word داده ها ی موجود در منبع را با اجزای مخصوص ادغام جایگزین میکند وبه ازای هر یک از رکورد های منبع داده یک سند منتقل ایجاد می کند . مثلا فرض کنید جدولی داریم که مشخصات اساتید ما را در بر دارد حال می خواهیم آنها را به جلسه ی مربیان دعوت کنیم و همه ی آنها یک دعوتنامه مشابه هم داشته باشند . برای این منظور ابتدا باید اطلاعات موردنیاز اساتید را از جدول بانک اطلاعاتیمان استخراج کنیم و سپس با استفاده از پیون link Office گذینه ی Merge It With Microsoft Office Word (ادغام با برنامه Word )این داده ها را با برنامه ی موردنظر ادغام می کنیم .

نكته : این قابلیت (Mail Marge)مخصوص اشیاء جدول و پرس و جو می باشد و شامل فرم و گزارش نمی شود مراحل زیر را دنبال کنید تا یک ادغام پستی انجام شود .

1- ابتدا جدول مشخصات اساتید را بسازیدکه شامل(نیروهای کد مدرس نام – نام خواندگی- میزان تحصیلات-مدس فعال – تعداد کلاس ها ) شود



4- سپس نام پرس وجویی راکه ساخته اید انتخاب سپس مسیر زیر را انتخاب کنید
Tools\Office link\ Merge It With Microsoft Office Word منوی

5- از پنجره ی ویزارد ادغام پستی (Microsoft Word Mahl Marge Wizard) گزینه ی Creat a New را فعال نموده وسپس Ok را انتخاب کنید .

6- برنامه ی Wordاجرا میگردد و بقیه ی ابزارهای Mail Marge فعال می گردد .

7- انتخاب دکمه ی Insert Marge Fild برای تعیین محل نمایش داده ها بر روی مستند استفاده می کنیم .

8- پنجره ی Insert Marge Fild ظاهر میشود که میتوان فیلد ها رابا دکمه ی Insert به سند اضافه کنید .

9- حال شما می توانید متن های لازم را اضافه کنید به طور مثال برچسب برای نام فیلد قرار دهید و متن دعوت نامه را اضافه کنید .

10- سپس گزینه ی Merge Data View را انتخاب کنید .

11- در این مرحله شما می توانید اطلاعات کامل هر فرد را به همراه دعوتنامه ببینید با انتخاب Next Record نام تمام مخاطبین مختلف را مشاهده کنید.

سپس میتوانید با توجه به قابلیتهای Wordبه هر فردی اطلاعات را Mail کنید.

[آبجی]

شناسایی اصول Tmporaing جداول

برای داخل سازی جداول باید موارد زیر را دنبال کنید.

جداول خارجی

راه های مختلفی برای وارد کردن جدول از محیط های خارج از بانک اطلاعاتی Access می باشد مثل Import ،Link ،OLE Object .

ارتباط با فایلهای صفحه گسترده

يكي از قابليت هاي خوب برنامه Access سازگاري با ساير برنامه هاي Office بلخصوص با برنامه صفحه گسترده( برنامه Ms Excel) مي باشد.در برنامه Access ميتوان كل يك فايل Excel يا بخشي از آن را فراخواني نمود.
شما ميتوانيد كليه عمليات هاي محاسباتي قابل انجام با برنامه Excel ابتدا در آن محيط ايجاد كنيد. و سپس آن را در محيط برنامه Access به عنوان جدول وارد نماييد. شما قادريد تمام فيلد ها يا بخشي از فيلد هاي موجود در برنامه Excel را به جدول يا جداولي از برنامه Access اضافه كنيد. در زير مثالي نحوه بكار گيري برنامه Excel در برنامه Access را بررسي ميكنيم.

ابتدا در برنامه Excel داده هايي با عناوين و مقادير زير ايجاد كنيد.

كد رشته(Customer ID) – نام شركت(Company name) – عنوان تماس(Contact title) – نام تماس (Contact name – آدرس(Address) – شهر (City )– ايالت(Region) – كد پستي (Postal code) – كشور (Country) – تلفن (Phone) – Fax سپس 3 ركورد داده مطابق جدول داده شده براي آن وارد كنيد و آن فايل را تحت نام Customer ذخيره كنيد. سپس مراحل زير را به ترتيب انجام دهيد.

در منوي File گزينه Get external data را انتخاب سپس زير گزينه آن Import را انتخاب كنيد.
در ليست File of type گزينه Microsoft excel را انتخاب كنيد تا نام فايلي كه در Excel ساخته بوديد ظاهر شود.

فايل را انتخاب كرده گزينه Import را انتخاب كنيد. پنجره Import spread sheet wizard ظاهر ميگردد.