مديريت هنر است

[MR_Jentelman]

مديريت در كلام ساده افزودن بر كارايي پرسنل در مقايسه با زماني است كه شما حضور نداريد. تحقق اين امر مستلزم برنامه‌ريزي، سازماندهي، هدايت و نظارت صحيح از سوي شماست و توفيق در فرايند مذكور ممكن نيست مگر با آگاهي از هدف، شناخت ابزار بالقوه، تعيين كاستي‌ها و ارائه تدابير لازم جهت فراهم آوردن آن كاستي‌ها.
گام نخست اين است كه كشف كنيد به كدامين مقصد رهسپار شويد يا چه امري را به انجام برسانيد. چنانچه با گروهي مواجه هستيد كه همه با هم در يك جهت در حركتند هرگز تلاش نكنيد بلافاصله سد راهشان شويد. اگر به شما تاكيد بر بازدهي ضعيف اين گروه شده باشد، مسئوليت شما بهبود اين بازده خواهد بود و اگر گلايه‌هايي درباره كيفيت پائين يا خدمات‌رساني نارسا دريافت كرده باشيد آنگاه وظيفه شما نشانه گرفتن دقيق اين معضلات خواهد بود. همين كه هدف را يافتيد آنگاه آن را با گروه در ميان بگذاريد و چه بهتر كه در يك ملاقات كوتاه و در صبح اولين روز كارتان اين اتفاق بيافتد؛ همه كاركنان را يك جا گردهم آوريد، به يك معرفي كوتاه از خودتان بسنده كنيد، واضح است همه آنها شما را به عنوان يك سرپرست مي‌شناسند، پس نياز به خاطر نشان كردن آن نخواهد بود.
از علت حضورتان برايشان بگوئيد مثلا اينكه: «مدير پيشين ارتقاء پيداكرده» يا «به دليل بسط گروه، شركت لازم ديده تا آن را به بخش‌هاي كوچكتر با مديران مستقل تقسيم نمايد».
اكنون زمان مطرح نمودن هدف است (به خاطر داشته باشيد مي‌توانيد بعدها اين هدف را تغيير دهيد اما به هر حال اطلاع كاركنان از برنامه شما ضروري است) مثلا مي‌گوئيد:«از آن جا كه گروه شما كار مهمي در تشكيلات برعهده دارد، قصد من اين است كه از روند كاري شما آگاه شوم و هر آنچه در توان دارم صرف كمك به ادامه راه شما نمايم» يا «البته كه نرخ بازده اين گروه مناسب است اما قصد داريم اين بازده را تا حدي افزايش دهيم كه مايه افتخار تشكيلات گردد».
در خاتمه جلسه تاكيد كنيد كه شخصا با تك‌تك كاركنان به منظور گفتگو درباره برنامه‌ها با طرح جزئيات، گرفتن اطلاعات و پاسخ‌گويي به سوالات آنها ملاقات‌هايي خواهيد داشت.
كارمندانتان را بشناسيد
چنانچه پيش از تصدي مديريت، يك دوره كاري را در شركت سپري كرده باشيد بعيد نيست كارمنداني كه همينك مديريت بر آنها را پذيرفته‌ايد، بشناسيد. در غير اينصورت از خارج شركت براي مديريت اين گروه به استخدام درآمده‌ايد. با اين قدم آغاز كنيد كه آنها را فرد به فرد بشناسيد. حتي اگر چندين سال با آنها كار كرده باشيد باز هم كسب شناخت بيشتر ارزشمند خواهد بود. شما در مقام يك مدير از آنها چيزهايي مي‌آموزيد كه هرگز به عنوان يك همكار از آنها آگاه نمي‌شويد.
كارمندان شما گرانبهاترين منابع و نيز دشوارترين افراد براي راهبري شدن به شمار مي‌روند. در عين حال ارضا كننده‌ترين امور اگر به نحو احسن بر آن فائق آييد همين نوع مديريت است.
از آن جهت كه اين نخستين موقعيت مديريتي براي شماست، گروهي كه تحت راهبري شما قرار مي‌‌گيرند نيز احتمالا چندان گسترده نيست كه نتوانيد اختصاصا با هر يك از افراد ملاقات داشته باشيد.
ملاقات‌هايي ترتيب دهيد
محل ملاقات بسته به شركت،‌نوع فعاليت و ترجيح خود شما مي‌تواند در دفتر كار شما، اتاق كنفرانس يا كافي‌شاپ آن سوي خيابان باشد.
نكته حائز اهميت اين است كه فضا به گونه‌اي آرام باشد كه كارمندان آزادانه قادر به سخن گفتن باشند. و هر دو طرف به سهولت صداي يكديگر را بشنوند. اين گونه ملاقات‌ها معمولا از روي برنامه قبلي است ولي در صورت ضرورت هنگام بروز مشكل نيز انجام مي‌شود.
موضوع صحبت
طي ملاقات سه موضوع زير را در نظر داشته باشيد:
كارمند را از لحاظ فردي بشناسيد
درباره شيوه هماهنگ شدنش با برنامه‌تان توضيح دهيد
به سوالاتش پاسخ دهيد
لازم است ويژگي‌هاي شخصي هر فرد را بشناسيد اينكه چه چيزي در آنها نكته متمايز است؟ در كارشان به چه نكته‌اي علاقمندند؟ يا علاقمند نيستند؟ اهداف حرفه‌اي بلندمدت و كوتاه مدت هر يك چه مي‌باشد؟ تمايل به ملاحظه چه تغييراتي در كارشان دارند؟ از چه تغييراتي جلوگيري مي‌نمايند؟
اطمينان حاصل كنيد كه شما به هر آنچه مي‌گوئيد توجه نمايد ولي هر آن چه مي‌خواهند لزوما روي نمي‌دهد.
پس از آگاهي از ويژگي‌هاي مورد نظر، برايشان از اينكه چگونه با برنامه‌هاي شما هماهنگ و سازگار شوند صحبت نمائيد. اگر تصميمي بر ايجاد تغيير اتخاذ نكرده‌ايد به آنها بگوئيد. اگر قرار است آنها را به كار ديگري بگماريد، حتما با ذكر دليل در جريان قرارشان دهيد.
سرانجام به تمامي سوالات كارمندان پاسخ دهيد. خوب است اگر نمي‌دانيد بگوئيد نمي‌دانم، اگر قادر به كاري نيستيد بگوئيد نمي‌ توانم. تا حد امكان صريح و صادق باشيد. با اين شيوه، ارتباطي مبتني بر اعتماد را پايه‌گذاري مي‌نمائيد كه بي‌هيچ ترديد به تسهيل جريان كاري در آينده كمك خواهد كرد.

منبع: كارآفرينان اميركبير