هنر مديريت زمان

[ماری مریم]

6)در برنامه ریزی مدیریت زمان بي‌رحمانه اولويت‌ بندي کنيد.

ممکن است شما 10 تا کار داشته باشيد. آيا شما انساني هستيد که بتوانيد در يک لحظه هر 10 کار را انجام دهيد؟ اگر مي‌توانيد انسان نيستيد. فرشته‌اي چيزي هستيد احتمالا!

کارهاي‌تان را اولويت‌بندي کنيد. مسلما به کارهايي برمي‌خوريد که سريع‌تر بايد انجام شوند يا کارهايي که اگر عقب بيافتند ضرر بيشتري را به شما تحميل مي‌کنند. يادتان باشد اگر اشتباه اولويت‌بندي کنيد ضرر مي‌کنيد پس براي جلوگيري از آسيب‌هاي زماني هم که شده است بي‌رحم و خشن باشيد. 7)«به ديگران محول کردن» را ياد بگيريد.

اين بيشتر براي بيزينس و مديريت تجاري کاربرد دارد اما مي‌شود به زندگي شخصي هم تعميمش داد.شما مدير شرکت هستيد و نه کسي که بخواهد همه فن حريفي خود را به رخ ديگران بکشد.سعي کنيد ياد بگيريد چطور بار کارها را ميان افرادي که سوپروايزر يا سرپرستشان هستيد تقسيم کنيد.Decide To Delegate يک منبع انگليسي خوب براي آشنايي با مباني تقسيم کار به اين سبک است.

8)يک برنامه روزمره تنظيم کنيم.

در برنامه مدیریت زمان يک برنامه روزمره براي خودتان درست کنيد.براي مثال فکر کنيد صبح که بيدار شديد کار شماره يک را بکنيد ( مثلا ايميل چک کردن ) و سپس کار شما دو را بکنيد ( مثلا رفتن به بانک براي امور مالي ) و … در آخر هم يک برنامه جمع‌بندي داشته باشيد[گام شماره پنج ].

در مواقع پيدايش بحران‌هاي زماني اگر بتوانيد هر چه بيشتر به برنامه روزمره خود وفادار بمانيد، کمتر دچار مشکل مي‌شويد. حالا شما کم‌کم به يک مدير زمان موفق تبديل مي‌شويد.

9)عادت بدهيد به قرار دادن زمان‌هاي محدودي در ميانه فعاليت‌ها

یکی از قانون های طلایی مدیرت زمان این است که خودتان را عادت بدهيد بين کارهايي که مي‌کنيد يک زمان محدود هم در نظر بگيريد براي يک سري کارهاي خاص. بگذاريد مثال بزنم.

شما نمي‌توانيد کل روز را به ايميل جواب دادن بگذرانيد. ولي مي‌توانيد بين فعاليت‌هاي‌تان زمان‌هاي کوتاه 15 دقيقه‌اي به پاسخ دادن به Email اختصاص بدهيد. همان 15 دقيقه هم بايد اصولي پاسخ داد و بي‌جهت ايميل چک کردن را کش نداد!

10)مطمئن بشويد همه چيز مرتب و منظم است.

یکی دیگر از قانونهای طلایی مدیریت زمان نظم است.از کودکي هميشه به ما ياد داده‌اند که هر چيز را که بر مي‌داريد سر جاي خود بگذاريد يا همه چيز را در جاي مناسب خود قرار دهيد اما ما وقتي کمي مشغوليت پيدا مي‌کنيم ديگر اين دو اصل را فراموش مي‌کنيم.

براي مثال هميشه به دنبال فايل‌ها در کامپيوتر خود مي‌گرديم در حالي که اگر يک بار آنها را در کامپيوتر مرتب کرده بوديم و نظم بخشيده بوديم ديگر هر بار اين همه دچار اتلاف وقت نبوديم. همين را تعميم بدهيد به چيزهاي ديگر در محيط کار.نظم و ترتيب بزرگترين عامل در جلوگيري از سرقت وقت شما توسط خودتان است. به زيردستان خود ( مثلا به بچه‌ها وقتي مادر آنها هستيد يا کارگران وقتي سرکارگر هستيد ) ياد دهيد چگونه با نظم در بهينه‌سازي وقت کل سيستم ياري‌گر باشند.

11)وقت‌تان را طوري تنظيم کنيد که اسير انتظار نشويد.

شما مي‌توانيد به مطب دندان‌ پزشک تان برويد و منتظر بمانيد تا وقت ويزيت‌تان برسد. اما راستش را بخواهيد شما اصلا نيازي نداريد برويد آنجا و با انگشت‌هاي‌تان بازي کنيد يا مجلاتي بخوانيد که تاريخشان حداقل براي سال 85 است.

با موبايل يا PDA يک ليست از کارهايي که بايد بکنيد درست کنيد. براي يک زن خانه‌دار اين مي‌تواند خريد مايحتاج، تلفن زدن به مادر مثلا، انجام کارهاي خانه، رفتن دنبال بچه‌ها يا کارهايي از اين دست باشد که بعضا بسيار وقت‌گير هم هست.

حالا خيلي راحت‌تر هستيد که طوري برنامه‌ريزي کنيد در صف يا انتظار نايستيد يا حداقل از قبل بتوانيد پيش‌بيني درستي از شرايط پيش رو داشته باشيد.تکنولوژي به کمک شما مي‌آيد.

ديگر شما هستيد که بايد تلاش کنيد اين 11 گام مدیرت زمان را به ترتيب در زندگي پياده کنيد و تاثيرات شگفت‌انگيز آن را در طولاني مدت ببينيد