ضرورت استفاده از رایانه در بخشهای مختلف فعالیتهایروزمره، به نحوی فراگیر شده که به صراحت می توان گفت جزء لاینفک چرخه فعالیت همهسازمانها، نهادها و شرکتها و حتی اشخاص حقیقی شده است. در این میان فرآیند عملیاتحسابرسی نیز جزء این جریان بوده است. عواملی از قبیل برنامه های حسابرسی مورداستفاده در عملیات حسابرسی که توسط مدیران و سرپرستان ارشد و در آغاز هر کار تهیهمی گردد، دستورالعملهای حسابرسی و بخشهای تجدید نظر شده آن که توسط سازمان حسابرسیدر طی چندین سال ارائه گردیده، ورود رایانه بر حیطه فعالیت حسابداری و آشنا شدنبیچون و چرای حسابداران و حسابرسان، استفاده از تجربیات منحصر به فرد حسابرسان درضمن کار، و از طرف دیگر، دغدغه فکری شرکای مؤسسات حسابرسی برای ارائه با کیفیتگزارش حسابرسی همراه با کاهش ریسک حسابرسی و هزینه های انجام کار و پرداخت کارانهبه پرسنل، باعث گردید تا برای اهداف مورد نظر و در جهت بهبود روشهای مقدماتیحسابرسی و صرفه جویی در زمان مصرف شده و هزینه های آن و همچنین ارائه سرویسهایمطلوب به واحد مورد رسیدگی، مقاله زیر به منظور آشنایی کلیه همکاران در مؤسساتحسابرسی با دستاورد جدیدی که در طی چند سال اخیر در موسسه حسابرسی امجد مورداستفاده و تجربه قرار گرفته است ارائه شود .


استفاده ازکاربرگهای حسابرسی تحت اکسل (Excel) در عملیات حسابرسی و تهیه صورتهای مالی اولیه استفاده از کاربرگهای نهائی، اصلی و فرعی در انجام حسابرسی قطعی بوده وباید تهیه گردد. آوردن اقلام نهائی شده سال قبل، انتقال و نوشتن اقلام طبق دفاتر وتراز آزمایشی در ستون سال مورد رسیدگی، انجام اصلاحات و تعدیلات، نقل مانده ترازآزمایشی اصلاح شده پس از صدور اسناد اصلاحی، انجام اصلاحات طبقه بندی شده و تهیهمانده نهائی، عطف گذاری کاربرگهای اصلی و فرعی بهم دیگر و تهیه کاربرگهای نهاییاقداماتی است که گروه حسابرسی زمان قابل ملاحظه ای برای تهیه آن صرف می کنند. کاربرگ نهایی مبنایی برای کنترل صورتهای مالی و یا تهیه آن برای واحد مورد رسیدگیاست. صدور اسناد اصلاحی پس از تهیه کاربرگها توسط صاحبکار و اصلاح کاربرگهای فرعیتا نهایی، از مشکلاتی است که صبر و حوصله حسابرسان را کاهش میدهد. از طرفی بجای صرفوقت برای رسیدگی و تهیه گزارش در شرایطی که زمان کوتاهی به برگزاری مجامع باقیمانده است، روحیه افسردگی را در حسابرسان افزایش میدهد. این موضوع در کلیه کارها ودر طول چهار ماه بارها و بارها تکرار میشود و پس از تیر ماه خستگی مفرطی در روححسابرسان باقی میگذارد. با انجام روشی که در زیر توضیح داده می شود، حدود 30 درصداز زمان حسابرسی را که عملاð تلف میشد، کاهش داده میشود. اینک مراحل انجام کار بهاختصار توضیح داده میشود:

-1 فرمت کلیه کاربرگهای نهایی، اصلی و فرعی تحتنرم افزار اکسل طراحی گردد.
-2 کلیه کاربرگها عطف گذاری شده ومانده مندرج در کاربرگهای فرعی به کاربرگ اصلی و از کاربرگهای اصلی به نهایی لینکشود. بنابراین با کوچکترین تغییر در ارقام کاربرگهای فرعی، کاربرگ اصلی و نهاییاصلاح میگردد.

-3در اولین سال انجام این پروژه، مانده اقلام نهاییسال قبل در کاربرگهای فرعی باید وارد گردد. لیکن در دومین سال اجرا، از مانده�هاینهایی کاربرگهای سال قبل کپی برداری می شود. بنابراین زمان تهیه کاربرگها با ماندهنهایی سال قبل به حداقل زمان ممکن(کمتر از یک ساعت) کاهش می یابد.
-4وارد کردن اقلام تراز آزمایشی در سطح تفصیلی در کاربرگهای فرعیبه دو روش امکان دارد. در روش اول، اقلام تراز آزمایشی در کاربرگهای طراحی شده تحتنرم افزار اکسل، وارد شود که در سال اول با نوشتن در کاربرگ از نظر صرف وقت تفاوتیندارد. لیکن بلافاصله این اعداد در ستون مانده نهایی کاربرگهای فرعی، و جمع آن دراصلی و نهایی جای میگیرد. در روش دوم با استفاده از تمهیدات نرم افزار نویسی میتوان، از بانک اطلاعاتی نرم افزار حسابداری شرکت استفاده کرد و اقلام تراز آزمایشیهمراه با کد و عنوان حساب را وارد کاربرگهای فرعی نمود. فقط زمان اندکی برای ویرایشو دسته بندی آن باید صرف شود.

-5ثبت اسناد اصلاحی و یا اصلاحاتطبقه بندی به این شیوه عمل می گردد که ابتدا سند اصلاحی و یا اصلاح طبقه بندی درپایین ترین سطح کاربرگهای فرعی وارد شود. سپس به صورت خودکار همراه با شماره سند درکنار مبلغ اصلاحی در کاربرگهای فرعی دیگر و اصلی عمل شود. سیستم، اختلافات تراز ویا عدم ثبت طرف دیگر سند اصلاحی را به ما گوشزد مینماید. -6 درپایان مانده نهایی کاربرگهای فرعی، اصلی و نهایی بر روی فرمت پیش نویس صورتهای مالیخام می نشیند. در این هنگام صورتهای مالی آماده ویرایش و جمله نویسی میگردد. همچنینصورتهای مالی در هر لحظه از مراحل رسیدگی و بستگی به تکمیل کار، آماده ویرایشمیباشد. -7 در طول عملیات حسابرسی، کاربرگها بر روی رایانه اختصاصیحسابرس ارشد در حال نمایش و استفاده سایر حسابرسان است. آنها عطفهای رسیدگی خود رادر قسمت تعبیه شده وارد مینمایند و در پایان عملیات حسابرسی، یک نسخه از کاربرگهاینهایی چاپ میشود و در بخشهای مربوط به خود در پرونده جاری امضا و بایگانی میشود. همچنین یک نسخه از کاربرگها بر روی دیسکت و یا سی�دی در فایل پرونده جاری بایگانیمیشود.


دسترسی سریعتر به پرونده دائمی: افزایشسالانه مدارک پرونده دائمی وحجیم شدن پرونده ها، اشغال فضای دفتر کار مؤسساتحسابرسی بدلیل بایگانی پرونده های دائمی و پرونده های جاری، فرسوده شدن مدارکپرونده دائمی در سنوات متمادی بدلیل استفاده از آن و یا بایگانی در هوای نامطلوبانبارهای مؤسسات، باعث گردید روش زیر را (تحت عنوان پروژه رایانه ای پرونده هایدائمی) به کلیه موسسات پیشنهاد دهیم:
-1 کلیه مدارک مورد لزوم وقابل استفاده شرکتی که طی چندین سال حسابرسی شده، تفکیک گردد و مدارک مازاد براستفاده در قسمت آخر پرونده دائمی بایگانی و بر روی کاربرگ خلاصه مدارک در قسمت آخرتهیه شود.
-2کلیه مدارک اسکن گردیده و سپس با استفاده از برنامهطراحی شده (با استفاده از چندین نرم افزار) کلیه مدارک اسکن شده در دیوایدرهایجداگانه رایانه ای بایگانی شود.
-3 در هر دیوایدر رایانه ایعنوانها و توضیحات ضروری تهیه گردد. با کلیک کردن به روی هر کدام از آنها به مشاهدهمدارک اسکن شده پرداخته میشود. به طور مثال در روی دیوایدر شماره 2 دائمی، یکی ازعناوین، اساسنامه و خلاصه ای از آن میباشد. با کلیک کردن بر روی این عنوان به صفحهخلاصه اساسنامه لینک میشویم. در این صفحه خلاصه مفاد اساسنامه تایپ و شماره گذاریگردیده است. سپس پس از کلیک کردن روی خلاصه هر ماده به بند تفصیلی اساسنامه که اسکنگردیده لینک میشویم. همچنین مشاهده کل اساسنامهامکان پذیر است. در خصوص خلاصه صورتجلسات هیأت مدیره که باید توسط سرپرست حسابرسی تهیه گردد، جدولی در ابتدا طراحی میشود که مشخصات جلسات هیأت مدیره (شامل زمان برگزاری، شماره جلسه، تیتر موضوعات و یاخلاصه مصوبات، اعضای شرکت کننده) در آن درج شود، سپس با کلیک نمودن بر روی تاریخ یاشماره جلسه و یا موضوع جلسه به اصل صورتجلسه اسکن شده لینک میگردیم. -4حجم کار برای حذف پرونده دائمی و استفاده از رایانه برای مؤسسات زیاد و پر هزینهاست، لیکن دارای مزایای زیر میباشد:

-- در شروع عملیات حسابرسی یک نسخه ازپرونده دائمی به صورت سی دی بر روی نوت بوک سرپرست حسابرسی نصب و یا به او تحویلداده میشود تا در رایانهای که در واحد مورد رسیدگی در اختیار گروه حسابرسی قرارگرفته، نصب شود. اعضای تیم حسابرسی، حسب مورد و البته بستگی به سرفصل حساب موردرسیدگی و به منظور به روز نمودن پرونده، با مشاهده سی دی، اطلاعات مورد نیاز خود رااز واحد مورد رسیدگی درخواست می نمایند.



-- تکمیل پرونده دائمیشامل اخذ مدارک از جمله اصلاحات اساسنامه، صورت جلسات هیأت مدیره و مجامع، اسنادمالکیت جدید و غیره میباشد که تمامی آنها اخذ و به دو شیوه با آن برخورد میشود. اگرامکانات واحد مورد رسیدگی مناسب باشد، مدارک اسکن میشود و توسط سرپرست به داخلبرنامه اضافه میگردد. و یا زونکن مدارک جدید به دفتر مرکزی ارسال میشود تا واحدپشتیبانی مؤسسه سریعاð اقدام به اسکن و تکمیل پرونده مینماید.

-- مدیر حسابرسی پس از اتمام کار جهت مطالعه پرونده دائمی از نسخه نهایی شده بر رویرایانه دفتر مرکزی استفاده میکند.

-- بایگانی پروندههای دائمی کهبه طور متوسط سه عدد زونکن و برای هر شرکت میباشد حذف می گردد و فضایی از مکان اندکموسسات را اشغال نمی نماید. همچنین اطلاعات شرکتها همیشه بر روی سرور مؤسسه موجوداست و از فرسوده شدن آن جلوگیری میشود.
-- در صورت واگذاری کار بهدیگر موسسات، امکان ارسال یک نسخه از پرونده دائمی به صورت سی دی مناسبتر میباشد. وبنابر این سابقه واحد مورد رسیدگی در موسسه باقی میماند.

پاسخگوئی به وضعیت تأییدیه ها، نیاز اساسی واحد موردرسیدگی یکی از مشکلاتی که در حین عملیات حسابرسی با آن برخورد می گردد، علیالخصوص جهت شرکتهای بزرگ، تماس و مراجعه آنها به دفتر موسسات، قبل از شروع کار و یادر حین رسیدگی به دفتر حسابرسان مستقر در واحد مورد رسیدگی به منظور اطلاع از تعدادتأییدیه های پاسخ داده شده و میزان مغایرت آنها می باشد. این وضعیت دائمی مخصوصا درترافیک 4 ماهه اول سال، برای حسابرسان خسته کننده است. از طرفی جمع بندی تأییدیه هاو نوشتن بند حسابرسی آن، یکی از مواردی است که گروه حسابرسان به دلیل تغییر لحظه بهلحظه تائیدیه های واصله از مسئولیت آن شانه خالی میکنند. معمولا حسابرسی که درگیراین کار میشود باید تا انتها و جلد نمودن گزارش همراه مدیر فنی باشد. بنابراین روشزیر در قالب پروژه تائیدیه ها به کلیه موسسات پیشنهاد می گردد. پس از راه اندازیسایت اینترنتی مؤسسه قسمتی از صفحات وب را به مشتریان اختصاص دهید. مشتری با ورودرمز به صفحه مخصوص خود راه مییابد. از سوی دیگر گروه پشتیبانی در دفتر مرکزی مؤسسهکلیه اطلاعات تأییدیه های دریافتی را در جداولی که تحت اکسل تهیه شده است واردمینمایند و در صورت لزوم اقدام به اسکن تائیدیه میشود و به ردیف جدول لینک میگرد. بنابراین تماس و یا حضور نماینده واحد مورد رسیدگی و تلف شدن وقت حسابرسان به حداقلمی رسد. در جدول طراحی شده تحت اکسل ابتدا لیست تأییدیه های انتخابی و ارسالی توسطحسابرسان، توسط اپراتور و در بخشهای تفکیک شده تحت هر سرفصل حساب وارد میشود. درروزهای آغازین حسابرسی میتوان یک کپی از کاربرگهای تهیه شده تحت اکسل تهیه واطلاعات اقلام تراز آزمایشی در ستون مانده طبق دفاتر را به جدول تأییدیه ها انتقالداد. پس از دریافت تأییدیه ها واحد پشتیبانی قبل از بایگانی نمودن اصل فرم تأییدیهدر پرونده حسابرسی و یا ارسال برای گروه حسابرسی، آن را در جدول تأییدیه های هرشرکت وارد میکند. جدول به شکلی طراحی شود تا در وهله نخست، مانده تراز آزمایشی ومانده طبق تائیدیه را مقایسه نماید. در صورت وجود اختلاف، مبلغ مغایرت در ستونمغایرت نامشخص وارد میگردد. پس از ارائه اطلاعات از سوی واحد مورد رسیدگی، مغایرتهااصلاح میشود. ضمن آنکه سرپرست حسابرسی هم میتواند در محل واحد مورد رسیدگی اصلاحاتمغایرات را راسا و در سایت اینترنتی وارد نماید. بنابراین کادر مالی واحد موردرسیدگی از آخرین وضعیت نهایی تأییدیه ها در طول شبانه روز به صورت آماری و هم بهصورت ریالی مطلع میگردند. همچنین گروه حسابرسی دغدغه تهیه بند حسابرسی تأییدیه هارا ندارد چرا که جدول نهایی توسط رایانه تهیه میشود.