مدیریت بهتر، نتایج بهتر

[B a R a N]

مدیریت بهتر، نتایج بهتر

مدیران و صاحبکاران موفق باید بدانند دقیقا به دنبال چه نتایجی هستند. در واقع همین نتایج هستند که دستمایه قضاوت درباره این افراد قرار می‌گیرند و شکست یا موفقیت نهایی کارشان را تعیین می‌‌کنند .

معمولا در قراردادهای کاری یا در معرفی کار،‌ اهداف و نتایج مطلوبی که مدیر باید در پی آن باشد ذکر می‌شوند و مطمئنا معیاری برای قضاوت‌های بعدی در مورد عملکرد او قرار می‌گیرند. نتایج همان چیزیست که مدیر بابت آن حقوق دریافت می‌کند. بسیاری از صاحبکاران و مدیران از نتایج موردنظرشان غافل می‌شوند و از مسیر اصلی دور می‌افتند. من به طور مرتب برای مدیران، کارگاه‌هایی به نام «نحوه مدیریت اولویت‌ها» برگزار می‌کنم.

در این کارگاهها ابتدا از آنها می‌خواهم روی کاغذهای بزرگ آلبوم‌های نمودار طرح کار خود را پیاده کنند. اغلب آنها تمام صفحه را با انواع کارها و وظایف پرمی‌کنند به طوریکه در آخر کار خودشان هم متوجه نمی‌شوند چه برنامه‌ای ریخته‌اند. در مرحله بعد از آنها می‌خواهم اولویت‌های اصلی و نتایجی که این اولویت‌ها به دنبال دارند را با علامت ضربدر مشخص کنند. آنها از بین تمام فعالیت‌ها و وظایف ذکر شده تنها ۵ یا ۶ مورد یا حتی کمتر را برمی‌گزینند. بدین ترتیب در پایان کار در می‌یابند که برای اولویت‌های اصلی زمان کافی قائل نشده‌اند و سعی می‌کنند مدیران ارشد خود را که آنها را با انبوه کارها و وظایف جنبی از اهداف اصلی دور کرده‌اند سرزنش کنند که البته حق دارند.

اما مدیران،‌ بسیاری از وظایف را به دلایل زیر می‌پذیرند :

1. نمی‌خواهند «نه» بگویند .
2. اعتماد نمی‌کنند کار را به دگیری بسپارند .
3. «دوست دارند» خودشان کار را انجام دهند .

من در این کارگاهها سعی می‌کنم به مدیران آموزش دهم چگونه می‌توانند با همکاری مدیران ارشد خود و دیگر همکارانشان از انبوه وظایف غیرضروری که ارتباطی با اهداف و نتایج موردنظر ندارند بکاهند.بسیاری از مدیران فکر می‌کنند مدیران ارشدشان دلایل عدم موفقیت آنها را درک می‌ کنند و به دلیل آنکه خودشان وظایف فرعی بی‌شماری به آنها سپرده‌اند و موجب این امر شده‌اند عذرشان را در مورد عدم دستیابی به نتایج مطلوب می‌پذیرند. اما بگذارید صادقانه به شما بگویم که آنها هرگز این کار را نمی‌کنند! برخی مدیران هم می‌اندیشند سرمایه‌گذاران و مدیران امور مالی دلایل عدم موفقیت کار آنها را می‌پذیرند. اما باید گفت سرمایه‌گذاران تنها می‌‌خواهند بشنوند که شما به آنچه وعده داده‌اید دست یافته‌اید .

صاحبکاران ومدیران موفق افرادی هستند که تمام هم و غم خود را بر نتایج موردنظرشان قرار می‌دهند و در این راه به هیچ کس یا چیزی اجازه نمی‌دهند مانع رسیدن آنها به این نتایج گردد. البته نباید از نظر دور داشت که توجه به نتایج تعیین شده باید تا حدی باشد که گروه کاری‌تان لازم می‌داند. گاهی اوقات همکارانتان تنها به انجام کارهای کوچک وفرعی که به آنها می‌سپارید دلشاد هستند.

من با فروشندگانی روبه‌رو شده‌ام که می‌گویند:«این را برعهده مشتری می‌گذارم» یا عوامل خدمات‌رسانی به مشتری می‌گویند:«با عوامل توزیع یا امور مالی درباره آن صحبت می‌کنم». از خود بپرسید رویه این افراد در رسیدن به اهدافتان به شما کمک می‌کند یا خیر. اگر پاسخ منفی است اجازه ندهید اینگونه کار کنند. اهدافتان را برای گروه کاری خود روشن سازید اما آنها را در انتخاب راهی که به این اهداف تحقق می‌بخشد آزاد بگذارید. البته منظور من این نیست که عوامل فروشتان را ترغیب کنید کالاهایشان را به هر قیمتی که می‌خواهند بفروشند یا اجازه دهید سرآشپزتان از مواد اولیه نامطلوب استفاده کند یا همچنین واضح است که اجازه نمی‌دهید مهندس حفاظت از دستگاه‌ها با نادیده گرفتن بعضی از ضوابط امنیت دیگران را به مخاطره اندازد. مطالب گفته شده تنها به این معناست که باید از قوه تعقلتان استفاده کنید و به برنامه‌های غیرمدون عمل نکنید. کارگزاران شما شاید برای تحقق اهداف تعیین شده شیوه کاری متفاوتی داشته باشند اما این به معنای غلط بودن روش آنها نیست. من خودم بارها از نزدیک شاهد معاملاتی بوده‌ام که روش فروشنده از روش فروش من بسیار متفاوت بوده است. با این حال معامله به خوبی انجام شده و مشتری از خرید خود راضی بوده است. من در این مواقع معمولا بعد از انجام معامله کمی با فروشنده در رابطه با نحوه کارش صحبت می‌کنم. نمونه دیگر اینکه چند وقت پیش برای گرفتن اتاق به هتلی رفته بودم که مسئول پذیرش ازبوی ادکلن من خوشش آمد و اسم آن را از من پرسید تا برای یکی از دوستانش مانند آن را خریداری کند. مطمئنا این کار بخشی از خوش آمدگویی آنها به مراجعان نبود. حتی برخی از مدیران اینگونه روابط صمیمانه بین کارکنان و مشتریان را نمی‌پسندند. اما بگذارید چیزی را به شما بگویم. من به عنوان مشتری از این برخورد خوشم آمد و موجب شد روز خوبی را شروع کنم. به نظر من این طرز برخورد خیلی بهتر از رفتار خشک و رسمی بعضی ازمسئولان پذیرش است که در هتل‌های بزرگ دیده می‌شود. من از هتل آنها احساس رضایت پیدا کردم و اگر مدیر آن هتل بودم این درست همان نتیجه‌ای بود که می‌خواستم. مدیران موفق نتایج مطلوب و ایده‌آلشان را برای گروه کاری خود تبیین می‌کنند و اجازه می‌دهند هر کس به شیوه خودش به آن نتایج دست یابد. البته این بدان معنا نیست که نباید هیچ نظارتی داشته باشید و کلا از مسائل بی‌اطلاع باشید. بلکه باید از نزدیک شاهد عملکرد اعضای گروه خود باشید و آنها را حمایت نمائید.

به عقیده من دو ویژگی مهم مدیران و صاحبکاران موفق عبارتست از :

1. وظایف و کارهای محول شده را به انجام می‌رسانند .
2. وظایف و کارها را با استفاده از آسانترین و کم استرس‌ترین شیوه انجام می‌دهند .

اهمیت توجه به این مسئله از آن جهت است که اگر بخواهید کارکنان را کنترل نمائید و همه را ملزم کنید کارها را به روش شما انجام دهند بسیار استرس‌آفرین خواهد بود. از طرفی با این کار انگیزه آنها را کمرنگ می‌کنید و دستیابی به اهدافتان را مشکل‌تر می‌سازید .

فرناز صفدری