آشنایی با EPM (مدیریت فرایند سازمان) و نحوه استفاده از آن در SixSigma

[xlsaltolx]

محصولات و خدماتی که برای یک سازمان و مشتریان آن، ارزش می‌آفریند، از یک سری فعالیت‏ها تشکیل شده‌اند. از ترکیب و اتصال این فعالیت‏ها و تاثیرات متقابل آنها بر هم، فرایندها بوجود می‌آیند. این ارتباطات بین فعالیت‏ها با جریان در قسمت‌های مختلف سازمان و واحدهای آن به مشتری نهایی ختم می‌شوند. ارتباط و اتصال ضعیف بین فعالیت‏ها، یا فرآیندهای ضعیف در سازمان‌ها منجر به افزایش زمان سیکل، افزایش قیمت محصولات وخدمات، ایجاد نقص و عیب در تولید محصول یا ارائه خدمات و... می‌شود که هم برای مشتری و هم برای تولیدکننده، کاهش ارزش را به همراه دارد. با استفاده از این متدولوژی تیم‌ها قادر خواهند بود فرایندهایی که بیشترین اهمیت را دارند شناسایی کرده و ارتباط متقابل بین فرایندها که باعث کاهش ارزش می‌شوند را درک کنند. همچنین تشخیص دهند که چه بهبودهایی برای رسیدن به خروجی و محصول مورد انتظار، ضروری است. در ادامه این بحث، آموخته‌هایی در باره EPM و گام‌های کلیدی مورد نیاز برای رسیدن به موفقیت، معرفی شده و نشان خواهیم داد که چگونه EPM در پنج فاز عمده متدولوژی Six sigma یا چرخه DMAIC،کاربرد خواهد داشت. همانطور که اشاره شد، فرایندها از اتصال و ارتباط فعالیت‏ها با هم بوجود می آیند و از ترکیب فرایندهای ساده، فرایندهای بزرگتر و پیچیده‏ترکه در نهایت، این فرایندها به مشتری نهایی ختم خواهند شد. برای درک بیشتر اهمیت فرایندها در یک سازمان یک خط مونتاژ ساده را در نظر بگیرید که از چندین مرحله تشکیل شده است.
1- Interprise Process Management
با انجام هر مرحله از مراحل مونتاژ این محصول، ارزش افزوده‌ای در محصول ایجاد می‌شود. هر کدام از این مراحل علی رغم افزودن بر ارزش محصول، بالقوه می‌توانند باعث اتلاف زمان، هزینه (از طریق ایجاد عیب یا دوباره کاری و...) نیز بشوند که در مجموع متضمن ضرر و خسارت خواهد شد.
فرایندهای بزرگ از مجموع فرایندهای کوچکتر حاصل می‌شوند. با دید میکروسکوپیک به سازمان یا پروژه، می‌توان هزاران هزار فعالیت و فرایند ریز و متوسط را شناسایی نمود. اما نگاه ماکروسکوپیک اغلب ارزشمندتر است. زیرا تمام فرایندها نباید و نمی‌توانند شناسایی و مستند شده و بهبود یابند. بلکه در سازمانی که یک پروژه Sixsigma در حال اجراست، اغلب فرایندهایی که مستقیما روی مشتری و کیفیت مورد انتظار او تاثیر می‌گذارند، برای مطالعه بیشتر و بهبود انتخاب می‌شوند.
لازم به ذکر است که مشتریان هم شامل مشتری داخلی و هم شامل مشتری خارجی خواهند شد.
مدیریت فرایند سازمان یک فرایند تکراری (چرخه‌ای) است که شامل 5 مرحله زیر می‌باشد. این 5 مرحله به طور طبیعی با متدولوژی SixSigma مطابقت دارد.

1. شناسایی فرایند (Process Identification)
2. مستندسازی فرایند (Process Documentation)
3. تجزیه و تحلیل فرایند (Process Analysis)
4. بهبود فرایند (Process Improvment)
5. پایش فرایند و بهبود مستمر آن (Process Monitoring and Continuous Improvement)

__________________________________________________ __