نكاتي درباره حضور در جلسات و انجام مذاكرات جمعي

[MR_Jentelman]

با توجه به افزايش روز افزون حجم فعاليتهاي صنعتي در دهه هاي اخير در كشورمان و همچنين نياز پرسنل فني و مهندسي شركتهاي صنعتي جهت آگاهي از نحوه حضور در جلسات و مذاكرات جمعي بمنظور عقد قرار دادها و يا اخذ تصميمات مهم فني و اجرايي مربوطه، ضروري دانستم با استفاده از چكيده مطالعات و برداشتهاي شخصي و راهنمايي اساتيد محترم مديريت و مهندسين مجرب كه عموما تجربه هاي فراواني در حضور و شركت در انواع جلسات مختلف داشته اند مطالب ذيل را بطور اختصار كه از نظر اينجانب مهم و كاربردي مي باشند در اختيار خوانندگان عزيز و گرامي گذاشته تا در صورت لزوم مورداستفاده قرار گيرد:
1. قبل از شروع هر جلسه و مذاكره از طرف مقابل درخصوص امكانات، محيط و موضوع جلسه اطلاعات عمومي و فني و كارشناسي بدست اورده تا با دست پر با طرف مقابل مذاكره نماييم .
2. در مذاكرات با هرشخص طبق خصوصيات اخلاقي و رواني وي روبرو شده تا بتوانيم بهتر در وي تاثير گذار باشيم.
3. از ديدگاه كارشناسي در مذاكرات استفاده نموده و نظرات و اطلاعات كارشناسي موضوع بحث رادنبال نماييم.
4. سوال و جواب نموده و شنونده خوبي باشيم تا بتوانيم با طرف مقابل به توافق برسيم.
5. مجادله و محاكمه در مذاكره جايي نداشته و احساساتي و عصباني نشويم.
6. در مذاكره تهديد جايي ندارد حتي اگر توانايي انجام آنرا داشته باشيم.
7. در اولين مذاكره سعي كنيم بحث را شروع تا جريان كار و كارگردان بحث ما باشيم.
8. شروع كردن با موضوعات آسان و قابل هضم توافق را زود تر و آسان تر ميسر مي نمايد.
9.حاشيه نرويم مگر در مواقعي كه بحث گره خورده و يا در حال انحراف از موضوع اصلي باشد.
10. نارضايتي و گله مندي طرف مذاكره را شنيده تا ابهام و دلخوري در مذاكره بوجود نيايد.
11. منفي گويي و سرزنش طرف مذاكره شونده را انجام نداده و ايجاد تفاهم و توافق را گوشزد نماييم.
12. با مسئله روبروشويم نه با افراد.
13. نبايد يك طرف مذاكره ببازد و ببرد بايستي منافع هر دو طرف تامين شود (برد-برد).
14. سعي كنيم در مذاكره همه را همراه و هم راي خود نموده تا اكثريت ارا و جو حاكم را به سود خود تغيير دهيم.
15. هميشه در مذاكره فكر كنيد يك راه ديگر نيز وجود دارد.
16. صحبتهاي طرف مذاكره كننده را تكرار نموده تا نشان دهنده خوب فهميدن موضوع و اطمينان خاطر وي باشد.
17. خود را جاي طرف مذاكره كننده قرار داده تا وي را درك نموده تا بتوانيم قضيه را هم از طرف وي بررسي نماييم.
18. هيچوقت مواضع طرف مقابل را با قاطعيت مردود قلمداد ننماييم.
19. اگر طرف مذاكره به شما حمله كرد دفاع نكنيد بحث كنيد.
20. در مواقع ترديد به طرف مقابل بگوييد اگر من اشتباه مي كنم شما من را راهنمايي نماييد (اين جمله فرصت سازي مي نمايد).
21. در حين بحث بگوييد اگر شما بجاي من بوديد چه مي كرديد (تا كمي حق به جانب باشيد).
22. صحبتهاي طرف مذاكره شونده را با برگرداندن محتويات اصلي به نفع خود دوباره تكرار كنيد.
23. در حين مذاكره توسط منشي جلسه يادداشت برداري نموده تا در خصوص توافقات بعمل امده مدرك در اختيار داشته باشيد.
24. حتي الامكان روبروي هم و يا پايين تر از يكديگر ننشسته بلكه در كنار هم و در شرايط مساوي باشيد.
25. به صراحت بيشتر بخواهيد و كمتر امتياز بدهيد تا جاي تخفيف در پايان كار باشد.
26. به فكر منافع خود يا شركت خود باشيد نه مواضع شخصي.
27. در مواقع حساس اگر جواب سوالي را مي دانيد به سرعت جواب نداده تا نتيجه با احساسات و استرس همراه نباشد.
28. محفوظ نمودن شان و منزلت كار خود در طي زمان جلسه با استفاده از خدمات ديگران مانند منشي، آبدارچي، تلفنچي و ... توصيه مي شود.
29. درخواست مهلت جهت تفكر در خصوص مو ضوعاتي كه تصميم گيري در مورد آنها خيلي مهم مي باشد تو صيه مي شود.
30. هميشه بدنبال كسب علم دانش بوده و در تمامي علوم مطالعه داشته باشيد تا در مواقع لزوم از انها استفاده نماييد.
البته در پايان بايستي به اين نكته توجه داشــته باشيم كه كليه موارد ذكر شده فوق الذكر بستگي به مقتضيات زماني ، مكان و اشخاص دارد و متناسب با هر موضوع و موردي دستخوش تغيير بوده و يا تابع سياست خاصي مي باشد كه اين خود منوط به هنر نمايي و درايت شما در اداره جلسات يا مذاكرات مختلف مي باشد.

[MR_Jentelman]

چگونه جلساتي اثر بخش داشته باشيم؟

جلسات بي حاصل احتمالاً بزرگترين عامل اتلاف وقت در موسسات دولتي و بازرگاني است. جلسات بخش ناگزيري از محيط هاي كاري مدرن است ولي برگزاريهاي آنها بايد ضروري تشخيص داده شده و مفيد باشد در غير اين صورت به هيچ وجه نبايد جلسه تشكيل شود. از توصيه هاي زير براي اثر بخشي جلساتتان استفاده كنيد:
1- اهداف جلسه را مشخص كنيد

در طول مدت جلسه چه كار انجام خواهيد داد. هدفتان چيست؟
2- دستور جلسه تنظيم كنيد

تقريباً دليل شكست همه تلاشها ناشي از عدم برنامه ريزي آگاهانه است و جلسات نيز از اين قاعده مستثني نيستند.قبل از اينكه هر كس موضوعي را به جلسه تحميل كند. يك دستور كلي براي جلسه تهيه كنيد.
3- شركت كنندگان در جلسه را محدود سازيد

معمولاً وقتي تعداد شركت كننده افزايش مي بابد ، جلسه كم بازده مي شود. بنابراين، موقع تصميم گيري در مورد تعداد افراد شركت كننده در جلسه، سخت گير باشيد.
4- بر موضوعهاي دستور جلسه تمركز كنيد

معمولاً جلسات موقعي مفيد و اثر بخش مي شود كه توجه افراد به موضوعهاي دستور جلسه تمركز شود.
5- وقت شناس باشيد

اگر قرار است جلسه اي در ساعت 8 شروع شود، آن را درست سر ساعت 8 شروع كنيد.
6- زمان اتمام جلسه را تعيين كنيد

جلسات نه تنها بايد به موقع شروع شود بلكه بايد به موقغ نيز تمام شود.
7- بهترین زمان را برای جلسات تعيين كنيد

بهترين زمان براي برگزاري جلسات ساعت 1۰ صبح و 4 بعد از ظهر است.
8- جلسه را بدون وقفه اجرا كنيد

هرگز اجازه ندهيد در جلسه وقفه اي ايجاد شود مگر اينكه وضع اضطراري به وجود آيد.
9- در صورت امکان ايستاده صحبت كنيد

اگر شما نيازمند يك جلسه كوتاه هستيد كه بيش از 10 دقيقه به طول نمي انجامد سعي كنيد ايستاده جلسه را اجرا كنيد.
10- مكان مناسبي براي جلسه انتخاب كنيد

محل جلسه بر روي چگونگي كاركرد جلسه تاثير دارد. محل مناسب جلسه ، جلسه خوبي را تضمين نمي كند ، اما اتاق جلسه نا مناسب به بد شدن جلسه كمك مي كند.
11- تهیه صورتجلسه فراموش نشود

سعی کنید کسی که در نوشتن صورتجلسه مهارت دارد به عنوان منشی ثابت جلسات انتخاب نمایید و از او بخواهید موارد لازم را حتما پیگیری نماید.



منبع:مديريت