در سیستم كامپیوتری نیاز نیست كه آنگونه انجام دهند زیرا در سیستم كامپیوتری طوری طراحی شده كه بطور اتومات بسیاری از كاری های ضروری درارتباط با كنترل ها در سیستم پیش بینی شده و انجام میشود . نوشتن یا حذف نكردن بسیاری از مطالب یا فرم ها ی دستی از كتاب اصول یا تكنیك هتلداری به دلیل اهمیت آنها كه باید مدیران هتل باسیتسم گردش كار هتل كاملا اشنا باشند تا بتوانند هتل را اداره كنند و چنانچه سیستم گردش كار هتل را ندانند اطمینا ن داشته باشید كه از بیشتر گزارش های كامپیوتری سر در نخواهد اورد و نمی توانند كنترل درستی از بخشها یا ادره بخشها را انجام د هند و باید طرز بكار افتان تمام فرم ها را كاملا بدانید و هیچ كدام را بی اهمیت ندانید اگر تمام فرم ها را آموختید سیستم كنترل تمام بخشها را می دانید البته نباید فرم ها را كه نشان از گردش كار است چنانچه اشتباه بیاموزید بسیاری از كنترل ها را نمی توانید داشته باشید و اگر درست بیاموزید برابر است با سالها تجربه در مدیریت هتلداری
درست مثل ا ینكه اگر از خواندن نقشه سر نیاورید نمی توانید با اتوكد كار كنید یا اگربا اتو كد نقشه ساختمانی را كشیده باشند شما نمی توانید این نقشه را بخوانید باید ابتدا نقشه خوانی را بدانید تا از اتو كد سر در بیاوریذ اكنون برای هر كنترلی در هتل سیستم های بسیار پیش رفته موجود دارد كه بستگی به نیاز میتوان از انها استفاده كرد و بدون حضور فیزیكی می توان از هر قسمت هتل یا رستوران یا اشپزخانه را از راه دور شنید و مشاهده و كنترل كرد بیشتر مباحث عنوان شده مربوط به سیستم گردش كاركه در این كتاب آمده در سیستم نرم افزار هتلداری پیش بینی شده است
اموال –رسپشن –خانه داری –كاست كنترل –جسابداری حقوق دستمزد –اضافه كاری رستوران – انبار-كنترل كاربران –كاركرد گارسن ها –تداركات –كشیر –مهندسی –رزرو فروش اتاق –جشنها و ....
چنانچه بخواهیم در مورد نرم افزار هتلداری سیستم كامپیوتری توضیح دهیم خود به تنهائی كتابی خواهد شد از آنجایی كه نرم افزارها و ارتباط بین آنها بستگی تامی به اهداف مورد استفاده كه همان سیستم و گردش كار كلیه بخشهای هتل وارتباط بخشها با یك دیگر جهت ارائه خدمات وگنترل های ضروری و به جریان افتادن كارها دارد در نتیجه قبل از شناخت كامل از جریان گردش كار هتل - مفاهیم و قوانین مترتب به آن نمی توان ازارتباط بین این نرم افزارها براحتی سخن گفت و نیزاز اهدافی كه این نرم افزار ها براساس آن طراحی شده اند فقط با داشتن تخصص و اطلاعات لازم در كلیه امور هتلداری كه به چه دلایلی اینگونه طراحی شده و نیز آشنائی كامل با چرخه كاری هتل از ورود تا خروج میهمان و كنترل ها ی ضروری برای مدیریت هتل و نیازهای میهمان باید اشراف كاملی داشت تا نسبت به تهیه نرم افزار و ویژیگی های آن اظهار نظر و انتخاب كردهرقدر امر ترویج هتل داری اهمیت بیشتری می یابد، وسایل اداره كردن هتل ها نیز ازهر قبیل تازه تر و مدرن تر می شود و از لحاظ تجهیزات و دستگاههای كنترل كننده بصورت اعجاب آوری پیش می رود ، و صاحبان فكر و ذوق و ابتكار در صدد بر می آیند وسایلی ابداع كنند كه در طرز عمل و سرعت كارها تسهیلات قابل ملاحظه ای فراهم سازند:مثلاً در بعضی از هتل ها بخصوص هتل هایی كه دارای اتاق های متعدد و زیادی هستند برای انجام نظم و كنترل دقیق و گسترش سریع و مرتب كارها و احاطه همه جانبه به كلیه مسایل جاری و روزمرهٔ هتل ، از یك سیستم كامل كامپیوتری استفاده می كنند كه در نوع خود از نظر خدمات ، بسیار بدیع و مفید و پراهمیت است، شاید بدون مجهز بودن به این وسایل ، اداره كردن این نوع هتل ها امكان پذیر نباشد.كارآیی این سیستم كامپیوتری دركلیه قسمت های هتل چشمگیر و حساس وروشن است. این كامپیوترها به مانیتور مجهز هستند كه جوابگوی همه سؤالات و انتظارات شما است از نظر رزرو كردن اتاق چنانچه بخواهید از تعداد اتاقهای خالی هتل آگاه شوید فوراً منظور شما روی صفحه مانیتور عرضه می شود.
مثلاً می خواهید بدانید كه كسی بنام …………….. در این هتل ساكن است یا خیر ؟ نام وی را می زنید در صورتی كه این خواسته مثبت باشد بلا درنگ نام او روی صفحه منعكس می شود.
بعلاوه شماره اتاق ، تاریخ ورود ، قیمت اتاق وتعداد نفرات هراتاق درآن منعكس خواهد شد و اگر بخواهید از تعداد اتاقهای خالی یا رزرو شده ویا تحت تعمیر و..مطلع شوید درهرتاریخی پرسش شما را بدون اشتباه جواب می دهد.
این كامپیوتر در امر رزرو، می تواند كلیه اطلاعات داده شده را را در حافظه خود نگهدارد.همچنین صورتحساب مسافر را در مدت اقامت، با تمام مخارجش و با ذكر تاریخ ترك اتاق، ارائه دهد.عمل خاموش كردن وسیله تهویه مطبوع هر اتاق پس از خروج مسافر و روشن كردن آن را پس از ورود مسافر جدید بطور اتوماتیك انجام می دهد.و نیز اطلاع می دهد كه كدام اتاق نظافت شده وكدامیك نشده آیا اتاق از جهت نظافت آماده است كه میهمان را بپذیرد یا خیر.ارقام حساب دفاتر روزنامه و كل آمارهای مختلف را می توان از این دستگاه خواست و به جواب قطعی و مطمئن نایل شد.
چگو نگی خرید سیستم های كامپیوتری برای هتلداران
Property Mangement System
خرید سیستم كامپیوتری برای هتل وظیفه ساده ای نیست امروزه وجود انواع مختلف از این سیستم ها بعلاوه دشواری فرآیند خرید و نصب آنها به دو طریق محلی یا بین المللی این مسئله را بیش از پیش پیچیده كرده است و بعلت عدم آشنائی مدیران با سیستم گردش كار هتل اكثرا نرم افزار درستی انتخاب نمیكنند و كنترل های ضروری را نمی توانند داشته باشند .اكثراین سیستم ها به صورت كلی وبا مقدار زیادی تفاوت دربیشترهتلها مورد استفاده هستند علاوه براین بخشهایی برای راحتی مسافران در نظر گرفته شده است ، مدیریت هتل باید به نرم افزار های مختلفی كه برای اداره این بخش ها می تواند مورد استفاده باشد نیز بیندیشد برای شناخت این نرم افزارها باید هم به عملكردكنونی آنها و هم به دور نمای امكاناتی كه با استفاده از آنها برای هتل ایجاد می گردد توجه كردوبه این دلیل كه سیستم های موجودو مورد استفاده در هتل ها بسیار متنوع می باشد ، قدم بعدی شناخت نیاز مندیهای خاص هر هتل می باشد . برای اگاهی ازاین مسئله بهترین گام برای شروع تجزیه و تحلیل عملكرد سیستم هایی كه هم اكنون درهتل وجود دارد واینكه به كدامیك ازانتظارات ما جواب نمی دهد و نیز چه امتیازاتی را دارا نمی باشند .مقداركارسیستم های كامپیوتری درهتل ها بستگی به اندازه هتل و میزان عملكرد مورد انتظار متصدی كامپیوتراست.درهتل هائی كه بصورت زنجیره ای كار میكنند باید سیستم های سخت افزاری ونرم افزاری مشابهی مورداستفاده قرارگیرد.یكی از عمده ترین انتظارات هتلداران ، امكانات و سرویس دهی پس ازنصب است. اهمیت این موضوع هنگامی كه ماهم از سیستم های كامپیوتری محلی و هم به صورت اتصالات جهانی استفاده می كنیم دو چندان می شود بنا بر این خرید هر نوع كامپیوتر ی باید با در نظر گرفتن امكانات پس از فروش صورت گیرد.این امكانات شامل تعمیرسخت افزارونرم افزاركامپیوتر،آموزش برنامه های كامپیوتری وامكان ارتقاءكامپیوتروسایرخدمات است وموارد بسیاری وجود دارد كه برای پاسخگوئی به انتظارات موردنظرهتلدارن باید تسهیلات پس ازفروش بیشتر موردتوجه قرارگیرد.افرادی كه باسیستم های كامپیوتری محلی كار می كنند و مسئول تعمیر و نگهداری آن می باشند می بایست آگاهی و مهارت لازم را داشته ، تغییرات و تعمیرات مورد نیاز را در محل انجام داده در انتها نتایج كارشناسان را به صورت اسناد كتبی ارائه دهند و فروشندگان این سیستم ها باید چنین افرادی را كه تامین كننده تسهیلات در محل خود هتل می باشند را در اختیار داشته باشند . فروشندگان باید تسهیلات پس ازفروش را نه تنها برای سخت افزاربلكه همچنین برای نرم افزار های كامپیوتری نیز فراهم آورند پس از نصب سیستم ، مسئولان هتل می بایست كارمندان آموزش دیده در اختیار بگیرند واز بر آورده شدن انتظارات و اهداف مورد نظر شان از سیستم كامپیوتری مطمئن گردند . مسئولین هتل باید یك فرد خاص را به عنوان مسئول گروه كامپیوتر منصوب كنند . در برخی از هتل های زنجیره ای ، درهرهتل یك فرد مدیریت سیستم را برعهده دارد درصورتی كه در برخی دیگر مدیریت سیستم ها ی چندین هتل را تنها یك نفر عهده دار می باشد . مدیریت سیستم باید مسئول پاسخگوئی به سواالات مر بوط به این بخش باشد .تعداد افرادی كه می توانند در ارتباط باشند متغیر است اما مدیریت سیستم و پرسنل شب كار باید آشنائی كامل و دقیقی نسبت به آن داشته باشند و در برخی موارد به دلایل امنیتی این افراد باید تنها كسانی باشند كه به تمام جزئیات سیستم آشنائی دارندهیچ فرد دیگری نباید توانائی و دسترسی به آن را داشته باشد سرانجام بهتراین است كه بخش های Front Office وBack Office تحت سیستم كامپیوتری یكسانی قرار داشته باشد.
نكته دیگری كه موقع خرید نرم افزار نباید فراموش كرد چنانچه نرم افزار كامپیوتر بدون نام و نشان برای سیستم گردش كار انتخاب كنند كنترل های ضروری روی امور مالی و گزارشات مدیریتی و كنترل های لازم روی عملكردها نمی توانند داشته باشند اغلب نرم افزار های سیستم های كامپیوتری هتل ها بدلیل اینكه تحلیل گر مطلع و متخصص هتلداری نداشته اند دربرنامه های نوشته شده نكات بسیار مهم هتلداری را پیش بینی نكرداند وبه هیچ عنوان تائید نمی شود و بود و نبود آنها تفاوت چندانی ندارد اینگونه نرم افزار ها باید با حضور فیزیكی كنترل ها ی ضروری و لازم هتل انجام شود متاسفانه توسط فامیل یاسازندگان هتل یا فروشندگان نرم افزاركه هیچ نخصصی در امور مدیریت هتلداری و سیستم گردش كارهتل ندارند پیشنهاد میشود وبه دلیل اینكه مدیران هتل یا مالكین یا تصمیم گیرندگان كه اغلب اطلاعات درستی از امور گردش كار هتل و آسنائی با كامپیوتر ندارند بدون توجه حتی بدون اینكه بدانند چه كسی سیستم را تحلیل كرده چه بسا تحلیل گر بی اطلاع تر از تصمیم گیرندگان بوده با قیمت های گزاف خریداری میكنند كه ای كاش چنین خریدی نمی كردند و باعث تعجب است این خرید اشتباه را به همكاران دیگر نیز پیشنهاد میكنند با اطمینان می گویم بسیاری از مدیران هتل با سالها تجربه نتوانسته اندانتخاب درستی داشته باشند به همین دلیل با وجود داشتن اینگونه نرم افزار ها گزارشات بسیار ضروری و لازم را نمی توانند از سیستم داشته باشند مدیران مجبور هستند بسیاری از كنترل ها را با حضور فیزیكی انجام دهند.انتخاب نرم افزار برای هتل بسیار پیچیده می باشدنرم افزارو سخت افزار هتلداری را می بایست پس از بازدید ازمعماری ساختمان و دسترسی ها وفاصله ها و نیاز ها وپیش بینی آنچه ممكن است اتفاق بیافتد و مشخص كردن سیستم وگردش كار بخشهای هتل وارتباط بخشها، انتخاب كنند با اطمینان می گویم كسی كه این مهم را بعهده میگیرد باید به كلیه امور هتلداری آشنا وبه امور مالی هتل كاملا تبحر داشته باشد و سیستم وگردش كارتمام بخشهای هتل را با جز نیات آن بخوبی وكامل بداند ودارای مدرك معتبر هتلداری باشدیاحداقل چندین سال دراداره كردن هتل بزرگی تجربه كافی داشته وباكامپیوتر (سخت افزار ونرم افزار) و شبكه LAN آشنائی كامل داشته باشد تا بتواند انتخاب درستی انجام دهد لازم وضروری است چنانچه شخص مورد اعتماد وصاحب نظری برای انتخاب نرم افزار ندارند حتما موقع خرید یا بستن قرار داد برای نصب سیستم نرم افزار سئوال شود نام تحلیل گرسیستم نرم افزار هتلداری چه كسی بوده است ؟آیا این تحلیل گر اطلاعات لازم را داشته ؟ آیا چنین نامی شناخته شده است ؟ این شخص چقدر اطلاعات یا تجربه هتلی داشته ؟ كه به برنامه نویس منتقل نموده كه این نرم افزار وارد بازار شده درغیراینصورت نرم افزار بدون نام نشان خریداری كرده اندكه بصرفه صلاح هتل نیست ارزش واعتبارچنین نرم افزاری هایی درست مثل اینست كه تعمیركار اتومبیل كتاب تخصصی هتلداری بنویسد یا بالعكس .درزمان خرید ابتدا هدف از خرید باید مشخص شود آیا هدف از خرید نرم افزار فقط ثبت دستی اطلاعات میهمانان و نگهداری صورتحسابهای آنان میباشد (همانند یك زونكن دستی) یا از خرید علاوه بر اهداف فوق اهداف عالیتری همچون اشراف مدیران بر عملكرد اپراتورهای نرم افزارو تعیین افراد خاطی از ضوابط هتل احساس میشود ونیز مدیران را میبایست از حضور دائمی در هتل آزاد نماید. یعنی بدون حضور مدیر هتل فقط با تهیه یك نرم افزار بتواند بجای مدیر اعمال قانون نموده و ضوابط و قوانینی كه مدیر در سیستم اعمال كرده و اپراتور موظف به اعمال این قوانین میباشد بتواند تضمین های لازم و كافی به مدیریت بدهد و از طرف دیگر كلیه تسهیلاتی كه یك اپراتور در برخورد با میهمان نیاز دارد در اختیار وی قراربدهد یعنی امكانات جاری سیستمی نباید در اختیار فرد خاصی قرار بگیرد این تركیب دوگانه یعنی اعمال تسهیلات به كاربر و كنترل وی موردیست كه براحتی نمیتوان بدان دست یافت.