مدیریت پروژه ومهندسي مديريت پروژه

[ریپورتر]

مدیریت پروژه ومهندسي مديريت پروژه





مدیریت پروژه

مدیریت پروژه یک نظام سازمان یافته ومدیریت منابع (بطور مثال منابع انسانی) می باشد به نحوی که پروژه بایک چشماندازمشخص،کیفیت مشخص،زمان مشخص وقیمت تمام شده مشخص به اتمام برسد. پروژه یک کار موقتی است که فقط یک بارو به منظور ایجادیک محصول مشخص ویا خدمات مشخص انجام می شود.یک پروژه باعث تغییرات مفید ویا ارزش افزوده می شود. خصوصیت موقتی ویک باره بودن پروژه آن را از فرآیندها ویا اعمالی که دائمی ویا نیمه دائمی هستند و ممکن است بارها وبارها محصول مشابه ویا خدمات مشابهی را تولید می کنند متمایز می سازد.مدیریت این دوسیستم کاملاً متفاوت است.وروشهای فنی متفاوتی نیاز دارد. وهمین موضوع باعث پیشرفت علم مدیریت پروژه گردیده است.
اولین موضوع در مدیریت پروژه این است که اطمینان حاصل کنیم که پروژه با محدودیتهای مشخص تعریف شده باشد.
دومین موضوع که می تواند بحث جالبتری نیز باشد ، بهینه سازی اختصاص منابع و یکسان سازی داده های مورد نیاز به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده پروژه می باشد. یک پروژه یک سری فعالیتهای کاملاً مشخص است که از منابع (مالی،انسانی،مواد،انرژی،ف� �صت،تدارکات وارتباطات و...) به منظور رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده استفاده می نماید.
تاریخچه مدیریت پروژه

مدیریت پروژه در زمینه های گوناگون کاربردی شامل ساختمان سازی،مهندسی ودفاعی گسترش یافته است. در ایالات متحده امریکا،پدر مدیریت پروژه، هنری گانت (Henry Gant)است که به عنوان پدر علم برنامه ریزی وروشهای کنترل نیز شناخته شده است. شهرت او به چند عامل بستگی داشته است: اول به خاطر استفاده از گانت چارت که یکی از ابزارهای کنترل پروژه محسوب می شود .دوم به خاطر همکاری با Fredrick Winslow Taylor در تئوری علمی مدیریت ودر نهایت شهرت او به علت مطالعاتش بر روی کار ومدیریت ساختمان کشتی نیروی دریائی بوده است.او در بسیاری از موارد از جمله استفاده از ساختار دسته بندی کسب وکار(WBS)وهمچنین تخصیص منابع پیشگام بوده است.
سالهای 1950به عنوان شروع مدیریت پروژه جدید شناخته شده است. در امریکا در اوایل سال 1950 پروژه ها غالبا به طور خاص براساس گانت چارت وبا روشها وابزارهای غیر رسمی مدیریت می شدند. درآن زمان دو مدل ریاضی برای جدول زمان بندی وجود داشت: 1-فن ارزیابی و بازنگری برنامه یا PERT (Program Evaluation and Review Technique ) که توسط Booz-Alen وHamilton ابداع شد.
روش مسیر بحرانیCPM )Critical Path Method)
این روش با مشارکت دو انجمن Du Pont وRemington Rand به منظور مدیریت پروژه های تعمیر ونگهداری طراحی شد.این روشهای ریاضی به سرعت در بسیاری از شرکتهای خصوصی گسترش یافت. در همان زمان روشهای برآورد قیمت تمام شده،مدیریت هزینه واقتصاد مهندسی توسط Hans Lang ودیگران در حال گسترش بود. درسال1965،انجمن مهندسین هزینه امریکا (که در حال حاضرانجمن بین المللی AACEمی باشد وهدفش پیشبرد علم مهندسی هزینه است)توسط اولین کاربران مدیریت پروژه وانجمن متخصصین برنامه ریزی وبرنامه زمان بندی،برآورد هزینه وکنترل زمان-هزینه تأسیس شد.AACE فعالیتهایش را ادامه داد ودرسال 2006اولین وکاملترین روش برایPORTFOLIO(اوراق بهادار)وبرنامه ریزی ومدیریت پروژه را منتشر کرد.(ساختار کامل مدیریت هزینه) در سال 1969،انستیتو مدیریت پروژهPMI)) به منظور سرویس دهی به صنعت مدیریت پروژه تشکیل گردید.فرضیه PMIاین است که علیرغم کاربردهای گسترده مدیریت پروژه در حوزه های مختلف از پروژه های صنعت نرم افزاری گرفته تا صنعت ساختمان سازی ابزار وروشهای آن مشترک هستند. در سال1981،PMI تصمیم گرفت که یک کتابچه راهنما برای شناخت مدیریت پروژه (راهنمای PMBOK)منتشر کند این کتابچه شامل استانداردها وراهنمائی های عملی است که در بحث های تخصصی کاربرد فراوانی دارد. در سال 1967،انجمن بین المللی مدیریت پروژه IPMA در اروپا تأسیس شد وآن هم به نوبه خود دستخوش تحولات وپیشرفت هائی گردید و انجمن ICB( Competence Baceline Institute)را تأسیس کرد.تاکید این انجمن بر روی تجارب قابل اعتماد،مهارت های شخصی و تشخیص صلاحیت می باشد.هر دوی این انجمن ها در حال حاضر در تهیه وتنظیم استاندارد ISO برای مدیریت پروژه می باشند.
تعاریف

PMBOK( که به عنوان انستیتو مدیریت پروژه می باشد)مدیریت پروژه را این گونه تعریف می نماید:مدیریت پروژه ابزاری برای شناخت ،مهارت وروش های فنی است تا فعالیتهای پروژه را به نیازهای اصلی (اهداف)پروژه برساند. PRINCE2برنامه ریزی،نظارت وکنترل همه جانبه پروژه وبرانگیختن تمام افراد مرتبط با پروژه به منظور موفقیت پروژه یعنی دست یابی به اهداف پروژه در زمان مشخص ،باقیمت مشخص،کیفیت مشخص وراندمان مشخص PROJECTپروژه یک کار موقتی با تاریخ خاتمه مشخص است که به منظور ایجاد یک محصول منحصر به فرد ویا خدمات مشخص انجام می شود- هدف از اجرای پروژه برآورده کردن ایده ها ویانیازها می باشد DIN69901(سازمان آلمانی جهت استاندارد سازی) مدیریت پروژه یک سری وظائف کامل ،روش ها وابزاری است که در طی اجرای پروژه به کار گرفته می شود.
تعریف کار

مدیریت پروژه مستقیما از مسئولیتهای شخص مدیر پروژه می باشد. مدیر پروژه به ندرت مستقیما در فعالیتهای پروژه که منتهی به تولید محصول می شود شرکت می کند.اما بیشتر می کوشد تا پروژه به خوبی پیشرفت کند، روابط متقابل قسمت‌های مختلف سازنده ومفید باشد به نحوی که احتمال شکست به حداقل خود برسد.مدیر پروژه غالبا نماینده مشتری است که براساس شناخت صحیحی که از مشتری دارد می تواند به خوبی تمامی نیازها وخواسته های اورا مشخص وارائه نماید.توانائی به وجود آوردن انسجام وهماهنگی بین فرایندهای مختلف بخش‌های متفاوت مورد قراداد و ایجاد ارتباط نزدیک وسازنده با نماینده مشتری بسیار اساسی ومهم می باشد.یک مدیر موفق برای اطمینان از اینکه همه عوامل زمان،هزینه وکیفیت و مهم‌تر از همه رضایت مشتری کاملاً شناخته شده باشد باید بتواند کل پروژه را از ابتدا تا انتها ببیند (پیش بینی )کند واین اطمینان را به سایرین به دهد که پیش بینی او محقق می شود. تولید هر نوع محصول ویا ایجاد هر خدمتی شامل ساختمان سازی ،حمل ونقل ،الکترونیک،نرم افزارهای کامپیوتری ،خدمات مالی و.... هر کدام دیدگاهها ی اجرائی ونقطه نظرات خاص خود رادارد که می بایست قبلا توسط مدیر پروژه پیش بینی گردد.
محدودیتهای سه گانه وسنتی

پروژه ها نیز مانند هر کار دیگری محدودیتهای خاص خود رادارا هستند.در مدیریت پروژه این محدودیتها به صورت سنتی شامل چشم انداز،زمان وهزینه می باشند به این سه فاکتور مثلث مدیریت پروژه هم گفته می شود و هر محدودیت نماینده یکی از اضلاع مثلث می باشد همچنان که در هندسه اگر یکی از اضلاع تغییر کند سایر اضلاع تغییر می کند در مدیریت پروژه هم تغییر هر یک از این محدودیتها بر روی سایر عوامل تأثیر می گذارد.در یک تقسیم بندی دیگر می توان کیفیت محصول یا بازدهی را از چشم انداز جداکرد وکیفیت را به عنوان محدودیت چهارم در نظر گرفت. مثلث مدیریت پروژه را می توان برای روابط بین زمان،هزینه وکیفیت نیز در نظر گرفت.(سریع،ارزان وخوب)
مثلث مدیریت پروژه

زمان: منظور از محدودیت زمانی مقدار زمان در دسترس به منظور تکمیل پروژه می باشد. هزینه:منظور از محدودیت هزینه مقدار بودجه در دسترس برای تکمیل پروژه می باشد. چشم انداز: منظور از محدودیت چشم انداز فرآیندهای است که می بایست انجام شود تا نتایج نهائی پروژه به دست آید. این سه محدودیت با هم در تعامل هستند و تغییر هر کدام موجب تغییر در محدودیت های دیگر می شود.مثلاً اگر چشم انداز پروژه (اهداف ویا کیفیت)افزایش یابد طبیعتا زمان وهزینه نیز افزایش می یابند. یک محدودیت شدید زمانی باعث افزایش هزینه ها وکاهش چشم انداز می شود. همچنین بودجه کاملاً محدود باعث افزایش زمان وکاهش چشم انداز می شود. منظور از نظم وانظباط در مدیریت پروژه، تهیه ابزار وروشهائی است که تیم مدیریت پروژه (نه فقط مدیر پروژه)را قادر می سازد که کارهایشان رابادر نظر گرفتن محدودیتها سازماندهی کنند. دیدگاه دیگر در خصوص مدیریت پروژه این است که این سه محدودیت را منابع مالی،زمان ومنابع انسانی در نظر بگیریم.چنانچه شما بخواهید کاررادرزمان کوتاهتری به پایان برسانیدشما می بایست نیروی انسانی بیشتری صرف کنیدکه به نوبه خود باعث افزایش هزینه های پروژه خواهد شد تا آنجائی که باانجام سریع پروژه هزینه ها کاهش می یابد.
زمان

برای تحلیل وبررسی وهمچنین تخمین زمان مورد نیاز برای اینکه یک محصول قابل تحویل تولید شود روشهای گوناگونی وجوددارد.یکی از این روشها این است که فعالیتهای مورد نیاز برای تولید یک محصول قابل تحویل راشناسائی کرده و جدول ساختار شکست WBS))را تنظیم نمائید. در ابتدا می بایست برای هر کدام از فعالیتها زمان موردنیاز راتخمین زده ودر نهایت زمان کل را به دست آورید.فعالیتها می بایست اولویت بندی شده ووابستگی های بین آنها مشخص شود واین اطلاعات در جدول زمان بندی پروژه ثبت گردد.وابستگی های بین فعالیتها می تواند تأثیر به سزائی در طول مدت پروژه داشته باشد.همچنانکه دسترسی به منابع (محدودیت منابع)نیز تأثیر به سزائی در طول مدت پروژه خواهند داشت. مدیران پروژه در فاز اجرائی غالبا دوحد نهائی برای جلوگیری از تغییر زمان خاتمه پروژه در نظر می گیرند.زمان محدودیتی است که نه به عنوان هزینه منظور می شود ونه به عنوان منابع بنابراین مدیر پروژه نمی تواند تغییرات آن را کنترل کند.این خصوصیت زمان آن را از سایر منابع وهمچنین قسمت‌های هزینه ای متمایز می سازد.باید متذکر شد که صرف هیچ تلاشی مهم‌تر از تلاش برای کاهش هزینه ها نیست.
هزینه

هزینه های اجرائی یک پروژه به موارد متعددی بستگی دارد که این موارد به طور عمده عبارت‌اند از: کمیت منابع، میزان تلاش،مصالح،مدیریت ریسک(مثلاً تغییر قیمت)،مدیریت ارزش به دست آمده،تأسیسات(ساختمانها ،ماشین الات و...)،تجهیزات، افزایش هزینه ها، هزینه های غیر مستقیم وسودو.... چشم انداز منظوراز چشم انداز اهداف مشخصی است که می بایست در انتهای پروژه به آن برسیم.ویا به عبارت دیگر چشم انداز آن چیزی است که قرار است پروژه به انجام برساندویاتعریف مشخص از نتیجه نهائی پروژه.یکی از مولفه های مهم چشم انداز کیفیت محصول نهائی پروژه می باشد.مقدار زمانی که برای هر فعالیت تعیین می شود ارتباط تنگاتنگی با کیفیت کلی پروژه خواهد داشت. بعضی از فعالیتها برای اینکه به طور مناسبی اجرا شوند به مقدار زمان مشخصی نیاز دارند اما اختصاص زمان بیشتر باعث ارتقا کیفیت می شود.در پروژه های بزرگ کیفیت بالا عامل مهمی بر روی زمان وهزینه می باشد(وبرعکس).در مجموع وبه طور خلاصه می توان همه این محدودیت ها را در یک جمله بیان کرد:زمان مشخص،کیفیت مشخص وبودجه مشخص . در این جا منظور از چشم انداز همان کیفیت پروژه می باشد.
کنترل متغیرهای پروژه

مدیریت پروژه می کوشد تا بر متغیرهای پروژه مانند ریسک غلبه پیداکند ویا آنهارا مهار کند.
ریسک:عامل بالقوه شکست پروژه می توان بر بسیاری از ریسک های منفی (عوامل بالقوه شکست)با برنامه ریزی مناسب وصرف زمان ومنابع غلبه کردویا آنها راازبین برد. بر اساس بعضی تعاریف ( چاپ سومPMBOK)ریسک می تواند حتی جنبه مثبت هم داشته باشد به این معنی که گاهی ریسک یک موقعیت بالقوه است که حتی می تواند باعث به بهره برداری رسیدن پروژه زودتر از حد انتظار شود.مشتریان (اعم از حامیان داخلی وخارجی پروژه) وسازمانهای خارجی (مانند آژانس های دولتی وتعدیل کننده ها) سه عامل مهم زمان ،هزینه وچشم انداز را تعیین می‌کنند.تنها عامل باقیمانده یعنی ریسک می تواند توسط تیم پروژه به صورت ایده آل وبراساس برآورد دقیق وروشهای صحیح برنامه ریزی مدیریت شوند. در طی فرآیند مذاکره وگفتگو باسهامداران اهداف نهائی پروژه در خصوص زمان ،هزینه وچشم انداز وریسک در قالب یک قرارداد مشخص تعیین می شود. به منظور کنترل مناسب این متغیرها یک مدیر پروژه خوب باید دارای شناخت عمیق وتجارب خوبی در مورد چهار حوزه (زمان،هزینه،چشم انداز وریسک)وهمچنین 6حوزه اتحاد،ارتباط،منابع مالی،بیمه کیفیت وبرنامه زمان بندی پیشرفت فیزیکی وهمچنین تدارکات داشته باشد.
دیدگاهها

دیدگاههای متفاوتی برای مدیریت فعالیتهای پروژه وجود داردازجمله : سرعت،تعامل، پیشرفت وفازبندی فارغ از نوع دیدگاه مورد استفاده با عنایت وتوجه خاصمی بایست نتایج،اهداف و وظائف ومسئولیتهای همه افراد مرتبط با پروژه از جمله سهامداران را به طور واضح روشن وشفاف ساخت.
دید گاه سنتی

دیدگاه سنتی 5 مرحله پشت سرهم را برای تکمیل پروژه ضروری می داند.در این دیدگاه لازم است ابتدا 5 مولفه یک پروژه (4 فاز +مرحله کنترل)را در مراحل پیشرفت پروژه تشخیص دهیم. 1- مرحله اولیه پروژه 2- برنامه ریزی یا فاز طراحی 3- اجرای پروژه یا فاز اجرائی 4- نظارت پروژه وسیستم های کنترل 5- فاز تکمیل پروژه لازم به ذکر است که نیازی نیست در همه پروژه ها این 5 مرحله به اتمام برسد. مثلاً در بعضی پروژه ها ممکن است فاز برنامه ریزی ویا نظارت وجود نداشته باشد ودر بعضی پروژه ها مراحل 2و3و4 چندین بار تکرار شود. در خیلی از صنایع از این چند مرحله استفاده می کنند. به طور مثال در طراحی معماری با مصالح بنائی (آجر وملات) پروژه ها از مراحلی چون پیش طراحی، طراحی تصوری (ادراکی)،طراحی شماتیک، طراحی توسعه ونقشه کشی ساختمان و... استفاده می کنند. در نرم افزارهای توسعه،این دیدگاه غالبا به عنوان آبشار توسعه شناخته می شوند.
مختصری در باره Enterprise Project Management 2007

شرکت Microsoft در راستاي تکميل و توسعه قابليت هاي نرم افزار MS Project و به منظور ارائه يک راه‌حل جامع مديريت پروژه به مشتريان مجموعه محصولات نرم افزاري را به همراه چارچوب پياده سازي آنهاEIF(Enterprise Implementation Framework) در سازمان ها ارائه داده است. اين خانواده محصولات نرم افزاري شامل موارد زير هستند:
• Microsoft Project Professional 2007
• Microsoft Project Server 2007
• Microsoft Project Web Access 2007
• Microsoft Sharepoint Services 2007
• Microsoft SQL server and Analysis services 2007
• Microsoft Project Portfolio Server 2007
براي همه سازمان هايي که MS Project را به دليل کاربر پسند بودن، سهولت استفاده و قابليت هاي يکپارچگي با مجموعه Office براي پاسخگويي به نياز برنامه ريزي و کنترل پروژه انتخاب کرده¬اند و به دنبال توسعه همکاري اطلاعاتي تيم پروژه، کنترل مدارک پروژه و مديريت قوي¬تر منابع و گزارش-گيري ساده¬تر و سريع تر از وضعيت پروژه¬هايشان هستند راه حل جامع مديريت پروژه EPM راه حل ايده¬آل و قابل اعتماديست که کاهش ريسک پروژه و افزايش بازگشت سرمايه (ROI) را به همراه خواهد داشت.
متدولوژي مديريت پروژه (قسمت اول)

يكي از بزرگترين چالش‌هايي كه فعاليت‌ها در دنيا با آن روبرو هستند، مديريت مناسب آن‌ها است. به نظر مي‌رسد تعريف فعاليت‌ها در قالب پروژه‌هاي مشخص سبب مي‌شود كه فرآيند مديريت آن مشخص تر بوده و بتوان آن‌ها را در چارچوب‌هاي تعريف شده به انجام رسانيد.
پروژه را مي‌توان به عنوان يك برنامه تعهد شده با محدوده ابتدا و انتهاي مشخص تعريف كرد كه در قبال صرف بودجه‌اي معين به نتايج يا محصولات مورد نظر خواهد رسيد. هر قسمت يا بخش از پروژه را يك مرحله يا فاز مي‌ناميم.
مديريت پروژه نيز عبارت است از سازمان دهي و اداره نيروهاي انساني براي انجام فعاليت‌هاي از پيش تعيين شده در قالب برنامه زمانبندي مشخص با هزينه توافق شده، براي رسيدن به اهداف، نتايج و محصولات تعيين شده.
آرزوي تمامي مديران، موفقيت پروژه است اما نبايد فراموش كرد كه اين امر شانسي نيست بلكه مانند ساير مسئوليت‌ها در جهان مشكلات مربوط به خود را دارد. مديران پروژه بايستي بر سه وجه مهم يك پروژه تمركز نمايند تا بتوان آن را يك پروژه موفق دانست.
تحويل به موقع و كارآمد فرآورده‌هاي پروژه
خارج نشدن از چارچوب هزينه‌هاي پيش بيني شده
كسب قبولي و رضايت ذينفعان پروژه و حاميان مالي آن با ارايه نتايج و فرآورده‌هاي با كيفيت
براي مديريت خوب و موفق يك پروژه بايستي به چهار فاكتور اساسي هزينه، دامنه يا محدوده، زمانبندي و كيفيت كه به CSSQ معروف است، توجه نمود.
يك پروژه موفق، مجموعه‌اي است از مديريت صحيح فناوري، روند و افراد، مشكل در مديريت صحيح است.
شناسايي دقيق موارد موثر در مديريت (به هنگام) و (كارآمد) نياز به تجربه دارد.
متدولوژي‌هاي مختلفي براي مديريت پروژه توصيه مي‌شود. در برخي موارد مديران پروژه قسمت‌هاي مختلف از متدولوژي‌ها را بر اساس تجارب خود با يكديكر ادغام? و آنها را بومي سازي مي‌نمايند.
در ادامه متدولوژي NYS كه داراي پنج فاز اصلي به شرح زير است را توضيح خواهيم داد.
1. ايجاد پروژه
2. شروع و راه اندازي پروژه
3. برنامه ريزي پروژه
4. اجرا و كنترل پروژه
5. خاتمه پروژه
شكل بعد نمايش دهنده فازها و ارتباطات في‌مابين مي‌باشد.

نقش‌ها و مسئوليت‌ها

گروه‌هاي مختلفي در چرخه حيات يك پروژه درگير هستند. در ادامه به توضيح برخي از اين گروه‌ها پرداخته شده است.
يكي از اين گروها كه مسئوليت برنامه ريزي و اجراي پروژه را برعهده دارند عبارتند از تيم پروژه كه شامل مدير پروژه و تعدادي از اعضاي تيم هستند كه بايستي وظايف مشخصي را بر اساس برنامه زمانبندي تحويل دهند.
مدير پروژه فردي است كه مسئوليت اجراي پروژه توسط تيم در زمان مشخص با هزينه تعيين شده و توافق شده را بر عهده دارد. ايشان برنامه زمانبندي پروژه را با همكاري تيم توسعه خواهد داد و اجراي وظايف پروژه توسط تيم را مديريت خواهد كرد. همچنين مسئوليت گرفتن تاييد محصولات تحويل دادني را از ذينفعان و حاميان پروژه بر عهده دارد.
اعضاي تيم پروژه مسئوليت اجراي وظايف و توليد محصولات قابل تحويل را بر اساس برنامه زمابندي تهيه شده توسط مدير پروژه بر عهده دارند. براي اين اعضا بر اساس سطح پروژه تقسيم بندي‌هاي سازماني ديگري نيز ممكن است صورت گيرد. به عنوان نمونه براي پروژه‌هاي بزرگ، برخي از اين اعضا به عنوان سرپرست تيم و يا مدير فني معرفي خواهند شد.
حامي پروژه مديري است كه علاقه وي نسبت به پروژه قابل اثبات باشد و بتواند مسئوليت تامين منابع پروژه را بر عهده بگيرد. حامي پروژه بايستي تا حد امكان از مديران عالي رتبه متناسب با سايز و دامنه پروژه باشد. حمايت كننده پروژه وظيفه اجراي فرآيند پيشنهاد پروژه را بر عهده دارد و از اجراي پروژه در سازمان پشتيباني مي‌كند و تصميم گير نهايي براي پروژه است. همچنين نقش پشتيبان مدير پروژه، تاييد كننده و يا تصويب كننده محصولات تحويل دادني اصلي،? امضا كننده و تاييد كننده درصد پيشرفت كار براي ورود به مراحل بعدي را بر عهده دارد. وي ممكن است قسمتي و يا تمام مسئوليت‌هاي خود را به فرد ديگري تفويض نمايد.
تيم پيشنهاد پروژه يك گروه مسئوليت دار براي آماده سازي پيشنهاد پروژه در فاز ايجاد مي‌باشد كه توسط حامي پروژه سازماندهي مي‌شود.
كميته انتخاب پروژه شامل افرادي از سازمان مجري پروژه هستند كه وظيفه بررسي پيشنهادهاي ارايه شده و انتخاب يك پروژه براي فاز شروع و راه اندازي پروژه را بر عهده دارند.
مشتريان شامل واحدهاي تجاري هستند كه نيازمندي محصول يا خدمات را براي افرادي كه جزو تيم توسعه پروژه هستند، مشخص مي‌نمايند. مشتريان مي‌توانند هر سطحي از سازمان از قبيل هيات مديره تا كارمندان را پوشش دهند.
با توجه توضيحات فوق، در ادامه به معرفي شرح يك پروژه به همراه نقش‌هاي تعريف شده و چارت سازماني مورد نظر آن براي يك پروژه كوچك به عنوان نمونه آورده شده است.
شرح پروژه

ايجاد آزمايشگاه تحقيقات امنيت به عنوان يك پروژه از نوع كوچك.
- نقش‌هاي تيم پروژه
- حامي پروژه - نماينده عالي رتبه براي تعيين سياست و استانداردهاي پروژه
- مدير پروژه - فردي كه مسئوليت توسعه و اجراي پروژه را بر عهده دارد
- عضو فني - تحليلگر فناوري
- عضو واحد خريد - دستيار خريد
- عضو واحد برنامه ريزي - مدير پشتيباني
چارت سازماني

مديريت پروژه، ضرورت و مراحل آن
مديريت پروژه مجموعه‌اي است از ابزارها و تکنيکها که وقتي به کار برده شوند، شما را در بهتر نمودن نتايج پروژه‌تان ياري مي‌کنند. در واقع مجموعه‌اي از فعاليت‌ها که براي دستيابي به منظور يا هدفي خاص انجام مي‌گيرند به طوري که اين فعاليت‌ها بر اساس تقدم/تاخر خاص و در بازه‌هاي زماني معين و با هزينه و کيفيتي از پيش تعيين شده اجرا گردند.
اداره کردن يک پروژه بدون استفاده از مديريت پروژه شبيه به بازي فوتبالي است که بدون داشتن طرح بازي انجام شود. مربي تيمي بازيکنانش را جمع کرده و به آنها مي‌گويد :"ما بايد در اين بازي برنده شويم. پس هر کاري که مي‌توانيد در زمين بازي انجام دهيد." اين تيم چقدر شانس برنده شدن دارد؟ مسلماً خيلي زياد نيست.
مثال‌هايي از يک پروژه:

اموري نظير: تعميرات اساسي يک پالايشگاه هر دو سال يکبار، پروژه‌هاي ساختماني و عمراني، تشکيل يک سمينار، تاليف و انتشار يک کتاب، راه اندازي يک کارخانه، توليد يک محصول جديد، اجراي يک برنامه فضايي و هزاران امر ديگر که توسط انسان انجام مي‌گيرند، هر يک به خودي خود يک پروژه‌اند.
لزوم برنامه‌ريزي پروژه :

معمولاً تاخير در اتمام به موقع يک پروژه سبب افزايش هزينه‌هاي آن مي‌شود. اين افزايش به دلايل اصلي زير صورت مي‌گيرد:
1- بخاطر ارزش زماني پول و افزايش نرخ تورم، قدرت خريد بودجه پروژه از بين مي‌رود.
2- معطل ماندن منابع 0شامل نيروي انساني و تجهيزات) و عدم بکارگيري آنها در پروژه هاي ديگر.
3- دير رسيدن پروژه به زمان سوددهي يا بهره‌برداري که به هزينه سود از دست رفته معروف است.
4- افزايش هزينه‌هايي مثل اجاره محل، بيمه و انرژي که با طولاني شدن زمان پروژه افزايش مي‌يابند.
توجه به نکات فوق و ساير اثرات زيانبار ناشي از عدم اتمام به موقع پروژه‌ها، لزوم برنامه‌ريزي و کنترل آنها را با استفاده از روش هاي علمي آشکار مي‌سازد.
مراحل انجام يک پروژه :

مرحله 1- مطالعات توجيهي (feasibility study)
مرحله 2 – مرحله طرح و برنامه‌ريزي: طراحي تفضيلي (detailed design)
مرحله 3- مرحله اجرا (implementation,construction)
مرحله 4- مرحله پاياني (اختتام)
1-مطالعات توجيهي :

يک نظريه يا فکر يا خواسته است که توسط شخصي يا يک گروه از اشخاص، يا يک موسسه و سازمان ايجاد مي‌گردد. در موارد زيادي اين فکر توسط صاحب پروژه، يعني کسي که تصميم دارد براي اجراي پروژه سرمايه‌گذاري نمايد ابداع مي‌شود.
در ابتدا سوال مهمي مطرح مي‌شود که آيا اين پروژه (که فعلاً در حد ايده است) انجام شود يا خير. مطالعات مرحله 1 که عناويني همچون (مطالعات توجيهي يا امکان سنجي) و (فاز يک) نيز به آن اطلاق مي‌گردد، براي پاسخ به سوال مزبور انجام گيرد.
پس بايد پروژه قبل از برنامه‌ريزي براي اجرا از نظر (امکان پذير بودن) و (اقتصادي بودن) مورد بررسي و مطالعه دقيق قرار گيرد.
چنانچه پروژه‌اي به يکي از اين دو لحاظ (يا هر دو) توجيه‌پذير نباشد، آن پروژه مردود اعلام مي‌شود و انجام نخواهد شد.
براي توجيه فني پروژه (امکان پذير بودن پروژه)، امکان انجام پروژه به لحاظ دانش فني و تکنولوژي مورد نياز مورد مطالعه قرار مي‌گيرد. فرآيند بررسي اقتصادي پروژه نيز با استفاده از روش‌ها و شاخص‌هاي مربوط انجام مي‌گردد. توجيه فني و اقتصادي پروژه، مستلزم شناسايي، جمع‌‌آوري اطلاعات و طراحي‌هاي کلي و مقدماتي پروژه است.
در صورتي که نتيجه مطالعات نشانگر اين امر باشد که اجراي پروژه با در نظر گرفتن همگن شرايط محلي، نظير اوضاع اقتصادي، فرهنگي، سياسي و ... امکان پذير بوده و از نظر اقتصادي هم مقرون به صرفه باشد، آنگاه انواع گزينه‌هاي ممکن براي اجراي پروژه، طراحي و تبيين شده و هر يک از اين گزينه‌ها مورد ارزيابي قرار مي‌گيرند.
(بديهي است که فعاليت‌هاي اوليه طراحي در اين فاز، براي نشان دادن چارچوب کلي گزينه‌ها بوده و شامل جزئيات نمي‌باشد).
بسته به نوع پروژه، مطالعات توجيهي آن ممکن است، ساده باشد و در مدت زمان اندکي انجام شود يا پيچيده و گسترده باشد و در مدت زمان قابل توجهي پايان پذيرد.
براي نمونه، اين مطالعات براي پروژه احداث يک اسکله براي کشتيهاي بزرگ، يک سد و نيروگاه عظيم، يک مجتمع کشت و صنعت بزرگ و ... به مدت زماني در حدود يک تا 3 سال (يا در مواردي حتي بيش از 3 سال) نياز دارد.
در اين گونه موارد، مطالعات مرحله يکم خود به دو بخش (مرحله صفر و مرحله يک) تفکيک مي‌گردد؛ بدين معني که به جاي آنکه بررسي‌هاي کامل مطالعات توجيهي انجام شود، ابتدا در مرحله صفر، اطلاعات مختصر و تقريبي از هر يک از گزينه‌هاي مطرح براي پروژه جمع آوري مي‌شود، مطالعات اوليه و مقدماتي صورت مي‌گيرد و با توجه به چشم انداز کلي و تقريبي‌يي که از هر يک به دست مي‌آيد، بهترين گزينه انتخاب و مطالعات توجيهي براي آن آغاز مي‌گردد. مدت زمان و هزينه مصرفي براي مطالعات مرحله صفر، بسيار کمتر از مطالعات توجيهي است. براي مطالعات مرحله صفر، عناوين ديگري مانند فاز صفر، مطالعات شناسايي و مطالعات امکان سنجي مقدماتي (prefeasibility study) نيز به کار مي‌رود.
بايد توجه داشت که در بسياري از کشورها، قوانين و مقررات بخصوصي از سوي دولت براي اجراي صحيح و دقيق مراتب مرحله يکم پروژه‌ها تدوين شده است.
در اغلب موارد، پروژه‌هاي دولتي وقتي قابل بررسي تامين اعتبار و بودجه هستند که فاز اول طرح، اجرا شده و گزارش دقيق بر اساس مطالعات به عمل آمده، ارائه شده باشد.
2-مرحله طرح و برنامه‌ريزي :

در مرحله طراحي تفصيلي بايد جزئيات پروژه به حدي روشن شود که اجراي آن در مرحله بعد بدون ابهام عملي باشد.
کليه اجزاي پروژه به طور دقيق طراحي مي‌شود و نقشه‌هاي اجرايي مربوط تهيه مي‌گردد. قابل توجه است که در اين مرحله، نقشه‌ها در سه سري تهيه مي‌شوند. نقشه‌هاي سري اول که نقشه‌هاي ساده ناميده شده‌اند، عمدتاً نشان دهنده مشخصه‌هايي از طرح ه در فاز يکم تائيد شده‌اند مي‌باشند. نقشه‌هاي سري دوم که نقشه‌هاي کامل ناميده شده‌اند، بر اساس نقشه‌هاي ساده سري اول، ولي با جزئيات کامتلري تهيه شده‌اند. با اين حال، هنوز داراي آن مقدار از جزئيات نيستند که پيمانکار بتواند به راحتي با مراجعه به اين نقشه‌ها، کليد عمليات ساخت را اجرا نمايد. سري سوم، نقشه‌هايي هستند که کامل بوده و جزئيات طرح در آن مشخص بوده و به نقشه‌هاي کارگاهي (اجرايي) معروف‌اند.
هر گاه به هر دليل، مدت زمان بين مطالعات مرحله ا و 2 بيش از حد متعارف طولاني شود، اين امر ممکن است باعث ايجاد تغييراتي در برخي از موارد از جمله هدف يا اهداف، شرايط و وضعيت عوامل فني موثر و همچنين عوامل و شرايط اقتصادي همچون قيمت و ... گردد چنين تغييراتي ممکن است در نتايج توجيه فني و اقتصادي پروژه تاثير بگذارند.
از اين رو در چنين مواردي بايد پيش از ورود به مرحله طراحي تفصيلي، آن قسمت از مواردي که احتمال تغيير در آنها وجود دارد، دوباره مورد بررسي قرار گيرد و مطالعات توجيهي، به هنگام (Up to date) گردد.
مثال: فردي تصميم مي‌گيرد يک کارخانه توليد فرش ماشيني احداث کند. بر اساس مطالعاتي که براي پروژه به عمل مي‌آيد، معلوم مي‌شود که مکان، دانش فني و تکنولوژي مورد نياز براي توليد فرش دست يافتني است و شاخص‌هاي اقتصادي محاسبه شده نيز نشان مي‌دهد که اين پروژه به لحاظ اقتصادي توجيه دارد. بنابراين مي‌توان گفت توجيه فني و اقتصادي پروژه در نتيجه مطالعات مرحله يکم به اثبات رسيده است.
اينک اگر به دليلي پروژه در همين نقطه متوقف شود و پس از گذشت چند سال دوباره بخواه راه‌اندازي گردد، به منظور حصول اطمينان از پايدار ماندن توجيه فني و اقتصادي آن بايد مروري بر مطالعات انجام شده صورت پذيرد. براي مثال اگر در چند سال گذشته واحدهاي توليدي فرش مشايني و در نتيجه عرضه فرش ماشيني در بازار افزايش يافته باشد، فروش محصولات پروژه مورد نظر مشکل‌تر مي‌شود و سودآوري آن کاهش مي‌يابد به طوري که اين موضوع، شاخص‌هاي اقتصادي پروژه را تحت تاثير قرار مي‌دهد يا حتي ممکن است پروژه در اين حالت توجيه اقتصادي نداشته باشد.
3-مرحله اجرا:

پس از انجام طراحي تفصيلي، عمليات اجرايي پروژه شروع مي‌شود. عمليات اجرايي، مبتني بر نقشه‌ها، اسناد و مدارکي که در مطالعات مرحله دوم تهيه شده انجام مي‌گردد.
در فاز سوم، هدف اين است که پيشرفت کارهاي پروژه مطابق با برنامه‌ها و اصول کيفيت‌هاي تعيين شده در فاز دوم به مرحله عمل درآيند. مسلم است که در اين فاز، سازمان اجرايي به مراتب بزرگتر از سازمان‌هايي که در فازهاي قبلي پروژه فعاليت داشتند، خواهد بود.
4-مرحله پاياني :

مرحله پاياني پروژه‌ها را مي‌توان به خودي خود پروژه ناميد.
در اغلب موارد مشاهده شده است که در مرحله پاياني و تحويل پروژه، پيچيدگي مسائل بين پيمانکار، دستگاه نظارت و صاحب کار (کارفرما) به حد اعلاي خود رسيده و کار تحويل موقت و آغاز بهره‌برداري از سيستم را به تعويق انداخته است.
چنين شرايطي باعث خواهد شد که سرمايه به کار گرفته شده براي مدتي بدون استفاده مانده و از سوي ديگر پيمانکار نيز به علت درگيري و وابستگي به پروژه نتواند از منابع و امکانات خود در ساير پروژه‌ها استفاده کند. در مرحله پايان فاز سوم (فاز اجرايي) معمولاً کاربرد نيروي انساني و تجهيزات روند کاهش داشته و بنابراين بر عهده پيمانکار است که در اين مراحل، با برنامه‌اي دقيق و حساب شده، پرسنل و تجهيزات خود را که در پروژه کاربرد ندارند به کاري ديگر بگمارد.

[ریپورتر]

ابزار ها و تکنیک های برنامه ریزی محدوده:

1- تحلیل محصول:
در بر گیرنده تکنیک هایی مانند تحلیل شکست محصول، مهندسی سیستم ها، مهندسی ارزش، تحلیل ارزش، تحلیل عملکرد و گسترش کارکرد های کیفیت می باشد.

2- تحلیل سود/هزینه :
عبارت است از برآورد هزینه ها و سود های ملموس و غیر ملموس گزینه های مختلف محصول و پروژه و سپس بکار گیری مقیاس های مالی مانند نرخ بازگشت سرمایه یا دوره باز پرداخت، به منظور سنجش مطلوبیت مرتبط با گزینه های شناسایی شده .

3-شناسایی گزینه ها:
این یک اصطلاح عمومی بای هر تکنیکی است که به منظور خلق رویکرد های مختلف به پروژه، به کار می رود.

4-رای صاحب نظران:
اغلب جهت ارزیابی ورودی های این فرآیند، رای صاحب نظرانه نیاز خواهد بود.

خروجی های برنامه ریزی محدوده:

1-بیانیه محدوده

1-1- توجیه پروژه
2-1- محصول پروژه
3-1- دستاورد های پروژه
4-1- اهداف پروژه

2-تفضیل پشتیبان:
تفضیل پشتیبان بیانیه محدوده می بایست به گونه ای که برای تسهیل استفاده از آن در سایر فرآیند های مدیریت پروژه لازم است، مستند و سازماندهی شود.

3-برنامه مدیریت محدوده:
این مدرک شرح می دهد که چگونه محدوده مدیریت خواهد شد و چگونه تغییرات محدوده در پروژه یکپارچه خواهند شد.

فرآیندهای مدیریت محدوده پروژه
فرآیند آغاز
فرآیندبرنامه ریزی محدوده پروژه
فرآیند تعریف محدوده پروژه
فرآیند ممیزی محدوده پروژه
فرآیند کنترل تغییرات محدوده
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها

تجربه کارگاه آموزشی کارخانه ناب: گذر از تولید انبوه به تولید ناب

قبل از آنکه تجربه خویش را در کارگاه تولید ناب در میان بگذارم ابتدا به پیش زمینه مطالعاتی ام در این زمینه اشاره می کنم.
داستان مطالعات من در زمینه مباحث ناب از آنجایی شروع شد که حدود 6 سال پیش برادرم پیشنهاد ترجمه کتاب "تولید به هنگام برای اپراتورها" را به من داد. و من از آنجاییکه علاقه زیادی به مطالعه منابع به زبان اصلی داشتم، شروع به ترجمه آن نمودم. آن زمان هیچ دید قبلی راجع به تولید به هنگام نداشتم. و حتی زمانی که از ایشان در باره نحوه عملکرد سیستم کانبان توضیح خواستم، منطق آنرا بسیار ساده و غیر عملی می دانستم. زیرا با توجه به روش هایی که درمباحث کنترل موجودی و آمار مهندسی وجود دارند اعتقاد داشتم می توان تقاضای مشتری را پیش بینی نمود و بنابراین با یک برنامه تولید مشخص و از پیش تعیین شده، می توان از قبل برای تولید همه قطعات محصول تدارک دیده و بنابراین هر زمان که بخواهیم برای مشتری محصول داریم. درحالیکه این روش منجر به ایجاد اتلاف های دیگر می شود. جالب آنکه تا دو سال پیش که تز فوق لیسانسم را انجام می دادم هنوز بر این اعتقاد پایبند بودم زیرا آنرا منتج از تئوری های بهینه سازی ریاضی می دانستم که به طور دقیق نقطه بهینه سفارش محصول را محاسبه می کردند.
کتاب تولید به هنگام تلاش چندانی جهت مقایسه روش تولید به هنگام و تئوری های فوق نکرده بود. تا جاییکه برادرم از آنجاییکه مرا علاقه مند به مکانیزم های صنعتی می دانست، پیشنهاد مطالعه کتاب "تعویض قالب تک دقیقه ای" آقای شینگئو را به من داد. این کتاب اولین جرقه ای بود که موجب شد بعضی فرضیات مسائل بهینه سازی ریاضی تولید را متناسب با عدم تمایل به بهبود مستمر بدانم. به عبارت دیگر به این نتیجه رسیدم که نقطه بهینه عملکرد یک کارخانه تا زمانی که نخواهیم بهبودی در کارخانه ایجاد کنیم مقداری ثابت در طی زمان است. از دیدگاه تولید ناب این نقطه بهینه می بایست با تغییر سفارش مشتری تغییر یابد.
نکته شگفت انگیز دیگری که در کتاب "پوکا یوکه" آقای شینگئو یافتم آن بود که علاوه بر نگاه انتقادی به روش های سنتی کنترل کیفیت آماری، از کوچکترین سیگنال اشتباه در تولید به سادگی نمی گذشت. کنجکاوی من بر سست بودن فرضیات روش تولید انبوه که در طولانی مدت منجر به ورشکستگی کارخانه در بازار رقابت غیر انحصاری می شود موجب شد تا به مدت یک سال و نیم تز فوق لیسانسم را در زمینه هموارسازی تولید سالن پرس شرکت ایران خودرو با هدف دیدن مشکلات یک شرکت تولیدی خودرو از دیدگاه ناب به انجام برسانم. و دهها کتاب و مقاله در این زمینه را مطالعه نمودم. ضمن آنکه می دانستم مدیران آن در حال برداشتن قدم های اولیه جهت ناب شدن هستند. چند نکته اساسی که در طی این مدت کسب نمودم اینگونه بود:
بسیاری از شرکت ها به صرف آن که روش های تولید ناب در شرکت های دیگر مانند تویوتا و مزدا انجام می شوند و باید برای پیشرفت کارخانه شان کاری انجام دهند به آن روی آورده اند. به عبارت دیگر خود اعتقاد راسخ به نتایج آن ندارند.
از آنجاییکه به نتایج آن اعتقاد ندارند همچنان با داشتن ترس از عدم کسب نتیجه، تنها بخشی از آنرا اجرا کرده و در کوتاه مدت نتایج هنگفتی را انتظار دارند.
نتایج و بهبودهای به دست آمده را جهت رسیدن به اهداف تولید انبوه به کار می گیرند.
بدین ترتیب با قرار گرفتن در یک دور باطل همچنان به تولید انبوه ادامه می دهند. نکته دیگر آنکه بسیاری از حلقه های گم شده سیستم تولید ناب را تنها با برخورد نزدیک با مشکلات کارخانه و دیدن نحوه انجام آن در شرکت هایی که بطور موفقیت آمیز آنرا انجام می دهند می توان یافت. با این دیدگاه هفته گذشته به اولین کارگاه آموزشی تولید ناب دعوت شدم. جاییکه علاوه بر آنکه مهر تاییدی بر بسیاری از دست آوردهایم داشت، بسیاری از گره ها در زمینه تغذیه به موقع خط تولید، لجستیک، سیستم کانبان در تولید پیوسته، اشاعه فرهنگ آموزش کارکنان، رسیدگی به مشکلات گمبا برایم باز شد.
مهمترین ویژگی این دوره تجربه کردن نحوه توزیع و تولید در سه روش تولید سنتی، انبوه و ناب است که انجام بازیهایی در هر قسمت منتج به نتایج جالبی شد.

نتایج بازی در هر مرحله:

در بخش تولید دستی محصول اول پس از 25 دقیقه و محصول دوم و سوم پس از 55 دقیقه تولید شد که محصولات دوم و سوم نسبت به نقشه محصول تفاوت هایی داشت.
در بخش تولید انبوه پس از 20 دقیقه محصول اول، پس از 50 دقیقه محصول دوم و پس از 55 و 65 دقیقه محصولات سوم و چهارم تولید شدند که سه تای آنها معیوب بودند.
در قسمت تولید ناب 4 محصول به ترتیب در زمان های 17،17، 27 و 31 دقیقه از شروع تولید شدند. که تمامی آنها سالم بودند.
نرخ تولید در بخش تولید ناب 2 برابر تولید انبوه و سه برابر تولید دستی بود. ضمن آنکه محصولات تولید شده در قسمت ناب 100% سالم و در قسمت تولید انبوه 25% سالم بود. بدین ترتیب نرخ تولید محصول سالم 8 برابر تولید انبوه بود. البته باید نتایج حاصل از حذف هزینه های دوباره کاری، مشتری از دست رفته، نگهداری موجودی و بیکاری ماشین را نیز به آن اضافه کنیم.

فرآیند برنامه ریزی محدوده پروژه و ورودی های آن

فرآیند برنامه ریزی محدوده پروژه
برنامه ریزی محدوده عبارت است از فرآیند مستند سازی و تفصیل فزآینده کار پروژه که محصول پروژه را تولید می کند.

ورودی های برنامه ریزی محدوده:

1-شرح محصول: مشخصه های محصول یا خدمتی را که پروژه در ایجاد آنها متعهد گردیده است، مستند
می کند.
2-منشور پروژه:مدرکی است که بطور رسمی یک پروژه را تصویب می کند.
3-قیود:عواملی هستند که اتنخاب های تیم مدیریت پروژه را محدود می کنند.
4-مفروضات: عواملی هستند که در برنامه ریزی، صحیح، واقعی یا قطعی تلقی می شوند.

فرآیندهای مدیریت محدوده پروژه
فرآیند آغاز
فرآیند برنامه ریزی محدوده پروژه
فرآیند تعریف محدوده پروژه
فرآیند ممیزی محدوده پروژه
فرآیند کنترل تغییرات محدوده
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها

گروه LEAN SOUL

معرفی گروه Lean Soul
بالاخره پس از مدتها گروه Lean Soul با ورود اعضای جدید شکل گرفت تا بتواند فعالیت های خود را در زمینه اشاعه فرهنگ ناب بگستراند. شاید برای شما پرسشی مهم نقش بندد و آن اینکه این گروه Lean Soul چه هدفی را دنبال می نماید؟

چشم انداز گروه Lean Soul :

بسط و گسترش دانش ناب در ایران.
این چشم انداز در استراتژیهای زیر پیگیری خواهد شد:
استراتژی اول: بالابردن سطح آگاهی های آکادمیک کشور در زمینه ناب از طریق پیاده سازی اهداف زیر:
هدف 1: انتشار نشریات با موضوع ناب.
هدف 2: ارایه مقالات و کارگاه های ویژه موضوع ناب
هدف 3 : برگزاری تله کنفرانس با اساتید بین المللی ناب
هدف 4 : برگزاری نشست های علمی با اساتید داخلی
هدف 5: پیگیری دوره های بلند مدت ناب در دانشگاه ها با همکاری مراکز علمی معتبر خارجی
هدف 6: طراحی و اجرای شبکه متفکرین ناب کشور جهت ایجاد بستری برای تبادل تجربه های ناب کشور.
استراتژی دوم : ارتقای سطح مدیریت کارخانجات تولیدی کشور با استفاده از تکنیک های ناب:
هدف 1: طراحی جعبه ابزار ناب با استفاده از الگوهای مدیریت کارخانجات بزرگ دنیا مثل تویوتا، بنز و نیسان
هدف 2 : ارایه متد سنجش وضعیت سیستم های تولید جهت تعیین وضعیت سطح ناب بودن آنها
هدف 3: ارایه Road Map برای سیستم های تولیدی جهت رسیدن به وضعیت تولید در کلاس جهانی بر اساس مدلهای موفق اروپایی.

اعضای گروه Lean Soul

همچنین اعضای فعلی گروه را به شرح زیر می باشند:
1. یاشار صفرزاده - فوق لیسانس سیستم های اقتصادی اجتماعی دانشگاه شریف -

ابزارها و تكنيك ها و خروجي‌هاي فرآيند آغازمدیریت محدوده پروژه

ابزارها و تکنیکهای فرآیند آغاز:

۱.روش های انتخاب پروژه:
روشهای انتخاب پروژه مشتمل بر در نظر گرفتن معیار تصمیم گیری و یک وسیله برای محاسبه ارزش در شرایط عدم اطمینان می باشد. روشهای انتخاب پروژه عموما در یکی از دو دسته کلی زیر جای می گیرند:
روش های اندازه گیری سود – رویکردهای تطبیقی، مدلهای امتیاز بندی، مشارکت سود یا مدلهای اقتصادی.
روش های بهینه سازی محدود – مدل های ریاضی که از الگوریتمهای برنامه ریزی خطی، غیر خطی، پویا، اعداد صحیح و چند هدفه استفاده میکند.
اغلب از این روشها به عنوان مدلهای تصمیم گیری یاد میشود.

۲.رای صاحب نظران:
اغلب جهت ارزیابی ورودی های این فرآیند، رای صاحب نظرانه نیاز خواهد بود. چنین صاحب نظرهایی، از طریق منابع زیر قابل دسترس می باشند:

بخش های درون سازمانی

• مشاوران
• ذی نفعان
• انجمن های فنی و حرفه ای
• گروهای صنعت

خروجی های فرآیند آغاز:

۱. منشور پروژه: منشوری است که بطور رسمی پروژه را تصویب می کند. منشور پروژه دربرگیرنده موارد زیر است:
• نیاز کسب و کار
• شرح محصول
۲. تعیین/ انتصاب مدیر پروژه: به طور معمول، مدیر پروژه بایستی تا آنجا که ممکن است، در پروژه زود تعیین و منصوب گردد.
۳. قیود: عواملی هستند که انتخاب های تیم مدیریت پروژه را محدود می کنند.
۴. مفروضات: عواملی هستند که در برنامه ریزی، صحیح، واقعی یا قطعی تلقی می شوند. مفروضات بر تمام جنبه های برنامه ریزی پروژه اثر می گذارند.

فرآیندهای مدیریت محدوده پروژه
فرآیند آغاز
فرآیندبرنامه ریزی محدوده پروژه
فرآیند تعریف محدوده پروژه
فرآیند ممیزی محدوده پروژه
فرآیند کنترل تغییرات محدوده
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها

فرآیند آغاز

در این فرآیند تشخیص داده می شود که آیا پروژه جدیدی باید آغاز شود یا اینکه باید مرحله یا فاز بعدی پروژه فعلی آغاز شود.

ورودی های فرآیند آغاز

1. شرح محصول

اسناد شرح محصول در جهت جمع آوری ویژگی های محصول یا خدماتی می باشد که پروژه آنها را بوجود می آورد.
بسیاری از پروژه ها بصورت انجام کار طی انعقاد قرارداد بین سازمان و پیمانکار انجام می گیرد. تحت چنین شرایطی، شرح اولیه محصول معمولا توسط تحویل گیرنده آن محصول تهیه می شود.
همچنانکه پروژه پیش می رود جزئیات بیشتری درباره محصول یا خدمات پروژه حاصل می شود.

2. برنامه استراتژیک

از آنجائیکه اهداف استراتژیک سازمان مجری پشتیبان تمام پروژه ها می باشد، بنابراین برای دستیابی به این اهداف باید برنامه استراتژیک در تصمیمات مربوط به پروژه مد نظر قرار گرفته شود.

3. معیارهای انتخاب پروژه

معیارهای انتخاب پروژه معمولا با توجه به شرایط مخصول پروژه تعریف می شوند و می توانند طیف وسیعی از ملاحظات مدیریتی را پوشش دهند.

4. اطلاعات گذشته

این اطلاعات حاصل از نتایج عملکردها و تصمیمات اتخاذ شده در فازها و مراحل قبلی پروژه می باشند و می توانند در تایید یا بررسی هر مرحله از پروژه مورد استفاده قرار گیرند.

فرآیندهای مدیریت محدوده پروژه
فرآیند آغاز
فرآیندبرنامه ریزی محدوده پروژه
فرآیند تعریف محدوده پروژه
فرآیند ممیزی محدوده پروژه
فرآیند کنترل تغییرات محدوده
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها

مدیریت محدوده پروژه

مدیریت محدوده پروژه شامل فرآیندهایی است که تضمین می کنند پروژه شامل کارهای مورد نیاز و فقط کارهای موردنیاز برای تکمیل موفق پروژه باشد.
واژه محدوده در پروژه به دو چیز اطلاق می شود:

• محدوده محصول

شامل ویژگی ها و وظایفی است که در خدمات یا محصول پروژه دیده می شود.

• محدوده پروژه

شامل کاری است که باید درجهت تحویل محصول با ویژگی ها و وظایف تعیین شده آن انجام شود.
که در اینجا مدیریت محدوده پروژه می باشد.
این فرآیندها در جدول زیر آورده شده است.

فرآیندهای مدیریت محدوده پروژه
فرآیند آغاز
فرآیند برنامه ریزی محدوده پروژه
فرآیند تعریف محدوده پروژه
فرآیند ممیزی محدوده پروژه
فرآیند کنترل تغییرات محدوده
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها

ابزارها و تكنيك ها و خروجي‌هاي فرآيند كنترل كلي تغييرات

ابزارها و تكنيك هاي فرآيند كنترل كلي تغييرات

1. سيستم كنترل كلي تغييرات

سيستم كنترل كلي تغييرات مجموعه روش هاي قابل استناد رسمي مي‌باشد به طوري كه اين سيستم مراحلي را كه در آن مستندات پروژه ممكن است تغيير يابند را تعريف مي‌كند بسياري از سيستم‌هاي كنترل تغييرات داراي هئيت كنترل تغييرات (CCB)هستند كه مسول تاييد يا رد درخواست تغييرات مي‌باشد.تغييرات در پروژه ممكن است به دو صورت پيش بيني شده و پيش بيني نشده باشند.سيستم كنترل تغييرات بايد شامل روش‌هايي بالشد تا تغييرات پيش بيني شده كه از قبل تعريف شده‌‌‌‌‌‌اند بطور خود كار پذيرفته شوند.
البته هر دو نوع تغييرات بايد مستند سازي شوند.

2. مديريت اعمال تغييرات

مديريت اعمال تغييرات روشي مدون براي هدايت و نظارت فني پروژه مي‌باشد و شامل موارد زير ميشود:
• تعيين و تدوين ويژگي‌هاي فيزيكي و عملكرد هر فعاليت يا سيستمي در پروژه
• كنترل تغييرات در ويژگي‌هاي هر فعاليت و سيستمي در پروژه
• ثبت و گزارش تغييرات و وضعيت اجراي آنها
• نظارت بر انجام هر فعاليت و سيستمي براي انطباق آنها با نيازهاي پروژه

3. ارز يابي عملكرد

تكنيك‌هاي ارزيابي عملكرد از قبيل روش ارزش بدست آمده (Eerned value ) ارزيابي مي‌كنند كه آيا فعاليت‌هاي پروژه طبق برنامه پيش بيني شده پيش مي‌روند يا نه.

4. برنامه ريزي‌هاي ديگر

پروژه‌ ‌ها به ندرت بر طبق برنامه اجرا مي‌شوند.تغييرات آتي ممكن است شامل تخمين هزينه‌هاي جديد‏‏‏‎ توالي جديد فعاليت‌ها و ديگر تنظيمات برنامه‌ي پروژه شوند.

5. سيستم اطلاعاتي مديريت پروژه

همان طور كه قبلآ توضيح داده شد سيستم‌ اطلاعاتي مديريت پروژه شامل ابزارها و تکنيک هایی می باشد که برای جمع آوری، ادغام وانتشار نتايج ديگر فرآيند های مديريت پروژه مورد استفاده قرار می گيرد.

خروجي‌هاي فرايند كنترل كلي تغييرات

1. بروزآوري برنامه پروژه

بروزآوري برنامه پروژه هر گونه تغيير در محتواي برنامه‌ پروژه يا جزئيات پشتيباني كننده را شامل مي‌شود

2. اقدامات اصلاحي

همانطور كه قبلآ توضيح داده شد اقداماتی هستند که برای انطباق اجرای پروژه با برنامه پروژه انجام می شوند.

3. تجربيات حاصل از پروژه

علل ايجاد تغييرات در پروژه و انجام اقدامات اصلاحي بايد مستند سازي شوند تا بتوان از آنها به عنوان بانك اطلاعاتي در طول اجراي پروژه و در پروژه‌هاي ديگر استفاده كرد.

فرآيندهای مديريت يکپارجگی پروژه
فرآيند تهيه برنامه پروژه
فرآيند اجرای برنامه پروژه
فرآيند کنترل کلی تغييرات
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنيک ها
ابزارها و تکنيک ها
ابزارها و تکنيک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها

فرآیند کنترل کلی تغییرات

برای تحقق فرآیند کنترل کلی تغییرات سه عامل زیر باید در نظر گرفته شود:
1. سودمند بودن تغییرات
2. اطمینان از رخ دادن تغییر
3. مدیریت زمان و چگونگی رخ دادن تغییرات
ورودی های فرآیند کنترل کلی تغییرات

1. برنامه پروژه

برنامه پروژه مبنای اصلی کنترل تغییرات می باشد که قبلا در مورد آن توضیح داده شد.

2. گزارشات عملکرد

گزارشات عملکرد اطلاعات و هشدارهایی را برای تیم پروژه فراهم می کند بطوریکه مشخص می شود چه مشکلاتی در آینده رخ خواهد داد.

3. درخواست تغییرات

درخواست تغییرات ممکن است به اشکال مختلفی رخ دهد از جمله شفاهی یا کتبی، مستقیم یا غیر مستقیم، با منشا خارجی یا داخلی.

فرآیندهای مدیریت یکپارجگی پروژه
فرآیند تهیه برنامه پروژه
فرآیند اجرای برنامه پروژه
فرآیند کنترل کلی تغییرات
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها

ابزارها وتکنیک های فرآیند اجرای برنامه پروژه

1. مهارت های عمومی مدیریت

مهارت های عمومی مدیریت از جمله هدایت، برقراری ارتباطات و برگزاری جلسات بحث و گفتگو برای اجرای موثر پروژه لازم هستند.

2. دانش و مهارت های لازم درباره نتایج پروژه

تیم پروژه باید دسترسی کافی به مجموعه مهارت ها و دانش لازم در مورد نتایج پروژه داشته باشد.

3. سیستم اعطای مسولیت

سیستم اعطای مسولیت روشی رسمی برای اعطای اختیارات می باشد. بدین ترتیب تضمین می شود که کارها در زمان معین شده و به ترتیب مناسب انجام می شوند.

4. جلسات بازنگری وضعیت پروژه

جلسات بازنگری وضعیت پروژه جلسات زمانبندی شده ای هستند که برای مبادله اطلاعات درباره وضعیت پروژه تشکیل می شوند.

5. سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه(PMIS)

همانطور که قبلا توضیح داده شد سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه شامل ابزارها و تکنیک هایی می باشد که برای جمع آوری، ادغام وانتشار نتایج دیگر فرآیند های مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.

6. روش های سازمانی

خروجی های فرآیند اجرای برنامه پروژه

1. نتایج کار

ماحصل فعالیت های انجام شده برای تکمیل پروژه می باشند.

2. درخواست تغیییرات

درخواست تغییرات اغلب هنگام اجرای پروژه انجام می شوند ومعمولا برای تغییرات در هزینه، زمان های تخمین زده شده و محدوده پروژه می باشند.

فرآیندهای مدیریت یکپارچگی پروژه
فرآیند تهیه برنامه پروژه
فرآیند اجرای برنامه پروژه
فرآیند کنترل کلی تغییرات
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها

فرآیند اجرای برنامه پروژه

اجرای برنامه پروژه فرآیند اصلی تحقق برنامه پروژه می باشد. در اجرای این فرآیند مقادیر بسیاری از بودجه پروژه مصرف خواهد شد.

ورودی های فرآیند اجرای برنامه پروژه

1. برنامه پروژه

همانطور که قبلا توضیح داده شد انواع برنامه های مدیریتی ورودی این بخش می باشند و معمولا شامل موارد زیر می شود:
• مصوبات؛ پروانه ها و مجوزها
• توصیفی از روش یا استراتژی مدیریت پروژه
• بیان محدوده پروژه، که شامل اقلام قابل تحویل پروژه و اهداف پروژه می باشد.
• ساختار شکست کار(WBS) تا سطحی که در آن کنترل داشته باشیم.
• تخمین هزینه ها، تاریخ شروع فعلیت ها و تعیین مسولیت ها
• وقایع کلیدی وتاریخ پیش بینی شده برای تحقق هریک از آنها.
• کارکنان کلیدی و مورد نیاز
ریسک های کلیدی، شامل محدودیت ها و فرضیات، پاسخ های برنامه ریزی شده به هرکدام از آنها.
• برنامه های فرعی پروژه مانند برنامه مدیریت زمانبندی و برنامه مدیریت محوده پروژه.
• تصمیمات کلیدی برای شروع، ادامه و توقف فعالیت ها.

2. جزییات پشتیبانی کننده برنامه پروژه

همانطور که قبلا توضیح داده شد این جزییات شامل موارد زیر می شود:
• خروجی های حاصل از دیگر فرآیندهای پروژه که در برنامه پروژه لحاظ نشده اند.
• اطلاعات واسناد دیگری که در مدت اجرای برنامه پروژه ایجادشده اند
• اسناد فنی مانند نیاز ها، طرح ها.
• مستند سازی استانداردهای مربوطه.

3. سیاست های سازمان

همانطور که قبلا توضیح داده شد در هر پروژه ای باید تاثیر سیاست های مختلف سلزمان بر پروژه بررسی شود. تعدادی از این سیاست ها عبارتند از:
• سیاست های مدیریت کیفیت
• سیاست های مربوط به مدیریت امور کارکنان پروژه
• سیاست های کنترل مالی

4. اقدامات اصلاحی

اقداماتی هستند که برای انطباق اجرای پروژه با برنامه پروژه انجام می شوند.

فرآیندهای مدیریت یکپارجگی پروژه
فرآیند تهیه برنامه پروژه
فرآیند اجرای برنامه پروژه
فرآیند کنترل کلی تغییرات
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها

[ریپورتر]

خروجی های فرآیند تهیه برنامه پروژه

خروجی های فرآیند تهیه برنامه پروژه عبارتند از:

1. برنامه پروژه

برنامه پروژه سندی پذیرفته شده و رسمی می باشد که برای مدیریت و کنترل اجرای پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.
همچنانکه پروژه پیش می رود اطلاعات بیشتری از پروژه بدست می آید. بنابراین انتظار می رود برنامه پروژه نیز تغییر یابد.
برنامه پروژه معمولا شامل موارد زیر می شود:
• مصوبات؛ پروانه ها و مجوزها
• توصیفی از روش یا استراتژی مدیریت پروژه
• بیان محدوده پروژه، که شامل اقلام قابل تحویل پروژه و اهداف پروژه می باشد.
• ساختار شکست کار(WBS) تا سطحی که در آن کنترل داشته باشیم.
• تخمین هزینه ها، تاریخ شروع فعلیت ها و تعیین مسولیت ها
• وقایع کلیدی وتاریخ پیش بینی شده برای تحقق هریک از آنها.
• کارکنان کلیدی و مورد نیاز
• ریسک های کلیدی، شامل محدودیت ها و فرضیات، پاسخ های برنامه ریزی شده به هرکدام از آنها.
• برنامه های فرعی پروژه مانند برنامه مدیریت زمانبندی و برنامه مدیریت محوده پروژه.
• تصمیمات کلیدی برای شروع، ادامه و توقف فعالیت ها.

2. جزییات پشتیبانی کننده برنامه پروژه

این جزییات شامل موارد زیر می شود:
• خروجی های حاصل از دیگر فرآیندهای پروژه که در برنامه پروژه لحاظ نشده اند.
• اطلاعات واسناد دیگری که در مدت اجرای برنامه پروژه ایجادشده اند
• اسناد فنی مانند نیاز ها، طرح ها.
• مستند سازی استانداردهای مربوطه.

فرآیندهای مدیریت یکپارجگی پروژه
فرآیند تهیه برنامه پروژه
فرآیند اجرای برنامه پروژه
فرآیند کنترل کلی تغییرات
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها

ابزارها وتکنبک های فرآيند تهيه برنامه پروژه

ابزارها وتکنبک های فرآيند تهيه برنامه پروژه عبارتند از:

1. متودولوژی برنامه ریزی پروژه

متودولوژی برنامه ریزی پروژه شامل تمامی روش های ساخت یافته ای است که برای هدایت تیم پروژه در مدت زمان تهیه برنامه پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.

2. دانش و مهارت های افراد درگیر در پروژه

هر فرد درگیر در پروژه دانش و مهارت هایی دارد که ممکن است در اجرای برنامه پروژه مفید باشد. تیم مدیریت پروژه باید محیطی را ایجاد کند که در آن افراد درگیر در پروژه بتوانند بطور مناسب شرکت کنند.

3. سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه(PMIS)

سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه شامل ابزارها و تکنیک هایی می باشد که برای جمع آوری، ادغام وانتشار نتایج دیگر فرآیند های مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.

فرآیندهای مدیریت یکپارجگی پروژه
توسعه برنامه پروژه
اجرای برنامه پروژه
کنترل کلی تغییرات
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها

مديريت فرآيند های پروژه

بهتزين روش برای مديريت پروژه مديريت فرآيندهای پروژه است. پس کافی است فرآيندهای پروژه را بشناسيم و بدانيم چه ورودی ها ابزارها و تکنيک ها و چه خروجی هايی دارند.مثلا برای مديريت يکپارچگی پروژه کافی است فرآيندهای مربوطه را بشناسيد.

فرآیند تهیه برنامه پروژه

این فرآیند نتایج حاصل از فرآیندهای دیگر را برای کنترل و اجرای پروژه قابل استفاده می نماید.

ورودی های فرآیند تهیه برنامه پروژه:

1- خروجی برنامه ریزی ها ی دیگر

خروجی های فرآیندهای برنامه ریزی دیگر ورودی فرآیند تهیه برنامه پروژه می باشند.

2- اطلاعات گذشته

اطلاعات قابل دسترس گذشته مانند داده های تخمین زده گذشته، داده های ثبت شده حاصل از اجرای پروژه های مشابه قبلی.

3- سیاست های سازمان

در هر پروژه ای باید تاثیر سیاست های مختلف سلزمان بر پروژه بررسی شود. تعدادی از این سیاست ها عبارتند از:
- سیاست های مدیریت کیفیت
- سیاست های مربوط به مدیریت امور کارکنان پروژه
- سیاست های کنترل مالی

4. محدودیت ها

عواملی هستند که اختیارات تیم پروژه را محدود می نمایند. وقتی پروژه ای بر طبق قرارداد اجرا می شود، ملاحظات مربوط به قرارداد محدودیت های پروژه تلقی می شوند. مانند بودجه ای که از قبل تعیین شده است.

5. فرضیات

عواملی هستند که برای اجرای اهداف پروژه مورد توجه قرار می گیرند و کاملا صحیح، واقعی و قطعی در نظر گرفته می شوند. برای مثال گرچه در دسترس بودن یک فرد درگیر در پروژه غیر قطعی می باشد اما قطعی فرض می شود.

فرآیندهای مدیریت یکپارجگی پروژه
تهیه برنامه پروژه
اجرای برنامه پروژه
کنترل کلی تغییرات
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها

مدیریت یکپارچگی پروژه

شامل فرآیندهایی می باشد که تضمین می کنند عناصر مختلف پروژه بطور مناسب هماهنگ باشند.

فرآیندهای مدیریت یکپارجگی پروژه
تهیه برنامه پروژه
تهیه برنامه پروژه
تهیه برنامه پروژه
ورودی ها
ورودی ها
ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها
خروجی ها
خروجی ها

معمول ترین فرآیندهای مدیریت پروژه

معمول ترین فرآیندهای مدیریت پروژه که در اکثر پروژه ها انجام می شوند:

1. فرآیند های آغازین

فرآیندهایی هستند که پروژه را در جهت آغاز فاز بعدی یاری می کنند.

2. فرآیندهای برنامه ریزی

این فرآیندها دو دسته اند:

فرآیندهای اصلی :

فرآیندهایی هستند که به دلیل وابستگی که به یکدیگر دارند در اکثر پروژه ها با ترتیب مشخصی انجام می گیرند. این فرآیند ها عبارتند از:
برنامه ریزی محدوده پروژه
تعریف محدوده پروژه
تعریف فعالیتهای پروژه
تعیین توالی فعالیت ها
تخمین مدت فعالیت ها
توسعه زمانبندی
برنامه ریزی منابع
تخمین هزینه ها
بودجه ریزی هزینه ها
توسعه برنامه پروژه

فرآیند های تسهیل کننده:

فرآیند هایی هستند که بسته به نیاز و در جهت تسهیل روند پروژه انجام می گیرند. اين فرآیند ها عبارتند از:
برنامه ریزی کیفیت
برنامه ریزی سازمانی
برنامه ریزی ارتباطات
تشخیص ریسک
اندازه گیری ریسک
توسعه پاسخ به ریسک
برنامه ریزی تدارکات
برنامه ریزی درخواست ها
3. فرآیندهای اجرایی
فرآیندهای اجرایی نیز مانند فرآیند های برنامه ریزی شامل دودسته از فرآیندها می باشند:

فرآیندهای اصلی:

اجرای برنامه پروژه

فرآیندهای تسهیلی:

تعیین و پذیرش محدوده پروژه
تضمین کیفیت
توسعه تیم پروژه
توزیع اطلاعات
انتخاب منابع
اداره قراردادها

4. فرآیندهای کنترلی

این فرآیندها اجرای پروژه را مکررا کنترل و اندازه گیری می کنند.تنظیم مجدد برنامه پروژه با تکرار مناسب فرآیندهای برنامه ریزی میسر می باشد.فرآ یندهای کنترلی نیز بمانند فرآیندهای برنامه ریزی به دو دسته تقسیم می شوند:

فرآیندهای اصلی:

کنترل کلی تغییرات
تهیه گزارش عملکرد

فرآیندهای تسهیلی:

کنترل محدوده پروژه
کنترل زمانبندی پروژه
کنترل هزینه پروژه
کنترل کیفیت
کنترل پاسخ ریسک

5. فرآیندهای اختتامی

این فرآیندها موجب تحویل واتمام مناسب و مورد قبول پروژه می شوند. و عبارتند از:
- خاتمه اجرای پروژه
- خاتمه قرارداد پروژه

ارتباط فرآیندها

در هر گروه از فرآیندها، هر فرآیند توسط ورودی ها و خروجی هایش با فرآیند دیگر ارتباط دارد. بدین ترتیب هر فرآیند را می توان با عناصر زیر تعریف کرد:

ورودی ها:

اقلام قابل استنادی که عملیات بعدی بر طبق آنها انجام می گیرند.

ابزارها و تکنیک ها:

مکانیزم هایی که جهت ایجاد خروجی ها از ورودی ها بکار گرفته می شوند.

خروجی ها:

اقلام قابل استنادی که نتایج فرآیند می با شند.

ورودی ها
ابزارها و تکنیک ها
خروجی ها

1. ...
2. ...
3. ...

1. ...
2. ...
3. ...

1. ...
2. ...
3. ...

فرآیندهای مدیریت پروژه

پروژه ها مجموعه ای از فرآیندها می باشند.این فرآیندها دو دسته اند:

فرآیندهای مدیریت پروژه:

که شامل سازماندهی اجرای پروژه می باشند.

فرآیندهای تهیه محصول پروژه:

که شامل تعیین و تهیه محصول یا خدمات پروژه می باشند.
این دو دسته فرآیندها در سرتاسر اجرای پروژه در تعامل و ارتباط با یکدیگر می باشند.

چه کسانی در پروژه سهم دارند؟

شریکان در پروژه افراد و سازمانهایی می باشند که فعالانه در پروژه درگیرند، و یا اجرا و اتمام پروژه بر آنها تاثیر مثبت یا منفی داشته باشد.تیم مدیریت پروژه باید تشخیص دهد که چه کسانی شریک در پروژه می باشند، و نیازها و انتظارات آنها را بشناسد.البته تشخیص این افراد تاحدودی مشکل است.شریکان اصلی پروژه عبارتند از:
مدیر پروژه
مشتری و تحویل گیرنده پروژه
سازمان اجراکننده پروژه
حامیان مالی پروژه
علاوه بر این عناوین، عناوین و نام های دیگری نیز وجود دارند، مانند:مالکان و موسسان پروژه، اعضای تیم پروژه، سازمانهای دولتی، سهامداران.اصولاً این نامگذاریها و گروه بندی ها در تشخیص اینکه چه افراد و سازمانهایی خودشان را شریک پروژه می دانند بسیار موثر می باشد.

قرارداد

یک پروژه مطابق با قراردادی که با مشتری بسته می شود شروع می شود، بطوری که تحویل و اجرای آن مشخص می شوند.
در این توافق دوجانبه منعقد کننده قرارداد باید خدمات و محصولاتی را فراهم کند و طرف دیگر هزینه را تامین میکند.

مراحل مدیریت پروژه

از آنجایکه پروژه ها از لحاظ اجرا منحصر به فرد هستند، تا حدودی با عدم قطعیت مواجه می باشند.
سازمانهای اجرا کننده پروژه معمولا هر پروژه را به مراحل و فازهای مختلفی تقسیم می کنند تا بتوانند بهتر آنرا کنترل کنند. مجموعه فازهای پروژه سیکل عمر پروژه را تشکیل می دهند.

9 محدوده دانش در مدیریت پروژه:

هر پروژه ای ۹ محدوده اصلی دارد و هر محدوده ای شامل فرآیندهایی میباشد:

1.مدیریت یکپارچگی پروژه:

تضمین میکند که عناصر مختلف پروژه با یکدیگر هماهنگ باشند و شامل فرآیندهایی مانند توسعه برنامه پروژه، اجرای برنامه پروژه، و کنترل تغییرات کلی در پروژه میباشد.

2.مدیریت محدوده پروژه:

تضمین میکند که پروژه شامل تمام نیازهای لازم وکافی باشد و شامل فرآیندهایی مانند آغاز، برنامه ریزی محدوده، تعریف محدوده، و کنترل تغییرات محدوده میباشد.

3.مدیریت زمان پروژه:

تضمین میکند که پروژه با زمانبندی معینی تمام شود. و شامل فرآیندهایی مانند تعریف فعالیت، توالی فعالیت، تخمین مدت فعالیت، توسعه زمانبندی، و کنترل زمانبندی میباشد.

4.مدیریت هزینه پروژه:

تضمین میکند که پروژه با کمترین هزینه پایان یابد. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی منابع تخمین هزینه، بودجه بندی هزینه، کنترل هزینه میباشد.

5.مدیریت کیفیت پروژه:

تضمین میکند که بطور رضایت بخش تمامی نیازهای پروژه برآورده شوند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی کیفیت، تضمین کیفیت، وکنترل کیفیت میباشد.

6.مدیریت منابع انسانی:

استفاده بهینه از نیروی کار درگیر در پروژه را تضمین میکند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی سازمانی، استخدام نیروی کاری، وتوسعه تیم پروژه میباشد.

7.مدیریت ارتباطات پروژه:

تضمین میکند که تولید، جمع آوری، انتشار، ذخیره سازی و بازیابی نهایی اطلاعات پروژهبصورت زمانبندی شده ومناسب انجام گیرند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی ارتباطات، انتشار اطلاعات، گزارش عملکرد و خاتمه اجرای پروژه میباشد.

8.مدیریت ریسک پروژه:

فرایندهای لازم برای تشخیص، تحلیل، و واکنش به ریسک پروژه را ارائه می دهد. و شامل فرآیندهایی مانند تشخیص ریسک، واکنش به ریسک، و کنترل واکنش به ریسک میباشد.

9.مدیریت کالا، مواد و خدمات در پروژه:

فرایندهای لازم برای تهیه کالا و خدمات از خارج محدوده اجرایی پروژه را ارائه میکند. و شامل فرآیندهایی مانند برنامه ریزی خرید مواد، برنامه ریزی درخواست ها، انتخاب منابع، اداره قراردادها، واتمام قراردادها میباشد.

مرور کلی بر مدیریت پروژه آفیس Project server

توسط برنامه مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس Project server سازمان شما می تواند در برنامه های مرکب موجود در سراسر چرخه حیات پروژه نسبت به پروژه های قبلی مدیریت کاراتر اعمال کرده و محدوده کاری هماهنگ تری ایجاد کند.
نرم افزار مدیریت پروژه آفیس Project Server 2007 برای قابل استفاده بودن توسط کاربران مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 و مایکروسافت آفیس Project Web Access , طراحی شده است.

قابلیت دید پیدا کنید:

قابلیت ردیابی بودجه Budget Tracking و قابلیت منابع مالی Cost Resource موجود در آفیس Project Web Access ,به شما اجازه می دهند پیگیری موثری داشته و دید مالی بهتری پیدا کنید.
قابلیت طرح پیشنهادی Proposal در آفیس Project Web Access , طرح ها و فعالیت ها را پیش از آنکه به تصویب پروژه برسند , مدیریت می کند.
قابلیت برنامه ریزی فعالیت ها Activity Plan در آفیس Project Web Access ,به اداره فعالیت های جاری بعد از اتمام پروژه , کمک می کند.
سرویس Reporting Data به کاربران اجازه می دهد تا بوسیله ابزارهای گزارش گیری متداول تجاری مثل پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 , براحتی گزارش تهیه کنند.
کاربران می توانند به آسانی توسط سرویس Cube Building داده ها را برای ساخت واحدهای داده ای تحلیل کننده اسناد , بجهت انجام تحلیل های پیچیده و گزارش گیری انتخاب کنند.

ایده جدید استفاده از Proposal به عنوان راهکاری برای ثبت و ضبط بهتر داده ها در چرخه حیات پروژه معرفی شده است.

شروع آسانتر:

برای پیگیری کارهای ساده از ابزار جدید لیست فعالیتهای پروژه Project Task List در تکنولوژی پرتال مایکروسافت ویندوز SharePoint services استفاده کرده , سپس آنها را به آفیس Project Web Access وارد کنید.
قابلیت Enterprise Template و قابلیت راهنمای پروژه Project Guide پروسه های قابل تکراری ایجاد می کنند که توسط آنها می توان بهترین تجارب را ضبط کرد.
از ابزارهای آشنا مثل مایکروسافت آفیس Outlook برای ثبت پیشرفت های حاصل شده و برای ایجاد گزارشات پویا از ابزارهای مایکروسافت آفیس Excel 2007 و مایکروسافت آفیس Visio Professional 2007 می توانید استفاده کنید.

Project Work Space یک مکان مرکزی را برای همکاری گروه ها در پروژه هایشان فراهم می کند.

آماده کردن سازمان:

توسط برنامه ریزی منابع Resource Plan در مورد تخصیص منابع سطح بالا برای پروژه های پیشنهاد شده , اطلاعات کسب کنید.
افراد بجز اختصاص دادن منابع , توانایی بروزرسانی وضعیت های کاری را بوسیله مزیت Assignment Owner دارند.
Timesheet ها دوره های مالی را پشتیبانی و تایید می کنند.
امکانات مالی جدید مثل کددهی هزینه ای Cost Code شما را قادر می سازد تا ساعاتی را که از آنها در پیشروی پروژه استفاده نکرده اید از دیگر ساعات کاری تفکیک کنید.
Active Cache انتقال داده از نرم افزار کنترل پروژه مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 به مدیریت پروژه مایکروسافت آفیس Project Server 2007 را امکان پذیر کرده و تجربه کاری offline بهتری را فراهم می کند.
سرویس Querying استفاده کنترل شده از منابع موجود در سرور را که به کارایی بهتر کاربران منجر می شود , فراهم می کند.
توسط برنامه ریزی سمت سرور Server-side Scheduling کاربران می توانند بدون نیاز به تغییر زمانبندی های پروسه هائی که در نرم افزار کنترل پروژه آفیس Project Professional 2007 ساخته بودند , رابط های کاربر وب سفارشی بسازند.
برنامه ها ,اعمال مدیریت آسان بر روی چندین پروژه فرعی بهمراه وابستگی های میان آنها , با یک شیوه هماهنگ را امکان پذیر می سازند.
قابل حمل بودن داده ها , به مدیریت و پیگیری وابستگی های میان پروژه کمک می کند.

طرح هائی برای مدیریت کارآمد طرح ها , پروژه ها و برنامه ها.

مرور کلی بر راهکار مدیریت پروژه های سازمانی مایکروسافت آفیس( نرم افزار کنترل پروژه):

راهکار مدیریت پروژه های سازمانی (نرم افزار کنترل پروژه (EPM)) پروژه ای مشارکتی end-to-end ای است و در محیط های نگهداری اسناد , مدارک , موجودی ها و اوراق بهادار (portfolio) قابل استفاده است.
نرم افزار کنترل پروژه (EPM) به سازمان شما کمک می کند تا بر روی همه کارها قابلیت دید , آگاهی و کنترل پیدا کنید و از این طریق تصمیم گیری های بیشتری انجام داده ,در راستای استراتژی های تجاری قرار گرفته ,بیشترین استفاده را از منابع انجام داده , ارزیابی های لازم را انجام داده و در نهایت به شما در افزایش کارایی به نحوه موثری کمک می کند.
نرم افزار کنترل پروژه (EPM) شامل محصولات زیر از خانواده Microsoft Office Project 2007 است تا برای سازمان ها یک راهکار (end-to-end , Project Portfolio Management(PPM فراهم کند:

مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 :

مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 شامل همه قابلیت هائی است که در مایکروسافت آفیس Project Standard 2007 وجود داشت.
مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 ابزارهای قدرتمند مدیریت و کنترل پروژه را که ترکیبی از قابلیت های استفاده , قدرت و انعطاف پذیری است , ارائه می دهد.بنابراین شما می توانید پروژه ها را به صورت کارآمدتری مدیریت کنید.
شما می توانید بر کارهای پروژه کنترل داشته باشید و از زمانبندی ها و امور مالی مطلع شده و تیم های کاری پروژه را در یک راستا نگه دارید , مادامیکه بتوانید از انتخاب های گزارش گیری قدرتمند که با برنامه های سیستم مایکروسافت آفیس , طرح های هدایت شونده , Wizard ها و الگو ها هماهنگ است , بهره بگیرید.
بعلاوه زمانیکه مایکروسافت آفیس Project Professional 2007 به مایکروسافت آفیس Project Server 2007 وصل می شود , قابلیت های نرم افزار کنترل پروژه (EPM) را هم برای شما فراهم می کند.

مایکروسافت آفیس Project Server 2007 :

مایکروسافت آفیس Project Server 2007 دارای زیر ساخت انعطاف پذیری است که مدیریت منابع , زمانبندی ها , گزارش گیری و قابلیت های همکاری موجود در نرم افزار کنترل پروژه (EPM) را نیز پشتیبانی می کند.
مایکروسافت آفیس Project Server 2007 به سازمان ها قدرت ذخیره سازی پروژه ها و منابع اطلاعاتی در مرکز را می دهد.
مایکروسافت آفیس Project Server 2007 همچنین با سرویس های مایکروسافت ویندوز SharePoint 3.0 در همکاری و قابلیت های مدیریت فایل , یکپارچه شده است و به اعضای گروه کمک می کند تا به طرز کارآمدتری با یکدیگر همکاری کنند.
بعلاوه , بر مبنای وظایف کاربران می توانند به داده ها و کارکردها توسط اینترنت و از طریق مایکروسافت آفیس Project Web Access دسترسی پیدا کنند.

مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 :

مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 یک راهکار مدیریت اسناد , مدارک و موجودی های انعطاف پذیر است که به سازمان ها در تحقق یافتن توانایی های بالقوه شان بوسیله یکی کردن , انتخاب کردن , اداره کردن و تحویل اسنادی که بهترین تناسب را با استراتژی های تجاری شان داشته باشد , کمک می کند .
مایکروسافت آفیس Project Portfolio Server 2007 با مایکروسافت آفیس Project Server 2007 یکی شده تا راهکار مدیریت اسناد , مدارک , موجودی ها و اوراق بهادار را در پروژه های end-to-end ای که از طریق مایکروسافت آفیس Project Portfolio Web Access قابل دسترسی است , برای سازمان ها فراهم کند .

کلیه کارها را مدیریت و کنترل کنید:

با یک چهارچوب کاری نظارت در میان سازمان ارتباط برقرار کرده و طبق معیارهای مورد نظر کارها طبقه بندی کرده و استانداردی را بوجود آورید.
داده های ضروری را برای کلیه سرمایه های فن آوری اطلاعات (IT) در یک منبع اطلاعاتی مرکزی , جمع آوری کنید.
پروژه ها و برنامه های نگهداری اسناد , مدارک و موجودی ها را به طرز کارآمدی تحویل دهید که به شما در به حداکثر رساندن برگشت سرمایه کمک می کند.
کنترل و وضوح در میان برنامه های نگهداری اسناد و مدارک موجود بدست آورید.
مدیریت کارها را از طریق یک طرح ساده نسبت به برنامه های پیچیده پروژه انجام دهید.

با استفاده از شروط (Stakeholder) ارتباطات و همکاری ها را به طرز کارآمدتری انجام دهید:

گروههای کاری پروژه که از سرویس های ویندوز SharePoint استفاده می کنند همکاری و به اشتراک گذاری اطلاعات مهم را بدون کوچکترین تلاش و زحمت انجام می دهند.
گروههای کاری را با تخصیص وظایف و گزارش گیری از برگه های زمانبندی (timesheet) در یک راستا نگه دارید.
ایجاد , طراحی و پیگیری پروژه ها را با اطمینان کامل انجام دهید ,خواه درون و یا بیرون از دفتر کار شما باشند.

استنتاج کردن از طریق زیر ساخت پرتوان و قابل شکل دهی:

از بهترین تمرین های تعبیه شده و الگوهائی که پیکربندی آنها آسان است و گسترش و سرعت تحقق بخشیدن به برگشت سرمایه , بهره برداری کنید.
با راهکارهای تجاری داده ها را به طرز موثری با هم یکی کرده و به اشتراک بگذارید.
با استفاده از معماری دوباره طراحی شده سرور , با اطمینان خاطر مقیاس ها را کوچک و بزرگ کنید.
از قابلیت های Project Web Access بهره برداری کرده و در سرویس های وب آنها را به معرض نمایش بگذارید.
ثبت پروسه های تجاری بوسیله سرویس های گردش کاری ویندوز در برنامه آفیس Project Server 2007 با روش های جدید , پشتیبانی شده است.
راهکارهای سفارشی را با استفاده از چهارچوب های کاری Microsoft.NET مبتنی بر سرور و رابط برنامه نویسی کاربردی (API) و موتورهای زمانبندی سمت سرور , گسترش دهید.

نحوه همکاری در پرتال Microsoft Office SharePoint Server 2007

پرتال Microsoft Office SharePoint Server 2007 بوسیله مهیا سازی یک زیر ساخت برای به اشتراک گذاری اطلاعات و همکاری تیم ها , اجتماعات و فرآیندهای فردگرا با یکدیگر , به سازمان شما کمک می کند که کارهای بیشتری را انجام دهد.
پرتال Office sharePoint Server یک جز بسیار مهم از دید کلی مایکروسافت برای یکپارچه شدن با بقیه محصولات همکاری مایکروسافت در جهت ارائه یک زیر ساخت جامع همکاری سازمانی, محسوب می شود.

بهبود بهره وری تیم:

تیم های کارا , کلید نتایج بهتر شرکت ها هستند.
به کاربران امکان ساخت و کنترل محیط همکاری را بدهید.وفق دادن حوزه های کاری مورد نیاز با تیم ها به راحتی امکان پذیر است.با وجود لیستی از الگوهائی که برای پیگری پیشرفت کار در پروزه با نام project task list template ,در این برنامه قرار داده شده، مدیریت پروزه های کاری به طرز کارآمدی بهبود پیدا کرده است.
بوسیله نمودارهای گانت (Gantt Chart) می توانید روابط کاری و وضعیت پروزه را در پیش چشم , مجسم کنید.
گروه های کاری را با تقویم های موجود به اشتراک گذاشته شده , هشدارها و تذکرها هماهنگ کنید.تقویم های هر گروه را بوسیله برنامه Microsoft Office Outlook 2007 به ناحیه کاری (desktop) شان وصل کنید.
با استفاده از presence و پیغام های کوتاه (Instant Messaging) با اعضا ارتباط برقرار کرده و از وضعیت آنها اطلاع حاصل کنید.
کار با اعضای تیم خارج از سازمان آسان شده است.

[ریپورتر]

موثر کردن پروسه های تجاری فردگرا:

بهبود ارتباطات و هماهنگی پروسه های فردگرا به این معناست که در اعمال و اجرای بخش هائی که در تجارت سنتی دستیابی به آنها مشکل بود ,دقت بیشتری شده است.
برای اصلاح پروسه های معمول فردگرا مثل پیگیری اعمال افراد (issue tracking) الگوهای سایت استاندارد را به کار ببرید.
با بکارگیری workflow پروسه های نوسان دار و متغیر را از دور خارج کنید.
با استفاده از قابلیت های برنامه های یکپارچه , برنامه های همکاری ایجاد کنید.
مجوزهائی که شما به سایت مایکروسافت آفیس sharepoint سرور 2007 دارید, تعیین کننده امکان دسترسی شما به سایت و نوع بهره برداری از مندرجات آن است. شما می توانید مجوزهای دسترسی متفاوتی برای سایت های مختلف و سایت های زیر مجموعه آن داشته باشید.
شما می توانید حتی برای محتویات گوناگون روی یک سایت مجوزهای دسترسی متفاوتی داشته باشید. مطالب و انتخاب هائی (option) که شما روی یک سایت دارید متناسب با مجوزی که به شما واگذار شده, متفاوت خواهد بود.
صاحب پرتال معمولا به وسیله افزودن شما به گروه sharepoint مثلا گروه بازدید کنندگان (Visitor) به شما مجوز دسترسی به سایت را اعطا می کند.
پس از عضویت در گروه, مجوزها و سطوح دسترسی شما به مندرجات سایت در حد مجوزی که به گروه داده شده, خواهد بود.

مجوزهای دسترسی در چه سطحی به شما داده شده است:

هنگام دسترسی به پرتال sharepoint متناسب با میزان دسترسی که به شما داده شده با تجاربی مواجه خواهید شد که در ادامه به آن ها اشاره شده: تجارب شما طبق مجوز دسترسی که صاحب سایت به شما تخصیص داده, متفاوت خواهد بود.

• شما مجور خواندن (Read) دارید:

اگر بتوانید از سایت دیدن کنید اما قادر نباشید محتویات و اسناد (document) آن را تغییر دهید, شما جزء گروه بازدیدکنندگان(Visitor) بوده و مجوزی در سطح خواندن (Read permission) دارید.

• شما مجوز همکاری (Contribute) دارید:

اگر بتوانید از سایت دیدن کرده و محتویات آن را تغیر دهید اما این تغییرات به سایت اعمال نشود, شما عضو گروه اعضا (member) بوده و مجوزی در سطح همکاری (Contribute) دارید.

• شما مجوز حداکثر کنترل (Full Control) دارید:

اگر توانایی تغییر دادن مندرجات و تنظیمات روی سایت را داشته باشید, شما عضو گروه صاحبان سایت (owner) بوده و مجوزی در سطح حداکثر کنترل (Full control) دارید. یکی از وظائف معمول صاحب پرتال, مدیریت مجوزها (permission) است.

• شما مجوز دسترسی به سایت را ندارید:

اگر هنگام تلاش برای دسترسی به سایت با پیغام:Access Denied روبرو شدید, شما مجوز لازم برای دیدن سایت را ندارید.قسمت درخواست دسترسی (Request access) را کلیک کرده و مجوز لازم را از صاحب سایت درخواست کنید.
درخواست دسترسی(Request access) یک قابلیت اختیاری در پورتال sharepoint است.اگر این قابلیت فعال باشد, شما می توانید تقاضای دسترسی به پرتال را داشته باشید.

گروه های sharepoint

هر سایت, به همراه مجموعه گروه های sharepoint از پیش تعریف شده مثل گروه صاحبان سایت, بوجود می آید.
نام هر گروه sharepoint با نام سایت مطابقت دارد.برای مثال, اگر نام سایت,بازاریابی (marketing) باشد,گروه, صاحبان بازاریابی (marketing owner) نام خواهد گرفت. شما می توانید افراد را به این گروه ها اضافه کنید.بنابراین شما می توانید به جای تخصیص مجوز به تک تک کاربران, مجوز را به گروه بدهید.
ممکن است بخواهید به یک گروه ویژه نسبت به دیگر اعضا آزادی عمل بیشتری داده یا یالعکس محدودیت دسترسی بیشتری قائل شوید.برای مثال, اگر شما یک گروه از مدیران بازاریابی داشته باشید که اغلب presentation های محرمانه ارائه می دهند, ممکن است بخواهید یک گروه برای مدیران بازاریابی بسازید که بتواند اطلاعاتی را که برای دیگر کاربران سایت ممنوع شده است, به اشتراک بگذارند.

سطح دسترسی(permission level):

هر سطح دسترسی, یک مجموعه مجوز بر اساس قوانین منظور شده و فعالیت های مرتبط با آن سطح است. برای مثال کسانی که به عضویت گروه اعضا(Member group) درآمده اند, به صورت پیش فرض مجوز همکاری (contribute)

انجمن های علمی را ایجاد , نگهداری کرده و به اشتراک بگذارید:

به اشتراک گذاری , بهترین تمرین برای آگاهی از اجتماعات خبره و پذیرش نوآوری های پروسه های تجاری است.
اطلاعات را از طریق وبلاگ ها و really Simple Syndication(RSS) انتشار دهید.
با Wikis می توانید انجمن های علمی را برای تحلیل های آتی بایگانی کنید.
با گفتمان ها (discussion) و بررسی مجدد , مذاکرات و مباحث را تقویت کنید
سایت های پرتال افراد را به اطلاعات ضروری تجاری , تخصصی و برنامه های کاربردی متصل می کنند.
پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 یا MOSS , کلمه کلاسیکی برای زیرساخت پرتال سازمانی است , که توسط آن ایجاد و نگهداری سایت های پرتال در هر جنبه ای از تجارت شما , آسان شده است.

سایت های پرتال افراد را به منابع مهم تجاری وصل می کنند.

افراد را به اطلاعات و تخصص متصل کنید:

دسترسی سریع و آسان به اطلاعات مهم و تخصصی ,نشانه اخذ تصمیمات بهتر و دقت بیشتر در اجرا است.
چهارچوب جامع یک پرتال , ساخت سایت های پرتال را که ملزومات بخصوص را برای بینندگان شما برآورده می کند , آسان کرده است.
درمعماری بسیار توانمند و انعطاف پذیر , از سایت های شخصی , منطقه ای , اینترانت , اکسترانت وسایت های اینترنتی پشتیبانی می شود.
مدیریت محتوای وب یکپارچه , سفارشاتی را که منجر به رضایت بیننده و احساس خوب در آنها می شود , آسان کرده است.
خصوصیات قدرتمند نویسندگی , نوشتن مطالب را آسان کرده است و قابلیت های گسترش و انتشار و طراحی سایت را با جدیدترین نوع مدیریت محتوای وب با زیر ساخت کلی پرتال یکپارچه کرده است.
پیشرفته ترین تکنولوزی شبکه بندی اجتماعی , یافتن و مدیریت تخصصی را از آنچه پیش از این بود آسانتر کرده است.

افراد را به برنامه های کاربردی تجاری کلیدی متصل کنید:

دسترسی به برنامه های کاربردی تجاری موجود , به طور پیوسته کارایی امور تجاری معمول و عادی را افزایش می دهد.
ساده کردن گسترش برنامه های پیچیده , زمان توسعه را برای برنامه های کاربردی تجاری که بسیار در ساخت آنها سفارش شده کم کرده است.
یکپارچگی چهارچوب کاری جامع برنامه کاربردی به شما اجازه می دهد تا به سرعت برنامه های ترکیبی را از سیستم های موجود گردآوری کنید.
خصوصیات برنامه نظارت , که مطابق با جدیدترین روشها است , کنترل دقیق را روی محیط اجرائی برنامه فراهم می کند.

پرتال مایکروسافت آفیس SharePoint Server 2007 یک محیط گسترش غنی را برای گردآوری برنامه های کاربردی مرکب از سرویس ها بوسیله سیستم های تجاری , فراهم کرده است.

سیستم اطلاعات مدیریت پروژه چیست؟

سیستم‌های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) مشتق از سیستم اطلاعات مدیریت (MIS) است که آن نیز به نوبه خود زیر‌مجموعه‌ای از سیستم‌های اطلاعاتی (IS) می‌باشد.
پروژه‌ها به دلیل ماهیت متنوع و غیرتکراریشان، ساختاری متفاوت از کارهای روزمره جاری سازمان‌ها دارند. با توجه به همین موضوع، مدیریت پروژه‌ها همواره مشکل‌تر از امور اداری و عادی سازمان است و نیازمند توجه بیشتر به ابعاد مختلف و متغیر کار است.
مدیریت برای انجام اصلی‌ترین وظیفه خود یعنی تصمیم‌گیری در چنین ساختاری، نیازمند اطلاعاتی دقیق، سریع، بروز و کارآمد است تا بتواند تصمیمات خود را بر اساس پشتوانه‌ای معتبر اتخاذ نماید.
وظیفه سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه (PMIS)، گردآوری، پردازش و پالایش داده‌های خام پروژه و ایجاد اطلاعات پایه‌ای و تحلیل شده مورد نیاز مدیریت در تمام سطوح است. از این اطلاعات با گذشت زمان و گذشت چند پروژه، دانش‌سازمانی ایجاد می‌شود.
در کنار این وظایف، تسهیل امور و کارهای پروژه نیز از وظایف این گونه سیستم‌ها به‌شمار می‌رود.
سیستم اطلاعاتی مدیریت پروژه درسا (Dorsa PMIS) نرم افزاری است ایرانی که بر مبنای استاندارد PMBOK2004 برای استفاده در انواع پروژه‌های سازمان طراحی و ساخته شده است.

دفاتر مديريت پروژه

امروزه در اغلب سازمانهاي كوچك و بزرگ مبتني بر پروژه، مديران ارشد بخصوص مديران پروژه ها در زمينه تخصيص منابع با چالشهاي فراواني مواجه هستند. بنابراين، به منظور كاهش هزينه و زمان اجرا و همچنين افزايش كيفيت در پروژه بايستي رويكرد از مديريت سنتي به مديريت علمي تغيير يابد تا پاسخگوي بهينه سازي كارايي و عملكرد يك پروژه در دوره عمر آن باشد. براي رسيدن به اين مهم تشكيلات سازمان‌يافته‌اي براي مديريت و برنامه‌ريزي پروژه‌ها موردنياز خواهد بود. دفتر مديريت پروژه بر خلاف سازمانهاي مبتني بر پروژه داراي نگرش سازمان محور است. در اين مقاله ضمن توضيح مدل هاي سازماني دفتر مديريت پروژه به وظايف اصلي و مزاياي جانبي آن پرداخته مي شود و در انتها فازهاي تاسيس يك دفتر مديريت پروژه مورد بحث قرار مي گيرد.
امروزه بحث مديريت پروژه از چالشهاي عمده بسياري از سازمانهاست لذا نياز به ايجاد دفاتري كه به اين مهم توجه ويژه داشته باشند بيش از پيش احساس مي شود. بنابراين، تاسيس و توسعه دفاتر مديريت پروژه را بايستي به عنوان يك ضرورت در نظر گرفت. نقشهاي دفاتر مديريت پروژه متنوع و گوناگونند اما عموما" شامل آماده سازي استاندارد ها و متدولوژي هاي مديريت پروژه هستند. اغلب اين نقشها به جنبه هاي مديريت منابع انساني و مسئوليتهاي اجرايي پروژه گسترش داده شده‌اند.
در يك تعريف كلي مي توان گفت دفتر مديريت پروژه در جهت تكميل فعاليتها و تجربيات مديريت پروژه در يك سازمان طراحي شده كه مي توانند براي ايجاد شايستگيهاي سازماني در تحليل ،طراحي ،مديريت و بازنگري پروژه به كار گرفته شوند. به عبارت ديگر، دفتر مديريت پروژه مركز راهكارهاي مديريت پروژه در داخل سازمان هستند كه مطابق موارد ذيل بر پروژه نظارت مي كنند :
ايجاد يك منبع استاندارد براي مديريت پروژه؛
بهبود ارتباطات و شيوه به كار بردن منابع داخل سازمان؛
كمك به كاهش اثرات منفي پروژه هاي توسعه شكست خورده روي كارائي و بهره‌وري منابع.

دفتر مديريت پروژه

دفتر مديريت پروژه نهادي است كه در شركتهاي پروژه محور مورد استفاده قرار مي گيرد و وجود آن سبب رشد و تكامل فعاليتهاي مديريت پروژه در سطح يك سازمان مي شود. بسته به اندازه، ساختار، پيچيدگي و نوع سازمان ممكن است در يك زمان پروژه‌هاي متعددي در آن در حال اجرا باشند ، دفتر مديريت پروژه باعث تمركز سيستماتيك مديريت پروژه در سازمان شده و وضعيت كلي پروژه ها و برنامه هاي سازمان را با دقت بسيار بالايي كنترل مي كند.
دفتر مديريت پروژه خدماتي از قبيل مديريت، اجراي آموزش و مشاوره را به سطوح مختلف سازمان ارائه مي دهد،‌كه با استفاده از اين خدمات ريسك‌هاي احتمالي كاهش مي يابد، كيفيت اجرا بالا مي رود و همچنين مديريت و بازنگري پروژه به بهترين شكل ممكن امكان پذير است. دفتر مديريت پروژه نهادي است كه، مي‌تواند هم از نظر عمودي به تمام لايه‌هاي سازمان نفوذ پيدا كند و هم ازنظر افقي كليه كاركردها و فعاليتهاي سازمان را تحت پوشش خود قرار دهد. لذا به عنوان يكي از راههاي دستيابي به اهداف مي‌تواند نقش مهمي در رسيدن سازمان به اهداف استراتژيك ايفا كند. تعيين اندازه و اختيارات دفتر مديريت پروژه به مديريت ارشد سازمان بستگي دارد. بنابراين، كاربرد دفتر مديريت پروژه در يك شركت با توجه به انتظارات مديريت بسيار گسترده است.
با توجه به اهميت دفتر مديريت پروژه،‌ در ويرايش سال 2004 استاندارد مديريت پروژه به اين مقوله پرداخته شده و مورد بحث قرار گرفته است.

تاريخچه دفتر مديريت پروژه

در اوايل دهه‌80 ميلادي، براي نخستين بار مفهوم دفتر كنترل مركزي در ارتش آمريكا ارائه و اجرا گرديد. بدين‌ترتيب كه هر برنامه اصلي و مهم نظامي به يك اداره اجرايي پروژه تخصيص داده مي‌شد، كه مسئوليت كليه برنامه را برعهده داشت. اداره اجرايي پروژه مسئوليت پشتيباني كليه‌ مراحل برنامه از آغاز آن (شامل شناسايي نيازها و انعقاد قراردادها) و برنامه‌ريزي و زمان‌بندي و تخصيص منابع تا تكميل نهايي آن را برعهده داشت. در واقع اداره اجرايي پروژه نقش اصلي را در اجراي برنامه‌ها ايفا مي‌كرد.
اجرا و استقرار اداره اجرايي پروژه هم از نظر كاهش هزينه‌ها و هم از نظر افزايش كارايي، تأثير بسزايي داشت. مفهوم اداره اجرايي پروژه به‌تدريج به سازمانها و شركتهاي تجاري راه پيدا كرد و در اواسط دهه‌ 80 اولين نمونه‌هاي دفتر مديريت پروژه تأسيس شدند. اين روند ادامه پيدا كرد تا جايي كه تا سال 2000 ميلادي تقريباً 40 درصد سازمانها و شركتهاي آمريكايي با دفتر مديريت پروژه آشنا شده و شكلها و مدلهاي مختلفي از آن را اجرا كردند. تمامي اين سازمانهاي آمريكايي از اجراي دفتر مديريت پروژه و تأثيرات مثبت آن اظهار رضايت كرده‌اند. از آنجا كه آثار مثبت دفتر مديريت پروژه قابل انكار نيست و با توجه به اينكه مطابق آمار موجود 90 درصد شركتها و سازمانهاي در كلاس جهاني پروژه‌هاي خود را به‌موقع به پايان نمي‌برند (يكي از اساسي‌ترين دلايل شكست پروژه‌ها عدم اتمام به‌موقع پروژه است) انتظار مي‌رود كه حركت به سمت دفتر مديريت پروژه در آينده روند صعودي بالايي داشته باشد.

جايگاه دفتر مديريت پروژه در چارت سازماني

دفاتر مديريت پروژه مي توانند به صورت مستقل يا غير مستقل (قسمتي از يك گروه كاري) ايجاد گردند ولي عموما" جايگاه يك دفتر مديريت پروژه به صورت ساختاري غير مستقل در پروژه هاست. براي مثال در موسسات مالي كه تكيه زيادي به فناوري اطلاعات و توسعه آن دارند، دفاتر مديريت پروژه اغلب در بخشهاي فناوري اطلاعات قرار مي گيرند. اگر دفتر مديريت پروژه در نزديكي محل اجراي پروژه قرار گيرد بسيار سودمند خواهد بود اما اگر به واسطه اين نزديكي، تحت تاثير عوامل اجرايي پروژه قرار گيرد باعث تضعيف آن مي شود.طراحي نظامي براي ارائه مناسب گزارشها به تيم هاي راهبردي مي تواند براين نگراني غلبه كند.

ارتباط دفتر مديريت پروژه با چرخه عمر پروژه

دفاتر مديريت پروژه با بسياري از جنبه هاي پروژه درارتباط است به عبارت ديگر، به عنوان هسته مركزي دوره عمر پروژه محسوب مي شود. شكل شماره يك اين ارتباطات را نشان مي دهد.( شكل 1)

نقشهاي كليدي در دفتر مديريت پروژه

پنج نقش كليدي در دفتر مديريت پروژه وجود دارد ولي اين نقشها به ساختار سازماني اين دفاتر بستگي دارد.(شكل 2)

مدلهاي دفتر مديريت پروژه

دفتر مديريت پروژه داراي سه مدل است كه هر كدام از آنها با توجه به موقعيت و نوع پروژه مورد استفاده قرار مي گيرند، لازم به ذكر است كه اين مدل ها مكمل يكديگرند به طوري كه هر مدل تكميل كننده مدل قبلي است، اين مدل ها عبارتند از:
مدل انبار: يك آرشيو اطلاعاتي از استاندارد ها و راهكارهاي برتر مديريت پروژه؛
مدل هدايت انبار: يك مركز معتبر جهت تهيه پروژه هاي كارشناسي سازمان؛
مدل جامع و فراگير: يك مشاور داخلي كه سرپرستي پروژه ها را به عهده دارد و توانايي لازم در ارزيابي، تصويب و بازتاب ساختار پروژه ها را داراست.

تكامل تدريجي مدل دفتر مديريت پروژه

1- مدل انبار : در اين مدل دفتر مديريت پروژه به عنوان يك منبع اطلاعاتي در زمينه متدولوژي و استاندارد هاي مديريت پروژه فعاليت مي كنند به طوري كه استفاده از ابزار ها را براي طراحي ،مديريت و گزارش دهي پروژه ها آسانتر كرده و به عنوان اولين گام در جهت يكپارچه سازي يا به اشتراك گذاشتن فعاليتها و تجربيات مديريت استفاده مي شوند.لازم به ذكر است كه اين مدل اغلب در سازمانهايي استفاده مي شود كه اختيارات را تقسيم مي‌كنند يا مراكز دولتي ضعيفي هستند.

2- مدل هدايت انبار: در اين مدل فعاليتهاي مديريت پروژه و مسئوليتهاي آن بين واحدهاي وابسته سازمان به اشتراك گذاشته شده (تقسيم) و از دفتر به عنوان يك هماهنگ كننده ارتباطات استفاده مي شود ضمن اينكه عملكرد پروژه به طور مستمر گزارش مي شود و ممكن است نقش سبد پروژه را ايفا كند كه فقط ورودي سيستم هستند و اختيار بازنگري و تائيد پروژه ها را ندارند. همچنين سعي مي كند تا عملكرد سازمان را بالا برده و به مديران جديد و كم تجربه آموزش دهد. در اين مدل دفتر مديريت پروژه يك ساختار دائمي با پرسنل و مسئوليت ثابت در تمامي پروژه ها دارد.
3- مدل جامع و فراگير: اين مدل پايدارترين مدل سازماني دفتر مديريت پروژه است به طوري كه در برخي موارد همه مديران پروژه مثل كارمنداني هستند كه نيازهاي پروژه را بر طرف مي كنند. اين مدل قبل از اينكه پروژه را تقبل كند فرض مي كند كه دفتر مديريت پروژه با قوانين دولتي بدون توجه به اندازه ،سطح دسترسي ، وسعت ،تخصيص منابع و زمان ،بودجه ،ريسك و شدت فرضيات پروژه‌ها در ارتباط است.

پرسنل دفتر پروژه

تعداد پرسنل و مهارتهاي آنها به نقش دفتر در طراحي و اجراي پروژه ها بستگي دارد. براي مثال در مدل انبار ممكن است كارشناسان متدولوژي يا مسئول آرشيو پروژه كافي باشد ولي در مدل هاي پيچيده تر مديران پروژه و كاركنان اداري نيز اضافه مي شوند.
معمولا سايز دفتر پروژه بين 5 تا 20 نفر است اگرچه ممكن است در سازمانهاي خيلي بزرگ 12 نفر از مديران پروژه، به صورت مستقيم يا غيرمستقيم با اين دفاتر در ارتباط باشند.

مشخصات يك دفتر مديريت پروژه موفق

براي اينكه يك دفتر مديريت پروژه بتواند موفق عمل كند بايستي هميشه معيار هايي را مد نظر قرار دهد و سعي كند از يكسري خطوط قرمز عدول نكند. لذا در ذيل برخي از بايد ها و نبايد هاي يك دفتر مديريت پروژه موفق آورده شده است.

بايد ها :

* اقتدار و دوام مديريت پروژه در داخل سازمان حفظ شود.
* تعداد پروژه هاي موفق را افزايش دهد.
* ارزش مديريت اجرايي و مديران و كاركنان پروژه را نمايش دهد.
* نقش كنترل پروژه را در مقابل حامي پروژه به طور يكنواخت تنظيم كند.
* يك ديدگاه بي طرف و هدفمند بين اهداف آن در رابطه با مديريت اجرايي و بازرگاني ايجاد كند.

نبايد ها :

* نبايد مامور اجراي خط مشي ها درجهت اجراي پروژه ها بلكه بايد تسهيل كننده مديريت قابل قبول پروژه ها باشد تا موجبات انجام پروژه هاي موفقيت آميز را در سازمان فراهم سازد.
* نبايد نقش توسعه دهنده استراتژي را ايفا كند بلكه دفتر مديريت پروژه بايستي به ايفاي نقش ارتباط دهنده بين توسعه استراتژي و اجراي استراتژي در ميان اطلاعات پروژه ها بپردازد و مسئول فرايند مديريت سبد پروژه ها باشد .

جايگاه دفتر مديريت پروژه در سازمان

جايگاه اين دفتر در شكل شماره 3 نشان داده شده است. (شكل 3)

وظايف اصلي دفتر مديريت پروژه در سازمان

به طور كلي مي‌توان نقشهاي كليدي دفتر مديريت پروژه را در زمينه‌هاي زير خلاصه كرد:
* برنامه‌ريزي استراتژيك: در اين كاركرد برنامه‌هاي بلندمدت شركت طراحي مي‌شود. به دليل احاطه دفتر مديريت پروژه بر محيط داخلي و خارجي شركت و همچنين در اختيار داشتن متدولوژي‌هاي موردنياز، برنامه‌هاي توسعه شركت را مي‌توان طراحي و پيگيري كرد.
* مديريت پروژه‌ها: به كارگيري دانش، مهارتها، ابزارها و تكنيك‌هايي در فعاليتهاي پروژه‌اي و سازماني است، به گونه‌اي كه دستيابي به اهداف سازمان از طريق پروژه‌ها را امكان پذير سازد و در اين راستا از مجموعة استانداردهاي مديريت پروژه مي‌توان استفاده كرد و نهايتا عمليات موردنياز براي انجام مديريت بهينة پروژه شامل امكان‌سنجي و مراحل آغازين، زمان‌بندي، تخصيص منابع، تهيه برنامة كيفيت، تحليل ريسك، تداركات، بودجه‌بندي، ارائه گزارشها و مستندسازي انجام مي‌گيرد.
* شناسايي و اقدام براي آموزش در سطح سازمان: آموزش ارائه شده مي‌تواند به شكل داخلي و خارجي باشد؛ كه اين آموزشها بايستي در راستاي اهداف استراتژيك سازمان صورت پذيرد.
* ارزيابي عملكرد : اين ارزيابي مي‌تواند شامل بررسي عملكرد مديريت ، عملكرد تكنيك ها به كار گرفته شده و در نهايت عملكرد خود پروژه باشد. توجه به اين اصل مي تواند سبب بهينه‌سازي استفاده از منابع سازمان در پروژه‌ها شود.
* توسعة فرايندها :فرايندهاي مورد نياز براي استفاده موثر از تمامي منابع درگير در اجراي پروژه همچنين هماهنگي لازم بين كارفرما، مجري، تامين كننده و ... را تهيه مي كند، چراكه نياز به توسعه و ايجاد فرايندهاي جديد، يك نياز هميشگي و مداوم در سطح سازمان است.
* دفتر مديريت پروژه يا صرفاً عمل مشاوره و راهنمايي و يا دخل و تصرف و تغيير در امور به شكل مستقيم و يا تركيبي از اين دو را انجام مي دهد.
بدون ترديد تأسيس دفتر مديريت پروژه در سطح سازمان، صرف مقادير زيادي هزينه و زمان را دربرخواهد داشت. ثابت شده است كه با بهره‌برداري از دفتر مديريت پروژه و ايجاد مزايا و فرصتهاي مختلف، زمان و هزينه صرف شده جبران مي‌شود.

مزاياي اصلي دفتر مديريت پروژه

به طور كلي مزاياي استفاده از دفتر مديريت پروژه را مي‌توان به شكل زير خلاصه كرد:
* مديريت سبد پروژه: به مديريت مجموعه‌اي از پروژه‌ها و يا برنامه‌ها و كارهاي مرتبط ديگر، که براي تسهيل مديريت كارآمد در جهت نيل به اهداف استراتژيك در يك گروه قرار مي‌گيرند، گفته مي شود
* حكمراني : اين ويژگي در حالي كه پروژه‌هاي جاري را نيز درنظر دارد، به فرصتهايي توجه دارد كه به ايجاد پروژه‌هاي جديد منجر مي‌شود. اين قابليت و توانايي موجب مي‌شود كه شركت در اخذ پروژه از رقبا، مشاركت و موفقيت بيشتري داشته باشد.
* مديريت زمان.
* ايجاد ارتباطات و تعامل بهتر كاركنان با هم و با مشتريان.
* بهبود در تخصيص منابع.
* افزايش دانش فني سازمان و استفاده مطلوب از دانش فني موجود.

قدمهاي تأسيس دفتر مديريت پروژه در يك سازمان

* فاز اول: فرهنگ سازي در سازمان براي تاسيس دفتر مديريت پروژه
* فاز دوم: تعيين اهداف و ماموريتها و محدوده دفتر مديريت پروژه در راستاي برنامه استراتژيك سازمان
* فاز سوم: تعيين نيازمنديها براي تاسيس دفتر مديريت پروژه
* فاز چهارم: ارزيابي نياز منديهاي تعيين شده و پياده‌سازي آن
* فاز پنجم: ارزيابي و بهبود مستمر دفتر مديريت پروژه

1- فاز اول: فرهنگ سازي در سازمان جهت تاسيس دفتر مديريت پروژه: در اين فازمي بايست، نيازها، ضعف‌ و مشكلات اساسي سازمان در زمينه مديريت پروژه شناسايي و تجزيه تحليل شود. يكي از عواملي كه در اين بخش مورد بررسي قرار مي‌گيرد محيط پيرامون سازمان است كه منابع (كارمندان، مهارتها، سرمايه‌گذاري، ابزار پروژه و ...)، آمادگي سازماني (فرهنگ سازماني، حمايتهاي سازماني و...) و مدل اداره كردن، مورد بررسي قرار مي‌گيرند.
2- فاز دوم: تعيين آرمان، ماموريتها و محدوده دفتر مديريت پروژه در راستاي برنامه استراتژيك سازمان: با تعيين ماموريت تا حدزيادي اندازه و محدوده دفتر مديريت پروژه معلوم خواهدشد. زيرا با استفاده از ماموريت و انتظارات مديريت، عمق نفوذ و اختيارات دفتر مديريت پروژه مشخص مي‌شود. لذا مي بايست در تعريف ماموريت دقت زيادي يه عمل آورد. به دليل اينكه ماموريت و آرمان ازنظر مفهومي نيز تا اندازه زيادي به هم شبيه هستند، براي تعيين آرمان نيز مي توان تا حد زيادي شبيه به ماموريت عمل كرد اما در تعيين ماموريت بايد جاه‌طلب و خوش‌بين بود ولي در تعيين و تعريف آرمان بايد عملي‌تر و واقع‌بينانه‌تر عمل كرد.
3- فاز سوم: تعيين نيازمنديها براي تاسيس دفتر مديريت پروژه: در اين فاز به تعريف ساختار سازماني و اندازه و تعداد كارمندان موردنياز آن پرداخته مي‌شود و همچنين چارچوب متدولوژي مديريت پروژه متناسب با سازمان تعيين مي شود. در تعريف و تعيين فرايندهاي دفتر مديريت پروژه به‌مواردي از قبيل فرايند مديريت قلمرو، مديريت كيفيت و ... توجه شده و با تعيين و تعريف معيارهاي بازنگري فرايندها و عملكرد، نسبت به پاسخ به نيازها و احتياجات آموزشي اقدام مي شود.
4- فاز چهارم: ارزيابي نياز منديهاي تعيين شده و پياده‌سازي آن: پس از تعيين نيازمنديها، آنها را مورد ارزيابي قرار داده تا در مراحل اوليه تاسيس دفتر مديريت پروژه از بروز مشكلات و موانع جلوگيري شود. اين فاز در برخي از موارد با فاز 3 ادغام شده و به صورت يكپارچه انجام مي پذيرد. نهايتا با راه اندازي و تاسيس دفتر مديريت پروژه سازمان در جهت بهبود هاي ذكر شده حركت خواهد كرد.
5- فاز پنجم: ارزيابي و بهبود مستمر دفتر مديريت پروژه: پس از گذشت يك مدت از شروع كار دفتر مديريت پروژه مي‌توان با معيارهاي موردنظر به اعتبارسنجي كارهاي انجام شده و انجام نشده پرداخت. همچنين مي‌توان از اين قسمت و با توجه به نقاط ضعف و قوت دفتر مديريت پروژه، چه از نظر طراحي و چه از نظر عملكردي با توجه به معيارهاي موردنظر سازمان، به ارائه توصيه‌ها، پيشنهادها، و استراتژي‌هاي بهبود و پيشرفت پرداخت. توسعه استراتژي پيشرفت و بهبود با ارزيابي عملكرد دفتر مديريت پروژه از گذشته تاكنون امكان‌پذير است.

نتيجتا دانش مديريت پروژه از تمامي ابعاد آن نياز فوري و حياتي كشور ماست. با نگاهي گذرا به تعداد و حجم سرمايه گذاري در طرحهاي جاري كشور و پروژه هايي كه مي بايست طبق برنامه در دهه فعلي در بخشهاي زيربنايي اجرا شوند، به اولويت و اهميت اين موضوع استراتژيك در ايران پي مي بريم. با اين حال، پرداختن به دانش و مهارت مديريت علمي پروژه ها در كشور به هيچ عنوان متناسب با اين هدف استراتژيك نيست. شكست، تاخيرات زياد و ناتمام ماندن پروژه هاي زيربنايي از مهمترين ثمرات نهادينه نشدن اصول مديريت علمي پروژه در طرحهاي كشور است. امروزه در دنيا اجرا، اداره و بهره برداري از پروژه ها جز با فراگيري و به كار بستن تكنيك هاي مديريت پروژه امكان پذير نبوده و وضع موجود نشان مي دهد اتكا به شيوه مديريت سنتي براي انجام بهينه طرحها كفايت نمي كند.
طولاني شدن زمان اجراي پروژه ها، ضعف مشهود كيفي پروژه هاي اجرا شده، هزينه تمام شده بسيار بالاي پروژه ها نسبت به برآوردهاي اوليه و ... را مي توان به عنوان بخشي از زنجيره مشكلات مهم پروژه هاي كشور بر شمرد. در اين راستا و براي غلبه بر مشكلات مذكور ايجاد دفاتر مديريت پروژه براي رشد تحقيقات علمي و عملي در اين حوزه بسيار سودمند است. با توجه به اينكه دفاتر مديريت پروژه مركز راهكارهاي مديريت پروژه در داخل سازمان هستند لذا ايجاد و به كارگيري آنها از اهميت ويژه اي برخوردار است.
از مهمترين دلايل به كارگيري دفاتر مديريت پروژه عبارتند از‌:
1.واضح است كه يك مديريت پروژه ضعيف و ناهماهنگ، سطوح مهم و اصلي شكست پروژه‌ها را تشكيل مي‌دهد. دفتر مديريت پروژه با سازگاري و هماهنگي منابع و ابزار لازم و ضروري، موفقيت و كاميابي پروژه‌ها را افزايش مي‌دهد.
2. مهارتهاي مربوط به مديريت پروژه بايد قابل انتقال باشند. با استفاده از دفتر مديريت پروژه مهارتهاي بسيار پيچيده تبديل به نرم‌افزار شده و به راحتي قابل ارائه و انتقال مي‌شود. در عين حال چنانچه يك فرد يا يك دپارتمان مهارتهايي را ارائه دهد، آنها همانند يك منبع در كل شركت مورد استفاده قرار مي‌گيرند و بدين‌ترتيب ساير افراد و دپارتمان‌ها از اين مهارت استفاده مي‌كنند.
3. توسعه و بهبود هر سازماني نيازمند حمايت و پشتيباني متمركز است. اما داشتن يك ساختار پشتيباني و حمايت متمركز در جهت نشان دادن و تسهيل انتقال بهترين فعاليتها و تخصصها و مهارتها در درون سازمان بسيار مشكل است. با استفاده از دفتر مديريت پروژه، بستر لازم براي داشتن يك چنين ساختار پشتيباني شكل مي‌گيرد.