اگر مدارک مثبته به نحو صحیح طراحی شوند دقت و کارایی ثبت معاملات در سیستم اطلاعاتی حسابداری بهبود پیدا می کند. اصول و طراحی فرمها که برای مدارک دستی و رایانه ای مناسب است به شرح زیر است:
ملاحظات عمومی:
آیا اطلاعات درخواستی در فرم به میزان حداکثر مورد نیاز است؟
آیا وزن و نوع کاغذ مورد استفاده مناسب است؟
آیا خطوط دوتایی و حروف تیره و حاشیه ها برای بارز نشان دادن بخشهای مختلف فرم به درستی به کار برده شده اند؟
آیا اندازه فرم استاندارد است؟
آیا اندازه فرم برای صحافی، بایگانی یا پست کردن مناسب است؟
اگر قرار است فرم برای اشخاص خارج از سازمان ارسال شود آیا نشانی در جای مناسب درج شده است تا بتوان آن را از پنجره پاکت پستی خواند؟
آیا نسخه های فرم در رنگهای مناسب چاپ شده اند تا در توزیع نسخ مشکلی پیش نیاد؟
آیا دستورالعمل روشنی برای تکمیل فرم وجود دارد؟
بخش معرفی فرم:
آیا نام فرم در بالای آن با حروف چاپی تیره مشخص است؟بخش اصلی فرم:
آیا فرم دارای شماره سریال پاپی است؟
اگر قرار است فرم برای اشخاص برون سازمانی ارسال شود، آیا نام و نشانی شرکت از قبل بر روی فرم چاپ شده است؟
آیا اطلاعات به طور منطقی با یکدیگر مرتبط هستند؟
آیا فضای کافی برای ثبت ارقام وجود دارد؟
آیا ترتیب اقلام داده هماهنگ با ترتیبی است که این اقلام دریافت می شوند؟
آیا توضیحات استندارد از قبل چاپ شده اند تا کدها و کنترل ها بدون لزوم نوشتن ثبتهای کابر انجام شوند؟
بخشهای پایانی فرم:
آیا برای ثبت، تایید و تنظیم نهایی فرم فضایی درنظر گرفته شده است؟http://sadegh55.blogfa.com/
آیا برای امضا یا امضاهایی که نشان دهنده تصویب نهایی معامله است، در فرم فضایی درنظر گرفته شده است؟
آیا برای ثبت تاریخ تایید یا تصویب نهایی در فرم فضایی درنظر گرفته شده است؟
آیا برای مبلغ ریالی یا سایر ارقام در فرم فضایی درنظر گرفته شده است؟
آیا توزیع هر نسخه از فرم به روشنی نشان داده شده است؟
منبع:
