آئين نامه مربوط به روش هاي نگهداري دفاتر واسناد ومدارك مالي

آئين نامه مربوط به روش هاي نگهداري دفاتر واسناد ومدارك و نحوه ثبت وقايع مالي و چگونگي تنظيم صورتهاي مالي نهائي موضوع تبصره 2 ماده 95 اصلاحي مصوب 27/11/1380 قانون مالياتهاي مستقيم

كليات:

ماده 1) مقررات اين آئين نامه شامل مؤدياني است كه در موعد مقرر در قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 3/12/1366 و اصلاحيه هاي بعدي آن ترازنامه و حساب سود وزيان و يا حسب مورد حساب درآمد و هزينه و حساب سود وزيان خود را با رعايت مقررات مربوط تسليم مي نمايند .
تبصره – مؤدياني در انتخاب يكي از رويه هاي حسابداري بر اساس استانداردهاي پذيرفته شده مجازند و در سالهاي بعد بايد همان رويه را اعمال نمايند. در صورتي كه به جهات مشخصي تغيير رويه داده باشند مكلفند اثرات حاصل از تغيير رويه با بر صورتهاي مالي مشخص و طي يادداشتي جداگانه به امور مالياتي تسليم نمايند .

فصل اول

مشخصات دفاتر قانوني :

ماده 2) دفاتر مشمول اين آئين نامه عبارت است از كليه دفاتر روزنامه و كل اعم از مشترك يا جدا از يكديگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هرينه ) كه قبل از ثبت هرگونه عمليات حسابداري درآنها، دفاتر روزنامه و كل مطابق مقررات مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نماينده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالياتي ذيربط حسب مورد امضاء، پلمب و ثبت گرديده و به فارسي و با خودنويس يا خودكار تحرير شده باشد .
تبصره 1- اشتباه در شماره گذاري صفحات و همچنين اشتباهات ناشي از پلمب دفاتر در مراجع مذكور موجب بي اعتباري دفاتر نخواهد بود .
تبصره 2- از پلمب خارج شدن يكي از دفاتر روزنامه يا كل موجب بي اعتباري دفاتر نخواهد بود. مشروط بر آنكه ضمن اعلام مراتب به اداره امور مالياتي، اقدام به پلمب مجدد دفتر مذكور شود يا پس از بستن ذيل آخرين ثبت دفتر قبلي ادامه فعاليت در دفتر پلمب شده ديگر شده ديگر ثبت گردد .
تبصره 3- ادارات امور مالياتي موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمب شده واصله از اداره ثبت اسناد و همجنين فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضاء شده از ناحيه خود را به ادارات امور مالياتي مربوط ارسال نمايند .
ماده 3) مؤديان مشمول اين آئين نامه مكلفند براي هر سال مالي، فقط از دفاتر امضاء، پلمب وثبت شده ظرف يك سال قبل استفاده نمايند، مگر اينكه در اثناء سال بعلت تمام شدن دفاتر نياز به دفاتر جديد باشد كه در اينصورت مجاز هستند دفاتر جديد امضا، ، پلمب و ثبت نمايند و با رعايت مقررات ماده 16 اين آئين نامه ادامه عمليات مالي را در دفاتر جديد ثبت كنند. درج تعداد ومشخصات دفاتر ماخوذه براي استفاده در هر سال مالي، در اظهارنامه مالياتي مربوط به آن سال الزامي است .
ماده 4) دفتر روزنامه دفتري است كه اشخاص حقوقي يا حقيقي كليه معاملات وساير رويدادهاي مالي و محاسباتي خود را با رعايت اصول و موازين و استانداردهاي پذيرفته شده حسابداري و به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت نمايند .
تبصره – نگهداري دفتر روزنامه واحد براي ثبت كليه عمليات و يا دفاتر روزنامه متعدد براي هر بخش از عمليات مجاز است .
ماده 5) دفتر كل دفتري است كه عمليات ثبت شده در دفتر يا دفاتر روزنامه برحسب سرفصل يا كدگذاري حساب ها در صفحات مخصوص آن ثبت مي شود به ترتيبي كه تنظيم حساب سود وزيان و ترازنامه از آن امكان پذير باشد .
ماده 6) دفتر مشترك روزنامه وكل دفتري است كه داراي ستون هائي براي سرفصل حسابهاي متفاوت باشد، به طوري كه اشخاص حقوقي و حقيقي با ثبت و نگهداري دفتر مذكور برطبق اصول و ضوابط و استانداردهاي حسابداري، بتوانند نتايج عمليات خود را از آن استخراج و حساب سود وزيان و ترازنامه تهيه نمايند .
ماده 7) دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه) دفتري است كه حداقل داراي ستون هائي براي درج تاريخ، شرح معاملات، درآمد، هزينه و دارائي هاي قابل استهلاك باشد و معاملات مذكور به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت گردد به طوري كه در پايان سال تعيين جمع درآمد و هزينه شغلي مودي و تنظيم حساب سود زيان از آن امكان پذير باشد .

فصل دوم

ساير دفاتر، اسناد حسابداري و مدارك حساب :
ماده 8) دفتر معين دفتري است كه براي تفكيك و مجزي ساختن هر يك از حسابهاي دفتر كل برحسب مقتضيات و شرايط حساب ممكن است نگهداري شود. كارت هاي حساب اعم از آنكه بوسيله دست يا ماشين تهيه شده باشد در حكم دفاتر معين است .
ماده 9) سند حسابداري فرمي است كه در آن يك يا چند مورد از معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي به حساب هائي كه حسب مورد بدهكار يا بستانكار گرديده تجزيه مي شود و پس از امضاء مراجع ذيصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر ميباشد .
ماده 10) مدارك حساب عبارت از مستنداتي است كه بيانگر وقوع يك يا چند فعاليت يا رويداد مالي يا محاسباتي بوده و اسناد حسابداري و دفاتر بر مبناي آنها تنظيم و تحرير مي گردد .

فصل سوم

نحوه تحرير و نگهداري دفاتر قانوني :
ماده 11) مؤدياني كه دفتر روزنامه و كل نگهداري مي نمايند بايد كليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي و مؤديان مجاز به نگهداري دفاتر مشاغل (دفتر درآمد وهزينه) بايد هرگونه درآمد و هزينه و خريد و فروش دارائي هاي قابل استهلاك خود را طبق مقررات اين آئين نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت كنند ولو آنكه براي نگهداري حساب ها از ماشين هاي الكترونيكي و كارت هاي حساب استفاده شود .
تبصره – در خصوص اشخاص حقوقي و صاحبان مشاغل موضوع بند الف ماده 95 قانون مالياتهاي مستقيم، اشتباهات حسابداري در صورت ارائه مستندات مربوط چنانچه بر پايه استانداردهاي حسابداري در دفاتر همان سال اصلاح شود به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد كرد .
ماده 12) مؤديان مجاز به نگهداري دفتر مشاغل مي توانند تمام يا قسمتي از درآمد و هزينه هاي مشابه روزانه را تحت يك شماره رديف در دفتر ثبت نمايند. مشروط بر اينكه در ستون شرح دفتر، نوع و تعداد آنها را قيد و اگر متكي به اسناد و مدارك باشد مشخصات آن را نيز در ستون مزبور درج نمايند. اقلام درآمد و هزينه و خريد وفروش دارائي هاي قابل استهلاك كه در حدود متعارف متكي به اسناد و مدارك است، مي بايست پس از ثبت در دفتر مشاغل، اسناد ومدارك مربوط به ترتيب شماره رديف دفتر و به نحوي كه براي رسيدگي ماموران تشخيص ماليات قابل استفاده باشد نگهداري گردد .
ماده 13) در مواردي كه دفاتر روزنامه و كل نگهداري مي شود، كليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي مربوط و در موارد نگهداري دفاتر مشاغل، درآمد ها و هزينه هاي و خريد و فروش دارائي هاي قابل استهلاك بايد در همان روز انجام، حسب مورد در دفاتر روزنامه يا مشاغل ثبت گردد .
تبصره 1- تاريخ مذكور در مدارك يا فاكتور فروش يا خريد و غيره ملاك قطعي تاخير تحرير شناخته نمي شود و هرگاه انجام و ختم اين گونه اعمال با توجه به روش و طرز كار موسسه تابع تشريفات و طي مراحلي باشد تا موضوع آماده براي ثبت در دفتر مربوط شود، فاصله بين تاريخ فاكتور يا مدارك و روز آماده شدن آن براي ثبت در دفتر تاخير ثبت تلقي نخواهد شد .
تبصره 2- تاخير در تحرير عمليات در صورتي كه به منظور سوء استفاده نباشد تا 15 روز به تشخيص اداره امور مالياتي و بيش از آن به تشخيص هيات 3 نفري موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 3/12/66 و اصلاحيه هاي بعدي به قانوني بودن دفاتر خللي وارد نخواهد كرد .
تبصره 3- در مواردي كه دفاتر موضوع اين آئين نامه توسط مقامات قضائي يا ساير مراجع قانوني و يا به عللي خارج از اختيار مودي از دسترس مودي خارج شود و صاحب دفتر از تاريخ وقوع اين امر حداكثر ظرف سي روز دفاتر جديد امضاء، پلمب و عمليات آن مدت را در دفاتر جديد ثبت كند، تاخير ثبت عمليات در اين مدت به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد كرد .
تبصره 4- تاخير ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقي جديد التاسيس از تاريخ ثبت شخص حقوقي و در مورد ساير اشخاص از تاريخ شروع فعاليت تا سي روز مجاز خواهد بود .
ماده 14) كليه عمليات ثبت شده در دفاتر روزنامه هر ماه بايد حداكثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر كل نقل شود .
ماده 15) اشخاص ملزم به نگهداري دفاتر روزنامه و كل كه داراي شعبه هستند مكلفند با توجه به روش هاي حسابداري خلاشه عمليات شعبه يا شعب خود را در صورتي كه داراي دفاتر پلمب شده باشند، حداكثر تا 4 ماه پس از سال مالياتي و در غير اينصورت كليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي شعبه يا شعب خود را ظرف مهلت سي روز از تاريخ وقوع در دفتر روزنامه مركز ثبت كنند .
ماده 16) امضاء و پلمب دفاتر ضمن سال مالي مشروط بر اينكه تا تاريخ امضاء و پلمب هيچگونه عمل مالي و پولي صورت نگرفته باشد و همچنين تاخير امضاء پلمب تاحد مجاز مقرر در تبصره هاي 3 و4 ماده 13 اين آئين نامه در مورد دفتر روزنامه يا حسب مورد دفتر مشاغل و ماده 14 اين آئين نامه در مورد دفتر كل، به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد كرد .
ماده 17) مؤدياني كه از سيستم هاي الكترونيكي استفاده مي نمايند، موظفند خلاصه عمليات داده شده به ماشين هاي الكترونيكي طي هر ماه را تحت سر فصل هاي دفتر كل حداكثر تا پايان ماه بعد در دفاتر روزنامه يا مشاغل حسب مورد ثبت نمايند .
علاوه بر اين بمنظور تسهيل رسيدگي بايد دستورالعمل هاي نحوه كار با نرم افزارهاي مالي مورد استفاده را در اختيار ماموران رسيدگي قرار دهند. ضمناً مؤديان مذكور مكلفند هر سه ماه يكبار خلاصه عمليات داده شده به ماشين هاي الكترونيكي را حداكثر 10 روز پس از پايان سه ماه به اداره امور مالياتي مربوطه تسليم نمايند .

فصل چهارم

چگونگي تنظيم صورت هاي مالي نهايي
ماده 18) اشخاص حقوقي و مشمولين بند (الف) ماده 96 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 27/11/1380 مكلفند صورتهاي مالي نهايي خود را با رعايت استاندارد حسابداري شماره يك كه از طرف مراجع ذيربط اعلام گرديده و از تاريخ 1/1/1380 لازم الاجرا مي باشد، تهيه و تنظيم نمايند .

تبصره – اشخاص ياد شده مكلفند صورتهاي مالي نهايي خود را براساس آخرين استاندارد حسابداري كه از طرف مراجع ذيربط اعلام مي شود، تهيه و تنظيم نمايند :
ماده 19) مشمولين بند (ب) ماده 96 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 27/11/1380 مكلفند حساب درآمد و هزينه سال مالي خود كه حداقل نشان دهنده فروش كالا، درآمد حاصل از خدمات در ستون درآمد و خريد كالا، هزينه استهلاك دارائيها و جمع ساير هزينه ها در ستون هزينه باشد را با درج نتيجه عمليات (سوديا زيان) تهيه و تنظيم نمايند .
تبصره – مؤديان ياد شده مي توانند موجودي كالاي فروش نرفته در پايان سال مالي را جزء اقلام هزينه سال خريد منظور نمايند .

فصل پنجم

موارد رد دفاتر :
ماده 20) تخلف از تكاليف مقرر در اين آئين نامه در موارد زير موجب رد دفاتر ميباشد :

1- در صورتي كه دفاتر ارائه شده از پلمب خارج شده و يا فاقد يك يا چند برگ باشد.
2- عدم ثبت يك يا چند فعاليت مالي در دفاتر به شرط احراز.
3- تراشيدن، پاك كردن و محو كردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده.
4- تاخير تحرير دفاتر روزنامه و مشاغل زايد بر حد مجاز مندرج در تبصره هاي 2 الي 4 ماده 13 و ماده 17 و تاخير تحرير دفتر كا زايد بر حد مجاز مندرج در ماده 14 اين آئين نامه.
5- عدم ثبت عمليات شعبه يا شعب در دفاتر مركزي طبق مقررات ماده 15 اين آئين نامه.
6- در اجراي مقررات تبصره 3 ماده 13 اين آئين نامه در مواردي كه دفاتر مزبور به ادعاي مؤدي از دسترس وي خارج شده باشد و غير اختياري بودن موضوع مورد تائيد اداره امور مالياتي ذيربط قرار نگيرد.
7- عدم ارائه دستور العمل هاي نحوه كار با نرم افزارهاي مالي مورد استفاده در مورد اشخاصي كه از سيستم هاي الكترونيكي استفاده مي نمايند.
8- عدم تطبيق مندرجات دفاتر قانوني يا دفتر مشاغل حسب مورد كه به شرح ماده 17 اين آئين نامه تهيه و تنظيم گرديده با اطلاعات موجود در سيستم هاي الكترونيكي، در مورد اشخاصي كه از سيستم هاي مذكور استفاده مي نمايند.
9- جاي سفيد گذاشتن بيش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل بمنظور سوء استفاده.
10-عدم ارائه يك يا چند جلد از دفاتر امضاء، پلمب و ثبت شده نانويس.
11-درصورتي كه ثابت شود اسناد ثبت شده در ماشين هاي الكترونيكي ظرف مهلت هاي مقرر در مواد 13، 14 و 17 آئين نامه (با در نظر گرفتن مقررات تبصره هاي ماده 13) قطعي نشده باشد.
(هرگونه اصلاحات مربوط به عمليات و رويدادهاي مالي مربوط به قبل از قطعيت به قبل از قطعيت اسناد بايد در همان سال از طريق ثبت هاي حسابداري اصلاح گردد)
12-تهيه و تنظيم صورتهاي مالي بدون رعايت مقررات ماده 18 اين آئين نامه براي اشخاص حقوقي مشمولين بند الف ماده 96 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 27/11/1380.
13-اشتباه حساب حاصل از ثبت عمليات موسسه در صورتي كه نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 اين آئين نامه اقدام نشده باشد.
14-در صورتيكه مؤديان مالياتي حسب مورد از اوراق مخصوص ماده 169 قانون مالياتهاي مستقيم استفاده ننمايد.
ماده 21) هيات سه نفري حسابرسان موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالياتهاي مستقيم، در صورتيكه با توجه به دلايل توجيهي مؤدي و نحوه تحرير دفاتر و رعايت استانداردهاي حسابداري و درجه اهميت ايرادات مطروحه از سوي اداره امور مالياتي و رعايت واقعيت امر، احراز نمايند كه ايرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللي وارد نمينمايد، ميتوانند نظر خود را مبني بر قبولي دفاتر و اسناد ومدارك اعلام نمايند .
اين آئين نامه در اجراي تبصره (2) ماده 95 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 27/11/1380 به پيشنهاد شماره 384/211 تاريخ 10/1/82 سازمان امور مالياتي كشور در پنج فصل و بيست ويك ماده و دوازده تبصره در تاريخ 10/1/82 به تصويب وزير امور اقتصادي و دارائي رسيد و مقررات آن از اول فروردين سال 82 لازم الاجرا بوده و نسبت به اشخاص حقوقي كه سال مالي آنها با سال شمسي منطبق نباشد، در مورد سال مالي كه از 1/1/82 به بعد آغاز ميگردد جاري بوده و نسبت به سال مالي قبل از آن مفاد آئين نامه قبلي مجري ميباشد

آئیـن نامه تحریـر دفـاتــر قانوني

آئیـن نامه تحریـر دفـاتــر موضوع تبصره 2 ماده 95 قانون مالیات های مستقیم مصوب 6/6/1384

بسمه تعالی

آئین نامه مربوط به روشهای نگهداری دفاتر و اسناد و ومدارک و نحوه ثبت وقایع مــالـی و چگونگی تنظیـم صورتهای مالی نهایـی موضوع تبصره 2 ماده 95 اصلاحی مصوب 6/6/84 قانون مالیاتهای مستقیم.
ماده1)
مقررات این آئین نامه شامل مودیانی است که در موعد مقرر در قانون مالیاتهـای مستقیم مصوب 3/12/66 و اصـلاحیـه های بعدی آن در ترازنامه و حساب سود و زیان و یا حسب مورد حساب درآمد و هزینه و حساب سود و زیان خود را با رعایت مقررات تسلیم می نمایند . تبصره- مودیان در انتخاب یکی از رویه های حسابداری برا اساس استاندارد های پذیرفته شده مجازند و در سالهای بعد همان رویه را اعمال نمایند. در صورتی که به جهـات مشخص تغییر رویه داده باشند مکلفند اثرات حاصل از تغییر رویه را بر صورتهـای مـالـی مشخص و طی یادداشتی جداگانه پیوست اظهار نامه به اداره امور مالیاتی تسلیم نمایند. فصل اول مشخصات دفاتر قانونی
ماده 2)
دفاتر قانونی مشمول این آئین نامه عبارت است از کلیه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک یا جدا از یکدیگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) که قبل از هر گونه عملیات حسابداری در آنها دفاتر روزنامه و کل مطابق مواد 11 و 12 قانون تجارت مصوب 1311 از طرف نماینده اداره ثبت اسناد و دفاتر مشاغل از طرف ادارات امور مالیاتی ذیربط حسب مورد امضاءو پلمپ و ثبت گردیده و به فارسی تحریر شده باشد. تبصره 1: اشتباه در شماره گذاری صفحـات و همچنین اشتبـاهات ناشی از پلمپ دفاتر در مراجع مذکور موجب بی اعتبـاری دفتــر نخواهد بود . تبصره 2: نوشتن دفاتر با وسایلی که به سهولت قابل محو است (مانند مواد گرافیت) ممنوع است. تبصره 3: ادارات امور مالیاتی موظفند فهرست دفاترثبت و پلمپ شده واصله از اداره ثبت اسناد و همچنین فهرست دفـاتـر مشــاغل ثبت و امضاء شده از ناحیه خود را به ادارات امور مالیاتی مربوط ارسال نمایند.
ماده 3)
مودیان مشمول این آئین نامه مکلفند برای هر سال مالی ؛ فقط از دفاتر امضاء پلمپ و ثبت شده ظرف یک سال قبل استـفاده نمایند. مگر اینکه در اثناء سال به علت تمام شدن دفاتر نیاز به دفاتر جدید باشد که در این صورت مجاز هستند دفاتر جدید امضــاء پلمپ و ثبت نمایند و با رعایت مقررات ماده 16 این آئین نامه ادامه عملیات مالی را دفاتر جدید ثبت کنند. درج تعداد و مشخصات دفاتر مأخوذه برای استفاده در هر سال مالی ،در اظهار نامه مالیاتی مربوط به آن سال الزانی است.
ماده 4)
دفتر روزنامه دفتری است که اشخاص حقوقی یا حقیقی کلیه معاملات و سـایر رویدادهای مـالـی و محاسبـاتی خود را با رعایت اصول و موازین و استاندارد های پذیرفته شده حسابداری و به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت نمایند . تبصره – نگهــداری دفــاتر روزنامه واحد برای ثبت کلیـه عملیات و یا دفاتر روزنامه متـعدد برای هر بخش از عملیات مجاز است.
ماده 5)
دفتر کل دفتری است که عملیات ثبت شده در دفتر یا دفاتر روزنامه بر حسب سر فصل یا کد گذاری حساب ها در صفخات مخصوص آن ثبت می شود بترتیبی که تنظیم حساب سود و زیان و ترازنامه از آن امکان پذیر باشد .
ماده 6)
دفتر مشترک روزنامه و دفتر کل دفتری است که دارای ستون هایی برای سرفصل حسابهای متفاوت باشد بطوری که اشخاص حقوقی و حقیقی با ثبت و نگهداری دفتر مذکور بر طبق اصول و ضوابط و استاندارد های حسابداری ،بتوانند نتایج عملیات خود را از آن استخراج و حساب سود و زیان و ترازنامه تهیه نمایند.
ماده 7)
دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه) دفتری است که حداقل دارای ستو نهایی برای درج تاریخ شرح معاملات ، درآمد ، هزینه و دارایی های قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور بترتیب تلریخ وقوع در آن ثبت گردد بطوری که در پایان سـال تعیین جمـــع درآمد و هزینه شغلی مودی و تنظیم حساب سود و زیان از آن امکان پذیر باشد. فصل دوم سایر دفاتر ، اسناد حسابداری و مدارک حساب
ماده
دفتر معین دفتری است که برای تفکیک و مجزی ساختن هر یک از حسابهای دفتـر کـل بر حسب مقتضیـات و شـــرایط حساب ممکن است نگهداری شود ، کارت های حسابداری در حکم دفاتر معین است .
ماده 9)
سند حسابداری فرمی است که در آن یک یا چند مورد از معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسبـاتی به حسابهـایی که مورد حسب بدهکار یا بستانکار گردیده تجزیه می شود و پس از امضاء مراجع ذیصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفـاتـر میـباشد .
ماده 10)
مدارک حساب عبارت است از مستنداتی است که بیانگر وقوع یک یا چند فعالیت یا رویداد مالی یا مالیاتی بوده و اسنـاد حسابداری ودفاتر بر مبنای آنها تنظیم و تحریر میگردد. فصل سوم نحوه تحریر و نگهداری دفاتر
ماده11)
مودیانی که دفتر روزنامه و کل نگهداری می نمایند باید کلیه معاملات و سایر رویدادهای مالی و محاسباتی و مودیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل (دفتر درآمد و هزینه ) باید هرگونه درآمد و هزینه و خرید وفروش دارئیهای قـابـل استهلاک خود را طبق مقررات این آئین نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه برای نگهداری حسابها از ماشین های الکترونیکی و کارتـهای حساب استفاده شود . تبصره – اشتباهات حسابداری در صورتیکه بعداً در اثناء عملیات سال مربوط مورد توجه واقع و بر پایه استانداردهای حسابداری در دفاتر همان سال اصلاح و مستندات آن ارائه شود ، به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد .
ماده 12)
مودیان مجاز به نگهداری دفاتر مشاغل می توانند تمام یا قسمتی از درآمد و هزینه های مشابه روزانه را تحت یک شماره ردیف در دفتر ثبت نمایند . مشروط بر اینکه در ستون شرح دفتر ، نوع و تعـداد آنها را قیـد و اگر متـکی به اسنـاد و مدارک باشـد مشخصات آن را نیز در ستون مذکور درج نمایند در صورتیکه اقلام درآمد و هزینه و خرید و فروش دارائیهای قابل استهلاک متکی به اسناد و مدارک باشد ، مودیان مذکور می بایست پس از ثبت موارد در دفتـر مشـاغل ، اسنـاد و مدارک مربوط را به ترتیب شماره ردیف دفتر و به نحوی که برای رسیدگی به ماموران مالیاتی قابل استفاده باشند نگاهداری نمایند .
ماده 13)
در مواردی که دفاتر روزنامه و کل نگهداری می شود کلیه معاملات و سایر رویدادهای مـالـی و محـاسبـاتی مربوط و در موارد نگهداری دفاتر مشاغل ، درآمد ها وهزینه و خرید و فروش دارائیهای قابل استهلاک باید در همان روز انجام ،حسب مورد در دفاتر روزنامه یا مشاغل ثبت گردد.
تبصره 1:
تاریخ مذکور در مدارک یا فاکتور فروش یا خرید و غیره ملاک قطعی تاخیر تحریر شناخته نمی شود و هـر گـاه انجـام و ختم اینگونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشریفات و طی مراحلی باشد تا موضوع آماده برای ثبت در دفتر مربوط شود ، فاصله بیت تاریخ فاکتور یا مدارک و روز آماده شدن آن برای ثبت در دفتر ، تاخیر ثبت تلقی نخواهد شد .
تبصره 2:
تاخیر در تحریر عملیات در صورتیکه به منظور سوء استفاده تباشد تا 15 روز به تشخیص اداره امور مالیاتی و بیش از آن به تشخیص هیئت سه نفری موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالیات های مستقیم مصوب 3/12/66 و اصلاحیه هایبعدی به قانونی بودن دفاتر خللی وارد نخواهد کر .
تبصره 3:
در موادری که دفاتر موضوع این آئین نامه توسط مقامات قضایی یا سایر مراجع قانونی از دسترس مودی خـارج شـود و صاحب دفتر از تاریخ وقوع این امر حداکثر ظرف سی روز دفاتر جدید امضـاء پلمپ و عملیـات آن مـدت را در دفـاتـر جدید ثبت می کند . تلخیر ثبت این عملیات در این مدت به اعتباری دفاتر خللی وارد نخواهد کرد . تبصره 4:
تاخیـر ثبت دفـاتـر در مورد اشخـاص حقوقی جدید التـاسیس از تاریخ ثبت شخص حقوقی و در مورد سـایـر اشخاص از تاریخ شروع فعالیت تا سی روز مجاز خواهد بود .
ماده 14)
کلیــه عملیــات ثبت شده در دفــاتـر روزنــامـه هرمــاه بـایــد حداکثــر تا پانزدهم مــاه بعد، به دفـتر کل نقل شود.
ماده 15)
موسساتی که دارای شعبه هستند مکلفند با توجه به روشهای حسابداری خود خلاصه عملیات شعبه یا شعب خود را در صورتی که دارای دفاتر پلمپ شده باشند ، لااقل سالی یک بار (تا قبل از بستن حسابها ) و در غیر این صورت ماه به ماه در مـرکــز موسسه ثبت کنند .
ماده 16)
امضاء و پلمپ دفاتر ضمن سال مالی مشروط بر اینکه تا تاریخ امضاء و پلم هیچ گونه عمل مالی و پولی صورت نگرفته باشد و همچنین تاخیر امضاء پلمپ تا حد مجاز مقرر در تبصـره های 3و4 ماده 13 این آئین نامه در مورد دفتـر روزنـامـه یا حسب مورد دفتر مشاعل ماده 14 این آئین نامه در مورد دفتر کل به اعتبار دفاتر خللی وارد نخواهد کرد .
ماده 17)
مودیانی که از سیستمهای الکترونیـکی استفاده می نمایند موظفنـد حداقل مـاهـی یک بار خـلاصه عملیـات داده شده به ماشینهای الکترونیکی را در دفتر روزنامه یا مشاغل حسب مورد ثبت و حداکثر ظرف مهلت تعیین شده در ماده 14 آئین نامه به دفتر کل منتقل نمایند . علاوه بر این به منظور تسهیل رسیدگی باید آئین نامه ها یا دستور العمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه کار با نرم – افزارهای مالی مورد استفاده را در اختیار ماموران رسیدگی قرار دهند مودیان مذکور مکلفند هر سه مـاه یکبـار خـلاصه عملیات داده شده را به ماشینهـای الکتـرونیـکی را تا حداکثر 10 روز پس از پایان 3 ماه به اداره امور مـالیـاتی مربوط تسلیم نمایند . فصل چهارم چگونگی تنظیم صورتهای مالی
ماده 18)
اشخاص حقوقی و مشمولین بند الف ماده 96 اصلاحی قانون مالیاتهای مستقیم مکلفند صورتهای مـالـی نهایی خود را با رعایت آخرین استانداردهای حسابداری اعلامی از طرف مراجع ذیصلاح تهیه و تنظیم نمایند . تبصره _ در موتردی که فرم اظهار نامه تدوین شده توسط سازمان امور مالیاتی کشور که در اختیـار مودیـان گذارده می شود حاوی فرم صورتهای مالی نیز باشد ، اشخاص موضوع این ماده با تنظیم و تصویب این فرمهــا به تسلیم صورتهای مالی جداگـانه که خود برای موسسه متبوع تهیه نموده اند نخواهد بود لیکن می توانند به منظور رفع ابهام احتمالی و یا ارائه اطلاعات بیشتر علاوه بر تنظیم و تسلیم اظهار نامه مذبور نسخه ای از صورتهای مالی و ضمائم مربوط را نیز همراه اظهار نامه به اداره امور مالیاتی ذیر بـط تسلیـم نمایند.
ماده 19)
از اشخاص مشمول بند ب ماده 96 قانون مالیاتهای مستقیم هر یک که در امور تولید و خرید و فروش کالا فعـالیت ندارند و فعالیت آنها به طور مشخص محدود به دریافت بهای خدمات و پرداخت هزینه هاست ، بایستی صورت خلاصه درآمد و هزینه ها را حتـی المقـدور با تفکیـک انواع آنهـا تهیـه و سایر اشخـاص موضوع آن بند مکلفنـد صورت حساب سود و زیان خود را(با ابزار موجودیها ، خرید، فروش و غیره ) برابر رویه های متداول در امر حسابداری تنظیم نمایند. تبصره – چنانچه فرم اظهار نامه تدوین شده توسط سازمان امور مالیاتی کشور که در اختیار مودیان گذارده می شود از حیث لــزوم ارائه اطلاعات مذکور در این ماده کفایت امر را بنماید مودیان مذبور ملزم به تهیه و تسلیم صورتهای جداگـانه نخواهند بود لیــکن می توانند به منظور رفع ابهام احتمـالی و یا ارائه ی اطـلاعات بیشتر علاوه بر اظهـار نامه نسخه ای از حساب درآمد و هزینـه و یـا حساب سود و زیان خود را نیز که به شرح فوق تنظیم نموده اند به انضمام سایر یادداشت ها و مدارک موجود همراه اظهـار نامه به اداره امور مالیاتی ذیر بط تسلیم نمایند . فصل پنجم موارد رد دفاتر
ماده 20)
تخلف از تکالیف مقرر در این آئین نامه در موارد زیر موجب رد دفاتر می باشد :
1-در صورتیکه دفاتر ارائه شده بنحوی از پلمپ خارج شده و یا فاقد یک یا چند برگ باشد.
2- عدم ثبت یک یا چند فعالیت مالی در دفاتر به شرط احراز.
3- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت در حاشیه .
4- ثبت تمام یا قسمتی از یک فعالیت (آرتیکل) بین سطور
5- تراشیدن و پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده
6- جای سفید گذاشتن بیش از حد معمول در صفحات و سفید ماندن تمام صفحه در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل به منظور سوء استفاده .
7- بستانکار شدن حسابهای نقدی و بانکی مگر اینکه حسابهای بانکی با صورتحساب بانک مطابقت نمـایند و یا بستانکـار شدن حسابهای بانکی یا نقدی ناشی از تقدم و تاخر ثبت حسابها باشد که در این صورت موجب رد دفتر نیست.
8- تاخیر تحریر دفتر روزنامه و مشاغل زاید بر حد مجاز مقرر در تبصره های 2و3و4 ، ماده 13 و تاخیر تحریر دفتر کل زاید بر حد مجاز مقر در ماده 14 و تاخیر تحریر زاید بر حد مقرر در ماده 17 این آئین نامه .
9- عدم ثبت عملیات شعبه و یا شعب در دفاتر مرکز طبق مقررات ماده 15 این آئین نامه .
10- اشتباه حساب حاصل در ثبت عملیات موسسه در صورتی که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11این آئین نامه اقدام نشده باشد.
11- در صورتی که مودیان مالیاتی حسب مورد از اوراق مخصوص موضوع ماده 169 قانون مالیـاتهای مستقیم استفـاده ننمایند .
12- عدم ارائه آئین نامه ها یا دستور العمل های کار ماشین و برنامه های آن و نحوه ی کار با نرم افزارهای مالی مورد استفاده و همچنین عـدم تسلیم خـلاصه عملیـات موضوع ماده 17 این آئین نـامـه در مهلتـی مقـرر در آن مـاده در مورد اشخـاصــی که از سیستمهای الکترونیکی استفاده می نمایند .
13- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفتر ثبت و پلمپ شده (ولونانویس)
14- استفاده از دفاتر ثبت و پلمپ شده سالهای قبل (با توجه به مقررات ماده 3 این آئین نامه )
15- عدم تطبیق مندرجات دفـاتـر با اطلاعات موجود در سیستمهـای الکتـرونیـکی در مورد اشخاصی که از سیستمهای مذکور استفاده می نمایند .
16- ثبت هزینه ها و درآمد ها و هر نوع اعمال و اقلام مالی غیر واقع در دفاتر به شرط احراز (توضیح آنکه ثبت هزینه هایی که وقوع آن محقق بوده اما به دلایل خاص قانونی قابل قبول از حیث مالیاتـی نیست و برگشت داده می شود به منزلـه ثبت هزینـه های غیر واقع تلقی نمی شود)
تبصره – در مورد بند 6 این ماده چنانچه سفید ماندن جهت ثبت تــراز افتتـاحی باشد موجب رد دفـاتـر نخواهد بود و همچنین سفید ماندن ذیل صفحات دفتردرآخرهر روزیاهر هفته یا هر ماه به شرطی که اسناددارای شماره ردیف بوده و قسمت سفید مانده با خط بسته شود به اعتبار دفتر خللی وارد نمی آورد .