تبيين الگوي مهندسي مجدد برنامه ريزي احتياجات کالا و مواد براي شرکت ملي مناطق نفتخيز جنوب
چکيده:
با توجه به اهميت بروز رساني امر تدارک و تأمين کالا و مواد و نقش حساس و زيربنايي سيستم هاي تدارکاتي در تحقق اهداف مختلف سازمانهاي توليدي و تبيين مهندسي مجدد اين پژوهش در شرکت هاي ملي مناطق نفتخيز جنوب بخش حفاري صورت گرفته است.
در اين مقاله با بررسي عملکرد واحد تدارکات شرکت، الگوي مهندسي مجدد بکارگيري فرآيند سيستم MRP در شرکتهاي مذکور مورد ارزيابي قرار مي گيرند تا از مشکلات پيش روي تا حدودي کاسته شود.
براي گردآوري داده ها از پرسشنامه اي با 35 گويه استفاده شد. از مسئولان نظام برنامه ريزي احتياجات مواد و کالاي نمونه آماري خواسته شد نظريات خود را دربارة هر يک از مؤلفه هاي مدل مهندسي ارائه نمايند تا براساس نتايج، پيشنهاد ويژه اين تحقيق به شرکت ملي مناطق نفتخيز جنوب براي استفاده از فرآيند برنامه ريزي احتياجات کالا و مواد در بخش حفاري نمود واقعي بگردد.
واژه هاي کليدي: مهندسي مجدد؛ مدل MRP؛ کارايي عملياتي تدارکات؛ کارايي مالي؛ هماهنگي دروني.
مقدمه
واحد تدارکات شرکت ملي نفتخيز جنوب مسئوليت کنترل موجود و سفارشات حدود 180،000 قلم کالا را سالانه براي پشتيباني عمليات توليد و بهره برداري شرکتهاي بهره بردار، مهندسي، ساختمان، عمليات حفاري، تعميرات چاهها و تعميرات ماشين آلات دوار و ساير تجهيزات شرکتها بر عهده دارد. هزينه هاي انبارداري و نگهداشت کالا، وجود منابع قابل توجه کالاي راکد و مازاد يکي از معضلات نهادينة اين سيستم است. روشهاي غيرعلمي و سنتي از مهمترين علل کارايي ضعيف واحد تدارکات شرکت بوده و علي رغم تلاش مداوم و پيگيري کارکنان واحد تدارکات حل اين مشکلات امکان پذير نبوده است.
در روشهاي سنتي تأکيد بر کنترل موجودي و رعايت قوانين و دستورالعمل هاست. پاية اين روشها،محيط با اطمينان بالا و مديريت سيستم هاي واکنشي است که از بسياري جهات با مشکلات و موانع جدّي، هزينه هاي بالاي نگهداري و کنترل موجودي و انعطاف پذيري در تحويل به موقع محصول به مشتريان روبرو است، در حالي که شرايط روز تأمين کالا سرعت در عمل و تصميم گيري بموقع و پرداختهاي حساب شده ، مؤثرو اطمينان بخش را مي طلبد.
براي مهندسي مجدد طراحي و تبيين الگوي استقرار نظام برنامه ريزي احتياجات کالا و مواد دو زمينة زير مورد بررسي قرار گرفته است:
الف) ميزان انطباق پذيري و سازگاري مدل MRP با فرآيند تأمين کالا و مواد در شرکت؛
ب) ارزيابي پيامدهاي بکارگيري مدل MRP بر عملکرد سازمان تدارکات شرکت.
در اين پژوهش با تأکيد بر لزوم حل معضلات مذکور الگوي کاربري برنامه ريزي احتياجات کالا و مواد در بخش حفاري اين شرکت مطرح مي شود که حدود 180 منابع مالي بخش تدارکات را در بر مي گيرد (Drucker, 2007; Richardson, 1990).
مباني نظري
سيستم برنامه ريزي مواد روش نويني است که از نظر مديريت و اداره کردن، موجب کاهش مقدار موجودي ها وارتقاي سرعت عمل و هزينه هاي مترتب مي شود زيرا تنها آن دسته از اقلام اصلي و يا فرعي را نگهداري مي کند که به آنها نياز است و تأخيرهاي پردازش سفارش را کاهش مي دهد . لذا اين مدل موجب پايان کارها در موعد مقرر، حفظ تعهدات زماني تحويل کالا و کاهش زمان ساخت محصولات مي شود.
شرکتهاي بسياري با بهره گيري از سيستم برنامه ريزي مواد مورد نياز در صدد هستند طي سه مرحله بخشي يا تمام محصولات خود را براساس توليد بموقع عرضه نمايند (Flapper, 1991).
کارخانه هايي که چند محصول مختلف را توليد و از برنامه ريزي مواد مورد نياز استفاده مي نمايند برنامه ريزي توليد را با درنظر گرفتن محدوديت ظرفيت و تلفيق برنامه ريزي مواد مورد نياز با کنترل فعاليتهاي توليدي کارگاهي به صورت سلسله مراتبي و ير پايه فناوري اطلاعات توسعه داده اند. از اين رو، سيستم اطلاعاتي براي محاسبات دقيق از ميزان موجودي و زمان ساخت محصول را بکار مي گيرند. علاوه براين، نيازمند داشتن يک برنامه جامع توليد براي مشخص کردن زمان تکميل مقادير مختلف محصولات نهايي است (Richardson, 2007; Lehman, 2007).
توليد بموقع، برنامه ريزي مواد مورد نياز و تکنولوژي توليد بهينه نيازمند روشهاي متنوع مديريتي است. سيتسم هاي برنامه ريزي مواد، نيازمند نظم و انضباط خاص، تعهد و جديت برنامه ريزان، سرپرستان، مديران و کارکنان خط توليد در اجراي آن است؛ پس از تنظيم اولويتها و برنامه هاي MRP، بايد همه به آن وفادار باشند و از آن تبعيت کنند، و اگر بين برنامه و کار واقعي اختلافي بروز نمايد بلافاصله اقدامات لازم بايد جهت اصلاح و تنظيم سيستم به عمل آيد. کليد اصلي ايجاد تعهد به برنامه در ميان کارکنان نيز هم در ساختار و هم در صداقت و درستي سيستم مذکور نهفته است؛ لذا سيستم همواره بايد به طور دقيق و قابل باور نگهداري شود (Richardson, 2007; Plener, 1986).
در حالي که بر پايه آينده نگاري، امکانپذيري تلفيق برنامه ريزي مواد مورد نياز و توليد بموقع وجود دارد، امکان ادغام اين دو ديدگاه در سطح عالي ديده مي شود به هر حال، لازم است دربارة اندازة دسته هاي سفارشي در برنامه ريزي تأمل بيشتري صرف شود، براي هر کدام راهکاري جهت تعيين اندازة دسته ها در فرايند تصميم گيري و برنامه ريري مواد مورد نياز ارائه شود (Flack, 1986; Drucker, 2007; Flepper et al, 1991).
در اين پژوهش براي تبيين الگوي مهندسي مجدد، معيارهاي MRPبا استفاده از مکانيزمهاي پيش بيني شده در چارچوب دو دسته متغيرهاي مستقل و وابسته مطابق جدول 1، مورد ارزيابي قرار مي گيرند.
1) سيستم هاي فرآيند برنامه ريزي؛
2) سيستم هاي پيش بيني کالا و مواد و احتياجات؛
3) قدرت پاسخگويي تأمين کنندگان کالا و مواد؛
4) ارتقاء سيستم تدارکات براساس MRP؛
5) ارتقاء کارايي مالي سيستم تدارکات؛
6) هماهنگي درون سيستمي.
مراحل مدل و معيارها متغير مستقل متغير وابسته
سيستم فرآيند برنامه ريزي • برنامه ريزي تلفيق ظرفيت؛
• برنامه ريزي سرانگشتي ظرفيت؛
• برنامه ريزي جامع توليد؛
• برنامه ريزي احتياجات کالا و مواد؛
• برنامه ريزي پيش بيني فروش؛ • سيستم MRP
سيستم هاي پيش بيني • پيش بيني احتياجات کالا و مواد؛
• پيش بيني مرحله اي کالا و مواد (درخت محصول)؛
• پيش بيني سفارش گذراي هفتگي؛
• پيش بيني سفارش گذاري ماهيانه؛
• پيش بيني دسترسي به موجودي کالا و مواد؛
• پيش بيني دريافت کالا در زمان مورد نياز؛ • سيستم تدارکات کالا و مواد رابطة بين فروشندگان و شرکت سيستم MRP؛
قدرت پاسخگويي تأمين کنندگان • تأمين مرحله اي کالا و مواد توسط فروشندگان براي تحويل؛
• برنامه ريزي براي تحويل بموقع ارتباط درازمدت؛
• برنامه ريزي فروشندگان مواد؛
• انعقاد قرار داد؛
• سيستم MRP؛ • تأمين بموقع کالا و مواد؛
• قيمت کمتر؛
• رضايت مشتري؛
• کيفيت مطلوب؛
• گردش اطلاعات دقيق و بموقع؛
افزايش کارايي عمليات سيستم تدارکات • دسترسي به اطلاعات کالا بهبود مي يابد؛
• ضايعات و دورافتادگي کالا کاهش مي يابد؛
• سيستم کنترل موجودي عملکرد بهتري خواهد داشت؛
• ميزان موجودي کالاي راکد، کاهش مي يابد؛ • کاهش موجودي؛
• رضايت مصرف کننده؛
• کاهش هزينة ضايعات؛
افزايش کارايي سيستم مالي تدارکات • مديريت بهتر نقدينگي؛
• کاهش ميزان بدهي به فروشندگان؛
• کاهش هزينه هاي ايمني؛
• کاهش قيمت تمام شده کالاي خريداري شده؛
• کاهش هزينة ضايعات؛
• کاهش هزينه هاي نگهداري؛
• کاهش گردشي و سازماني؛
• سيستم MRP؛ • پرداخت بموقع؛
• استفاده از منابع جهت پرداختهاي ضروري؛
• افزايش کارايي (استفاده مطلوف از دارايي هاي نقدي)؛
• افزايش توان رقابتي و تسريع در فروش کالا؛
• رضايت مشتري؛
• افزايش درآمد حاصل از فروش کالاي غيرضايعاتي؛
• افزايش توان استفاده از منابع کنترل بهتر استفادة مالي؛
هماهنگي درون سيستمي • ارتباطات طويل المدت؛
• افزايش ارتباط بين مصرف کنندگان و تدارکات؛
• افزايش ارتباط بين واحد تدارکات و مالي؛
• سرعت در گردش اطلاعات؛
• سيستم MRP. • شناخت بهتر طرفين قرارداد؛
• تسهيل و بهبود ارتباط فيمابين؛
• افزايش کارايي سيستمي.
Source: Jagdev et al., 2003; Lehman, 2007; Lewis, 2007
دسته بندي مراحل و معيارهاي مذکور براساس همگرايي با معيارهاي مورد نظر در سيستم MRP انجام گرفته است.
فرضيه هاي پژوهش
براي دستيابي به اهداف تحقيق و تدوين فرضيه ها از مدل تحليلي پژوهش شکل 1، استفاده شده است (Lawrence, 2007). براي شناخت عوامل تأثيرگذار بر مدل، فرايند کار و مؤلفه هاي آن از مدل فرايندي شکل 1، استفاده مي شود.
فرضيه اهمّ: استقرار سيستم MRP با فرآيند تأمين کالا و مواد در بخش حفاري مناطق نفتخيز جنوب سازگار است؛
فرضيه اول: امکان تحقق فرآيند برنامه ريزي عمليات براساس فرآيند MRP وجود دارد.
فرضيه دوم: استقرار فرآيند MRP برنامه ريزي از طريق پيش بيني را امکان پذير مي سازد.
فرضيه سوم: استقرار فرآيند MRPقدرت پاسخگويي تأمين کنندگان کالا و مواد را افزايش مي دهد.
فرضيه چهارم: با استقرار فرآيند MRP کارايي سيستم عمليات تدارکات ارتقاء مي يابد.
فرضيه پنجم: با استقرار فرآيند MRP کارايي سيستم مالي تدارکات افزايش مي يابد.
فرضيه ششم: هماهنگي درون سيستم بطور خودبخود ارتقاء مي يابد.
فرآيند و ويژگيهاي اوليه پژوهش
در اين پژوهش براي اجراي موفق فرايند MRP از الگوريتم شکل 2 استفاده مي شود.
جامعة آماري تحقيق قريب 500 نفر از کارکنان شرکت ملي مناطق نفتخيز جنوب بوده است. حجم نمونة به روش نمونه گيري از نوع طبقه بندي شده و تصادفي هفتاد و چهار نفر تعيين شد.
ابزار اصلي گردآوري داده ها، پرسشنامه اي با 35 سوال است. سؤالات در غالب فرضيه هاي شش گانه و پاسخهاي بسته است.
در اين پژوهش از روايي نهادي يا ظاهري و از ضريب آلفاي کرونباخ جهت اندازه گيري ميزان پايايي و همبستگي سؤالات استفاده شده است. مقدار کرونباخ با مقدار 94% در بخش هاي جزيي و کلي پرسشنامه و نشانگر همساني بالاي دروني سؤالات با نظرات بالاي پاسخ دهندگان است.
تحليل داده ها و آزمون فرضيه ها
براساس داده هاي مي توان دريافت پيش فرضهاي اوليه مهندسي مجدد براي بکارگيري فرآيند برنامه ريزي کالا و مواد در شرکت موجود بوده و به جز يک مؤلفه که امکان سفارش گذاري هفتگي است ساير مؤلفه ها ميانگين بالاي 3 دارند. از اين رو، مي توان اظهار داشت که امکان بکارگيري مدل MRP عملي و قابل اجرا است. با بررسي امکان سفارش گذاري ماهيانه ميانگين آن 6/3 مي باشد، لذا از اين جهت نيز مشکلي وجود نخواهد داشت، از طرفي براساس جدول شمارة 7، امکان وجود پيش شرطهاي مورد نياز و پيش بيني کالا مواد مورد تأييد قرار گرفته است، در نتيجه بکارگيري مدل برنامه ريزي احتياجات کالا و مواد در بخش حفاري مناطق نفتخيز جنوب امکان پذير است.
با تحليل داده ها مي توان دريافت در صورت استقرار برنامه ريزي کالا و مواد قدرت پاسخگويي تأمين کنندگان کالا و مواد قريب 56% بهبود مي يابد. مشکل مطرح در اين زمينه فرهنگ سازماني فعلي است که روشهاي نويس کمتر در آن نهادينه شده و ثانياً به ماهيت و نوع کالاهاي حفاري بر مي گردد که به علت ارزبري بالا و تکنولوژي خاص قدرت تغيير پذيري کمتري را براي تأمين کنندگان فراهم مي آورد.
ـ ميزان کارايي عمليات سيستم تدارکات در مجموع 83% است که اين مؤلفه مي تواند آثار بسيار بالايي مبتني بر روند تأمين کالا و اجراي عمليات حفاري داشته باشد.
ـ ميزان کارايي مالي سيستم تدارکات در مجموع 78% است که مشکلات اساسي معاملات بين فروشندگان و شرکت را بنحو مطلوبي کاهش مي دهد.
ـ هماهنگي درون سيستمي به ميزان 80% بهبود يافته است، اين بهبود موجب کاهش فشار رواني کارکنان براي هماهنگي هاي لازم مي شود و فرصت و وقت کافي براي انجام بهتر وظايف بوجود مي آورد.
رتبه بندي مؤلفه هاي شرايط براي مهندسي مجدد سيستم براساس ميزان اثربخشي آنها هنگام استقرار و بکارگيري سيستم برنامه ريزي احتياجات کالا و مواد در جدول 8 و 9 ارائه شده است.
نتيجه گيري
براساس يافته اين پژوهش مي توان اظهار داشت شرکت مناطق نفت خيز مي تواند با تهيه طرح جامع مهندسي مجدد براي بروز رساني پوياي ساختار و فرايندهاي دروني عمليات به صورت مرحله اي نسبت به اعمال و استقرار سيستم هاي مورد نظر مبادرت ورزد؛ از اين رو انتظار مي رود در صورت بکارگيري سيستم MRP به تواند اولاً در هزينه هاي خريد کالا بصورت گسترده صرفه جويي کند و بجاي اعزام مأمورين خريد بصورت روزانه به بازار محلي و ديگر مناطق و يا ارسال تقاضاها به شرکت پشتيباني ساخت و تهيه کالا در تهران با انعقاد قراردادهاي خريد از هزينه هاي جانبي پرهيز کند. شرکت مي تواند با داشتن برنامه مصرف ساليانه از سازندگان و يا فروشندگان درخواست کند کالاي مورد نياز را در زمان مصرف تحويل نمايند و از نقدينگي خود به نحو مطلوب استفاده کند و ديگر با حجم انبوه کالاي مازاد روبرو نشوند و مشکلات نقدينگي براي خريد کالاها و قطعات مورد نياز کاسته شود. نظير چنين قراردادهايي ساليان متمادي است که در شرکت ملي مناطق نفتخيز در مورد مواد شيميايي حفاري از قبيل باريت، بنتونيت، فروبار و مانند اينها با تأمين کنندگان منعقد مي شود. شرکت با اين گونه مواد کمترين مشکلات را داشته، لذا اين الگو مي تواند براي ساير واحدها و ديگر اقلام مورد بهره گيري واقع شود.
منبع: فصلنامه مديريت منابع انساني در صنعت نفت موسسه مطالعات بين المللي انرژي؛ شماره 4
