انواع دفاتــــر دفتـــر دادگاه
1- دفتر ثبت عرایض
2- دفتر اندیكاتور
3- دفتر ثبت لوایح
4- دفتر ثبت ارجاعی
5- دفتر ارسالی به دایره ابلاغ دادگستری
6- دفتر ارسال به شعبات و به حوزه قضائی
7- دفتر ارسال به واحد پست
8- دفتر ارسال به ادارات شهری
9- دفتر ارسالی به اجرای احكام
10- دفتر ارسالی به دادگاه تجدید نظر
11- دفتر ثبت فرجام خواهی
12- دفتر ثبت دادنامه
13- دفتر ثبت اوقات
14- دفتر ثبت آمار
15- دفتر زندانیان
16- دفتر اجرائیه
دفتر عرایض :
در این دفتر دادخواستها و شكوائیه ها، اعم از حقوقی و كیفری كه از طرف معاون ارجاع، و بعد از تمبر خوردن و شماره دار شدن رایانه ای به شعبه مربوطه ارجاع می شود، به رویت مدیر دفتر در آمده و ثبت می گردند . شماره ای كه در دفتر ثبت عرایض نوشته می شود شماره پرونده می باشد كه به آن اصطلاحاً كلاسه اختصاصی پرونده می گویند .
مهر مربوطه روی دادخواست یا شكوائیه زده می شود و شماره ای كه در دفتر ثبت عرایض نوشته شده در روی مهر مزبور نوشته می شود .
بعد از صدور حكم، نتیجه حكم صادره بطور كامل در دفتر ثبت عرایض مقابل شماره ثبت شده در قسمت ستون نتیجه اقدام و نوشته می شود که در صورت ارسال به مراجع دیگر آن هم ثبت می شود.
دفتر اندیكاتور :
این دفتر نماینده و كلید كلیه دفاتر موجود در شعبه دادگاه می باشد که نشانگر تمام نامه های وارده و صادره دادگاه است .
پرونده های وارده و صادره از شعبات دیگر در این دفتر ثبت می شود که با مراجعه به این دفتر
می توان فهمید استعلاماتی كه دادگاه از مرجع دیگری به عمل آورده واصل شده است یا نه ؟ یا اوراقی كه برای ابلاغ ارسال شده برگشته است یا نه ؟
نامه ای كه به شعبات دیگر ارسال می شود در دفتر با شماره كلاسمان ثبت شده ارسال می شود ولی
نامه ای كه به جایی یا ارگانی فرستاده می شود با شماره پرونده ارسال می شود و مصدق آن در پرونده قرار می گیرد .
مثال : اگر نامه ای از طریق شعبات دیگر یا از رئیس دادگستری یا ارگانی واصـل شـود در این دفتر ثبت می گردد که بعداً با همان شماره در پرونده مربوطه قرار می گیرد و یا ارسال پرونده ای به شعبات دیگر در این دفتر ثبت می شود، اما در مواقعی كه نامه ای به نیروی انتظامی و یا اداره ای ارسال
می شود با شماره پرونده صورت می گیرد و كپی آن در پرونده درج می شود .
مندرجات شكل ظاهری دفتر اندیكاتور :
1- شماره دفتر
2- ذكر شماره های قبل
3- تاریخ ثبت
4- صاحبان نامه ها
5- شرح نامه های رسیده
6- شماره نامه های رسیده
7- ارجاع به شماره
8- كلاسمان
9- عنوان نامه ها
10- شرح نامه های فرستاده شده
11- تاریخ خروج
دفتر ثبت لوایح :
تمام لوایحی كه اصحـاب دعـوا ، كارشنـاسان ، متـرجمان و سایر اشخاص نمایندگان وكلاء و … تقدیم می دارند بلافاصله باید در دفتر ثبت لوایح به ثبت رسیده و شماره ثبت آن به تقدیم كننده تسلیم شود در مورد ارائه لوایح باید هویت تقدیم كننده لوایح از طریق رئیس دادگاه یا دادرس و یا مدیر دفتر احراز شود و صحت لایحه تقدیمی و امضاء گواهی می شود و بدون دستور مدیر دفتر یا دادرس لایحه ای ثبت نمی شود ، در دفتر ثبت لوایح چنین ثبت می كنند بر فرض مثال لایحه ای در چهار برگ از طریق وكیل آقای فلانی به این دفتر تقدیم شده و با شماره و تاریخ 12/12/81 ـ 125 به ثبت رسیده است در مورد لایحه باید در روز تقدیم ثبت شود در مورد لایحه ای كه بعد از قطعی شدن حكم به شعبه دادگاه ارائه می شود و در مورد جرم قابل گذشت كه طرف گذشت نموده با دستور دادگاه بدوی به دفتر ارائه تا به اجرای احكام فرستاده شود در اجرای احكام دادرس با توجه به لوایح اجرای حكم را متوقف می كند .
تبادل لوایح : مرحله ای از اقدامات پرونده می باشد كه در صورت صدور حكم واعتراض یكی از طرفین دعوی رونوشت دادخواست و ضمائم ( تجدید نظر ) به تجدید نظر خوانده ارسال و به وی اخطار می شود كه ظرف موعد قانونی ( 10 روز ) نسبت به تبادل لوایح اقدام می نماید .
دفتر ثبت ارجاعی :
این دفتر در تمام شعبات عمومی دادگستری های سراسر كشور موجود می باشد . پرونده های نیابتی از دادگستری های مختلف كشور جهت انجام نیابت قضائی به دادگستری مربوطه ارسال و پس از ارجاع ریاست محترم دادگستری ( معاونت ) به شعبه مربوطه و پس از اقدامات لازم ( با انجام نیابت قضائی یا بدون انجام نیابت قضائی ) پرونده به معطی نیابت اعاده و نتیجه در دفتر ارجاعی منعكس می گردد .
نیابت قضائی در مواردی است كه رسیدگی به دلایلی از قبیل تحقیقات از مطلعین و گواهان یا معاینه محلی یا هر اقدام دیگری كه می بایست خارج از مقرّ دادگاه رسیدگی كننده به دعوی انجام گیرد .
دفتر ارسال و مراسلات :
نشان دهنده نامه هائی است كه دفتر دادگاه به مراجع ، ادارات و … ارسال می كند . در دفتر ارسال و مراسلات از فرد تحویل گیرنده نامه امضاء گرفته می شود كه رسید محسوب می گردد .
دفتر ثبت اوقات :
این دفتر در خود شعبه نگهداری می شود و توسط منشی دادگاه اوقات رسیدگی و اداری یا احتیاطی در آن ثبت می گردد .
در مقابل شماره پرونده، نام صاحب دعوا، روز و ساعت رسیدگی درج و پس از رسیدگی، نتیجه قید می شود . با مراجعه به این دفتر، روز ها و ساعت رسیدگی به پرونده ها مشخص می شود .
برای مثال : دادگاه با مراجعه به این دفتر می داند كه فلان روز وقت رسیدگی كدام پرونده ها است یا اصلاً در فلان روز پرونده ای نیست . ( برای مثال 7 تیر ماه سالروز شهادت دكتر بهشتی اكثر دادگاهها وقت رسیدگی تعیین نمی كنند ) در وقت رسیدگی باید به طرفین دعوا اخطاریه فرستاده شود .
به عبارتی وقت رسیدگی خاص طرفین پرونده است و طرفین دعوا یا وكلای آنها باید در وقت تعیین شده حضور داشته یا لایحه فرستاده باشند که در صورت عدم حضـور طرفین یا یكی از آنها و عدم ارسال لایحه از طرف آنها وقت رسیدگی فقط یكبار تجدید می شود .
اگر در وقت تجدید شده نیز طرفین حضور نداشته و لایحه ای هم تقدیم نکرده باشند و احضاریه ابلاغ واقعی نشده باشد ، قاضی رای غیابی صادر می كند .
وقت اداری :
این نوع وقت كه به آن وقت احتیاطی نیز می گویند، خاص دادگاه می باشد و هر وقت دادگاه بخواهد می تواند وقت آنرا تغییر دهد .
وقتی در پرونده ای احتیاج به استعلام از اداره یا سازمان دیگری باشد و قبل از موعد مقرر اداری جواب استعلام ارسال شده باشد، می توان قبل از سر رسید وقت احتیاطی یا اداری به آن پرونده رسیدگی كرد . به عبارتی در وقت اداری به طرفین اخطاریه فرستاده نمی شود و بعد رونوشت دادنامه به آنها ابلاغ می گردد .
در روزحداكثر 4 وقت رسیدگی و 2 وقت اداری تعیین می شود .
در دفتر ثبت اوقات ، كلاسمان پرونده ، ساعات دادرسی ، نام خواهان و خوانده و تاریخ رسیدگی و همچنین نتیجه دادرسی نیز باید ثبت شود .
دفتر ثبت دادنامه یا دفتر آمار :
ثبت این نوع دفتر به عهده منشی دادگاه می باشد . در این دفتر آراء صادره از دادگاه به ترتیب به ثبت می رسند . شماره های ترتیب این دفتر، شماره دادنامه را تشكیل می دهند .
ثبت دادنامه با ذكر تاریخ صدور رأی ، شماره پرونده ، نام اصحاب دعوا ، موضوع دعوا ، مفاد رأی به عمل می آید .
در مورد مفاد رای؛ اگر رای مشتمل بر چند بخش باشد چكیده هر یك از موارد ( كه خود به تنهایی یك رای محسوب می شود ) لازم است همه درج گردند و تنها به ذكر یك یا دو مورد از آنها اكتفا نشود به هر حال این خلاصه نویسی باید به گونه ای باشد كه اگر در آینده به هر علت به پرونده دسترسی نباشد با مراجعه به مندرجات دفتر ثبت دادنامه به موضوع و سرانجام آن پی برد .
دفتر ثبت تجدید نظر :
طبق دستور ماده 28 قانون تشكیل دادگاههای انقلاب و ماده 244 قانون آئین دادرسی كیفری دادخواست یا درخواست تجدید نظر به دفتر دادگاه صادركننده رای بدوی تسلیم می شود و آن مراجع باید بلافاصله آنرا به ثبت برساند .
ثبت تجدید نظرخواهی در دفتری كه به همین منظور فراهم می شود صورت می گیرد در این دفتر تجدید نظر خواهی با ذكر تاریخ به ترتیب ثبت می شود.
نام اصحاب دعوی و شماره دادنامه تجدید نظرخواسته ذكر می شود و سرانجام آن در دفتر نوشته
می شود، اعم از اینكه پس از تكمیل به مرجع تجدید نظر ارسال یا براثر عدم تكمیل یا خارج از مهلت بودن قرار رد آن صادر گردد . در صورت ارسال پرونده به مرجع تجدید نظر شماره ارسال در مقابل شماره ثبت تجدید نظر نگاشته می شود و پس از بازگشت پرونده از مرجع تجدید نظر این موضوع در دفتر منعكس می گردد .
دفتر ثبت فرجام خواهی :
طبق ماده 379 قانون آئین دادرسی مدنی ، فرجام خواهی با تقدیم دادخواست به دادگاه صادر كننده رای، به عمل می آید .
مدیر دفتر دادگاه مذكور باید دادخواست را در دفتر ثبت و رسیدی مشتمل بر نام فرجام خواه وطرف او و تاریخ تقدیم دادخواست با شماره ثبت به تقدیم كننده تسلیم و در روی كلیه برگهای دادخواست تاریخ تقدیم را قید نماید . تاریخ تقدیم دادخواست ابتدای فرجام خواهی محسوب می شود .
دفتر زندان :
ثبت این دفتر به عهده منشی دادگاه می باشد . در این دفتر ابتدا شماره ردیف نوشته می شود . بعد نام متهم و تاریخی كه در آن روز به زندان معرفی می شود .
نوع جرم ارتكابی، نوع قراری كه صادر شده و میزان قرار ثبت می گردد و در آخر رای صادر شده و تاریخ صدور رای در دفتر ثبت می گردد .
دفتر اجرائیه :
این دفتر مخصوص مدیر دفتر است كه در آن پرونده هایی كه حكم آنها قطعی شده و به اجرای احكام مدنی ارجاع شده است توسط خود مدیر دفتر ثبت می شود . همچنین پرونده هایی كه مربوط به اداره كار و امور اجتماعی می باشند و حكم محكومیت كار فرما داده شده است در دفتر ثبت اجرائیه ثبت می گردد .
