نحوه برقراري روابط تجاري

"جودیت بومن" کتابی در مورد آداب کار و تجارت به رشته تحریر درآورده است. او در مورد کلیه مطالبی که در حیطه تجارت مطرح می شود، از جمله انتخاب رنگ خودکار در هنگام نوشتن نامه به افراد مختلف (آبی برای مکاتبات اجتماعی، مشکی برای مکاتبات تجاری) و همچنین در مورد تجارت الکترونیکی، نحوه ملاقات با مقامات ارشد، برقراری روابط تجاری، و مساعدت و همکاری با غریبه ها سخن به میان آورده است.

او در کتاب خود با نام "قوانین نوین تجارت" (انتشارات کریر،2007) اینطور می نویسد که "امروزه این توانایی شبکه سازی است که خط مشی زندگی انسان ها را تبیین میکند." او معتقد است یکی از فاکتورهایی که سبب رساندن افراد به موفقیت میشود، توانایی برقراری ارتباط آنها با دیگران است. با این وجود درصد بسیار زیادی از افراد هستند که فاقد این توانایی بوده و زمانیکه یک چنین مسئله ای به میان می آید، دستپاچه می شوند؛ اما نکته جالب اینجاست که کسانی که در این راه تلاش میکنند، خیلی بیشتر از آن چیزی که تلاش کرده اند، موفقیت بدست می آورند. نویسنده در ادامه پافشاری میکند که: "توانایی شبکه سازی یک موهبت الهی محسوب میشود."
خوب حالا یک فرد پر مشغله یا خجالتی چگونه می تواند به این امر اهتمام ورزد؟ بومن راهکارهای زیر را به این قبیل افراد پیشنهاد می کند.
پیش از اینکه وارد جلسه و یا همایشی شوید، لیستی از کلیه مهمان هایی که قرار است در این گردهمایی حضور داشته باشند، تهیه کنید. ابتدا نام آنها و سپس کلیه اطلاعات دیگری که از آنها موجود است را مرور کنید. باید در مورد رقبای آنها نیز اطلاعات کافی بدست آورید و ببینید روند فعالیت شرکت ها و کارخانه های آنها چگونه است. با در اختیار داشتن این نوع اطلاعات به راحتی متوجه خواهید شد که باید از آنها چه سوال هایی را بپرسید. مطرح کردن سوالات مناسب شما را در جمع از سایرین متمایز می سازد.
همچنین بد نیست که تلفظ صحیح نام ها را هم یاد بگیرید، حتی اگر تعداد آنها به 200 نفر برسد. باید بتوانید آنها را به راحتی تلفظ کنید. سپس به دنبال نقاط مشترک میان خود و آنها باشید تا بتوانید گفتگو را از جایی شروع کنید. در نهایت هم باید یک جمله تحلیلی در مورد خود بیان کنید. جمله تحلیلی عبارت است از یک معرفی مختصر و مفید از خودتان که اگر حساب شده باشد به راحتی می تواند شما را وارد عرصه های تجاری کند.
در روز موعود باید مطمئن باشید که از هر نظر آماده هستید. "آمادگی کلید موفقیت است." کاملاً حرفه ای لباس بپوشید (معمولاً رنگ های تیره انتخاب کنید)، و پیش از ورود به مکان مورد نظر یک مرتبه دیگر ظاهر خود را چک کنید تا مشکلی پیش نیاید. قبل از ورود به جلسه حتماً چیزی میل کنید. کارت معرفی خود را در بالاترین قسمت سمت راست بدن خود الصاق کنید تا همه بتوانند به راحتی نام شما را بخوانند. حالا شما آماده ملاقات با افراد مهم شده اید. شاید این دشوارترین قسمت باشد؛ شک نکنید که درصد بسیاری از افراد درست در همین نقطه گیر می افتند و دچار لکنت زبان می شوند. برخی از افراد زمانی که وارد یک جمع می شوند، تمایل دارند تا نزد کسانی بروند که آنها را از قبل می شناسند و اگر چنین افرادی وجود نداشتند یکسره به میز بوفه می روند، اما هیچ دلیلی ندارد که پیش زمینه آشنایی قبلی با تک تک افراد مورد نظر را داشته باشید.
افراد به راحتی متوجه تمام حرکات شما می شوند، چه گوشه گیری کنید، چه در بحث های جمعی وارد شوید. باید اینقدر اعتماد به نفس داشته باشید که هم به کسی که تنها در گوشه ای نشسته نزدیک شوید و هم خودتان را وارد یک جمع 3 نفری کنید. سعی کنید در کنار شهرت، اعتماد به نفس خود را نیز تقویت کنید. همیشه خوب است که شما اولین نفری باشید که دست خود را برای دست دادن دراز می کند. اگر خودتان را آرام و راحت نشان دهید، حتی اگر از درون هم عصبانی باشید، با بر لب داشت یک لبخند به راحتی می توانید به دیگران نزديک شده و با آنها ارتباط برقرا کنید.
زمانیکه خودتان را معرفی کردید، از طرف مقابل سوال های بپرسید که پاسخش نامحدود باشد. مردم دوست دارند که در مورد خودشان صحبت کنند. اگر با دقت به حرف هایشان گوش دهید، آنها به راحتی شما را به خاطر می سپارند. البته همیشه باید این نکته را در ذهن داشته باشید که شما برای دوست یابی به این مکان وارد نشده اید، بلکه اینجا هستید تا روابط تجاری و بازرگانی خود را بهبود بخشید. البته شاید قدری خوشی هم در آن وجود دشته باشد، اما باید درصد قابل توجهی از تمرکز خود را بر روی روابط کاری معطوف کنید. هر چقدر افراد بیشتری را ملاقات کرده و با آنها آشنا شويد احتمال اینکه در آینده شغلی برای شما مفید باشند نیز افزایش پیدا می کند. با هر فردی که آشنا می شوید 5 تا 6 دقیقه و حداکثر 7 دقیقه وقت بدهید. به هر حال وقت شما در این گردهمایی محدود است و کارهای زیادی برای انجام دادن دارید. پس نتیجه می گیریم همانطور که شروع یک گفتگو مهم است، خاتمه دادن به آن نیز از اهمیت بالایی برخوردار می باشد. هیچ گاه اگر قصد برگشت مجدد برای ادامه گفتگو را ندارید، به طرف مقابل نگویید که من چند لحظه دیگر بر می گردم. اولین هدف شما ایجاد اعتماد است. می توانید از عباراتی مانند: "از مصاحبت شما خوشحال شدم، از وقتی که به من دادی، ممنونم، شخص دیگری هست که باید با او صحبت کنم، اگر فرصت نشد که امروز مجدداً همدیگر را ملاقات کنیم، در طول هفته با شما تماس خواهم گرفت." استفاده کنید. با این برخورد با وجود اینکه هیچ گونه تعهدی نسبت به طرف مقابل ندارید، اما در عین حال درهای ارتباط آینده را هم مسدود نکرده اید.
زمانیکه نوبت به رد و بدل کردن کارت های ویزیت می رسد، شما باید در نهایت رعایت ادب سوال کنید: "می تونم کارت شما را داشته باشم" و یا "می تونم کارتم را به شما بدهم." همیشه باید کارت خود را در یکی از جیب هایتان بگذارید تا به آن دسترسی آسان داشته باشید. یک جیب را به کارت های خودتان اختصاص دهید و جیب دیگر را به کارت هایی که از دیگران دریافت می کنید. فقط به خاطر داشته باشید که هیچ گاه از سران مملکت و یا مدیران اجرایی بالارتبه تقاضا نکنید که کارتشان را به شما بدهند.
در پایان نشست باید یادداشت برداری را شروع کنید. نوشتن مطالبی در مورد اشخاص آن هم در پشت کارتهای ویزیتشان می تواند کمک بسزایی به شما کند. با این کار میتوانید جزئیات مهم را به خاطر بسپارید، اما به یاد داشته باشید که این کار را هیچ گاه نباید در حضور خودشان انجام دهید. صبر کنید تا به منزل برسید و بعد بنشینید و هر چیزی که می خواهید بنویسید.
و اما از دیگر بخش های مهم در ایجاد ارتباط موفق تجاری، فرستادن پیغام تشکر است. باید برای کسانی که به نحوی از آنها اطلاعات مهمی بدست آورده اید، پیام تشکر بفرستید. با این کار درب های گفتگوی آتی همچنان باز نگه داشته می شوند. همچنین موقعیت ارتباط تجاری خود را نیز افزایش می دهید. یک دست نوشته کوتاه با نوشت افزار مناسب تاثیر دو چندانی را بر روی طرف مقابل می گذارد.
هر قدم در ایجاد یک ارتباط موفق کاری نیازمند ایجاد اعتماد و تداوم آن است. بنابراین به خاطر داشته باشید که همیشه سوال کنید: "برای ارتقای یک ارتباط باید سعی کنید که به حقوق خودتان دست پیدا کنید" به این معنا که هر نوع رابطه مانند یک خیابان دو طرفه است و هر چقدر که بدست آوردید باید همان مقدار هم ببخشید تا رابطه تان دائمی و پابرجا شود.