h.jabbari
5th April 2011, 11:22 AM
امروزه عبارت برنامه ریزی در مدیریت به طور وسیع کاربرد یافته است و منظور از آن: ارائه یک روش منظم و مشخص، جهت به انجام رساندن مسئولیتهای خاص مدیریت است که شامل یرنامه ریزی، هماهنگی و کنترل در سازمان ذیربط می گردد.
با توجه به محدودیتهای منابع و الزام به تخصیص بهینه آنها، برنامه ریزی و اعمال روشهای منظم بر اساس اهداف و با ایجاد قابلیتهای انعطاف پذیری در انجام عملیات، بهترین روش مدیریت در سازمان های موفق شناخته شده است. این امر مستلزم پیش بینی و اعمال موارد زیر است:
هدف گذاری
در اصطلاح عامیانه نکته بسیار ظریفی وجود دارد که:
« اگر ندانی به کجا می روی، نخواهی دانست کی به آنجا می رسی.»
این مفهوم نشان می دهد فعالیتهایی که بدون هدف انجام می شوند، به نتیجه آن نباید امیدوار بود.
تعریف هدف: به آن دسته از دانایی ها و آگاهی ها که روند فعالیت ها و نتیجه آن را برای فرد و سازمان در آینده مشخص می کند، هدف گفته می شود.
بنابراین هدفها ناظر به نتایجی هستند که رفتارها در مسیر آنها هدایت می شوند و معیارهای لازم برای شناخت آنان، خط مشی ها، برنامه ها و عملیاتی هستند که منتج به نتایج از پیش تععین شده می شوند و بر رفتار عملی فرد و یا سازمان تاثیر می گذارند. در این رابطه عبارات و اظهاراتی که بیان می کند هدف ها چه هستند؟ هدفهای لفظی و نتایجی که رفتارها در جهت آن به صورت عملی هدایت می شوند، هدفهای واقعی نامیده می شوند.
هدفها تحت تاثیر عوامل و نیروهای محیطی و با استفاده از تجربیات، تغییرپذیر هستند، چرا که اطلاعات حاصله از نحوه عملکردها و تجربه ها می توانند در ترفیع یا تنزل هدفها موثر واقع شوند.
هدفها علاوه بر اینکه سمت و سوی رفتارها را تعیین می کنند، انگیزه های رسیدن به آنها را نیز به وجود می آورند.
برای تحقق اهداف و نیز تسهیل و تضمین آنها، معیارها و ضوابط زیر پیشنهاد می شود:
قابلیت اندازه گیری:
نحوه ارزیابی و اندازه گیری اهداف باید روشن باشد و بر حسب عوامل چهارگانه: کمیت، کیفیت، زمان و هزینه تعیین گردد.مثلاً بیان هدف با جمله: « هدف ما افزایش تولید است» برای یک موسسه تولیدی عبارت درستی نیست.
این هدف باید پاسخگوی سئوالات زیر باشد: چه مقدار افزایش؟ با چه سطح کیفیتی؟ در چه زمانی؟ با چه هزینهای؟
قابل وصول باشد:
اهداف وقتی قابلیت دستیابی پیدا می کنند که واقع بینانه و دارای امکان تحقق عملی باشند. در این زمینه هدفهای تعیین شده باید از ویژگی هایی برخوردار باشند که نه زیاد سهل و ساده و نه زیاد خارج از توان دسترسی به نظر آیند.
قابل قبول باشد:
هدفها در یک روند زمانی و با عملکرد صحیح تحقق پیدا می کنند، بنابراین تمام اجزای موثر در اجرای اهداف، باید در تعیین هدف مشارکت کنند و آن را قبول داشته باشند.
هماهنگی اهداف:
هدفهای تعیین شده باید مکمل یکدیگر باشند و هماهنگ با هم، در اثربخشی فعالیتهای فردی و سازمانی موثر واقع شوند. تناقض و تضاد میان هدفها موجب دشواری در اجرای اهداف و پیچیده کردن روابط بین اجزا خواهد شد.
هزینه فرصت از دست رفته:
انتخاب هر هدفی بدین معناست که این هدف، مقدم بر سایر هدفهای دیگر است. مثلاً تاکید یک بنگاه تولیدی بر افزایش تولید، ممکن است با کاهش کیفیت کالا روبرو گردد.بنابراین در تعیین هدف باید به عواقب ناشی از هزینه فرصتهای از دست رفته توجه نمود.
مبالغه:
در تبیین و تعیین اهداف نباید مبالغه و زیاده خواهی کرد. تعیین هدف در موفقیت فرد و یا سازمان به تنهایی موثر نیست، بلکه عوامل مهم دیگری از جمله مدیریت، هدایت خط مشی ها، تواناییهای فردی و سازمانی، ساختار و … در موفقیت مجموعه، تاثیر گذارند.
تعیین هدف:
هدف ها به دو گونه تبیین می شوند:
اهداف اصلی: یه هدفهای بلند مدت، خطوط اصلی و گرایش های موسسه را در رابطه با مشتریان، صاحبان سهام و مسائل اقتصادی بیان می کنند.
اهداف فرعی: یا هدفهای کوتاه مدت جزئیات را در رابطه با اهداف اصلی، به صورت دقیق تعیین می کنند و خط مشی بنگاه و موسسه را برای تهیه برنامه های عملیاتی روشن می سازند.
در مورد تعیین اهداف از چهارمعیار اساسی استفاده می شود که این معیارها عمدتاً به خواست مشتریان، خواست سهامداران، وضعیت داخل بنگاه و معیارهای یادگیری،رشد و توسعه مربوط هستند.
مثلاً هدفهای مربوط به افزایش تولید، بالا بردن سطح کیفیت و… در چارچوب معیارهای خواست مشتری قرار می گیرند، و هدفهای افزایش سوددهی، کوتاه کردن زمان بازدهی سرمایه و … به معیارهای خواست سهامداران مربوط می شوند. بدین ترتیب، تمرکز بر ساختار سازمان جهت تحول عملکرد آن و ارتقای سطح اثربخشی موسسه… جزو معیارهای بهسازی قابلیت ها می تواند باشدو نهایتاً افزایش انگیزه های کاری و اصلاح رفتارهای سازمانی، در محدوده معیارهای یادگیری و رشد و توسعه تبیین می شوند.
با توجه به محدودیتهای منابع و الزام به تخصیص بهینه آنها، برنامه ریزی و اعمال روشهای منظم بر اساس اهداف و با ایجاد قابلیتهای انعطاف پذیری در انجام عملیات، بهترین روش مدیریت در سازمان های موفق شناخته شده است. این امر مستلزم پیش بینی و اعمال موارد زیر است:
هدف گذاری
در اصطلاح عامیانه نکته بسیار ظریفی وجود دارد که:
« اگر ندانی به کجا می روی، نخواهی دانست کی به آنجا می رسی.»
این مفهوم نشان می دهد فعالیتهایی که بدون هدف انجام می شوند، به نتیجه آن نباید امیدوار بود.
تعریف هدف: به آن دسته از دانایی ها و آگاهی ها که روند فعالیت ها و نتیجه آن را برای فرد و سازمان در آینده مشخص می کند، هدف گفته می شود.
بنابراین هدفها ناظر به نتایجی هستند که رفتارها در مسیر آنها هدایت می شوند و معیارهای لازم برای شناخت آنان، خط مشی ها، برنامه ها و عملیاتی هستند که منتج به نتایج از پیش تععین شده می شوند و بر رفتار عملی فرد و یا سازمان تاثیر می گذارند. در این رابطه عبارات و اظهاراتی که بیان می کند هدف ها چه هستند؟ هدفهای لفظی و نتایجی که رفتارها در جهت آن به صورت عملی هدایت می شوند، هدفهای واقعی نامیده می شوند.
هدفها تحت تاثیر عوامل و نیروهای محیطی و با استفاده از تجربیات، تغییرپذیر هستند، چرا که اطلاعات حاصله از نحوه عملکردها و تجربه ها می توانند در ترفیع یا تنزل هدفها موثر واقع شوند.
هدفها علاوه بر اینکه سمت و سوی رفتارها را تعیین می کنند، انگیزه های رسیدن به آنها را نیز به وجود می آورند.
برای تحقق اهداف و نیز تسهیل و تضمین آنها، معیارها و ضوابط زیر پیشنهاد می شود:
قابلیت اندازه گیری:
نحوه ارزیابی و اندازه گیری اهداف باید روشن باشد و بر حسب عوامل چهارگانه: کمیت، کیفیت، زمان و هزینه تعیین گردد.مثلاً بیان هدف با جمله: « هدف ما افزایش تولید است» برای یک موسسه تولیدی عبارت درستی نیست.
این هدف باید پاسخگوی سئوالات زیر باشد: چه مقدار افزایش؟ با چه سطح کیفیتی؟ در چه زمانی؟ با چه هزینهای؟
قابل وصول باشد:
اهداف وقتی قابلیت دستیابی پیدا می کنند که واقع بینانه و دارای امکان تحقق عملی باشند. در این زمینه هدفهای تعیین شده باید از ویژگی هایی برخوردار باشند که نه زیاد سهل و ساده و نه زیاد خارج از توان دسترسی به نظر آیند.
قابل قبول باشد:
هدفها در یک روند زمانی و با عملکرد صحیح تحقق پیدا می کنند، بنابراین تمام اجزای موثر در اجرای اهداف، باید در تعیین هدف مشارکت کنند و آن را قبول داشته باشند.
هماهنگی اهداف:
هدفهای تعیین شده باید مکمل یکدیگر باشند و هماهنگ با هم، در اثربخشی فعالیتهای فردی و سازمانی موثر واقع شوند. تناقض و تضاد میان هدفها موجب دشواری در اجرای اهداف و پیچیده کردن روابط بین اجزا خواهد شد.
هزینه فرصت از دست رفته:
انتخاب هر هدفی بدین معناست که این هدف، مقدم بر سایر هدفهای دیگر است. مثلاً تاکید یک بنگاه تولیدی بر افزایش تولید، ممکن است با کاهش کیفیت کالا روبرو گردد.بنابراین در تعیین هدف باید به عواقب ناشی از هزینه فرصتهای از دست رفته توجه نمود.
مبالغه:
در تبیین و تعیین اهداف نباید مبالغه و زیاده خواهی کرد. تعیین هدف در موفقیت فرد و یا سازمان به تنهایی موثر نیست، بلکه عوامل مهم دیگری از جمله مدیریت، هدایت خط مشی ها، تواناییهای فردی و سازمانی، ساختار و … در موفقیت مجموعه، تاثیر گذارند.
تعیین هدف:
هدف ها به دو گونه تبیین می شوند:
اهداف اصلی: یه هدفهای بلند مدت، خطوط اصلی و گرایش های موسسه را در رابطه با مشتریان، صاحبان سهام و مسائل اقتصادی بیان می کنند.
اهداف فرعی: یا هدفهای کوتاه مدت جزئیات را در رابطه با اهداف اصلی، به صورت دقیق تعیین می کنند و خط مشی بنگاه و موسسه را برای تهیه برنامه های عملیاتی روشن می سازند.
در مورد تعیین اهداف از چهارمعیار اساسی استفاده می شود که این معیارها عمدتاً به خواست مشتریان، خواست سهامداران، وضعیت داخل بنگاه و معیارهای یادگیری،رشد و توسعه مربوط هستند.
مثلاً هدفهای مربوط به افزایش تولید، بالا بردن سطح کیفیت و… در چارچوب معیارهای خواست مشتری قرار می گیرند، و هدفهای افزایش سوددهی، کوتاه کردن زمان بازدهی سرمایه و … به معیارهای خواست سهامداران مربوط می شوند. بدین ترتیب، تمرکز بر ساختار سازمان جهت تحول عملکرد آن و ارتقای سطح اثربخشی موسسه… جزو معیارهای بهسازی قابلیت ها می تواند باشدو نهایتاً افزایش انگیزه های کاری و اصلاح رفتارهای سازمانی، در محدوده معیارهای یادگیری و رشد و توسعه تبیین می شوند.