پديده
25th February 2010, 12:22 AM
از هنگامی که نرم افزا وارد چرخه اقتصادی دنیا گردید، نیاز به هماهنگی و تطابق آن با نیازهای واقعی کسب و کار مشهود و ملموس شد. مدیران بنگاههای اقتصادی انتظار دارند مکانیسم های به کار گرفته شده در نرم افزار بتواند به نیازهای واقعی آنان پاسخ گوید اماهمیشه این نیاز برآورده نشده و گاهی اوقات فرسنگها از هدف اصلی دور شده است. عوامل تشکیل دهنده این عدم تطابق بسیارند که می توان آن را به گروه های زیر تقسیم کرد.
الف - عوامل محیطی و برون سازمانی
ب- مشکلات مربوط به سازمان خریدار نرم افزار که به اختصار کارفرما نامیده می شود
ج- مشکلات مربوط به فروشنده نرم افزار که از این پس به اختصار فروشنده نامیده می بشود.
د- مشکلات مربوط به سازمانی که نرم افزار را پیاده سازی و اجرا می نماید که از این پس به اختصار مجری نامیده می شود.
الف - مشکلات محیطی و برون سازمانی
1. عوامل اقتصادی
اقتصاد ایران در سالهای گذشته همیشه با نوسانات و چالشهای زیادی مواجه بوده و هر از گاهی که می خواسته به ثبات برسد دوباره موج جدید تغییرات باعث بهم زدن تعادل آن گشته است . این تغییرات که بعضاً بنیادی نیز بوده بر روی فعالیت بنگاه های اقتصادی و غیر اقتصادی تاثیرات عمیقی به جا گذاشته و سبب شده تا برنامه های دراز مدت آنان نیز دچار تغییر شود. عدم ثبات اقتصادی بیش از هر چیزی به روی برنامه ریزی مدیران سازمانها تاثیر گذار بوده است و عملاً مدیران سازمانها علاقه ای برای تهیه برنامه ای دراز مدت ندارند . بدیهی است نگرانی از آینده آنان را وادار می کند تا فقط به برنامه های کوتاه مدت بیندیشند. نداشتن چشم انداز اقتصادی نزد مدیران سازمانها آنها را از صرف هزینه بیشتر در بخشهای مهمی چون اطلاعات مدیریت منصرف می سازد به همین دلیل نیز علاقمندند تا از طرحهای زود بازده در امر خرید و پیاده سازی و اجرا نرم افزار استفاده می کنند . همین امر موجب عدم تطابق نیازهای سازمان با نرم افزار خریداری شده می گردد.
2. سیاستهای کلی نظام در خصوص IT
یکی از بازیگران اصلی توسعه IT دولت است برنامه های کلان دولت می تواند باعث رونق و بهبود کسب و کار در این رشته شود . متاسفانه در سالهای اخیر مداوماً با کاهش و کمرنگ شدن نقش IT در کشور مواجه هستیم این امر از طریق بودجه کل کشور انجام می شود همین موضوع افزایش عرضه و کاهش تقاضا را در بازار IT دامن زده و این عدم موازنه باعث ایجاد مشکلات عدیده در شرکتهای IT گشته است شرکتهائی که در زمینه دولت الکترونیک فعال بودند با تعطیلی این موضوع به سوی بازار محدود بخش خصوصی روانه گشته اند بخش خصوصی نیز نه تنها طی سالهای گذشته رشد نکرده بلکه محدود تر هم شده بنابراین نمی تواند پذیرای شرکتهای IT باشد. حال می توان به حال و روز شرکتهای IT پی برد.
بی علاقگی دولت به ITنه تنها مسیر پیشرفت ITر ا در ایران سد نموده بلکه مانع ورود این صنعت به بازار جهانی نیز گشته است.
3. تغییرات مداوم در قوانین
تغییرات مداوم در قوانین که ناشی از تغییرات اساسی در جهت گیری اقتصاد کشور است عامل دیگری در بی انگیزگی آنان در اجرای طرحهای دراز مدت اطلاعاتی و عملیاتی است.
4. دولت رقیب بخش خصوصی
علیرغم شعارهائی که در سالهای اخیر نسبت به خصوصی سازی مطرح شده باز هم دیده می شود که دولت بارها در رفتارهای اقتصادی، خود را رقیب بخش خصوصی قرار داده و با توجه به رانت های متعدد، بخش خصوصی را تهدید نموده است . واردات و صادرات از طریق سازمانهای دولتی و یا نهادهای وابسته به آن که از طریق رانت شارژ می شوند خطری بالقوه برای هر بخش از صنعت است.
5. متخصصین
شرکتهای نرم افزاری و شرکتهائی که نرم افزار را پیاده سازی و اجرا می کنند همیشه از کمبود نیروی انسانی رنج می برند. برای این بخش سرمایه گذاری مناسبی صورت نگرفته است . مهمترین نهادی که می تواند به این امر کمک شایانی نماید دانشگاه است.
ساختار دانشگاهها در ایران با نیازهای واقعی صنعت تطابق ندارد و نمی تواند نیروی انسانی تحصیلکرده متناسب با نیازهای فعلی بازار را عرضه نماید. نیروی انسانی ماهر و آموزش دیده مشکل اساسی همه سازمانهایی است که می خواهند طراحهای IT را اجرا نمایند.
6. مشکلات فرهنگی
جابجائی نیروی انسانی و کارکنان آموزش دیده از یک سازمان به سازمان دیگر که به یکی از عرفهای اجتماعی تبدیل شده است هزینه های گزافی برای سازمانها ایجاد می نماید .متاسفانه بسیاری از این جابجائی ها غیر ضروی است و آنها را نمی توان مثبت ارزیابی کرد حتی در مواقع زیادی با پشیمانی افراد خارج شده از سازمان مواجه هستیم و حل این معضل نیاز به تغییر در قانون کار و امور اجتماعی دارد.
ب- مشکلات مربوط به کارفرما
1-خرید نرم افزار
تشخیص نیاز به نرم افزار تا مرحله خرید نرم افزار غالبا مسیری طولانی را طی می کند مدیران و کارکنان بخشهای مختلف سازمان درباره آن اظهار نظر می کنند. این فرآیند معمولاً به دو صورت منجر بر اعلام نیاز می شود.
o بررسی کارشناسانه نیازهای سازمان توسط اشخاص ثالث با توجه به وضعیت موجود و برنامه های آتی سازمان که منتهی به تهیه RFP می شود.
o درک نیازهای سازمان به طور حسی و شهودی که معمولا بر مبنای وضعیت موجود و پیش بینی وضعیت آتی توسط مدیران اجرائی انجام می شود. در این حالت یک نفر با یک تیم مامور انتخاب نرم افزار می شوند بنابراین نظرات این فرد یا این تیم در انتخاب نرم افزار تعیین کننده است.
پس از تشخیص مدیریت سازمان از طریق اعلام بودجه خرید نرم افزار به عنوان یکی از عوامل تعیین کننده مطرح می شود چرا که الزاماً بودجه خرید نرم افزار پوشش دهنده نیازهای نرم افزاری سازمان نیست. بنابراین در این حالت کاهش انتظارات از نرم افزار در دستور قرار می گیرد تا نرم افزاری ارزان تر خریداری شود از طرف دیگر نرم افزار ارزان تر به طور طبیعی نمی تواند تمام انتظارات کارفرما را برآورده کند و همین عامل به یکی از عوامل تعیین کننده در عدم موفقیت پروژه تبدیل می شود.
خرید نرم افزار مقوله بسیار مهمی است که نباید از نظر دور داشت نظرات شخصی فرد و تیمی که مامور خرید نرم افزار است و سمپاتی و آنتی سمپاتی آنان به این یا آنشرکت در خرید نرم افزار کاملاً موثر است. هر چقدر تیم انتخاب نرم افزار از تیم اجرائی سازمان فاصله داشته باشد و اعضاء و مدیران و کارکنان اجرائی در خرید نرم افزار نقش نداشته باشند به همان اندازه نگرانی های عدم موفقیت نرم افزار را تشدید می کنند . مثالهای بی شماری وجود دارد که شخصا یکی از آنها را مشاهده کردم که وقتی مدیران اجرائی که در خرید نرم افزار نقش نداشتند و همیشه از کار با نرم افزار طفره می رفتند و در کار اجرائی نرم افزار کارشکنی می کردند پس از حذف و برکناری مدیران مافوق که مستقیما در خرید نرم افزار نقش داشتند بلافاصله کار با نرم افزار را به طور جدی دنبال کردند و از طرفداران نرم افزار گشتند . علت آن خیلی ساده است در خرید نرم افزار نقش آنان نادیده گرفته شده و به حساب نیامده بودند.
2-بی تفاوتی مدیران
اصولا یکی از مهمترین حامیان اجرای نرم افزار، مدیران سازمان هستند که با ایجادانگیزه در کارکنان و اعلام قاطعیت مدیران در اجرا و پیاده سازی از آن حمایت می کنند دوران گذار و انتقال از سیستم های قبلی به سیستم جدید نیاز به انرژی زیاد دارد مدیران ارشد و مدیران اجرائی باید جدی بودن و عزم خود را برای این انتقال به سایر کارکنان اعلام نمایند.
بدیهی است یکی از مهمترین وظایف مدیران ایجاد انگیزه در کارکنان است تا بدینوسیله مسیر تغییر را هموار نمایند.
3-مقاومت کارکنان
بسیاری از کارکنان به هر گونه تغییر واکنش نشان می دهند برای آنها تفاوت نمی کند که این تغییر بر مبنای چه نیازی بوده و چقدر در اجرای آن موثرند و نقش خواهند داشت . عادات گذشته به انجام یک فرآیند یا وظیفه مانع ذهنی دیگری است که باعث می شود از در مخالفت با سیستم جدید وارد شوند.
بدیهی است علت دیگر می تواد این باشد که بخشی از نیازهای مورد نظر کارکنان توسط نرم افزار پاسخ داده نمی شود. به همین دلیل در مقابل آن مقاومت به خرج می دهد.
4-نداشتن کارکنان مناسب
* برای اجرا و پیاده سازی هر نرم افزار لازم است تا کارکنان به خوبی آموزش ببینند و به سطح مطلوب برسند عدم آموزش مناسب خطری است هزینه های پنهان زیادی برای دو طرف در بردارد.
* نداشتن کارکنان اجرایی ماهر یکی از مشکلات سازمان کارفرما است گاهی اوقات کارفرما برای کاهش هزینه از کارکنان آموزش ندیده و غیر ماهر برای پیشبرد کار استفادهع می کند .
* نداشتن Administrator مناسب برای حل مشکلات تکنولوژیکی یکی دیگر از مشکلات است
5-تغییر مداوم مدیران و کارکنان
از هنگامی که نرم افزار خریداری می گردد تا مرحله ای که اجرا و پیاده سازی می شود و دوران انتقال را از سر می گذارد مشاهده شده که مدیران و کارکنان کلیدی مرتبط با آن تغییر کرده اند این گونه تغییرات در اکثر مواقع آسیب پذیری را بیشتر کرده و زمان انتقال را طولانی می نماید و در مواردی دیگر مشاهده شده که مدیران و یا کارکنان جدید نرم افزار خریداری شده را قبول ندارند و حاضر به کارکردن با آن نیستند.
الف - عوامل محیطی و برون سازمانی
ب- مشکلات مربوط به سازمان خریدار نرم افزار که به اختصار کارفرما نامیده می شود
ج- مشکلات مربوط به فروشنده نرم افزار که از این پس به اختصار فروشنده نامیده می بشود.
د- مشکلات مربوط به سازمانی که نرم افزار را پیاده سازی و اجرا می نماید که از این پس به اختصار مجری نامیده می شود.
الف - مشکلات محیطی و برون سازمانی
1. عوامل اقتصادی
اقتصاد ایران در سالهای گذشته همیشه با نوسانات و چالشهای زیادی مواجه بوده و هر از گاهی که می خواسته به ثبات برسد دوباره موج جدید تغییرات باعث بهم زدن تعادل آن گشته است . این تغییرات که بعضاً بنیادی نیز بوده بر روی فعالیت بنگاه های اقتصادی و غیر اقتصادی تاثیرات عمیقی به جا گذاشته و سبب شده تا برنامه های دراز مدت آنان نیز دچار تغییر شود. عدم ثبات اقتصادی بیش از هر چیزی به روی برنامه ریزی مدیران سازمانها تاثیر گذار بوده است و عملاً مدیران سازمانها علاقه ای برای تهیه برنامه ای دراز مدت ندارند . بدیهی است نگرانی از آینده آنان را وادار می کند تا فقط به برنامه های کوتاه مدت بیندیشند. نداشتن چشم انداز اقتصادی نزد مدیران سازمانها آنها را از صرف هزینه بیشتر در بخشهای مهمی چون اطلاعات مدیریت منصرف می سازد به همین دلیل نیز علاقمندند تا از طرحهای زود بازده در امر خرید و پیاده سازی و اجرا نرم افزار استفاده می کنند . همین امر موجب عدم تطابق نیازهای سازمان با نرم افزار خریداری شده می گردد.
2. سیاستهای کلی نظام در خصوص IT
یکی از بازیگران اصلی توسعه IT دولت است برنامه های کلان دولت می تواند باعث رونق و بهبود کسب و کار در این رشته شود . متاسفانه در سالهای اخیر مداوماً با کاهش و کمرنگ شدن نقش IT در کشور مواجه هستیم این امر از طریق بودجه کل کشور انجام می شود همین موضوع افزایش عرضه و کاهش تقاضا را در بازار IT دامن زده و این عدم موازنه باعث ایجاد مشکلات عدیده در شرکتهای IT گشته است شرکتهائی که در زمینه دولت الکترونیک فعال بودند با تعطیلی این موضوع به سوی بازار محدود بخش خصوصی روانه گشته اند بخش خصوصی نیز نه تنها طی سالهای گذشته رشد نکرده بلکه محدود تر هم شده بنابراین نمی تواند پذیرای شرکتهای IT باشد. حال می توان به حال و روز شرکتهای IT پی برد.
بی علاقگی دولت به ITنه تنها مسیر پیشرفت ITر ا در ایران سد نموده بلکه مانع ورود این صنعت به بازار جهانی نیز گشته است.
3. تغییرات مداوم در قوانین
تغییرات مداوم در قوانین که ناشی از تغییرات اساسی در جهت گیری اقتصاد کشور است عامل دیگری در بی انگیزگی آنان در اجرای طرحهای دراز مدت اطلاعاتی و عملیاتی است.
4. دولت رقیب بخش خصوصی
علیرغم شعارهائی که در سالهای اخیر نسبت به خصوصی سازی مطرح شده باز هم دیده می شود که دولت بارها در رفتارهای اقتصادی، خود را رقیب بخش خصوصی قرار داده و با توجه به رانت های متعدد، بخش خصوصی را تهدید نموده است . واردات و صادرات از طریق سازمانهای دولتی و یا نهادهای وابسته به آن که از طریق رانت شارژ می شوند خطری بالقوه برای هر بخش از صنعت است.
5. متخصصین
شرکتهای نرم افزاری و شرکتهائی که نرم افزار را پیاده سازی و اجرا می کنند همیشه از کمبود نیروی انسانی رنج می برند. برای این بخش سرمایه گذاری مناسبی صورت نگرفته است . مهمترین نهادی که می تواند به این امر کمک شایانی نماید دانشگاه است.
ساختار دانشگاهها در ایران با نیازهای واقعی صنعت تطابق ندارد و نمی تواند نیروی انسانی تحصیلکرده متناسب با نیازهای فعلی بازار را عرضه نماید. نیروی انسانی ماهر و آموزش دیده مشکل اساسی همه سازمانهایی است که می خواهند طراحهای IT را اجرا نمایند.
6. مشکلات فرهنگی
جابجائی نیروی انسانی و کارکنان آموزش دیده از یک سازمان به سازمان دیگر که به یکی از عرفهای اجتماعی تبدیل شده است هزینه های گزافی برای سازمانها ایجاد می نماید .متاسفانه بسیاری از این جابجائی ها غیر ضروی است و آنها را نمی توان مثبت ارزیابی کرد حتی در مواقع زیادی با پشیمانی افراد خارج شده از سازمان مواجه هستیم و حل این معضل نیاز به تغییر در قانون کار و امور اجتماعی دارد.
ب- مشکلات مربوط به کارفرما
1-خرید نرم افزار
تشخیص نیاز به نرم افزار تا مرحله خرید نرم افزار غالبا مسیری طولانی را طی می کند مدیران و کارکنان بخشهای مختلف سازمان درباره آن اظهار نظر می کنند. این فرآیند معمولاً به دو صورت منجر بر اعلام نیاز می شود.
o بررسی کارشناسانه نیازهای سازمان توسط اشخاص ثالث با توجه به وضعیت موجود و برنامه های آتی سازمان که منتهی به تهیه RFP می شود.
o درک نیازهای سازمان به طور حسی و شهودی که معمولا بر مبنای وضعیت موجود و پیش بینی وضعیت آتی توسط مدیران اجرائی انجام می شود. در این حالت یک نفر با یک تیم مامور انتخاب نرم افزار می شوند بنابراین نظرات این فرد یا این تیم در انتخاب نرم افزار تعیین کننده است.
پس از تشخیص مدیریت سازمان از طریق اعلام بودجه خرید نرم افزار به عنوان یکی از عوامل تعیین کننده مطرح می شود چرا که الزاماً بودجه خرید نرم افزار پوشش دهنده نیازهای نرم افزاری سازمان نیست. بنابراین در این حالت کاهش انتظارات از نرم افزار در دستور قرار می گیرد تا نرم افزاری ارزان تر خریداری شود از طرف دیگر نرم افزار ارزان تر به طور طبیعی نمی تواند تمام انتظارات کارفرما را برآورده کند و همین عامل به یکی از عوامل تعیین کننده در عدم موفقیت پروژه تبدیل می شود.
خرید نرم افزار مقوله بسیار مهمی است که نباید از نظر دور داشت نظرات شخصی فرد و تیمی که مامور خرید نرم افزار است و سمپاتی و آنتی سمپاتی آنان به این یا آنشرکت در خرید نرم افزار کاملاً موثر است. هر چقدر تیم انتخاب نرم افزار از تیم اجرائی سازمان فاصله داشته باشد و اعضاء و مدیران و کارکنان اجرائی در خرید نرم افزار نقش نداشته باشند به همان اندازه نگرانی های عدم موفقیت نرم افزار را تشدید می کنند . مثالهای بی شماری وجود دارد که شخصا یکی از آنها را مشاهده کردم که وقتی مدیران اجرائی که در خرید نرم افزار نقش نداشتند و همیشه از کار با نرم افزار طفره می رفتند و در کار اجرائی نرم افزار کارشکنی می کردند پس از حذف و برکناری مدیران مافوق که مستقیما در خرید نرم افزار نقش داشتند بلافاصله کار با نرم افزار را به طور جدی دنبال کردند و از طرفداران نرم افزار گشتند . علت آن خیلی ساده است در خرید نرم افزار نقش آنان نادیده گرفته شده و به حساب نیامده بودند.
2-بی تفاوتی مدیران
اصولا یکی از مهمترین حامیان اجرای نرم افزار، مدیران سازمان هستند که با ایجادانگیزه در کارکنان و اعلام قاطعیت مدیران در اجرا و پیاده سازی از آن حمایت می کنند دوران گذار و انتقال از سیستم های قبلی به سیستم جدید نیاز به انرژی زیاد دارد مدیران ارشد و مدیران اجرائی باید جدی بودن و عزم خود را برای این انتقال به سایر کارکنان اعلام نمایند.
بدیهی است یکی از مهمترین وظایف مدیران ایجاد انگیزه در کارکنان است تا بدینوسیله مسیر تغییر را هموار نمایند.
3-مقاومت کارکنان
بسیاری از کارکنان به هر گونه تغییر واکنش نشان می دهند برای آنها تفاوت نمی کند که این تغییر بر مبنای چه نیازی بوده و چقدر در اجرای آن موثرند و نقش خواهند داشت . عادات گذشته به انجام یک فرآیند یا وظیفه مانع ذهنی دیگری است که باعث می شود از در مخالفت با سیستم جدید وارد شوند.
بدیهی است علت دیگر می تواد این باشد که بخشی از نیازهای مورد نظر کارکنان توسط نرم افزار پاسخ داده نمی شود. به همین دلیل در مقابل آن مقاومت به خرج می دهد.
4-نداشتن کارکنان مناسب
* برای اجرا و پیاده سازی هر نرم افزار لازم است تا کارکنان به خوبی آموزش ببینند و به سطح مطلوب برسند عدم آموزش مناسب خطری است هزینه های پنهان زیادی برای دو طرف در بردارد.
* نداشتن کارکنان اجرایی ماهر یکی از مشکلات سازمان کارفرما است گاهی اوقات کارفرما برای کاهش هزینه از کارکنان آموزش ندیده و غیر ماهر برای پیشبرد کار استفادهع می کند .
* نداشتن Administrator مناسب برای حل مشکلات تکنولوژیکی یکی دیگر از مشکلات است
5-تغییر مداوم مدیران و کارکنان
از هنگامی که نرم افزار خریداری می گردد تا مرحله ای که اجرا و پیاده سازی می شود و دوران انتقال را از سر می گذارد مشاهده شده که مدیران و کارکنان کلیدی مرتبط با آن تغییر کرده اند این گونه تغییرات در اکثر مواقع آسیب پذیری را بیشتر کرده و زمان انتقال را طولانی می نماید و در مواردی دیگر مشاهده شده که مدیران و یا کارکنان جدید نرم افزار خریداری شده را قبول ندارند و حاضر به کارکردن با آن نیستند.