دفتر روزنامه اختصاصی

[hesabdar789]

لطفا در مورد دفتر روزنامه اختصاصی توضیح دهید؟و کاربرد آنها در حال حاضر کجاست؟

[h.jabbari]

دفاتر روزنامه اختصاصي از اجزا سيستمهاي حسابداري دستي در موسسات بزرگ است که رويدادهاي مالي مشابه و تکراري در آنها ثبت مي شود ، که عمده ترين دلايل استفاده از دفاتر روزنامه اختصاصي در سيستم حسابداري دستي تقسيم نمودن عمليات ثبت رويدادهاي مالي بين چندين کارمند حسابداري و به حداقل رساندن ميزان زمان عمليات ثبت و انتقال رويدادهاي مالي مي باشد .
تمام فروشهاي نسيه در اين سيستم در دفتر روزنامه فروش و کليه خريدهاي نسيه در دفتر روزنامه خريد ثبت مي شوند .هر دو نوع رويداد مالي فوق فقط به دو حساب دفتر کل منتقل مي گردد . کليه رويدادهاي مالي که نقدا وصول مي شوند در دفتر روزنامه دريافتهاي نقدي ثبت مي گردند و تمام رويدادهاي مالي که نقدا پرداخت مي گردند در دفتر روزنامه پرداختهاي نقدي ثبت مي شوند . فقط ثبتهاي انجام شده در ستون ساير حسابها از دفاتر روزنامه دريافتها و پرداختهاي نقدي روزانه به حسابهاي مربوطه در دفترکل انتقال مي يابد . جمع ساير ستونهاي اين دفاتر که شامل تعداد زيادي رويداد مالي مشابه است ، ماهانه به حسابهاي مربوطه در دفتر کل منتقل مي گردد . حسابهاي مشتريان ( بدهکاران ) و فروشندگان ( بستانکاران ) که در دفاتر معين نگهداري مي شود از اين دفاتر روزنامه استخراج و به طور روزانه ثبت مي گردد .
دفاتر معين ، اطلاعات تفضيلي درباره جزييات هر قلم رويداد مالي را در سيستم حسابداري دستي فراهم مي کند . مانده حسابهاي اين دفاتر با حساب کنترل مربوطه در دفتر کل تطبيق داده مي شود . به طور مثال يکي از حسابهاي دفتر کل ، حسابهاي در يافتني است . اين حساب جمع مبالغ دريافتي از بدهکاران را نشان مي دهد . در دفتر معين حسابهاي دريافتني اقلام مربوط به هريک از بدهکاران در حساب مربوطه روزانه ثبت شده و در پايان ماه هم زمان با تهيه تراز آزمايشي صورت ريز حسابهاي دريافتني از دفتر معين مربوطه تنظيم و جمع مانده هاي آن با جمع مانده حساب ، حسابهاي دريافتني در دفتر کل مطابقت داده مي شود.
دفاتر روزنامه اختصاصي را مي توان بر اساس فعاليتهاي و نيازهاي اطلاعاتي موسسات براي رويدادهاي مالي خاص تکراري و به اشکال گوناگون طراحي نمود . يکي از نکات اساسي در طراحي دفاتر روزنامه اختصاصي ، ايجاد صرفه جويي در زمان ثبت رويدادهاي مالي و تقسيم نمودن ثبت دفاتر بين دو يا چند کارمند است .
چنانچه در موسسه اي رويداد مالي برگشت از خريد و تخفيفات مربوط به خريد نسيه کالا و يا برگشت از فروش و تخفيفات مربوط به فروش نسيه کالا به تکرار واقع شود ، مي توان براي ثبت اين نوع رويداد مالي از دفاتر روزنامه اختصاصي برگشت از خريد و تخفيفات و برگشت از فروش و تخفيفات استفاده نمود . روش ثبت اين نوع دفاتر روزنامه اختصاصي و عمليات انتقال ثبتهاي انجام شده به دفاتر معين و دفتر کل ، مشابه عمليات ثبت و انتقال ساير دفاتر روزنامه اختصاصي است .
در برخي از موسسات که تعداد کارکنان حسابداري و حجم رويدادهاي مالي به اندازه اي نيست که بتوان کار ثبت را بين چندين کارمند تقسيم نمود ، براي ثبت رويدادهاي مالي از دفتر روزنامه چند ستوني استفاده مي کنند . يکي از رايج ترين نوع دفاتر روزنامه عمومي چند ستوني ، دفتر روزنامه سه ستوني مي باشد که داراي ستون جزء و ستونهاي بدهکار و بستانکار است . روش ثبت رويدادهاي مالي در اين نوع دفاتر روزنامه مشابه ثبت رويدادهاي مالي در دفتر روزنامه عمومي است با اين تفاوت که در دفتر روزنامه سه ستوني از ستون جزء براي ثبت بدهکار يا بستانکار حسابهايي که داراي دفاتر معين هستند ، استفاده مي شود .
در تعدادي ازموسسات انتفاعي و غير انتفاعي که فقط چند نوع رويداد مالي به تکرار واقع مي شود و رويدادهاي مالي از تنوع برخوردار نيست ازدفاتر روزنامه ترکيبي که ترکيبي از دفاتر روزنامه عمومي و اختصاصي است براي ثبت رويدادهاي مالي استفاده مي شود . در طراحي اين نوع دفتر روزنامه ، چون احتمال وقوع اشتباه ثبت بيشتر از دفاتر روزنامه عمومي و اختصاصي است ، بايستي دقت شود که تعداد ستونهاي آن در حداقل ممکن باشد .

روش ثبت و انتقال اقلام از دفتر روزنامه ترکيبي به دفاتر معين و دفتر کل مشابه روشهاي ثبت و انتقال در دفاتر روزنامه اختصاصي است .
در سيستم حسابداري دستي موسسات بزرگ ، هر رويداد مالي يا در دفتر روزنامه عمومي و يا در يک دفتر روزنامه اختصاصي که براي ثبت و پردازش در سيستم عامل نوع خاصي از رويدادهاي مالي پيش بيني شده است ، ثبت مي گردند . براي رويدادهاي مالي تکراري و شبيه به هم مي توان از يک دفتر روزنامه اختصاصي استفاده نمود .
استفاده از دفتر اختصاصي جداگانه براي ثبت برخي از رويدادهاي مالي در موسسات بزرگ دلايل مختلفي دارد . تسريع در ثبت بخشي از رويدادهاي مالي خاص در دفتر روزنامه اختصاصي و ميزان زمان صرفه جويي شده براي نقل به حسابهاي معين و دفتر کل از علل عمده استفاده از دفتر روزنامه اختصاصي است ، علاوه بر آن مي توان با استفاده از دفاتر روزنامه اختصاصي متعدد کار ثبت در دفتر روزنامه را بين چند حسابدار که به طور همزمان دفاتر روزنامه اختصاصي مربوطه را ثبت مي نمايند ، تقسيم نمود .
اکثر رويدادهاي مالي که در موسسات بزرگ به تعداد زيادي واقع مي شوند ، شامل چهار نوع رويداد مالي زير است که براي ثبت هريک از آنها دفتر روزنامه اختصاصي مورد نياز است . رويدادهاي مالي مذکور عبارتند از : فروش نسيه ، خريد نسيه ، دريافتهاي نقدي ، پرداختهاي نقدي .

با توجه به تقسيم بندي رويدادهاي مالي به رويدادهاي چهارگانه فوق چهار نوع دفتر روزنامه اختصاصي به وجود مي آيد که عبارتند از :
دفتر روزنامه فروش :در اغلب موسسات ، صورتحسابهاي فروش ( فاکتورهاي فروش ) در چندين نسخه صادر مي شود . اطلاعات منعکس در صورتحسابهاي فروش معمولا شامل : تاريخ فروش ، شماره سريال صورتحساب فروش ، نام خريدار ، مبلغ فروش و شرايط پرداخت مي باشد . اداره يا واحد فروش موسسه ، يک نسخه از صورتحساب فروش را به واحد حسابداري موسسه ارسال مي نمايد . نسخه صورتحساب فروش نسيه واصل شده به حسابداري ، مبناي ثبت در دفتر روزنامه اختصاصي فروش است .
دفتر روزنامه خريد :کليه رويدادهاي مالي مربوط به خريد نسيه کالا در دفتر روزنامه خريد ثبت مي گردد. در صورتي که کالا به صورت نقدي خريداري شود ، در دفتر روزنامه پرداختهاي نقدي ثبت مي گردد. همچنين بايد توجه داشت که خريد داراييهايي مانند اثاثه اداري به صورت نسيه در دفتر روزنامه عمومي و در صورت خريد آن به طور نقدي در دفتر پرداختهاي نقدي ثبت خواهد شد .
دفتر روزنامه دريافتهاي نقدي :کليه رويدادهاي مالي که نقدا وصول مي شوند ، در دفتر روزنامه دريافتهاي نقدي ثبت مي گردند . به عنوان مثال ، کليه فروشهاي نقدي کالا در اين دفتر روزنامه ثبت مي شوند . در پايان روز ، جمع فروشهاي نقدي انجام شده به بستانکار حساب فروش در دفتر کل منتقل مي گردد .
دفتر روزنامه پرداختهاي نقدي : يکي ديگر از انواع متعدد دفاتر روزنامه اختصاصي که از اجزا پردازش در سيستم عامل داده ها در سيستمهاي حسابداري موسسات بزرگ مي باشد ، دفتر روزنامه پرداختهاي نقدي است . کليه رويدادهاي مالي که به صورت نقدي پرداخت مي گردند در اين دفتر روزنامه اختصاصي ثبت مي شوند. پرداختهاي نقدي بابت هزينه هاي عملياتي ، خريدهاي نقدي کالا و پرداختهاي نقدي به بستانکاران از جمله اين رويدادهاي مالي مي باشد .