h.jabbari
16th October 2012, 10:30 AM
آئین نامه تنخواه گردان
ماده 1 : كليات
1ـ1ـ هدف از تهيه و تدوين اين آئین نامه , تسريع در انجام هزينه هاي جاري و جلوگيري از توقف كارها و ايجاد هماهنگي و كنترل بيشتر درهزينه هاي جاري شركت مي باشد .
پرداختهاي شركت عمدتا توسط بانك انجام مي گيرد ليكن پرداخت هزينه هاي ضروري و فوري به جهت تسريع در كار برمبناي اين آئین نامه و از محل تنخواه گردانهاي نقدي كه به همين منظور ايجاد مي شود انجام خواهد گرفت .
2ـ1ـ تنخواه گردان عبارت است از مبلغ متغير وجه نقد نزد افراد که توسط مدیرعامل شرکت به تناسب حجم پرداختهاي جاري , پس از اخذ تضمين كافي به اشخاص صلاحيتدار شركت واگذار مي گردد . اين وجوه معمولا پس از مدت زمان معين يا صرف ميزان مشخصي از آن , با دریافت اسناد هزینه ، ترمیم یا تسويه مي گردد .
3ـ1ـ مديرامورمالي مجاز است به منظور تسهيل درامر پرداخت مخارج واحدها , تنخواه گردان انتخاب و به تصويب مدير عامل برساند همچنين قسمت هاي مختلف شركت كه احتياج به وجوه تنخواه گردان نقدي دارند , تقاضاي خود را با ذكر مبلغ و همراه با توجيهات و دلائل كافي و همچنين نوع و مشخصات هزينه هائي را كه از محل تنخواه گردان پرداخت خواهد شد به امور مالي ارسال خواهند نمود .
ماده 2ـ مبلغ تنخواه گردان
1ـ2ـ درابتداي هرسال مبلغ هريك از تنخواه ها با توجه به حجم احتياجات واحد مربوط , براي مدت معين و با درنظر گرفتن گزارش عمليات سال قبل ( در صورت داشتن سابقه ) و پيش بيني نرخ تورم درسال جاري , تعيين ميگردد .
2ـ2ـ درشرايط فورس ماژور ، بحران هاي مالي و يا حساس بودن عمليات اجرائي , مبلغ تنخواه گردان مربوطه بنابه پيشنهاد مديرامور مالي و تصويب مديرعامل براي مدت زمان مشخص تغيير مي يابد .
3ـ2ـ در صورتي كه جمع وجوه نزد تنخواه گردان براي انجام امور محوله كافي نباشد , براساس درخواست كتبي فرد و با اتكاء به روش و مستندات كافي و تشخيص مديرامورمالي نسبت به افزايش مبلغ ( سقف ) تنخواه اقدام خواهد شد.
4ـ2ـ افزايش مبلغ تنخواه درمورد پرداختهايي كه جنبه استمرار ندارند تابع مقررات بند 2ـ2 خواهد بود .
ماده 3ـ انواع تنخواه گردان
1ـ3ـ تنخواه گردان شرکت بصورت متغير خواهد بود که آن نوع تنخواه گردان است كه بدون درنظر گرفتن ارائه صورت خلاصه تنظيمي بنابه تقاضاي تنخواه گردان و تشخيص مديرامور مالي و تصويب مديرعامل تنخواه وي تامين مي گردد( تسویه با ارائه اسناد هزینه خواهد بود ).
2ـ3ـ مسئولين تنخواه گردان حق دريافت استقراض را بنام شركت نخواهد داشت.
3ـ3ـ امورمالي بايستي كنترل نمايد اضافه برمبلغ تنخواه گردان وجوه ديگري به متصديان تنخواه پرداخت نشود .
4-3- امورمالی بایستی هنگام ترمیم اسناد هزینه کنترل نماید تا مبلغ پرداختی ( ترمیم تنخواه )، بیش از سقف مبلغ تنخواه نباشد.
5-3- تنخواه گردان های شرکت بشرح ذیل می باشند :
1-5-3 - تنخواه گردان بازرگانی و تدارکات : هزینه ها شامل خرید فوری و جزئی مورد نیاز شرکت ، هزینه ماموریتها، کرایه حمل هاو سایر هزینه هائیکه مطابق رویه توسط تدارکات و بازرگانی انجام می شود ، خواهد بود .
2-5-3- تنخواه گردان ترابری : هزینه ها شامل : هزینه سوخت و تعمیر و نگهداری وسائط نقلیه شرکت خواهد بود.
۳-5-3- تنخواه گردان رستوران : خرید مایحتاج رستوران و سایر هزینه های مربوط به آن خواهدبود
ماده 4 ـ حدود اختيارات و ضوابط هزينه
1ـ4ـ بطور كلي حدود اختيارات تنخواه گردان تابع آئين نامه ها ، دستور العمل ها و بخشنامه هايي است كه حسب مورد به تصويب مديرعامل يا هيات مديره شركت رسيده باشد .
2ـ4ـ براي ارسال اسناد هزینه تنخواه ( اسناد و مدارکی که ضمیمه سند هزینه تنخواه گردان می باشد) , رعايت اصول كنترلهاي داخلي حسابها الزامي بوده كه براي اين منظور ذكر نكات ذيل ضروري خواهد بود :
ـ كليه اسناد و مدارك خرید مي بايست با نام شركت انجام شود .
ـ كليه اسناد و مدارك خرید بايستي درفرم درخواست خرید كالا كه به تائيد مقام هاي مجاز شرکت رسيده باشد انجام پذيرد .
ـ كليه اسناد و مدارك خرید مي بايست داراي عناوين نام فروشنده , مهر, امضاء , آدرس و تلفن فروشنده باشد .
ـ از آنجائيكه براي برخي مخارج عرفا فاكتور صادر نمي شود , تنخواه گردان مكلف است از فرمهاي تهيه شده مربوطه ( فرم فاقد فاکتور مختص شرکت ) استفاده نمايد و فرم مذکور توسط متصدی تنخواه تکمیل و به تائید مدیر امور مالی برسد .
3-4ـ امور مالی موظف است درصورتيكه اسناد و مدارك ارسالي تماما پرداخت شده است , روي يكايك آنها مهر پرداخت شد ممهور نماید .
4-4ـ مسئولين تنخواه گردان از كل وجوه دراختيار خود حق واگذاري هرگونه وام ، علي الحساب , مساعده , پيش پرداخت و يا وجه امانت , خارج از ضوابط مالي شركت به افراد و موسسات را نخواهند داشت و صرفا امانت داراين وجوه مي باشند . ضمن اينكه هرنوع نقل و انتقال وجه درخصوص موضوع هاي فوق و ساير موضوعات پيش بيني نشده , كان لم يكن خواهد بود .
5-4ـ بدليل تجزيه و تحليل اسناد و مدارك مثبته , مسئولين تنخواه مكلف هستند در روي هريك از اسناد ارسالي مراكز هزينه و پروژه آن را قيد نمايند .
ماده5 : نحوه بازيافت هزينه ها و اقدامات امورمالي
1ـ5ـ دريافت هزينه هاي انجام شده ازمحل تنخواه گردان بابت خريد كالا يا هزينه هاي مجاز درصورتي امكان پذير است كه مخارج انجام شده با رعايت كامل اين آئین نامه و درچارچوب آئينامه معاملات مصوب شرکت انجام گرفته باشد .
2ـ5ـ متصدي تنخواه گردان فاكتور هاي هزينه را به ترتيب تاريخ قرارداده و سپس آنها را به ترتيب شماره ازيك شماره گذاري نموده و ضمیمه سند هزینه به ترتيب شماره فاكتور و تاريخ آنها را ثبت نمايد و صورت و ضمائم آن را به تائيد برساند .
3ـ5 ـ امورمالي سريعا به اقلام هزينه رسيدگي و ضمن تفكيك عوامل هزينه و حصول اطمينان از انجام كامل مقررات شركت و آئین نامه تنخواه گردان و همچنين حصول اطمينان از اجراي آئينامه معاملات نسبت به بازپرداخت ( ترمیم یا تسویه ) آن اقدام مي نمايد .
4ـ5ـ درصورتيكه تعدادي از اسناد هزينه مورد تائيد نباشد و يا آنكه هزينه فاقد مدارك مستند باشد معادل مبلغ سند از صورت تنظيمي كسر و نسبت به پرداخت بقيه مبلغ اقدام مي نمايد . ضمنا سند مذكور از جمع اسناد جدا و به متصدي تنخواه برگشت داده مي شود .
5ـ5ـ درموارديكه هزينه انجام شده خريد كالا باشد برگ رسيد كالا به انبار و برگ درخواست خريد مي بايد ضميمه فاكتور مربوطه گردد و چنانچه هزينه مربوطه با سرويس يا خدمات باشد تائيد واحد گيرنده سرويس و خدمات در روي فاكتور اصلي هزينه الزامي است
6-5- کلیه فاکتورهای خرید بایستی ممهور به مهر نگهبانی گردد .
7-5- امور مالی مخیراست برای هریک از تنخواه گردانها درصورت لزوم حساب جاری در یکی از بانکهای استان جهت سهولت در امر تامین و ترمیم اسناد هزینه و رعایت برخی از نکات کنترلهای داخلی ، افتتاح نموده و کنترل آن را دراختیار داشته باشد.
. ماده 6 : تضامين
1ـ6ـ مسئولين تنخواه گردان درقبال وجه دراختيار و در راستاي افزايش سيستم كنترلهاي داخلي حسابداري مكلف هستند , معادل يك برابر ، تضمين ( سفته )به شركت واگذار نمايند . اسناد تضمینی مذکور در صندوق مالی شرکت نگهداری خواهند شد.
2ـ6ـ اسناد تضميني دريافت شده از مسئولين تنخواه گردان نزد صندوق شركت باقي خواهد ماند و با تسويه حساب كامل وجوه دراختيار و انقضاي اين مسئوليت و همچنين درصورت نداشتن تعهدات به اشخاص ثالث درچارچوب امورمحوله , عينا به آنان مسترد خواهد شد .
ماده 7 : ساير موارد
1ـ7ـ چنانچه تنخواه واگذاري به اشخاص , ارزي باشد تمام مفاد اين آئين نامه درآن لازم الاجراء خواهد بود .
2ـ7ـ هرگاه مسئول تنخواه گردان تغيير نمايد و يا به مرخصي اعزام گردد ، شخص ديگري از طرف مسئول تنخواه گردان كتبا تعيين و وجوه باقيمانده و اسناد هزينه طي صورتمجلس به متصدي جديد تحويل داده مي شود و رونوشتي از آن با ذكر مبلغ باقيمانده تنخواه گردان و جمع صورت مخارج كه مجموعا برابر مبلغ تنخواه گردان مي باشد , جهت امور مالي ارسال ميگردد .
5ـ7ـ امورمالي مخیر خواهد بود تنخواه گردانهای سازمان را هر6 ماه يكبار مورد بررسي قرار داده و در مورد كيفيت و نوع هزينه هاي انجام شده ازمحل تنخواه گردان و همچنين نحوه فعاليت و عملكرد آنها گزارشي به مدیر عامل بدهد .
6ـ7ـ تخطي از اين آئين نامه از سوي مسئولين تنخواه گردان طبق مقررات تنبيهات مندرج درآئين نامه انضباطی شرکت برخورد خواهد شد .
اين آئين نامه در يك فصل و 7 ماده تهيه و تنظيم شده كه توسط مدیر مالی و مدیر عامل شرکت به تائید رسيده و از تاريخ 1/9/89 قابل اجرا مي باشد .
مصوبه هیات مدیره / مدیر عامل
ماده 1 : كليات
1ـ1ـ هدف از تهيه و تدوين اين آئین نامه , تسريع در انجام هزينه هاي جاري و جلوگيري از توقف كارها و ايجاد هماهنگي و كنترل بيشتر درهزينه هاي جاري شركت مي باشد .
پرداختهاي شركت عمدتا توسط بانك انجام مي گيرد ليكن پرداخت هزينه هاي ضروري و فوري به جهت تسريع در كار برمبناي اين آئین نامه و از محل تنخواه گردانهاي نقدي كه به همين منظور ايجاد مي شود انجام خواهد گرفت .
2ـ1ـ تنخواه گردان عبارت است از مبلغ متغير وجه نقد نزد افراد که توسط مدیرعامل شرکت به تناسب حجم پرداختهاي جاري , پس از اخذ تضمين كافي به اشخاص صلاحيتدار شركت واگذار مي گردد . اين وجوه معمولا پس از مدت زمان معين يا صرف ميزان مشخصي از آن , با دریافت اسناد هزینه ، ترمیم یا تسويه مي گردد .
3ـ1ـ مديرامورمالي مجاز است به منظور تسهيل درامر پرداخت مخارج واحدها , تنخواه گردان انتخاب و به تصويب مدير عامل برساند همچنين قسمت هاي مختلف شركت كه احتياج به وجوه تنخواه گردان نقدي دارند , تقاضاي خود را با ذكر مبلغ و همراه با توجيهات و دلائل كافي و همچنين نوع و مشخصات هزينه هائي را كه از محل تنخواه گردان پرداخت خواهد شد به امور مالي ارسال خواهند نمود .
ماده 2ـ مبلغ تنخواه گردان
1ـ2ـ درابتداي هرسال مبلغ هريك از تنخواه ها با توجه به حجم احتياجات واحد مربوط , براي مدت معين و با درنظر گرفتن گزارش عمليات سال قبل ( در صورت داشتن سابقه ) و پيش بيني نرخ تورم درسال جاري , تعيين ميگردد .
2ـ2ـ درشرايط فورس ماژور ، بحران هاي مالي و يا حساس بودن عمليات اجرائي , مبلغ تنخواه گردان مربوطه بنابه پيشنهاد مديرامور مالي و تصويب مديرعامل براي مدت زمان مشخص تغيير مي يابد .
3ـ2ـ در صورتي كه جمع وجوه نزد تنخواه گردان براي انجام امور محوله كافي نباشد , براساس درخواست كتبي فرد و با اتكاء به روش و مستندات كافي و تشخيص مديرامورمالي نسبت به افزايش مبلغ ( سقف ) تنخواه اقدام خواهد شد.
4ـ2ـ افزايش مبلغ تنخواه درمورد پرداختهايي كه جنبه استمرار ندارند تابع مقررات بند 2ـ2 خواهد بود .
ماده 3ـ انواع تنخواه گردان
1ـ3ـ تنخواه گردان شرکت بصورت متغير خواهد بود که آن نوع تنخواه گردان است كه بدون درنظر گرفتن ارائه صورت خلاصه تنظيمي بنابه تقاضاي تنخواه گردان و تشخيص مديرامور مالي و تصويب مديرعامل تنخواه وي تامين مي گردد( تسویه با ارائه اسناد هزینه خواهد بود ).
2ـ3ـ مسئولين تنخواه گردان حق دريافت استقراض را بنام شركت نخواهد داشت.
3ـ3ـ امورمالي بايستي كنترل نمايد اضافه برمبلغ تنخواه گردان وجوه ديگري به متصديان تنخواه پرداخت نشود .
4-3- امورمالی بایستی هنگام ترمیم اسناد هزینه کنترل نماید تا مبلغ پرداختی ( ترمیم تنخواه )، بیش از سقف مبلغ تنخواه نباشد.
5-3- تنخواه گردان های شرکت بشرح ذیل می باشند :
1-5-3 - تنخواه گردان بازرگانی و تدارکات : هزینه ها شامل خرید فوری و جزئی مورد نیاز شرکت ، هزینه ماموریتها، کرایه حمل هاو سایر هزینه هائیکه مطابق رویه توسط تدارکات و بازرگانی انجام می شود ، خواهد بود .
2-5-3- تنخواه گردان ترابری : هزینه ها شامل : هزینه سوخت و تعمیر و نگهداری وسائط نقلیه شرکت خواهد بود.
۳-5-3- تنخواه گردان رستوران : خرید مایحتاج رستوران و سایر هزینه های مربوط به آن خواهدبود
ماده 4 ـ حدود اختيارات و ضوابط هزينه
1ـ4ـ بطور كلي حدود اختيارات تنخواه گردان تابع آئين نامه ها ، دستور العمل ها و بخشنامه هايي است كه حسب مورد به تصويب مديرعامل يا هيات مديره شركت رسيده باشد .
2ـ4ـ براي ارسال اسناد هزینه تنخواه ( اسناد و مدارکی که ضمیمه سند هزینه تنخواه گردان می باشد) , رعايت اصول كنترلهاي داخلي حسابها الزامي بوده كه براي اين منظور ذكر نكات ذيل ضروري خواهد بود :
ـ كليه اسناد و مدارك خرید مي بايست با نام شركت انجام شود .
ـ كليه اسناد و مدارك خرید بايستي درفرم درخواست خرید كالا كه به تائيد مقام هاي مجاز شرکت رسيده باشد انجام پذيرد .
ـ كليه اسناد و مدارك خرید مي بايست داراي عناوين نام فروشنده , مهر, امضاء , آدرس و تلفن فروشنده باشد .
ـ از آنجائيكه براي برخي مخارج عرفا فاكتور صادر نمي شود , تنخواه گردان مكلف است از فرمهاي تهيه شده مربوطه ( فرم فاقد فاکتور مختص شرکت ) استفاده نمايد و فرم مذکور توسط متصدی تنخواه تکمیل و به تائید مدیر امور مالی برسد .
3-4ـ امور مالی موظف است درصورتيكه اسناد و مدارك ارسالي تماما پرداخت شده است , روي يكايك آنها مهر پرداخت شد ممهور نماید .
4-4ـ مسئولين تنخواه گردان از كل وجوه دراختيار خود حق واگذاري هرگونه وام ، علي الحساب , مساعده , پيش پرداخت و يا وجه امانت , خارج از ضوابط مالي شركت به افراد و موسسات را نخواهند داشت و صرفا امانت داراين وجوه مي باشند . ضمن اينكه هرنوع نقل و انتقال وجه درخصوص موضوع هاي فوق و ساير موضوعات پيش بيني نشده , كان لم يكن خواهد بود .
5-4ـ بدليل تجزيه و تحليل اسناد و مدارك مثبته , مسئولين تنخواه مكلف هستند در روي هريك از اسناد ارسالي مراكز هزينه و پروژه آن را قيد نمايند .
ماده5 : نحوه بازيافت هزينه ها و اقدامات امورمالي
1ـ5ـ دريافت هزينه هاي انجام شده ازمحل تنخواه گردان بابت خريد كالا يا هزينه هاي مجاز درصورتي امكان پذير است كه مخارج انجام شده با رعايت كامل اين آئین نامه و درچارچوب آئينامه معاملات مصوب شرکت انجام گرفته باشد .
2ـ5ـ متصدي تنخواه گردان فاكتور هاي هزينه را به ترتيب تاريخ قرارداده و سپس آنها را به ترتيب شماره ازيك شماره گذاري نموده و ضمیمه سند هزینه به ترتيب شماره فاكتور و تاريخ آنها را ثبت نمايد و صورت و ضمائم آن را به تائيد برساند .
3ـ5 ـ امورمالي سريعا به اقلام هزينه رسيدگي و ضمن تفكيك عوامل هزينه و حصول اطمينان از انجام كامل مقررات شركت و آئین نامه تنخواه گردان و همچنين حصول اطمينان از اجراي آئينامه معاملات نسبت به بازپرداخت ( ترمیم یا تسویه ) آن اقدام مي نمايد .
4ـ5ـ درصورتيكه تعدادي از اسناد هزينه مورد تائيد نباشد و يا آنكه هزينه فاقد مدارك مستند باشد معادل مبلغ سند از صورت تنظيمي كسر و نسبت به پرداخت بقيه مبلغ اقدام مي نمايد . ضمنا سند مذكور از جمع اسناد جدا و به متصدي تنخواه برگشت داده مي شود .
5ـ5ـ درموارديكه هزينه انجام شده خريد كالا باشد برگ رسيد كالا به انبار و برگ درخواست خريد مي بايد ضميمه فاكتور مربوطه گردد و چنانچه هزينه مربوطه با سرويس يا خدمات باشد تائيد واحد گيرنده سرويس و خدمات در روي فاكتور اصلي هزينه الزامي است
6-5- کلیه فاکتورهای خرید بایستی ممهور به مهر نگهبانی گردد .
7-5- امور مالی مخیراست برای هریک از تنخواه گردانها درصورت لزوم حساب جاری در یکی از بانکهای استان جهت سهولت در امر تامین و ترمیم اسناد هزینه و رعایت برخی از نکات کنترلهای داخلی ، افتتاح نموده و کنترل آن را دراختیار داشته باشد.
. ماده 6 : تضامين
1ـ6ـ مسئولين تنخواه گردان درقبال وجه دراختيار و در راستاي افزايش سيستم كنترلهاي داخلي حسابداري مكلف هستند , معادل يك برابر ، تضمين ( سفته )به شركت واگذار نمايند . اسناد تضمینی مذکور در صندوق مالی شرکت نگهداری خواهند شد.
2ـ6ـ اسناد تضميني دريافت شده از مسئولين تنخواه گردان نزد صندوق شركت باقي خواهد ماند و با تسويه حساب كامل وجوه دراختيار و انقضاي اين مسئوليت و همچنين درصورت نداشتن تعهدات به اشخاص ثالث درچارچوب امورمحوله , عينا به آنان مسترد خواهد شد .
ماده 7 : ساير موارد
1ـ7ـ چنانچه تنخواه واگذاري به اشخاص , ارزي باشد تمام مفاد اين آئين نامه درآن لازم الاجراء خواهد بود .
2ـ7ـ هرگاه مسئول تنخواه گردان تغيير نمايد و يا به مرخصي اعزام گردد ، شخص ديگري از طرف مسئول تنخواه گردان كتبا تعيين و وجوه باقيمانده و اسناد هزينه طي صورتمجلس به متصدي جديد تحويل داده مي شود و رونوشتي از آن با ذكر مبلغ باقيمانده تنخواه گردان و جمع صورت مخارج كه مجموعا برابر مبلغ تنخواه گردان مي باشد , جهت امور مالي ارسال ميگردد .
5ـ7ـ امورمالي مخیر خواهد بود تنخواه گردانهای سازمان را هر6 ماه يكبار مورد بررسي قرار داده و در مورد كيفيت و نوع هزينه هاي انجام شده ازمحل تنخواه گردان و همچنين نحوه فعاليت و عملكرد آنها گزارشي به مدیر عامل بدهد .
6ـ7ـ تخطي از اين آئين نامه از سوي مسئولين تنخواه گردان طبق مقررات تنبيهات مندرج درآئين نامه انضباطی شرکت برخورد خواهد شد .
اين آئين نامه در يك فصل و 7 ماده تهيه و تنظيم شده كه توسط مدیر مالی و مدیر عامل شرکت به تائید رسيده و از تاريخ 1/9/89 قابل اجرا مي باشد .
مصوبه هیات مدیره / مدیر عامل