h.jabbari
30th September 2012, 08:38 AM
حسابداری صنعتی
تالیف:مایکل میهر
ترجمه واقتباس دکتر ایرج نو روش
هر سازمان رویکردی منحصر به فرد به تجزیه و تحلیل انحراف دارد، به سبب شرایط منحصر به فرد هر سازمان، این موضوع که چه انحرافاتی باید محاسبه شوند را نمی توان عمومیت داد. در هر سازمان، مدیران و حسابداران باید با در نظر گرفتن فزونی منافع بر هزینه، تشخیص دهند که محاسبه کدام انحرافات توجیح پذیر است.
در تصمیم برای اینکه چند انحراف باید محاسبه شود، توجه به اثر و کنترل پذیری هر انحراف حایز اهمیت است. در مورد اثر باید به این سوال پاسخ داد که ایا این انحراف با اهمیت است؟ ایا انحراف انقدر کم است که حد اکثر تلاش جهت بهبود کارایی و کنترل هزینه،در موفقیت امیز ترین حالت نیز تاثیر نا چیزی خواهد داشت؟ اگر چنین است، محاسبه و تجزیه و تحلیل انحراف احتمالا ارزش چندانی نخواهد داشت. از اینرو محاسبه تفصیلی ان برای اقلام کوچک سربار شاید چندان ارزشمند نباشد.
در مورد کنترل پذیری نیز باید به این سوال پاسخ داد که ایا می توان در مورد این انحراف کاری انجام داد؟ بدون توجه به بزرگی اثر ان، اگر نتوان کاری در مورد انحراف انجام داد شاید صرف منابعجهت محاسبه و تجزیه و تحلیل آن توجیه پذیر نباشد. برای مثال انحراف نرخ خرید مواد معمولا یک قلم موثر تلقی می شود، اما از انجا که وقوع این انحراف به دلیل شرایط بازار است این انحراف از کنترل مدیران خارج می باشد .
عموما، همانطور که در ادامه خواهید دید انحرافات موثر کنترل پذیر مستلزم بیشترین توجه و انحرافات کم تاثیر غیر قابل کنترل مستلزم کمترین توجه است.
انحرافات کارایی دستمزد و مواد، غالبا از کنترل پذیری بالایی بر خوردارند. با توجه کافی به زمانبندی، کیفیت کارکنان، انگیزش و تشویق، اینگونه انحرافات را غالبا می توان بطور کار امد کنترل نمود. مثالی از تاثیر زیاد اما غیر قابل کنترل برای اغلب شرکت ها، هزینه انرژی است. بسیاری از سازمان ها از خطوط هوایی گرفته تا شرکت های تاکسیرانی و ذوب فلزات نتوانسته ان د در کوتاه مدت اقدام موثری در مقابل افزایش هزینه انرژی به عمل اورند. البته در بلند مدت با انجام اموری (از قبیل خرید تجهیزات کم مصرف) می توانند مصرف انرژی را کاهش دهند. عموما، هر چه فرصت بیشتری در اختیار باشد، توان کنترل نیز افزایش خواهد یافت.
چه زمان باید به رسیدگی انحرافات پرداخت؟
بعد از محاسبه انحرافات، مدیران و حسابداران باید تصمیم بگیرند که کدام انحرافات نیاز به رسیدگی دارند.
از آنجا که زمان یک منبع محدود است،مدیران باید اولویت های خود را مشخص کنند. این امر از طریق تجزیه و تحلیل فزونی منافع بر هزینه تحقق پذیر است. فقط انحرافاتی که منافع حاصل از اصلاح انها بر هزینه رسیدگی انها فزونی میگیرد،باید تحت رسیدگی قرار گیرند. این رویه عمل با فلسفه مدیریت بر پایه استثنا سازگاری دارد که شعار آن، اینست "نگران اموری که موافق برنامه هستند، نباشید، بلکه نگران استثنا ها باشید."
البته شاید سخن گفتن در این مورد ساده اما عمل به ان دشوار است، چرا که شاید پیش بینی کردن هزینه یا منافع مربوط به رسیدگی انحرافات، غیر ممکن باشد. حال به بررسی مواردی خواهیم پرداخت که در تعیین احرافات در خور رسیدگی، از اهمیت برخوردارند.
اصلاح برخی از مشکلات انهم بلافاصله بعد از کشف، کار ساده ای است. هنگامی که ماشین الات به نحو مناسبی، تنظیم و یا کار گری نیاز به آموزش مختصری دارد هزینه رسیدگی پایین بوده ومنافع حاصله احتمالا بیش از هزینه مربوطه خواهد بود. در چنین حالتی، انحراف مصرف یا کارایی به وقوع پیوسته که جهت انجام عمل اصلاحی حتی می توان انرا به صورت روزانه گزارش نمود.
برخی انحرافات در کوتاه مدت قابل کنترل نیستند. انحرافات نرخ دستمزد که به سبب تغییر نرخ های دستمزد توسط قانون یا اتحادیه های کارگری اتفاق می افتد و انحراف هزینه سربار که در نتیجه تغییرات نرخ مصوب سوخت بوقوع می پیوندد،ممکن است در کوتاه مدت قابل رسیدگی نباشد. گاه، چنین انحرافاتی، چاره اندیشی بلند مدت از قبیل انتقال کارخانه به محلی که نرخ های سوخت یا دستمزد در ان پایین است را تشویق می کنند. در چنین حالتی منافع کوتاه مدت رسیدگی انحراف، ناچیز اما در بلند مدت، چشم گیر خواهد بود.
برخی انحرافات به سبب اشتباه در دفتر داری و انجام تعدیلات رخ می دهند. سیستم گزارش گری انحراف (و دایره حسابداری) در صورت انجام اشتباه دفتر داری و تعدیلات، شاید اعتبار خود را از دست بدهد. بنابراین، دایره حسابداری باید قبل از تسلیم گزارش انحرافات به مدیر عملیاتی، گزارش را بدقت بازبینی کند.
بهنگام کردن استاندارد ها
استاندارد ها، برآورد هستند، بنابراین شاید شرایطی که واقعا اتفاق افتاده را منعکس ننمایند. این گفته خصوصا زمانی صادق است که استاندارد ها برای انعکاس شرایط جاری بهنگام نشده ومورد تجدید نظر قرار نگرفته باشند. چنانچه قیمت ها وروش های عملیاتی مکررا تغییر یابند احتمالا استاندارد ها به روز نخواهند بود.
برخی شرکت ها سالانه یکبار به تجدید نظر استاندارد های خود می پردازند. با این وجود انحرافاتی که طی دوره در نتیجه تغییر شرایط ایجاد می شوند، دراستاندارد هالحاظ نمی شوند. در حالی که تغییر شرایط، موقت است، برخی شرکت ها مبادرت به انجام انحراف برنامه ریزی شده می نمایند. برای مثال بارش برف شدید و ناگهانی در تهران، باعث کاهش شدید بهره وری کارکنان و ایجاد انحراف شدید کارایی دستمزد می شود. برای مقابله با این شرایط، دایره حسابداری مبادرت به تدوین استاندارد برنامه ریزی شده برای تفاوت بین هزینه های واقعی و استاندارد که در نتیجه بارش برف ایجاد شده، مینماید.
تالیف:مایکل میهر
ترجمه واقتباس دکتر ایرج نو روش
هر سازمان رویکردی منحصر به فرد به تجزیه و تحلیل انحراف دارد، به سبب شرایط منحصر به فرد هر سازمان، این موضوع که چه انحرافاتی باید محاسبه شوند را نمی توان عمومیت داد. در هر سازمان، مدیران و حسابداران باید با در نظر گرفتن فزونی منافع بر هزینه، تشخیص دهند که محاسبه کدام انحرافات توجیح پذیر است.
در تصمیم برای اینکه چند انحراف باید محاسبه شود، توجه به اثر و کنترل پذیری هر انحراف حایز اهمیت است. در مورد اثر باید به این سوال پاسخ داد که ایا این انحراف با اهمیت است؟ ایا انحراف انقدر کم است که حد اکثر تلاش جهت بهبود کارایی و کنترل هزینه،در موفقیت امیز ترین حالت نیز تاثیر نا چیزی خواهد داشت؟ اگر چنین است، محاسبه و تجزیه و تحلیل انحراف احتمالا ارزش چندانی نخواهد داشت. از اینرو محاسبه تفصیلی ان برای اقلام کوچک سربار شاید چندان ارزشمند نباشد.
در مورد کنترل پذیری نیز باید به این سوال پاسخ داد که ایا می توان در مورد این انحراف کاری انجام داد؟ بدون توجه به بزرگی اثر ان، اگر نتوان کاری در مورد انحراف انجام داد شاید صرف منابعجهت محاسبه و تجزیه و تحلیل آن توجیه پذیر نباشد. برای مثال انحراف نرخ خرید مواد معمولا یک قلم موثر تلقی می شود، اما از انجا که وقوع این انحراف به دلیل شرایط بازار است این انحراف از کنترل مدیران خارج می باشد .
عموما، همانطور که در ادامه خواهید دید انحرافات موثر کنترل پذیر مستلزم بیشترین توجه و انحرافات کم تاثیر غیر قابل کنترل مستلزم کمترین توجه است.
انحرافات کارایی دستمزد و مواد، غالبا از کنترل پذیری بالایی بر خوردارند. با توجه کافی به زمانبندی، کیفیت کارکنان، انگیزش و تشویق، اینگونه انحرافات را غالبا می توان بطور کار امد کنترل نمود. مثالی از تاثیر زیاد اما غیر قابل کنترل برای اغلب شرکت ها، هزینه انرژی است. بسیاری از سازمان ها از خطوط هوایی گرفته تا شرکت های تاکسیرانی و ذوب فلزات نتوانسته ان د در کوتاه مدت اقدام موثری در مقابل افزایش هزینه انرژی به عمل اورند. البته در بلند مدت با انجام اموری (از قبیل خرید تجهیزات کم مصرف) می توانند مصرف انرژی را کاهش دهند. عموما، هر چه فرصت بیشتری در اختیار باشد، توان کنترل نیز افزایش خواهد یافت.
چه زمان باید به رسیدگی انحرافات پرداخت؟
بعد از محاسبه انحرافات، مدیران و حسابداران باید تصمیم بگیرند که کدام انحرافات نیاز به رسیدگی دارند.
از آنجا که زمان یک منبع محدود است،مدیران باید اولویت های خود را مشخص کنند. این امر از طریق تجزیه و تحلیل فزونی منافع بر هزینه تحقق پذیر است. فقط انحرافاتی که منافع حاصل از اصلاح انها بر هزینه رسیدگی انها فزونی میگیرد،باید تحت رسیدگی قرار گیرند. این رویه عمل با فلسفه مدیریت بر پایه استثنا سازگاری دارد که شعار آن، اینست "نگران اموری که موافق برنامه هستند، نباشید، بلکه نگران استثنا ها باشید."
البته شاید سخن گفتن در این مورد ساده اما عمل به ان دشوار است، چرا که شاید پیش بینی کردن هزینه یا منافع مربوط به رسیدگی انحرافات، غیر ممکن باشد. حال به بررسی مواردی خواهیم پرداخت که در تعیین احرافات در خور رسیدگی، از اهمیت برخوردارند.
اصلاح برخی از مشکلات انهم بلافاصله بعد از کشف، کار ساده ای است. هنگامی که ماشین الات به نحو مناسبی، تنظیم و یا کار گری نیاز به آموزش مختصری دارد هزینه رسیدگی پایین بوده ومنافع حاصله احتمالا بیش از هزینه مربوطه خواهد بود. در چنین حالتی، انحراف مصرف یا کارایی به وقوع پیوسته که جهت انجام عمل اصلاحی حتی می توان انرا به صورت روزانه گزارش نمود.
برخی انحرافات در کوتاه مدت قابل کنترل نیستند. انحرافات نرخ دستمزد که به سبب تغییر نرخ های دستمزد توسط قانون یا اتحادیه های کارگری اتفاق می افتد و انحراف هزینه سربار که در نتیجه تغییرات نرخ مصوب سوخت بوقوع می پیوندد،ممکن است در کوتاه مدت قابل رسیدگی نباشد. گاه، چنین انحرافاتی، چاره اندیشی بلند مدت از قبیل انتقال کارخانه به محلی که نرخ های سوخت یا دستمزد در ان پایین است را تشویق می کنند. در چنین حالتی منافع کوتاه مدت رسیدگی انحراف، ناچیز اما در بلند مدت، چشم گیر خواهد بود.
برخی انحرافات به سبب اشتباه در دفتر داری و انجام تعدیلات رخ می دهند. سیستم گزارش گری انحراف (و دایره حسابداری) در صورت انجام اشتباه دفتر داری و تعدیلات، شاید اعتبار خود را از دست بدهد. بنابراین، دایره حسابداری باید قبل از تسلیم گزارش انحرافات به مدیر عملیاتی، گزارش را بدقت بازبینی کند.
بهنگام کردن استاندارد ها
استاندارد ها، برآورد هستند، بنابراین شاید شرایطی که واقعا اتفاق افتاده را منعکس ننمایند. این گفته خصوصا زمانی صادق است که استاندارد ها برای انعکاس شرایط جاری بهنگام نشده ومورد تجدید نظر قرار نگرفته باشند. چنانچه قیمت ها وروش های عملیاتی مکررا تغییر یابند احتمالا استاندارد ها به روز نخواهند بود.
برخی شرکت ها سالانه یکبار به تجدید نظر استاندارد های خود می پردازند. با این وجود انحرافاتی که طی دوره در نتیجه تغییر شرایط ایجاد می شوند، دراستاندارد هالحاظ نمی شوند. در حالی که تغییر شرایط، موقت است، برخی شرکت ها مبادرت به انجام انحراف برنامه ریزی شده می نمایند. برای مثال بارش برف شدید و ناگهانی در تهران، باعث کاهش شدید بهره وری کارکنان و ایجاد انحراف شدید کارایی دستمزد می شود. برای مقابله با این شرایط، دایره حسابداری مبادرت به تدوین استاندارد برنامه ریزی شده برای تفاوت بین هزینه های واقعی و استاندارد که در نتیجه بارش برف ایجاد شده، مینماید.