سا را
31st October 2011, 12:21 PM
1) تحول چیست؟ تحول در ارتباط با افراد به معنی شبیه دیگران شدن نیست بلكه به مفهوم مانند خود شدن ، رشدكردن، غنی شدن و متبلور ساختن توانائی ها بوسیله تجربه و تدبیر است.
در ارتباط با سازمانها كه مجموعه افراد می باشند تحول باز هم به مفهوم تغییر از طریق كسب تجربه و تدبیر است.
فرایند تحول در سازمانها متأثر از تجربیات و اهداف جدید است.
معمولاً سازمانها به رشد و توسعه خود از طریق افرادی ادامه می دهند كه در سازمانهای دیگر تجربه كرده اند و به اندازه كافی جرأت دارند كه از این تجربیات در جهت ایجاد تحول در سازمان استفاده كنند و یا افراد درون سازمان كه جسارت و توانائی لازم جهت ایجاد تحول را دارا می باشند بهترین انتخاب درون سازمانی برای مدیریت تحول می باشند.
2) چرا تحول؟ (انگیزه های تغییر سازمانی)
معمولاً سازمانها متحول می شوند تا باز و جهانی شوند و در آنها فكر و روح افراد چه بصورت فردی و چه به صورت گروهی برای رسیدن به اهداف همه گروههای ذینفع مانند: مشتریان، كاركنان و سهامداران بسیج شود و به هرحال این انسانها هستند كه نیروی مولد و محرك برای تغییر سیستم ها، ساختارها و سازمان ها هستند.
معمولاً تغییرات سازمانی و تحول برای گذار از یك مرحله توسعه به مرحله دیگر هم ممكن است ایجاد شود، سازمانها با گذار از مراحل مختلف توسعه، بالغ می شوند.
پیش از تصمیم گیری در مورداینكه بهسازی كدام یك از جنبه های سازمان ضرورت دارد، باید نقاط قوت و ضعف سازمان را مورد تجزیه و تحلیل قرار داد. در این میان، ارزیابی نیازها از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
تغییر سازمانی نخست مستلزم بررسی و تشخیص مشكل است شناخت مشكل و ارائه صورت مساله واقعی نیمی از تغییر است چنانچه مدیران سناریوی تغییرات، در تعریف از مشكلات دچار خطا و لغزش شوند هزینه های گزافی را خواهند پرداخت چرا كه سازمان و منابع آن را به سمت اهدافی هدایت خواهند نمود كه در جهت نیازهای واقعی سازمان طراحی نشده و پاسخگوی مشكلات نمی تواند باشد مدیریت تغییر بیش از هر اقدامی باید راهكارهای حل مساله و ابعاد آن را مورد بررسی و شناخت دقیق قرار دهد.
عمده مشكلات جاری در تحول اداری:
1- عدم استفاده از رویكردهای علمی و تجارب : در واقع قبل از پیاده سازی تغییرات هیچگونه بررسی علمی یا تجربی بمنظور توفیق یا عدم توفیق تغییرات حاصل نمی شود.
2- نگرانی مخالفان از تهدید منافع، نظرات، عادات و خواسته های ایشان پس از انجام تغییرات (مقاومت در برابر تغییر)
3- شیوه مدیریتی فرد محورانه : بعبارت دیگر هرگونه تغییر سازمانی كه توزیع قدرت را برهم زند، فعالیتهای سیاسی درون سازمان را برمی انگیزد. توجه داشته باشید كه مخالفان درون سازمانی مشابه مقاومت باد در برابر سرعت خودرو می باشد، مقاومتی كه دیده نمی شود ولی اثرات آن هویدا است.
بدین ترتیب ریشه مشكلات جاری در تحول اداری را همچنین می توان در فقدان شایسته سالاری ، فساد اداری ، عدم انطباق فرهنگ سازمانی با مبانی اعتقادی ، فقدان رابطه منطقی میان سیاستهای كلان نظام با خط مشی های اجرایی ، فقدان نگرش راهبردی و بلندمدت ، عدم پاسخگوئی و نظارت در نظام مدیریتی جستجو نمود.
« اهداف ، برنامه ها و سیاستهای کمیسیون تحول اداری »
به منظور رفع مشکلات اساسی نظام اداری کشور در حوزه های سازماندهی ، مدیریت ، منابع انسانی ، فن آوری و فرایندهای انجام کار و قوانین و مقررات هفت برنامه تحت عنوان «تحول در نظام اداری کشور» توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی در مورخ 18/1/81 ارائه و به تصویب هیئت وزیران رسید و در کلیه دستگاههای اجرایی لازم الاجرا گردید .
این هفت برنامه عبارتند از :
1- برنامه منطقی نمودن اندازه دولت
2- برنامه تحول در ساختار تشکیلاتی دولت
3- برنامه تحول در نظام های مدیریتی
4- برنامه تحول در نظام های استخدامی
5- برنامه آموزش و بهسازی نیروی انسانی دولت
6- برنامه اصلاح فرآیندها ، روشهای انجام کار و توسعه فن آوری اداری
7- برنامه ارتقاء و حفظ کرامت مردم در نظام اداری
اهم سیاستهای اجرائی منطقی نمودن اندازه دولت :
1- اجرای وظائف حاکمیتی دولت به نحو کارآمد و اثر بخش
2- گسترش فعالیت بخش غیردولتی از روشهای خصوصی سازی و ارائه ساز و کار مناسب برای نظارت بر حسن اجرای کارها
3- انجام خدمات زیربنائی از طریق بخش غیردولتی با استفاده از روش قیمت تمام شده
اهم سیاستهای اجرائی اصلاح ساختارهای تشکیلاتی دولت :
1- عدم گسترش تشکیلات دولت با تاکید بر کوچک سازی (قانون برنامه سوم توسعه )
2- کاهش پستهای مدیریتی بمنظور ایجاد انسجام در ساختار بخش دولتی
3- قانونمندی وظائف در سطح ملی و کلان
4- اعطای اختیارات به مقامات محلی ومنطقه ای بمنظور تسریع در پاسخگوئی به مقامات
اهم سیاستهای اجرائی اصلاح نظام های مدیریتی :
1- رعایت اصل ثبات مدیریتی
2- تهیه کارنامه عملکرد مدیران بمنظور ارتقای سطح کیفی مدیریت در دستگاههای دولتی
3- ارائه گزارش سالانه توسط کلیه دستگاههای اجرائی به دولت
اهم سیاستهای اجرائی اصلاح نظام استخدامی :
1- مقررات استخدامی بر اساس انتخاب اصلح مورد تجدید نظر قرار گیرد
2- مقررات استخدامی به دو نوع دائم و موقت محدود گردد
3- کاهش استخدام دائمی
4- حقوق و مزایا و جبران خدمت مکفی برای کارکنان دولت برقرار شود
5- برای استخدام در بخش دولتی ، احراز حداقل های علمی و تخصصی الزامی گردد
اهم سیاستهای اجرائی اصلاح نظام آموزشی و بهسازی نیروی انسانی :
1- آموزش کارکنان دولت با هدف افزایش و به هنگام نمودن دانش ، بینش و مهارت همراه با انگیزش لازم
2- از تبدیل دستگاههای دولتی به محلی برای کسب مدارج دانشگاهی از طریق استفاده از امکانات دولتی اجتناب شود
3- در نظام ارزشیابی کارکنان دولت معیار رضایتمندی ارباب رجوع ، مدیر و همکاران ، ملحوظ گردد
4- مدیران عالی و اجرائی در سطوح مختلف از آموزشهای مورد نیاز در چهار چوب نظام آموزش کارکنان دولت برخوردار گردند.
اهم سیاستهای اجرائی اصلاح فرایندها ، روشهای انجام کار و توسعه فن آوری اداری :
1- اصلاح روشها ، رویه ها ، فرایندهای انجام کار بمنظور رضایت ارباب رجوع ، ساده سازی روشها و کاهش هزینه ها و...
2- توسعه نظام مکانیزه در دستگاههای اجرائی
3- نظم و انضباط اداری و ارزیابی دستگاههای اجرائی با این معیار
4- بکارگیری دیدگاهها و تجربیات متخصصان داخل وخارج کشور
5- نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها
6- استقرار شبکه اطلاع رسانی و اتصال به شبکه جهانی اینترنت
اهم سیاستهای اجرائی ارتقاء و حفظ کرامت مردم :
1- ارائه خدمات به مردم بطور شفاف و مشخص ، زمانمند و با کیفیت مطلوب
2- دستگاههای اجرائی خدمتگزار و پاسخگوی مردم هستند
3- نظام اطلاع رسانی خدمات دولتی بصورت سهل و آسان طراحی شود
4- برخورد قاطع با پدیده مذموم فساد اداری
5- ارزیابی مستمر سطح رضایتمندی مردم از خدمات دولتی
با تحقق هفت برنامه تحول نظام اداری به وضعیت مطلوب با ویژگیهای ذیل نائل خواهیم شد .
ویژگی ها و خصوصیات نظام اداری مطلوب :
1- نظام گرا و همه سو نگر
2- کارا ، بهره ور و ارزش افزا
3- پاسخگو وشفاف
4- اثربخش ، نتیجه گرا و کیفیت مدار
5- شهروند مدار ، خدمتگزار و مردم سالار
6- سالم ، عاری از فساد و تبعیض
7- مشارکت جو و مشارکت پذیر
8- شایسته سالار و دانش گرا
9- آینده بین ، دورنگر و هدفمند
10- قانونمدار ، ضابطه مند و اخلاق گرا
11- مدیر وراهبر
12- توسعه گرا و نواندیش
در ارتباط با سازمانها كه مجموعه افراد می باشند تحول باز هم به مفهوم تغییر از طریق كسب تجربه و تدبیر است.
فرایند تحول در سازمانها متأثر از تجربیات و اهداف جدید است.
معمولاً سازمانها به رشد و توسعه خود از طریق افرادی ادامه می دهند كه در سازمانهای دیگر تجربه كرده اند و به اندازه كافی جرأت دارند كه از این تجربیات در جهت ایجاد تحول در سازمان استفاده كنند و یا افراد درون سازمان كه جسارت و توانائی لازم جهت ایجاد تحول را دارا می باشند بهترین انتخاب درون سازمانی برای مدیریت تحول می باشند.
2) چرا تحول؟ (انگیزه های تغییر سازمانی)
معمولاً سازمانها متحول می شوند تا باز و جهانی شوند و در آنها فكر و روح افراد چه بصورت فردی و چه به صورت گروهی برای رسیدن به اهداف همه گروههای ذینفع مانند: مشتریان، كاركنان و سهامداران بسیج شود و به هرحال این انسانها هستند كه نیروی مولد و محرك برای تغییر سیستم ها، ساختارها و سازمان ها هستند.
معمولاً تغییرات سازمانی و تحول برای گذار از یك مرحله توسعه به مرحله دیگر هم ممكن است ایجاد شود، سازمانها با گذار از مراحل مختلف توسعه، بالغ می شوند.
پیش از تصمیم گیری در مورداینكه بهسازی كدام یك از جنبه های سازمان ضرورت دارد، باید نقاط قوت و ضعف سازمان را مورد تجزیه و تحلیل قرار داد. در این میان، ارزیابی نیازها از اهمیت ویژه ای برخوردار است.
تغییر سازمانی نخست مستلزم بررسی و تشخیص مشكل است شناخت مشكل و ارائه صورت مساله واقعی نیمی از تغییر است چنانچه مدیران سناریوی تغییرات، در تعریف از مشكلات دچار خطا و لغزش شوند هزینه های گزافی را خواهند پرداخت چرا كه سازمان و منابع آن را به سمت اهدافی هدایت خواهند نمود كه در جهت نیازهای واقعی سازمان طراحی نشده و پاسخگوی مشكلات نمی تواند باشد مدیریت تغییر بیش از هر اقدامی باید راهكارهای حل مساله و ابعاد آن را مورد بررسی و شناخت دقیق قرار دهد.
عمده مشكلات جاری در تحول اداری:
1- عدم استفاده از رویكردهای علمی و تجارب : در واقع قبل از پیاده سازی تغییرات هیچگونه بررسی علمی یا تجربی بمنظور توفیق یا عدم توفیق تغییرات حاصل نمی شود.
2- نگرانی مخالفان از تهدید منافع، نظرات، عادات و خواسته های ایشان پس از انجام تغییرات (مقاومت در برابر تغییر)
3- شیوه مدیریتی فرد محورانه : بعبارت دیگر هرگونه تغییر سازمانی كه توزیع قدرت را برهم زند، فعالیتهای سیاسی درون سازمان را برمی انگیزد. توجه داشته باشید كه مخالفان درون سازمانی مشابه مقاومت باد در برابر سرعت خودرو می باشد، مقاومتی كه دیده نمی شود ولی اثرات آن هویدا است.
بدین ترتیب ریشه مشكلات جاری در تحول اداری را همچنین می توان در فقدان شایسته سالاری ، فساد اداری ، عدم انطباق فرهنگ سازمانی با مبانی اعتقادی ، فقدان رابطه منطقی میان سیاستهای كلان نظام با خط مشی های اجرایی ، فقدان نگرش راهبردی و بلندمدت ، عدم پاسخگوئی و نظارت در نظام مدیریتی جستجو نمود.
« اهداف ، برنامه ها و سیاستهای کمیسیون تحول اداری »
به منظور رفع مشکلات اساسی نظام اداری کشور در حوزه های سازماندهی ، مدیریت ، منابع انسانی ، فن آوری و فرایندهای انجام کار و قوانین و مقررات هفت برنامه تحت عنوان «تحول در نظام اداری کشور» توسط سازمان مدیریت و برنامه ریزی در مورخ 18/1/81 ارائه و به تصویب هیئت وزیران رسید و در کلیه دستگاههای اجرایی لازم الاجرا گردید .
این هفت برنامه عبارتند از :
1- برنامه منطقی نمودن اندازه دولت
2- برنامه تحول در ساختار تشکیلاتی دولت
3- برنامه تحول در نظام های مدیریتی
4- برنامه تحول در نظام های استخدامی
5- برنامه آموزش و بهسازی نیروی انسانی دولت
6- برنامه اصلاح فرآیندها ، روشهای انجام کار و توسعه فن آوری اداری
7- برنامه ارتقاء و حفظ کرامت مردم در نظام اداری
اهم سیاستهای اجرائی منطقی نمودن اندازه دولت :
1- اجرای وظائف حاکمیتی دولت به نحو کارآمد و اثر بخش
2- گسترش فعالیت بخش غیردولتی از روشهای خصوصی سازی و ارائه ساز و کار مناسب برای نظارت بر حسن اجرای کارها
3- انجام خدمات زیربنائی از طریق بخش غیردولتی با استفاده از روش قیمت تمام شده
اهم سیاستهای اجرائی اصلاح ساختارهای تشکیلاتی دولت :
1- عدم گسترش تشکیلات دولت با تاکید بر کوچک سازی (قانون برنامه سوم توسعه )
2- کاهش پستهای مدیریتی بمنظور ایجاد انسجام در ساختار بخش دولتی
3- قانونمندی وظائف در سطح ملی و کلان
4- اعطای اختیارات به مقامات محلی ومنطقه ای بمنظور تسریع در پاسخگوئی به مقامات
اهم سیاستهای اجرائی اصلاح نظام های مدیریتی :
1- رعایت اصل ثبات مدیریتی
2- تهیه کارنامه عملکرد مدیران بمنظور ارتقای سطح کیفی مدیریت در دستگاههای دولتی
3- ارائه گزارش سالانه توسط کلیه دستگاههای اجرائی به دولت
اهم سیاستهای اجرائی اصلاح نظام استخدامی :
1- مقررات استخدامی بر اساس انتخاب اصلح مورد تجدید نظر قرار گیرد
2- مقررات استخدامی به دو نوع دائم و موقت محدود گردد
3- کاهش استخدام دائمی
4- حقوق و مزایا و جبران خدمت مکفی برای کارکنان دولت برقرار شود
5- برای استخدام در بخش دولتی ، احراز حداقل های علمی و تخصصی الزامی گردد
اهم سیاستهای اجرائی اصلاح نظام آموزشی و بهسازی نیروی انسانی :
1- آموزش کارکنان دولت با هدف افزایش و به هنگام نمودن دانش ، بینش و مهارت همراه با انگیزش لازم
2- از تبدیل دستگاههای دولتی به محلی برای کسب مدارج دانشگاهی از طریق استفاده از امکانات دولتی اجتناب شود
3- در نظام ارزشیابی کارکنان دولت معیار رضایتمندی ارباب رجوع ، مدیر و همکاران ، ملحوظ گردد
4- مدیران عالی و اجرائی در سطوح مختلف از آموزشهای مورد نیاز در چهار چوب نظام آموزش کارکنان دولت برخوردار گردند.
اهم سیاستهای اجرائی اصلاح فرایندها ، روشهای انجام کار و توسعه فن آوری اداری :
1- اصلاح روشها ، رویه ها ، فرایندهای انجام کار بمنظور رضایت ارباب رجوع ، ساده سازی روشها و کاهش هزینه ها و...
2- توسعه نظام مکانیزه در دستگاههای اجرائی
3- نظم و انضباط اداری و ارزیابی دستگاههای اجرائی با این معیار
4- بکارگیری دیدگاهها و تجربیات متخصصان داخل وخارج کشور
5- نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها
6- استقرار شبکه اطلاع رسانی و اتصال به شبکه جهانی اینترنت
اهم سیاستهای اجرائی ارتقاء و حفظ کرامت مردم :
1- ارائه خدمات به مردم بطور شفاف و مشخص ، زمانمند و با کیفیت مطلوب
2- دستگاههای اجرائی خدمتگزار و پاسخگوی مردم هستند
3- نظام اطلاع رسانی خدمات دولتی بصورت سهل و آسان طراحی شود
4- برخورد قاطع با پدیده مذموم فساد اداری
5- ارزیابی مستمر سطح رضایتمندی مردم از خدمات دولتی
با تحقق هفت برنامه تحول نظام اداری به وضعیت مطلوب با ویژگیهای ذیل نائل خواهیم شد .
ویژگی ها و خصوصیات نظام اداری مطلوب :
1- نظام گرا و همه سو نگر
2- کارا ، بهره ور و ارزش افزا
3- پاسخگو وشفاف
4- اثربخش ، نتیجه گرا و کیفیت مدار
5- شهروند مدار ، خدمتگزار و مردم سالار
6- سالم ، عاری از فساد و تبعیض
7- مشارکت جو و مشارکت پذیر
8- شایسته سالار و دانش گرا
9- آینده بین ، دورنگر و هدفمند
10- قانونمدار ، ضابطه مند و اخلاق گرا
11- مدیر وراهبر
12- توسعه گرا و نواندیش