لزوم تعديل حسابها
باتوجه به قبول فرض تعهدي در حسابداري ،شناسائي وثبت اقلام دارائي ، بدهي ، سرمايه ، درآمد وهزينه مي بايست براساس مفروضات زير صورت مي گيرد:

  2. خريد وفروش دارائي دردوره اي كه معامله انجام مي شود دردفاتر ثبت مي شود ، اعم ازاينكه تمام ياقسمتي ازبهاي آن پرداخت يادريافت شده يانشده باشد
  3. درآمد دردوره اي كه تحقق مي يابد ، بايد دردفاتر ثبت شود ، اعم از اينكه وجه مربوط به آن دريافتشده يانشده باشد .
  4. هزينه دردوره اي كه واقع مي شود بايد دردفاتر ثبت شود ، اعم ازاينكه وجه آن پرداخت شده يانشده باشد .



 قبول مفروضات فوق وهمچنين پذيرفتن اصل مقابله ياتطابق هزينه هاودرآمدهاي يك دوره ايجاب مي كند كه جهت تعيين سود وزيان موسسه ، درپايان دوره مالي يك سلسه اصلاحات ( تعديلات ) درحسابهاانجام شود .
كه مهمترين موارد تعديلات رامختصراً به شرح ذيل ذكر مي كنم :
تعديل حسابهاي پيش پرداخت
درطول دوره مالي موارد مختلفي ازپيش پرداختها مكن است دردفاتر ثبت شود . همه اين پيش پرداخت ها به هنگام ثبت دردفاتر ، بعنوان دارائي موسسه تلقي مي شود . چراكه هنوز انتفاعي ازآنها به موسسه نرسيده است وحتي ممكن است موسسه اقدام به پس گرفتن وجوه پيش پرداخت شده كند . برخي از موارد پيش پرداخت خاي طي دوره مالي مربوط به بيعانه هائي است كه جهت خريد دارائي ها به موسسه فروشنده پرداخت مي شود ( مانند پيش پرداخت خريد اتومبيل كه به شركتهاي خودرو ساز پرداخت مي شود) . اين پيش پرداخت ها درهنگام تحويل گرفتن دارائي مورد معامله مي بايست بستانكار شده وحساب داائي مربوط ( مانند وسائط نقليه ) بدهكار شود . برخي ديگر از پيش پرداخت ها مربوط به هزينه هايي است كه هنوز واقع نشده اند يعني هنوز انتفاعي دراين مورد به موسسه نرسيده است مثلاً پيش پرداخت بيمه ياپيش پرداخت اجاره از آن جمله اند . اين نوع پيش پرداخت ها باگذشت زمان ودريافت انتفاع توسط موسسه به هزينه تبديل مي شوند .
مثال :
دراول اسفندماه 1378 مبلغ 000ر000ر4 ريال بابت اجاره ماههاي اسفند وفروردين محل تعميرگاه موجر پرداخت شد ه است . چون هنوز دراين تاريخ انتفاعي به موسسه نرسيده است ، كل مبلغ به عنوان پيش پرداخت ( نوعي دارائي) دردفاتر موسسه ثبت شده است . اماباگذشت يك ماه يعني درپايان دوره مالي مي بايست به ميزان انتفاع دريافت شده يعني يك دوم پيش پرداخت مذكور ازاين دارائي كسرشده وبه حساب هزينه اجاره منظور شود . بنابراين ثبت تعديلي زيردردفتر روزنامه تعميرگاه انجام مي شود :

29/12/78 هزينه اجاره محل 000ر000ر2
پيش پرداخت اجاره 000ر000ر2
تعديل پيش پرداخت بابت اجاره اسفند


تعديل موجودي ملزومات مصرفي
چنانچه ملزومات مصرفي موسسه ( مانند ملزومات اداري ، قطعات يدكي ، ملزومات مصرفي نظافت و.. ) بطورعمده خريداري شده وبه انبار موسسه تحويل داده شود اين موجوديها به هنگام خريد بعنوان دارائي موسسه شناسائي وثبت مي شود . بديهي است كه درطول دوره مالي مقداري ازاين موجوديها دراجراي عمليات موسسه مصرف مي شود . بنابراين لازم است كه ميزان مصرف موجوديها تعيين شده وبه همين ميزان حساب هزينه ملزومات مصرفي بدهكار وحساب موجودي ملزومات بستانكار شود .
مثال :
حسابدار تعميرگاه پس ازبررسي انبار ملزومات مصرفي ، مشخص كرده است كه به ميزان 000ر500 ريال از موجود ي ملزومات طي اسفندماه مصرف شده است . بنابراين ثبت تعديلي زيردردفتر روزنامه تعميرگاه انجام مي شود :
29/12/78 هزينه ملزومات مصرفي 000ر500
موجودي ملزومات مصرفي 000ر500
بابت ملزومات مصرفي طي اسفندماه 78

تعديل پيش دريافت ها
پيش دريافت درآمد تازماني كه خدمات مورد معامله به مشتري ارائه نشده است ، بعنوان بدهي دردفاتر فروشنده خدمات ثبت مي شود . به محض اينكه خدمات مورد معامله به مشتري ارائه شد ، اين بدهي به درآمد تبديل مي شود . بنابراين درپايان دوره مالي بايد حساب پيش دريافت درآمد بابت خدمات ارائه شده بدهكار وحساب درآمد بستانكارشود .
مثال :
بابررسي حسابدارتعميرگاه مشخص شده كه يك دوم خدمات منعقده درتاريخ 13/12/78 تاپايان اسفندماه به شركت آذين ارائه شده است لذا تعديلي بايد دردفاتر تعميرگاه انجام شود :
29/12/78 پيش دريافت درآمد 000ر000ر2
درآمد 000ر000ر2
تعديل بابت درآمد ارائه شده دراسفندماه

تعديل بابت هزينه هاي معوق
هزينه هاي معوق هزينه هايي هستند كه واقع شده ولي هنوز پرداخت نشده اند . مثلاً درپايان دوره مالي بايد هزينه هاي آب . برق . تلفن وگاز مصرفي موسسه كه صورتحساب مربوط به آنها هنوز توسط موسسه دريافت نشده است ، شناسائئي ودردفاتر ثبت شود چراكه اين هزينه ها واقع شده اند وطبق فرض تعهدي بايد به حساب گرفته شود .
برخي از هزينه هارابايد باتوجه به مبلغ آنها دردوره هاي مشابه پيش بيني كرد . بديهي است چنانچه مبلغ واقعي اين هزينه ها بطور قابل ملاحظه اي باآنچه كه پيش بيني شده است ، اختلاف داشت از اين بابت تعديل لازم دردفاتر انجام شود .
برخي ديگر از هزينه هاي معوق هزينه هائي هستند كه مبلغ آنها مشخص است ولي به دلايلي هنوز پرداخت نشده اند .
مثلاً ممكن است هزينه بهره وام دريافتي به دليل نرسيدن موعد پرداخت قسط وام ، هنوز پرداخت نشده باشد ولي مبلغ آن مشخص است واين هزينه واقع شده است لذا بايد دردفاتر ثبت شود . ياحقوق ومزاياي بعضي ازكاركنان ممكن است هنوزپرداخت نشده باشد كه اين هزينه نيز بايد شناسائي وثبت شود . درهمه موارد فوق ، درمقابل هزينه هايي كه اتفاق افتاده ولي هنوز پرداخت نشده اند نوعي تعهد ( بدهي)براي موسسه به وجود مي آيد كه اين بدهي هابايد دردفاتر ثبت شوند.
نثال:
طبق بررسي حسابدارتعميرگاه هزينه هاي آب وبرق وتلفن تعميرگاه درماه اسفند حدود 000ر500 ريال است كه تعديل لازم انجام مي شود :

29/12/78 هزينه آب وبرق وتلفن 000ر500
آب وبرق وتلفن پرداختني 000ر500
بابت هزينه آب وبرق وتلفن اسفندماه 78








نحوه تكميل كاربرگ
حال كه بالزوم تعديل حسابها وموارد مهم آن آشنا شديد ، بايد بدانبد كه حسابداران قبل از ثبت تعديلات دردفاتر قانوني ، به منظور حصول اطمينان ازاينكه كليه موارد تعديل حسابها را مورد دقت قرارداده اند وهمچنين براي ارائه تصويري از سود وزيان وترازنامه موسسه قبل از بستن حسابها ، اقدام به تهيه كاربرگي مي كنند كه به كاربرگ 10 ستنوني معروف است . دراين كاربرگ 5 بخش وجوددارد كه بخش اول آن مخصوص ترازآزمايشي 2 ستوني ازمانده حسابهادرپايان دوره مالي وقبل از تعديل حسابهاست .
دربخش دوم تعديلات ودربخش سوم ترازآزمايشي تعديل شده رامي نويسند
دربخشهاي چهارم وپنجم به ترتيب سودوزيان وترازنامه موسسه نشان داده مي شود .
بايد توجه داشت كه تهيه وتكميل كاربرگ الزامي نيست وبدون تهيه آن نيز مي توان مستقيماً تعديلات راانجام داده وچرخه حسابداري راتكميل كرد.
درموسساتي كه موارد تعديل قابل توجه است ، تهيه كاربرگ مي تواند موجب حصول اطمينان از ثبت كليه موارد تعديل شود وقبل از بستن حسابها مديريت رادرجريان نتيجه عمليات قراردهد .
چگونگي تكميل ستونهاي كاربرگ :
× عنوان كاربرگ : دربالاي كاربرگ بايد نام موسسه ، عنوان كاربرگ ودوره مالي نوشته شود .
× ستون عنوان حسابها : دراين ستون عناوين حسابهابااستفاده ازترازآزمايشي قبل از تعديل نوشته مي شود . درنوشتن نام حسابها معمولاً جهت ايجاد سهولت درانتقال ارقام بين ستونهاي كاربرگ ، ابتدا حسابهائي كه مانده بدهكار دارند وسپس حسابهائي كه مانده بستانكار دارند نوشته مي شود .
× ستونهاي تراز آزمايشي : دراين دوستون ، تراز آزمايشي از مانده حسابهاي قبل از تعديل نوشته مي شود . همانگونه كه قبلاً مشاهده كرديد ، تراز آزمايش 4 ستوني پس از ثبت عمليات موسسه دراسفندماه تهيه شده بود كه عيناً مانده حسابها ازاين تراز آزمايشي به 2 ستون تراز آزمايشي كاربرگ منتقل مي شود .
× ستونهاي تعديلات : دراين دوستون ، تعديلات لازم درحسابهاي موسسه منعكس مي شود ، جهت ايجاد سهولت دررديابي طرفين ثبت هاي تعديلي ، دركنارارقام مندج درستونها، طرفين هرثبت تعديلي باحروف الفبا مشخص مي شود .
× ستونهاي تراز آزمايشي تعديل شده : دراين دوستون ، تاثير تعديلات برحسابهاي كل موسسه نشان داده مي شود . به عبارت ديگر ، مانده جديد حسابها پس از تعديل در اين دوستون منعكس مي شود .
× ستون سودوزيان ترازنامه اي : اين 4 ستون راهمزمان بايد تكميل كرد . به اين ترتيب كه بااستفاده از ارقام مندرج درستونهاي تراز آزمايشي تعديل شده ، حسابهاراازبالا به ترتيب مي خوانيم وهرحساب راباتوجه به ماهيت آن اگر سودوزياني بود ( هزينه هاودرآمد) به يكي از دوستون سودوزيان وچنانچه ماهيت آن ترازنامه اي بود( دارائي ها . بدهي ها وارزش ويژه ) به يكي از دوستون ترازنامه منتقل مي كنيم . پس از انتقال ارقام به ستونهاي سود وزيان وترازنامه ، ستونهاي سودوزيان راجمع مي كنيم . تفاضل جمع ستونهاي بدهكار وبستانكار ، سوديازيان موسسه رانشان مي دهد . اين ارقام راچنانچه سوداست به ستون بستانكار ترازنامه ودرصورتي كه زيان است به ستون بدهكارترازنامه منتقل مي كنيم . پس ازانتقال رقم سوديازيان به ستون مربوطه درترازنامه ، جمع ستونهاي بدهكاروبستانكار ترازنامه بايد موازنه شود واين موازنه به معني صحت ثبت ارقام دركاربرگ است .