آئين نامه مربوط به روش هاي نگهداري دفاتر
واسناد و مدارک و نحوه ثبت وقايع مالي و چگونگي تنظيم صورتهاي مالي
نهائي موضوع تبصره 2 ماده 95 اصلاحي مصوب 27/11/1380
قانون مالياتهاي مستقيم




کليات :

ماده 1) مقررات اين آئين نامه شامل موُدياني است که در موعد مقرر در قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 3/12/1366 و اصلاحيه هاي بعدي آن ترازنامه و حساب سود و زيان و يا حسب مورد حساب درآمد و هزينه و حساب سودو زيان خود را با رعايت مقررات مربوط تسليم مي نمايند
تبصره– موُديان در انتخاب يکي از رويه هاي حسابداري بر اساس استانداردهاي پذيرفته شده مجازند و در سالهاي بعد بايد همان رويه را اعمال نمايند . در صورتي که به جهات مشخصي تغيير رويه داده باشند مکلفند اثرات حاصل از تغيير رويه را بر صورتهاي مالي مشخص و طي يادداشتي جداگانه پيوست اظهار نامه به اداره امور مالياتي تسليم نمايند.



فصل اول
مشخصات دفاتر قانوني :
ماده 2) دفاتر قانوني مشمول اين آئين نامه عبارت است از کليه دفاتر روزنامه و کل اعم از مشترک يا جدا از يکديگر و دفتر مشاغل (دفتر درآمد و هزينه )که قبل از ثبت هر گونه عمليات حسابداري درآنها ،دفاتر روزنامه و کل مطابق مقررات موا د 11 و 12 قانون تجارت مصوب سال 1311 از طرف نماينده اداره ثبت اسناد و دفتر مشاغل از طرف ادارات امور مالياتي ذيربط حسب مورد امضاء پلمب و ثبت گرديده و به فارسي و با خود نويس يا خودکار تحرير شده باشد .
تبصره 1- اشتباه در شماره گذاري صفحات و همچنين اشتباهات ناشي از پلمب دفاتر در مراجع مذکور موجب بي اعتباري دفاتر نخواهد بود.
تبصره 2- از پلمب خارج شدن يکي از دفاتر روز يا کل موجب بي اعتباري دفاتر نخواهد بود . مشروط برآنکه ضمن اعلام مراتب به اداره امور مالياتي ، اقدام به پلمب مجدد دفتر مذکور شود يا پس از بستن ذيل آخرين ثبت دفتر قبلي ادامه فعاليت در دفتر پملب شده ديگر ثبت گردد
تبصره 3- ادارات امور مالياتي موظفند فهرست دفاتر ثبت و پلمب شده واصله از اداره ثبت اسناد و همچنين فهرست دفاتر مشاغل ثبت و امضاء شده از ناحيه خود را به ادارات امور مالياتي مربوط ارسال نمايند .
ماده 3) موُديان مشمول اين آئين نامه مکلفند براي هر سال مالي ، فقط از دفاتر امضاء‌، پلمب و ثبت شده ظرف يک سال قبل استفاده نمايند ، مگر اينکه در اثناء سال بعلت تمام شدن دفاتر نياز به دفاتر جديد باشد که در اينصورت مجاز هستند دفاتر جديد امضاء ، پلمب و ثبت نمايند و با رعايت مقررات ماده 16 اين آئين نامه ادامه عمليات مالي را در دفاتر جديد ثبت کنند . درج تعداد و مشخصات دفاتر مآخوزه براي استفاده در هر سال مالي ، در اظهار نامه مالياتي مر بوط به آن سال الزامي است .
ماده 4) دفتر روزنامه دفتري است که اشخاص حقوقي يا حقيقي کليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي خود را با رعايت اصول و موازين و استانداردهاي پذيرفته شده حسابداري و به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت نمايند .
تبصره – نگهداري دفتر روزنامه واحد براي ثبت کليه عمليات و يا دفاتر روزنامه متعدد براي هر بخش از عمليات مجاز است
ماده 5) دفتر کل دفتري است که عمليات ثبت شده در دفتر يا دفاتر روزنامه بر حسب سر فصل يا کد گذاري حساب ها در صفحات مخصوص آن ثبت مي شود به ترتيبي که تنظيم سود و زيان و تراز نامه از آن امکان پذير باشد
ماده 6) دفتر مشترک روزنامه و کل دفتري است که داراي ستون هائي براي سر فصل حسابهاي متفاوت باشد ، به طوري که اشخاص حقوقي و حقيقي با ثبت و نگهداري دفتر مذکور بر طبق اصول و ضوابط و استانداردهاي حسابداري ، بتوانند نتايج عمليات خود را از آن استخراج و حساب سود و زيان و ترازنامه تهيه نمايند .
ماده 7) دفتر مشاغل ( دفتر درآمد و هزينه ) دفتري است که حداقل داراي ستون هائي براي درج تاريخ ، شرح معاملات ، درآمد ، هزينه و دارائي هاي قابل استهلاک باشد و معاملات مذکور به ترتيب تاريخ وقوع در آن ثبت گردد به طوري که در پايان سال تعيين جمع درآمد و هزينه شعلي مودي و تنظيم حساب سود و زيان از آن امکان پذير باشد .



فصل دوم
ساير دفاتر ، اسناد حسابداري و مدارک حساب :
ماده 8) دفتر معين دفتري است که براي تفکيک و مجزي ساختن هريک از حسابهاي دفتر کل بر حسب مقتضيات و شرايط حساب ممکن است نگهداري شود. کارت هاي حساب اعم از آنکه بوسيله دست يا ماشين تهيه شده باشد در حکم دفاتر معين است .
ماده 9) سند حسابداري فرمي است که در آن يک يا چند مورد از معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي به حساب هائي که حسب مورد بدهکار يا بستانکار گرديده تجزيه مي شود و پس از امضاء مراجع ذيصلاح مندرجات آن قابل ثبت در دفاتر ميباشد .
ماده 10- مدارک حساب عبارت از مستنداتي است که بيانگر وقوع يک يا چند فعاليت يا رويداد مالي يا محاسباتي بوده و اسناد حسابداري و دفاتر بر مبناي آنها تنظيم و تحرير مي گردد.


فصل سوم
نحوه تحرير و نگهداري دفاتر قانوني:
ماده 11) موُدياني که دفتر روزنامه و کل نگهداري مي نمايند بايد کليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي و موُديان مجاز به نگهداري دفاتر مشاغل ( دفتر درآمدو هزينه ) بايد هر گونه درآمد و هزينه و خريد و فروش دارائي هاي قابل استهلاک خود را طبق مقررات اين آئين نامه حسب مورد در دفاتر مربوط ثبت کنند ولو آنکه براي نگهداري حساب ها از ماشين هاي الکترونيکي وکارت هاي حساب استفاده شود .
تبصره – در خصوص اشخاص حقوقي و صاحبان مشاغل موضوع بند الف ماده 95 ماليالتهاي مستقيم : اشتباهات حسابداري در صورت ارائه مستندات مربوط چنانچه بر پايه استانداردهاي حسابداري در دفاتر همان سال اصلاح شود به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد کرد.
ماده 12- موُديان مجاز به نگهداري دفتر مشاغل مي توانند تمام يا قسمتي از در آمد و هزينه هاي مشابه روزانه را تحت يک شماره در رديف ثبت نمايند .مشروط بر اينکه در ستون شرح دفتر : نوع و تعداد آنها را قيد و اگر متکي به اسناد و مدارک باشد مشخصات آن را نيز در ستون مزبور درج نمايند . اقلام در آمد و هزينه و خريد و فروش دارائي هاي قابل استهلاک که در حدود متعارف متکي به اسناد و مدارک است مي بايست پس از ثبت در دفتر مشاغل ، اسناد و مدارک مربوط به ترتيب شماره رديف دفتر و به نحوي که براي رسيدگي ماموران تشخيص ماليات قابل استفاده باشد نگهداري گردد.
ماده 13- در مواردي که دفاتر روزنامه و کل نگهداري مي شود کليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي مربوط و در موارد نگهداري دفاتر مشاغل درآمدها و هزينه ها و خريد و فروش دارائي هاي قابل استهلاک بايد در همان روز انجام ، حسب مورد در دفاتر روزنامه يا مشاغل ثبت گردد.
تبصره 1- تاريخ مذکور در مدارک فاکتور فروش يا خريد و غيره ملاک قطعي تاخير تحرير شناخته نمي شود و هر گاه انجام و ختم اين گونه اعمال با توجه به روش و طرز کار موسسه تابع تشريفات و طي مراحلي باشد تا موضوع آماده براي ثبت در دفتر مربوط شود ، فاصله بين تاريخ فاکتور يا مدارک و روز آماده شدن آن براي ثبت در دفتر تاخير ثبت تلقي نخواهدشد.
تبصره 2- تاخير در تحرير عمليات در صورتي که به منظور سوء استفاده نباشد تا 15 روز به تشخيص اداره امور مالياتي و بيش از آن به تشخيص هيات 3 نفري موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 3/12/66 واصلاحيه هاي بعدي به قانوني بودن دفاتر خللي وارد نخواهد کرد .
تبصره 3- در مواردي که دفاتر موضوع اين آئين نامه توسط مقامات قضائي يا ساير مراجع قانوني ويا به عللي خارج از اختيار مودي از دسترس مو دي خارج شود و صاحب دفتر از تاريخ وقوع اين امر حداکثر ظرف سي روز دفاتر جديد امضاء‌، پلمب و عمليات آن مدت را در دفاتر جديد ثبت کند تاخير ثبت عمليات در اين مدت به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد کرد.
تبصره 4- تاخير ثبت دفاتر در مورد اشخاص حقوقي جديد التاسيس از تاريخ ثبت شخص حقوقي و در مورد ساير اشخاص از تاريخ شروع فعاليت تا سي روز مجاز خواهد بود.
ماده 14) کليه عمليات ثبت شده در د فاتر روزنامه هر ماه بايد حداکثر تا پانزدهم ماه بعد به دفتر کل نقل شود.
ماده 15) اشخاص ملزم به نگهداري دفاتر روزنامه و کل که داراي شعبه هستند مکلفند با توجه به روش هاي حسابداري خلاصه عمليات شعبه يا شعب خود را در صورتي که داراي دفاتر پلمب شده باشند ، حداکثر تا 4ماه پس از سال مالياتي و در غير اينصورت کليه معاملات و ساير رويدادهاي مالي و محاسباتي شعبه يا شعب خود را ظرف مهلت سي روز ازتاريخ وقوع در دفتر روزنامه مرکز ثبت کنند.
ماده 16) امضاء‌وپلمب دفاتر ضمن سال مالي مشروط بر اينکه تا تاريخ امضاء و پلمب هيچگونه عمل مالي و پولي صورت نگرفته باشد و همچنين تاخير امضاء‌پلمب تا حد مجاز مقرر در تبصره هاي 3و 4ماده 13 اين آئين نامه در مورد دفتر روزنامه يا حسب مورد دفتر مشاغل وماده 14 اين آئين نامه در مورد دفتر کل به اعتبار دفاتر خللي وارد نخواهد کرد
ماده 17) موُدياني که از سيستم هاي الکترونيکي استفاده مي نمايند موظفند خلاصه عمليات داده شده به ماشين هاي الکترونيکي طي هر ماه را تحت سرفصل هاي دفتر کل حداکثر تا پايان ماه بعد در دفاتر روزنامه يا مشاغل مورد ثبت نمايند. علاوه براين بمنظور تسهيل رسيدگي بايد دستور العمل هاي نحوه کار با نرم افزارهاي مالي مورد استفاده را در اختيار ماموران رسيدگي قرار دهند .ضمناً موُديان مذکور مکلفندهر سه ماه يک بار خلاصه عمليات داده شده به ماشين هاي الکترونيکي را حداکثر 10 روز پس از پايان سه ماه به اداره امور مالياتي مربوطه تسليم نمايند(اين قسمت ابطال شد) .



فصل چهارم
چگونگي تنظيم صورت هاي مالي نهايي:
 ماده 18) اشخاص حقوقي و مشمولين بند (الف ) ماده 96 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 27/11/1380 مکلفند صورتهاي مالي نهايي خود را با رعايت استاندارد حسابداري شماره يک که از طرف مراجع ذير بط اعلام گرديده و از تاريخ 1/1/1380 لازم الاجرا مي باشد ، تهيه و تنظيم نمايند .
تبصره – اشخاص ياد شده مکلفند صورتهاي مالي نهايي خود را براساس آخرين استاندارد حسابداري که از طرف مراجع ذير بط اعلام مي شود ، تهيه و تنظيم نمايند .
ماده 19) مشمولين بند (ب ) ماده 96 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 27/11/1380 مکلفند حساب درآمد و هزينه سال مالي خود که حداقل نشان دهنده فروش کالا درآمد حاصل از خدمات در ستون در آمد و خريد کالا ، هزينه استهلاک دارائيها و جمع ساير هزينه ها در ستون هزينه باشد را با درج نتيجه عمليات (سود يا زيان ) تهيه و تنظيم نمايند.
تبصره – موديان يادشده مي توانند موجودي کالاي فروش نرفته در پايان سال مالي را جزء اقلام هزينه سال خريد منظور نمايند


فصل پنجم
موارد در دفاتر
ماده 20) تخلف از تکاليف مقرر در اين آئين نامه در موارد زير موجب رد دفاتر ميباشد :
1- در صورتي که دفاتر ارائه شده از پلمب خارج شده و يا فاقد يک يا جند برگ باشد.
2- عدم ثبت يک يا چند فعاليت مالي در دفاتر به شرط احراز
3- تراشيدن ، پاک کردن و محو کردن مندرجات دفاتر به منظور سوء استفاده .
4- تاخير تحرير دفاتر روزنامه و مشاغل زايد بر حد مجاز مندرج در تبصره هاي 2 الي 4 ماده 13 و ماده 17 و تاخير تحرير دفتر کل زايد بر حد مجاز مندرج در ماده 14 اين آئين نامه
5- عدم ثبت عمليات يا شعب در دفاتر مرکزي طبق مقررات ماده 15 اين آئين نامه .
6- در اجراي مقررات تبصره 3 ماده 13 اين آئين نامه در مواردي که دفاتر مزبور به ادعاي موُدي از دسترس وي خارج شده باشد وغير اختياري بودن موضوع مورد تائيد اداره امور مالياتي ذيربط قرار نگيرد
7- عدم ارائه دستور العمل هاي نحوه کار با نرم افزارهاي مالي مورد استفاده در مورد اشخاصي که از سيستم هاي الکترونيکي استفاده مي نمايند .
8- عدم تطبيق مندرجات دفاتر قانوني يا دفتر مشاغل حسب مورد که به شرح ماده 17 اين آئين تهيه و تنظيم گرديده با اطلاعات موجود در سيستم هاي الکترونيکي ، در مورد اشخاصي که از سيستم هاي مذکور استفاده مي نمايند
9- جاي سفيد گذاشتن بيش از حد معمول در دفتر روزنامه و دفتر مشاغل بمنظور سوء استفاده .
10- عدم ارائه يک يا چند جلد از دفاتر امضاء پلمب و ثبت شده نانويس .
11- در صورتي که ثابت شود اسناد ثبت شده در ماشين هاي الکترونيکي ظرف مهلت هاي مقرر در مورد 13، 14و17 آئين نامه ( با در نظر گرفتن مقررات تبصره هاي ماده 13) قطعي نشده باشد .>
( هر گونه اصلاحات مربوط به عمليات و رويدادهاي مالي مربوط به قبل از قطعيت اسناد بايد در همان سال از طريق ثبت هاي حسابداري اصلاح گردد)
12- تهيه و تنظيم صورتهاي مالي بدون رعايت مقررات ماده 18 اين آئين نامه براي اشخاص حقوقي و مشمولين بند الف ماده 96 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 27/11/1380.
13- اشتباه حساب حاصل از ثبت عمليات موسسه در صورتي که نسبت به اصلاح آن طبق مقررات تبصره ماده 11 اين آئين نامه اقدام نشده باشد
14- در صورتيکه موُديان مالياتي حسب مورد از اوراق مخصوص ماده 169 قانون مالياتهاي مستقيم استفاده ننمايند
ماده 21) هيات سه نفري حسابرسان موضوع بند 3 ماده 97 قانون مالياتهاي مستقيم ، در موارديکه با توجه به دلايل توجيهي موُدي و نحوه تحرير دفاتر و رعايت استانداردهاي حسابداري و درجه اهميت ايرادات مطروحه از سوي اداره امور مالياتي و رعايت واقعيت امر، احراز نمايند که ايرادات مزبور به اعتبار دفاتر خللي وارد نمي نمايد ، ميتوانند نظر خود را مبني برقبولي دفاتر و اسناد و مدارک اعلام نمايند
اين آئين نامه در اجراي تبصره (2) ماده 95 قانون مالياتهاي مستقيم مصوب 27/11/1380 به پيشنهاد شماره 384/29-211 تاريخ 10/1/82 سازمان امور مالياتي کشور در پنج فصل و بيست و يک ماده و دوازده تبصره در تاريخ 10/1/82 به تصويب وزير امور اقتصادي و دارائي رسيد و مقررات آن از اول فروردين سال 82 لازم الاجرا بوده و نسبت به اشخاص حقوق که سال مالي آنها با سال شمسي منطبق نباشد ، در مورد سال مالي که از 1/1/82 به بعد آغاز ميگردد جاري بوده و نسبت به سال مالي قبل از آن مفاد آئين نامه قبلي مجري ميباشد.