زمان بندی قرار ملاقات ها با outlook

اگر مدیر یک شرکت هستید یا در اجرای زمانبندی کارهایتان در منزل با مشکل فراموشی مواجه میباشید چرا از قابلیتهای زمانبندی آوتلوک سود نمیبرید. این برنامه میتواند به شما کمک کند تا مسائل مهم را فراموش نکنید.
بخش تقویم یا کلند (Calendar) برنامه آوتلوک مایکروسافت در کنار توانمندیهای دیگری مانند ارسال و دریافت ایمیل، اطلاعات افراد و غیرو میتواند وقایع یک روز، یک هفته یا یک ماه را در یک زمان پیش روی شما نمایش دهد. به کمک بخش Calendar از برنامه Outlook قادر خواهید بود تا قرارهای ملاقات خود را تنظیم کنید و آنها را مدیریت نمایید.
همانطور که از دفترچه و کاغذ برای ثبت قرارهای خود استفاده میکنید این امکان پیش رویتان قار دارد تا بر روی ساعت مورد نظر در روزی خاص کلیک کنید و آنگاه شرح قرارتان را تایپ نمائید. تغییر رنگ باعث میشود تا بتوانید بسادگی زمان و روز جاری را از بقیه روزها تشخیص دهید.
کلندر دارای سه نوع ثبت وقایع مختلف بنامهای Appointments و Meetings و Events است. اما سئوالات زیادی دراینباره میشود که فرق بین Appointments و Meetings و Events چیست.
Appointments - قرار ملاقاتی است که فقط با یک نفر در تقویم (کلندر) تنظیم میکنید به نحویکه افراد دیگر در آن دعوت نمیشوند. این امکان برایتان وجودد دارد که یادآور برای این نوع قرار ملاقات تنظیم کنید و آنرا به نحوی تنظیم کنید که تکرار شود.
Meetings - قرار ملاقاتی است که با چند نفر تنظیم میشود. امکان ایجاد و ارسال دعوتنامه برای این قرار ملاقات وجود دارد. وقتی Meeting را تنظیم میکنید، افرادی که باید دعوت کنید را مشخص میکنید و سپس زمان را هم تنظیم مینمائید. پاسخ به این میتینگ در Inbox ایمیلتان ظاهر میشود.
Events - واقعه ای است که 24 ساعت یا بیشتر طول میکشد، مانند نمایشگاه، المپیک، تعطیلات یا سمینار. این وقایع معمولا یکبار اتفاق میافتد که یک روز یا بیشتر طول میکشد. وقایع سالیانه هم وجود دارد مانند تولد یا سالگرد ازدواج که سالی یکبار در یک زمان مشخص تکرار میشود. این وقایع زمان شما را در تقویم اشغال نمیکند بلکه در بنر (Banner) ظاهر میشود.
برای ایجاد قرار، روی Calendar در Folder List کلیک کنید تا سیستم روی Calendar تمرکز کند. سپس روی New کلیک کنید. سپس در صفحه باز شده، موضوع قرارملاقات را در Subject تایپ کنید. محل قرار را در قسمت Location تایپ کنید. زمان شروع و خاتمه قرار را در Start Time و End Time وارد کنید. اگر قرار در تمام روز است انتخاب All day event را برگزینید. در این مرحله میتوانید به سیستم بگویید که بشما یادآوری کند. انتخاب Reminder را انجام دهید. سیستم میتواند مدت زمان خاصی قبل از قزار، شما را مطلع نماید. این مقدار را در مقابل Reminder انتخاب کنبد. قسمت Show times as میتواند کنترل کند که تقویم، این قرار را چگونه نمایش دهد. مثلا قرارهای داخل دفتر شما میتواند با رنگ خاصی در تقویم مشخص شود. روی مثلث کوچک این قسمت کلیک کنید تا انتخاب مورد نظرتان مانند Free - Tentative - Busy - Out of Office را انجام دهید. هر عبارت مورد نظر را در بدنه پیام تایپ کنید.
یکی از قابلیتهای جالب Outlook مشخصه تکرار آنست. مثلا اگر قراری در دفتر خودتان هر دوشنبه از ساعت 8 تا 10 صبح برگزار میشود، سیستم میتواند بطور خودکار آنرا مرتب و هر هفته بشما یادآوری کند.
برای تکرار یک قرار ابتدا آنرا باز کنید. سپس روی Recurrence کلیک کنید. برای قرارهای جدید از منوی Actions انتخاب Recurrence را انجام دهید. سپس New Recurrence را انتخاب کنید. پترن مورد نظر را مطابق روزانه، هفتگی، ماهیانه یا سالیانه انتخاب کنید. حال میتوانید قرار را Save and Close کنید.
چگونگی نمایش تقویم میتواند از قسمت View انجام شود که میتواند Day - Work Week - Week - Month باشد.
اگر قصد پاک کردن یک قرار را دارید ابتدا آنرا باز کنید و در تولبار روی آیکون Delete که بشکل X است کلیک کنید. مورد پاک شده به فلدر Deleted Items منتقل میشود. برای پاک کردن این فلدر میتوانید روی آن کلیک راست کرده و عبارت Empty Deleted Items Folder را انتخاب نمائید.
برای ایجاد Meeting و اطمینان از اینکه تمام افراد حاضر در میتینگ به موقع به میتینگ میرسند میتوانید روی Action کلیک کنید و وقتیکه Calendar در Folder List هایلایت میباشد انتخاب Plan a Meeting را انجام دهید. پنجره ای ظاهر میشود. اگر طرفهای قرار از Outlook سود میبرند، نامشان را در ستون All Attendees تایپ کنید تا زمانبندیهایشان ظاهر شود. با کلیک روی Autopick Next بهترین زمان برای همه انتخاب میشود.