مدیریت عملیاتی و مکتب سیستمی مدیریت و وظایف مدیرعملیاتی و موضوعات مهم برای مدیرعملیاتی

بسم الله الرحمن الرحیم

مدیریت در قالب سیستم- مدل سازی

در سیر تحولات مدیریت، مکتب مدیریت در قالب سیستم، مکتبی است که می کوشد تا به کمک تئوری سیستمها با دیدی کلی نگر، سازمان را مورد بررسی قرار دهد. در این مکتب، سازمان، به صورت سیستمی باز که مجموعه ای از اجزاء مرتبط به هم می باشد در نظر گرفته شده است. مدیر در این مکتب مدیریت، باید در عملکردها و تصمیمات خود به تمامی اجزاء و عوامل موثر در سازمان عطف توجه نموده و از جزئی گرایی پرهیز کند. او باید آگاه باشد سازمان به عنوان سیستم باز تحت تأثیر عوامل بیرونی و درونی قرار دارد و هر تغییری در یک جزء بر سایر اجزاء مرتبط بدان، اثر می گذارد. به عنوان مثال، تغییر در روش بازاریابی را نمی توان صرفا یک تغییر داخلی در واحد بازاریابی تلقی کرد، بلکه این تغییر در سایر واحدها مثل امور مالی، تولید، کارگزینی و آموزش هم مؤثر است و تغییراتی را در آنها ایجاب خواهد کرد.
تحت عنوان این مکتب می توان از تئوریهای تصمیم گیری و مدل سازی کمی نیز، نام برد. در مدل سازی کمی متغیرهای موجود در سازمان به صورت کمی بیان می شوند و به صورت یک مدل، رابطۀ بین اجزاء و عوامل سازمان را نشان می دهند. کمی کردن عوامل و بیان آنها در قالب یک مدل، تصمیم گیری و برنامه ریزی در سازمان را ساده کرده و قدرت پیش بینی فراوانی به مدیر می دهد. پس از آنکه مدلی ایجاد شد می توان نتایج احتمالی حاصل از تصمیمات را در آن به محک آزمون نهاد و از میزان اثر بخشی آن آگاه شد. به کمک مدل ها می توان پیش بینی هایی انجام داد و عواملی را که برای تحقق هدف سازمان ضروری است مورد کنترل قرار داد، مدل سازی روابط بین اجزاء و عوامل مؤثر در سازمان را روشن می سازد، الگویی از دنیای واقعی را در اختیار مدیر قرار می دهد، ریسک حاصل از تصمیم گیری را به حداقل کاهش می دهد، و بالاخره مدیر را به تجزیه و تحلیل واقعی از وضعیت و شرایط سازمان، قادر می کند.
البته ضمن آنکه مدل سازی کمی در موارد بسیاری می تواند از ابزار کارآمدی در دست مدیر باشد اما نباید از یاد برد که مسائل انسانی و رفتاری در سازمان، روحیات ، عواطف و احساسات انسانها، قابل تبیین در قالب مدلهای کمی نیست و مدیر باید در کاربرد مدل ها این نکتۀ مهم را در نظر داشته باشد.

سیستم مدیریت عملیاتی

به منظور شناخت بهتر عملیات در سازمان و آگاهی از چگونگی ارتباط عوامل و اجزائی که در شکل دادن به عملیات مؤثرند، نگرش سیستمی، شیوۀ مؤثر و کار آمدی است. به مدد نگرش سیستمی مدیر عملیاتی قادر می شود تا اجزاء مؤثر در عملیات را بشناسد و با دیدی کلی و مجموعه نگر مسائل تولید و ارائۀ خدمات را حل کند.
برای روشن شدن موضوع لازم است ابتدا تعریف ساده ای از سیستم به دست دهیم. سیستم را به گونه های مختلف توصیف کرده اند اما در تعریف ساده ای از سیستم آن را اجزاء و عوامل مرتبط به هم که دارای هدفی کلی می باشد دانسته اند. سیستم دارای مرز بندی مشخصی است که آن را از سایر سیستم ها قابل تمیز می سازد و در همان حال هر سیستمی جزئی از یک سیستم بزرگتر به شمار می آید و با آن در ارتباط است. مجموعۀ اجزاء هر سیستم باهم در ارتباط و تعامل بوده و ترکیب اجزاء در قالب سیستم متفاوت با مجموع سادۀ اجزاء آن می باشد، سیستم برای بقای خود با محیطش در ارتباط است و ضمن تأثیرپذیری از آن بر آن تأثیر می گذارد.

مثال سیستم را می توان در یک سازمان مشاهده کرد. این سازمان که ممکن است تولید کنندۀ کالا یا ارائه دهندۀ خدمات باشد وارده ها یا داده هایی را به صورت کار، سرمایه، زمین و مدیریت دریافت کند و پس از آنکه«عملیاتی» را در مورد آنها انجام داد، ستاده ها و صادره هایی را به صورت کالا یا خدمات ارائه می دهد.
در جریان تولید یا تدارک خدمات، لازم است که نتایج حاصله با آنچه در ابتدا مورد نظر بوده است مقایسه شود و در صورتی که اصلاحاتی ضرورت داشته باشد انجام پذیرد. این جریان که بازخورد یا برگشت اطلاعات نامیده می شود از اساسی ترین تدابیر برای ارتباط سیستم با محیطش می باشد و بقای سیستم تا حدود زیادی در گروی کارآمد بودن این مکانیسم اطلاعاتی است.

تغییرات و رویدادهای غیرقابل پیش بینی نیز بر «عملیات» و جریان تولید و تدارک خدمات تأثیر می گذارند و مدیرعملیاتی باید برای واکنش در مقابل چنین وقایعی نیز آمادگی داشته باشد مثلا کمبود ناگهانی مواد اولیه، خرابی غیرمترقبۀ دستگاهها، و کمبود نیروی انسانی پیش بینی نشده از عواملی است که بر سازمان و سیستم عملیاتی اثر می گذارد و در صورتی که واکنش درستی در مقابل آنها نشان داده نشود مشکلات اساسی ایجاد می کند.

به طور کلی«عملیات» در سازمان به فعالیتهایی اطلاق می شود که برای تولید کالا یا تدارک خدمات انجام می پذیرد و از این رو تمامی سازمانها را اعم از خدماتی یا تولیدی می توان بر اساس الگوی سیستمی مورد بررسی و مطالعه قرار داد و عملیات آنها را در قالب سیستم تجزیه و تحلیل کرد. مدیر عملیاتی در هر سازمانی چه خدماتی، چه تولیدی می تواند عملیات را به صورت سیستمی در نظر گیرد و با بینشی وسیعتر مسائل تولید و خدمات را حل و فصل کند.

مدیر عملیاتی باید سیستم عملیات را شناخته و به طریقی آن را به کار گیرد که حداثر نتیجه از منابع و امکانات سازمان حاصل شود. مدیریت عملیاتی مسئولیت عملیات تغییر و تبدیل داده ها یا به عبارت ساده تر تولید کالا و تدارک خدمات را عهده دار است. او باید بکوشد تا وارده ها را به نحو مؤثری به کار گرفته، صادره های مطلوب سازمان را به دست دهد. مدیر عملیاتی با برنامه ریزی، هدفهای آینده را مشخص می کند و پیش بینی های لازم را برای نیل به آن هدف ها به عمل می آورد. مدیر عملیاتی در این بخش از وظایف خود با برنامه ریزی تولید یا خدمات، طراحی تجهیزات و ماشین آلات و برنامه ریزی اجرائی عملیات سروکار دارد.

وظیفۀ دیگر مدیر عملیاتی سازماندهی است که در کار ضمن آن، مدیر، مسئولیتهایی در زمینۀ طراحی شغل، تعیین استانداردهای عملیاتی، و سنجش کار را عهده دار است.

کنترل و نظارت به منظور اطمینان یافتن از تحقق هدفها وظیفۀ مهم دیگر مدیرعملیاتی است. او باید بازدهی سیستم عملیات را مورد سنجش و ارزیابی قرار دهد و میزان تطابق آن را با آنچه پیش بینی شده دریابد. اگر بازدهی در همان سطح کمیت و کیفیتی است که برنامه ریزی شده، عملیات پیش رفته و نیازی به اصلاح و تغییر نیست. اما اگر اطلاعات حاصل، نشان دهندۀ تفاوت هایی بین بازدهی برنامه ریزی شده و بازدهی واقعی بود می باید اصلاحاتی در سیستم عملیات صورت گیرد.

همچنین مدیر عملیاتی باید نقش استراتژیکی عملیات را همواره در مد نظر داشته باشد. در سازمان سیستم عملیات باید دارای نقشی استراتژیک باشد بدین معنی که فعالیتها و امور عملیاتی نهایتا تحقق هدفهای اصلی سازمان را میسر سازد. بسیاری از اوقات مدیر عملیاتی آنچنان مستغرق در عملیات فنی و تکنیکی تولید و ارائۀ خدمات می شود که از هدفهای کلی سازمان غافل می ماند. در چنین وضعیتی هدف سیستم عملیات از هدفهای کلی سازمان جدا مانده و کمکی به حصول آنها نمی کند. در حالی که مدیر عملیاتی باید هدفهای واحد خود را در قالب هدفهای کلی سازمان مورد توجه قرار دهد و آگاه باشد که سیستم عملیات باید نقشی استراتژیک در تحقق هدفهای اصلی سازمان ایفا کند. جریان عملیات تولید یا ارائۀ خدمات همه به خاطر آن است که رسیدن به هدف کلی سازمان عملی شود و هرگاه هدفهای جزئی عملیاتی هدف کلی را تحت الشعاع قرار دهند عوارضی در سازمان بروز می کند که بقای آن را به مخاطره می افکند. به عبارت دیگر هدف سیستم عملیات و مدیر عملیاتی فراه آوردن شرایطی است که هدف اصلی سازمان تحت آن شرایط قابل وصول باشد. نگرش سیستمی و توجه به تمامی عوامل مؤثر در سیستم عملیات که خود جزئی از سیستم کلی سازمان می باشد مدیر عملیاتی را در ایفای نقش خود یاری می دهد.

به عنوان مثال اگر مدیر عملیاتی می خواهد در مورد میزان موجودی انبار، نوع تولید، نحوۀ ارائۀ خدمات و سایر موارد مشابه که جنبۀ عملیاتی دارند تصمیم گیری کند باید این هدفهای جزئی را در رابطه با هدفهای کلی مؤسسه در نظر گیرد و ضمن توجه به شرایط سیستم عملیات، موقعیت و انتظارات سازمان را نیز مد نظر داشته باشد. مدیر عملیاتی باید هدفهای سیستم عملیات را در محدودۀ کلیتری که هدفهای سازمان معین می کنند در نظر گیرد و کارایی و اثربخشی را به همراه هم منظور نظر خود قرار دهد.

با توجه به نکاتی که بدانها اشاره شد مدیرعملیاتی برای نیل به اهداف سازمان باید از تکنیک ها و شیوه های برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل در زمینه های عملیاتی بخوبی آگاه بوده و قدرت استفاده از آنها را دارا باشد. برای تحقق یافتن این هدف لازم است مدیر عملیاتی از مفاهیم زیر آگاهی داشته باشد و اطلاعاتی را کسب نماید و به کار بگیرد:

-فرآیند تصمیم گیری و مدل های مختلف تصمیم گیری

- مدل های مختلف پیش بینی مانند روش دلفی، روش میانگین متحرک، روش نمو هموار و سریهای زمانی در حیطۀ برنامه ریزی عملیاتی و تجزیه و تحلیل آنها

- طراحی نحوۀ استقرار ماشین آلات و کارگاهها و ضمن آن انواع روشهای استقرار، مدل های استقرار، طراحی خط مونتاژ و متوازن ساختن خط مونتاژ

- جایابی سیستمهای عملیاتی یا به عبارت دیگر تعیین محل کارخانه و موضوعاتی از قبیل عوامل مؤثر در تعیین محل، مراحل مطالعات جایابی و مدل های جایابی سیستم های عملیاتی

- مطالعۀ کار و موضوعاتی چون روش سنجی و کارسنجی و نمودارهای جریان کار و تکنیکهای مربوطه

- کنترل موجودی با عناوین فرعی از قبیل تقاضای مستقل و تقاضای وابسته، وظایف مدیریت مواد، سیستم کنترل موجودی، ذخیرۀ ایمنی، سفارش مجدد با کمبود برنامه ریزی شده، هزینۀ انبار داری در مدل سفارش تحویل نشده، هزینۀ سفارش در مدل سفارش تحویل نشده

- برنامه ریزی کلی در سیستمهای پیوسته و موضوعاتی چون اهداف برنامه ریزی کلی، روشهای مختلف برنامه ریزی کلی، روش ترسیمی در برنامه ریزی کلی، طراحی برنامۀ مطلوب و مدل های مختلف

- برنامه ریزی در سیستم های تولید غیرپیوسته،انواع برنامه ریزی، برنامه ریزی بار ماشین آلات، برنامه ریزی تفصیلی و ترتیب انجام سفارشات.

- برنامه ریزی تفصیلی در سیستم های تولیدی و ضمن آن موضوعاتی چون محاسبۀ میزان اقتصادی تولید برای چندین کالا، زمان بندی تولید کالاهای هم خانواده و غیرهمخانواده و اختلاف بین تقاضای واقعی و تقاضای پیش بینی شده.

- برنامه ریزی مواد و اهداف سیستم برنامه ریزی مواد، محاسبۀ میزان تقاضای اجزاء متشکلۀ محصول و انواع سیستمهای برنامه ریزی مواد و موارد استفادۀ آنها.

- برنامه ریزی پروژه و مدلهای مربوطه، و مراحل برنامه ریزی شبکه، تعیین زمان انجام پروژه، تعیین ریسک ناشی ازتأخیر در پروژه و سر به سری هزینه – زمان.

- کنترل کیفیت و مطالبی در زمینه های مشخصات کالا، قابلیت اطمینان، تضمین کیفیت، مدلهای کنترل کیفیت، روشهای نمونه گیری، شرایط انتخاب نمونه و نمودارهای کنترل.

برگرفته از کتاب مدیریت تولید اثر دکتر سید مهدی الوانی و مهندس نصرالله میر شفیعی