مدیریت انگیزش، كاركنان برانگیخته
مقدمه:
زمانی كه كارمندی با سطح عملكرد بالا به مقام مدیریت ترفیع می‌یابد، برخی اوقات تنها یك تفكر سطحی صرف این می‌شود كه مدیر جدید چگونه می‌تواند به طور موثر در زیر دستانش انگیزش ایجاد كند.
ممكن است چنین به نظر برسد كه توانایی برای انگیختن افراد استعداد ذاتی باشد كه ممكن است فردی آن را دارا باشد و یا نباشد، اما این توانایی را می‌توان از طریق اصلی كه ((مدیریت انگیزش)) نامیده می‌شود، مورد بررسی قرار داده و اكتساب كرد.
مدیریت انگیزش بر روی سه شرط اعتماد به نفس، اطمینان و رضایت تمركز دارد.
غفلت از توسعه و گسترش این مهارت برای مدیران هزینه بالایی دارد. زمانی كه كاركنانی با سطح عملكرد بالا مشكلات انگیزشی حل نشده‌ای داشته باشند، امكان دارد سطح عملكرد آنها پایین آمده و یا كار خود را به منظور اكتساب كار دیگری رها سازند.
از سویی اگر در كاركنانی كه سطح عملكرد پایینی دارند، به منظور ارتقای سطح عملكردشان انگیزش ایجاد نگردد، نتایج را پایین كشانده و باعث كاهش بهره‌وری در میان دیگر اعضای تیمشان خواهند شد. بدتر اینكه آنها بندرت كار خود را رها می‌سازند، چرا كه جایی برای رفتن ندارند. مساله عمده این است كه وقتی كه كاركنان مشكلات انگیزشی داشته باشند، مدیران هزینه‌های سنگینی را متحمل می‌شوند.
مدیریت انگیزش
نكته اصلی در مدیریت انگیزش این است كه بدانیم كاركنان به وسیله چیزی انگیخته می‌شوند كه تحقق آن را باور دارند و این تحقق نه به وسیله وعده و وعید مدیران، بلكه به وسیله درجریان آوردن سه شرط لازم برای انگیزش یعنی اعتماد به نفس، اطمینان و رضایت به وسیله ایجاد محیطی كه در آن سه شرط تقویت می‌شوند، مدیران می‌توانند در كاركنان خود انگیزش ایجاد كنند.
اعتماد به نفس
زمانی كه كاركنان بر این جمله باور دارند كه ((من نمی‌توانم این كار را انجام دهم))، آنها میل دارند كه از كار خود دست بكشند و یا حداكثر اینكه آن كار را با دو دلی انجام می‌دهند. فقدان اعتماد به نفس یك مشكل درون گستر انگیزشی است. آن زمانی رخ می‌دهد كه انتظارات از سطح عملكرد غیرواقعی بوده، حجم كار به طور غیرممكن زیاد باشد و آموزش تا اندازه نیازهای كاركنان تنزل پیدا كرده و در آن سطح حفظ شود.به علت واقع بین نبودن مدیران نسبت به اهمیت این مساله، كاركنان نسبت به گفتن اینكه ((آنها نمی‌توانند كارشان را انجام دهند)) ترس دارند. بسیاری از كاركنان می‌ترسند كه اگر چنین بگویند، مدیر، آن كار را به شخص دیگری تفویض كرده و آنها كار خود را از دست بدهند، لذا كاركنان تظاهر میكنند كه همه چیز خوب پیش می‌رود. در نتیجه به مشكل اعتماد به نفس آنها توجهی نمی‌شود. در این میان فرهنگ سازمانی نیز شریك جرم است كه به كاركنان اجازه نمی‌دهد تا آزادانه در باره مشكل اعتماد به نفس صحبت كنند.زمانی كه كارمندی می‌گوید كه می‌تواند كاری را انجام دهد، یك مدیر خوب قادر به تشخیص این مساله هست كه آیا واقعاً كارمند می‌تواند آن كار را انجام دهد یا خیر. برای مثال اگر كارمندی نسبت به واگذاری كاری به وی با این جمله عكس‌العمل نشان دهد كه: ((اگر همه چیز خوب پیش برود، گمان می‌كنم كه احتمالاً از عهده كار برآیم)). روشن است كه این كارمند مشكل اعتماد به نفس دارد. همچنین اگر كارمندی نسبت به واگذاری كاری به وی نظر خود را بیان نكرد، مدیریت می‌تواند به روش‌های دوستانه برنامه‌ریزی را به منظور انجام دستورالعمل‌ها جویا شود.
نكته مهم دیگر این كه، مدیران می‌توانند به وسیله واگذاری كارها به كاركنان كه ذاتاً كاری را خوب انجام داده و از انجام آن لذت می‌برند، انگیزش را بهبود بخشند. وقتی كاركنان به طور ذاتی می‌توانند كارشان را خوب انجام بدهند، همه آنها می‌دانند كه از عهده كار برمی‌آیند، در نتیجه مشكل اعتماد به نفس وجود نخواهد داشت.
اطمینان
زمانی كه كاركنان بر این باور باشند كه پاداش‌ها ودریافت‌های آنان با عملكرد آنها متناسب نیست، آنها با یك مانع انگیزشی مواجهند. زمانی كه كارمندی می‌گوید: ((من به آنچه كه شایسته عملكرد من است نخواهم رسید))، وی مشكل اطمینان دارد.برای مدیران شناخت مشكل اطمینان آسان است، چرا كه خود كاركنان آن را بیان میكنند. با این وجود دو مشكل وجود دارد كه مدیران با آن مواجهند، اول اینكه مشكل اطمینان بسرعت قابل رفع نیست و زمان می‌برد تا اطمینان ایجاد شود. دوم اینكه ارائه چیزی كه شایسته عملكرد كاركنان است برخی اوقات تبعات نامساعدی را در پی دارد.ارائه پاداش به كاركنانی كه دارای سطح عملكرد بالایی هستند ممكن است آسان باشد، ولی دریغ كردن پاداش از كاركنانی كه ضعیف عمل میكنند برخی اوقات ناراحت كننده است. بخصوص زمانی كه این افراد، افرادی آشوب برانگیز و یا برعكس كاركنانی وفادار، فداكار و سخت كوش باشند.ارائه چیزی كه درخور عملكرد كاركنان باشد، مهم است. برای انجام این كار برخی مدیران به كاركنانی كه ضعیف عمل میكنند و به همكاران آنها پیامی می‌دهند مانند والدینی كه به دو بچه خود پیام می‌دهند كه اگر اتاق مشتركشان را مرتب سازند به آنها جایزه خواهند داد. سپس به هر دوی آنها جایزه می‌دهند، در صورتی كه یكی از آنها اتاق را مرتب ساخته است. این كار به هر دو بچه می‌آموزد كه آنها برای به دست آوردن چیزی كه می‌خواهند مجبور نیستند كاری را انجام دهند. متاسفانه بسیاری از كاركنان این آموزه را یاد گرفته‌اند و این علت اصلی مسایل انگیزشی و عملكردی د رمحیط كار است.اشتباه دیگری كه مدیران مرتكب می‌شوند این است كه وظایف و كارها را به كاركنان محول كرده و هرگز پیگیر آن نمی‌شوند آنها ممكن است فكر كنند كه با دادن جا و مكان و استقلال، كار درستی انجام داده‌اند، اما در حقیقت آنها رفتارهای مثبت را تقویت نكرده‌اند یا بهتر بگوییم رفتارهای منفی را اصلاح نكرده‌اند.كاركنان می‌خواهند كه مدیر پس از واگذاری وظیفه، پیگیر كارها باشد تا بداند كه آنها كار را درست انجام می‌دهند و بفهمد كه آنها چه كاری را بهتر می‌توانند انجام دهند. تناسب داشتن نتایج عملكردهای مثبت با پاداش‌ها و دریافتی‌های كاركنان باعث تقویت این رفتارها شده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
رضایت
گاهی كاركنان احساس میكنند نتایجی را كه به دست می‌آورند رضایت بخش نیست. ممكن است كه كارمندی بگوید: ((من چیزی را كه می‌خواهم از كارم به دست نمی‌آورم)). در این صورت برای كاركنان مشكل است احساس كنند كه كار خود را می‌توانند انجام دهند (اعتماد به نفس) و دریافتی‌ها نیز با عملكرد آنها متناسب است (اطمینان) اما آنها برانگیخته نخواهند شد. اگر احساس كنند كه نتایج رضایت بخش و ارضا كننده نیست. برای هیچ كس معقول و منطقی نیست كه برای به دست آوردن چیزی كه نمی‌خواهد، سخت كار كند.بسیاری از مدیران در صرف وقت برای فهمیدن اینكه برای هر یك از كاركنان چه چیزی رضایت بخش است و چه چیزی رضایت بخش نیست كوتاهی میكنند. بسیاری ا زمدیران در عرصه باور و عمل دچار اشتباه می‌شوند. با این تفكر كه همه افراد در یك روش مشترك برانگیخته می‌شوند. واضح است كه این عقیده نادرست است، چیزی كه فردی را ارضا می‌كند ممكن است برای فردی دیگر ارضا كننده نباشد.برای مثال كارهای چالش انگیزی كه برای برخی كاركنان برانگیزاننده است، ممكن است برای برخی دیگر تهدیدآمیز باشد. برخی كاركنان كارهای معین و ثابت را ترجیح می‌دهند، در حالی كه عده‌ای دیگر به وسیله تنوع كاری ارضا می‌شوند. برخی كاركنان با رسیدن به سه دریافتی مهم پول، ترفیع و امنیت شغلی ارضا می‌شوند، در حالی كه برای برخی از كاركنان مولفه‌های دیگری از رضایت وجود دارد از قبیل: تحسین، قدردانی، آزادی، صداقت و... .دستیابی به این پاسخ كه افراد از چه طریقی احساس رضایتمندی میكنند ساده است، ولی برخی مدیران آن را نادیده می‌گیرند.اگر از كاركنان بپرسید كه چه چیزی آنها را برمی‌انگیزد، آنها با میل و رغبت خواهند گفت كه چه چیزی از شما می‌خواهند.نكته جالب این است كه اگر خود كار ارضا كننده باشد، كاركنان حتی از كسرها و نواقص دریافتی‌ها و پاداش‌های خود اغماض خواهند كرد. چرا كه آنها به ((تمتع كاری)) رسیده‌اند، چیزی كه در محیط‌های كاری امروزی برای بسیاری از افراد ارزشمند است.
راه حل برای مشكلات انگیزشی
بزرگترین مانعی كه مدیران در بهبود انگیزش با آن مواجهند تصور غلط آنها از شغل‌شان به عنوان یك مدیر است.كار یك مدیر حل كردن همه مشكلات نیست چرا كه حل كردن موثر همه مشكلات در حیطه كاری آنها غیرممكن است. آنها باید به راه حل‌های مشكلات دست پیدا كنند. این مساله در مورد انگیزش آسان است. زمانی كه كاركنان به طور صحیح برانگیخته نمی‌شوند، آنها خود می‌دانند كه چه مشكلاتی وجود دارد و راه حل‌هایی را كه در مورد مشكلات آنها كارگر خواهد بود می‌شناسند. مدیران می‌توانند كاركنان را در جهت بیان علل اصلی مشكلات خود و پیشنهاد راه حل‌هایشان برای بهبود انگیزش سوق دهند.دستیابی به این راه حل‌ها یك فرآیند دو مرحله‌ای است. در مرحله اول شما باید كاركنان را برای صحبت كردن مهیا سازید و به آنها كمك كنید كه اطمینان داشته باشند كه ارائه پاسخ‌های صادقانه و واقعی، مطلوب ومدنظر شماست و این گفت و شنود آزادانه هیچ گونه تبعات منفی برای آنها نخواهد داشت.
در مرحله دوم برای دستیابی به حقیقت باید سوالاتی صحیح بپرسید.
برای آماده سازی افراد برای صحبت كردن می‌توانید بااین جمله شروع كنید:
((من می‌دانم كه شما با برخی مسایل نامساعد مواجه هستید. من مایلم به شما كمك كنم، اما به تنهایی نمی‌توانم. من هر چه كه شما می‌گویید به صورت محرمانه حفظ خواهم كرد و از آنها تنها در راه كمك به شما استفاده خواهم كرد)).
سپس اقدام به پرسیدن سوالاتی صحیح از آنها كنید. برای بررسی مشكل ((اعتماد به نفس)) سوالات زیر را انجام دهید:
آیا می‌دانید از شما چه انتظاری می‌رود؟
به نظر شما چه چیز مورد انتظار قابل حصول است؟
آیا شما می‌توانید كاری را كه از شما خواسته شده انجام دهید و نیز آیا می‌توانید آن را به موقع انجام دهید؟
در رابطه با موضوع ((اطمینان)) از كاركنان خود سوالات زیر را انجام دهید:
آیا شما می‌دانید كه در مقابل عملكرد خوب چه چیزی ارائه می‌شود؟
به عقیده شما چیزی را كه ما در گذشته وعده داده بودیم محقق ساخته‌ایم؟
آیا شما انتظار دارید چیزی را كه ارائه می‌شود به دست آورید؟
اگر شما ضعیف عمل می‌كنید انتظار چه اتفاقی رادارید؟ در نهایت برای كشف مسائل مربوط به ((رضایت)) از كاركنان خود سوالات زیر را انجام دهید:
چه چیزی برای شما ارضا كننده است؟
آیا كارتان برای شما معنی دار است؟
آیا چیزی وجود دارد كه شما آن را نخواهید؟
آیا شما چیزی را كه ارائه می‌شود می‌خواهید؟
آیا چیزی هست كه شما آن را می‌خواهید ولی آن ارائه نمی‌شود؟
مدیرانی كه از این رویكرد استفاده میكنند در می‌یابند كه عدم جست و جو برای پیدا كردن راه حل به مسائل انگیزشی، انجام كارها از روی حدس و گمان، آغازهای توام با شكست و فرصت‌های از دست رفته را در پی خواهد داشت. همچنین درمی‌یابند كه مدیریت انگیزشی امری است كه مشخصاً مستلزم پرسیدن سوالاتی صحیح است.
راه حل برای مشكلات انگیزشی ممكن است به سادگی این فرآیند سه مرحله‌ای باشد كه مدیریت انگیزش نامیده می‌شود. اول این كه به كاركنان كمك كنید كه اعتماد به نفس خود را كه برای نیل به انجام كارها به آن نیاز است افزایش دهند.
دوم این كه كاركنان اطمینان داشته باشند كه شما آنچه را كه شایسته عملكرد آنهاست به آنها خواهید داد و سوم این كه برای كاركنان این امكان را مهیا سازید كه در كار خودشان به رضایت دست پیدا كنند.
زمانی كه این سه شرط در كنار هم تامین شوند، انگیزش كاركنان افزایش پیدا خواهد كرد و به دنبال آن عملكردشان نیز بهبود می‌یابد.
منبع:
HR Magazine
Society For Human Resources MANAGEMENT
Three Steps to Motivating Employees
Thad Grenn, Ph. D. Nov. ۲۰۰۰
