ارتباطات و فنآوری اطلاعات و نقش آن در نظارت کارآمد
بر کسی پوشیده نیست که از جمله مسائل مهم در اداره امور اجرایی یک جامعه، تصمیمگیری است و کسی که در مصدر اتخاذ یک تصمیم قرار گرفته است، در زمانی قادر به اتخاذ روشی مناسب برای حل موضوعات ارجاعی خواهد بود که دستگاه نظارت بر امور تالی، او را با اطلاعات صحیح از فرآیند در حال اجرای مجموعه زیردست، تغذیه نموده باشد.
بنابراین بسیاری از دانش پژوهان بخش مدیریت، بر این باورند که تصمیمگیری مترادف با مدیریت و نظارت مهمترین بخش جوهر و ذاتی آن است.
بدیهی است که تصمیمگیری به شیوهای کارآمد، به خصوص در دنیای پیچیده کنونی، مستلزم به کارگیری و برخورداری از مقادر زیادی از اطلاعات میباشد و در واقع اطلاعات به عنوان ابزاری راهبردی، رکنی مهم در تصمیمسازی مدیریت محسوب میشود. بیشک اتخاذ روش یک مدیر برای تصمیمگیری، بستگی به صحت و دقت اطلاعاتی دارد که در زمان تصمیمگیری، در اختیار وی قرار دارد و البته کاملا واضح است که به منظور جمعآوری دادههای اولیه که به دست پردازش سپرده خواهند شد، وجود یک سیستم کارآمد نظارتی بسیار ضروری است.
گستردگی تحولات و دگرگونیهای داخلی و خارجی سازمانها، ضرورت اخذ تصمیمات پیچیدهتر را برای مدیران آشکار ساخته است، بطوری که در حال حاضر، بدون دسترسی به سیستمهای اطلاعاتی مدیریت، تصمیمگیری به مفهوم علمی آن ممکن نمیباشد. یکی از متفکران عرصه مدیریت، عدم اطمینان و پیشبینی ناپذیری امور و تحولات را از بارزترین ویژگیهای انتقال از محیط های ساده به پیچیده یا محیط‌های ایستا به پویا و اتخاذ تصمیمات برنامهریزی نشده میداند. حال آنکه به علت تراکم امور جاری و گستردگی شاخههای عملیاتی، یکی از روشهای ایجاد یک نظارت کارآمد در امور اجرایی، استفاده از روشهای رایانهای و اتوماتیک نمودن امور کنترل در بازوهای اجرایی است.
لذا با توجه به شرایط کنونی حاکم بر سازمانها و جوامع، مدیران باید اهمیت دسترسی به اطلاعات، به ویژه در رابطه با تصمیمات برنامهریزی نشده و کاهش عدم اطمینان را درک نموده و در جهت دستیابی به اطلاعات دستهبندی شده و دقیق، صحیح و روزآمد، به عنوان یک آیتم اساسی در تصمیمگیری و یک منبع گرانبها در ایجاد روشهای مدیریتی و نظارت، اهتمام ورزند.
● نقش اطلاعات در توسعه جوامع
برنامه ریزی توسعه و پیشرفت آگاهانه اقتصادی و اجتماعی، تلاش ارزشمندی است که نیاز شدید به دانش و اطلاعات دارد و میتوان آن را به عنوان نمود تصویری کاربرد اطلاعات در توسعه دانست. اگر اجتماعات کنونی را به دو دسته توسعه یافته و در حال توسعه تقسیم نماییم، مشخصا به دو گروه ثروتمندان اطلاعاتی و فقرای اطلاعاتی برخورد میکنیم.
گروه اول، جوامعی هستند که به ابزار پیشرفته و توسعه مسلحاند، و به عنوان محصول عصر اطلاعات تبدیل شدهاند و پیشتاز میدان تلقی میگردند و سایر جوامع دنبالرو آنها خواهند بود.
بدیهی است که این جوامع به اهمیت اطلاعات و نقش آن در کلیه امور اعم از مدیریت، نظارت و غیره پی بردهاند و از تسهیلات آن بهرهمندند و بیش از ۵۰% اشتغال نیروی انسانی خود را در بخش صنایع اطلاعرسانی مستقر نمودهاند که این مورد بر اهمیت موضوع میافزاید. تا آنجا که سهولت در دسترسی به اطلاعات را شاخص تعیینکننده در امر توسعه دانستهاند.
در شرایطی این چنین، جوامع در حال توسعه در صورتی که علاقمند به کاهش فاصله عمیق خود با جوامع پیشرفته باشند، باید از راه کسب دانش و اطلاعات در جهت توسعه بکوشند و مشکلات و گلوگاههای موجودِ خود را، ناشی از استفاده نادرست از ابزارهای دیروزی، برای حل مشکلات امروزی بدانند. سیاستگزاران این اجتماعات، با توجه به رسالت خطیر و تعهد سنگین خود به عنوان رابط بین حال و آینده جامعهای که در آن زندگی میکنند، باید توجه لازم را به این مهم معطوف دارند و تمهیدات و انگیزه لازم برای ایجاد نظام منسجم و هماهنگ اطلاعات و فناوری آن را فراهم نمایند.
«پل رومر» استاد دانشگاه برکلی در همین رابطه گفته است که: «اگر قرارباشد بیش از۶۰% عوامل رشد و توسعه پایدار را براساس دانش و دانایی بدانیم، لازم است هرگونه برنامهریزی در راستای تحقق توسعه مذکور را براساس دانش و دانایی و بهرهگیری از فناوری اطلاعات طراحی نماییم.»
این امر به حدی بااهمیت است که هیچ گاه نباید تحتالشعاع کمبودها و صرفهجوییهای مالی و اقتصادی قرار گیرد، بدین معنا که هرگاه جامعه یا جوامعی با کمبود منابع و گلوگاههای اقتصادی بیشتری مواجه باشند، ضرورت توجه به این امر، جدیتر مینماید، زیرا پرداختن به آن میتواند فرصتهای ویژهای را در مقولههای مختلف توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی و امور کاربردی فراهم آورد.
● نقش اطلاعات در نظارت بر زیرگروههای اجرایی
با توجه به نقش همه جانبه اطلاعات در کلیه امور جاری جوامع توسعه یافته و در حال توسعه، تاثیر وجود اطلاعات در امور نظارتی نیز بیش از گذشته حائز اهمیت مینماید.
آنچه به عنوان نظارت مطرح میشود، در واقع دقت نمودن در امور اجرایی و حسن اجرای برنامهریزیهای قبلی است و در گذشته به علت کم بودن حجم امور، اکثر واحدهای مستقل در سازمانها به امر نظارت سنتی و ارائه گزارشات مختلفی که بعضا در امور تصمیمسازی موثر بوده است، اقدام مینمودهاند. حال آنکه در صورت استفاده از تجهیزات فناوری اطلاعات و در اختیار داشتن پروسههای عملیاتی و بایدها و نبایدهایی که توسط سیاستگزاران اولیه تهیه شده است، میتوانند با استفاده از سیستمهای انفورماتیک و دادهپردازی حسن اجرای قوانین و دستورالعملهای ابلاغ شده را بیش از پیش کنترل نمایند. بطور مثال دقت نظر بسیاری از سازمانها در نظارت بر حضور کارکنان و امکان اشتباه در حضور و غیاب، باعث شده است که تجهیزات رایانهای، معضلات مربوط به تفاوت نظر کارکنان و محاسبات حقوقی آنها را تسهیل نماید. لذا در صورتی که این نوع نگاه سیستماتیک در ارکان دیگر نظارت نیز مورد توجه قرار گیرد، مسلما ضمن تسهیل امور مدیریتی، باعث بالارفتن راندمان اجرایی پروژهها و در نهایت تاثیرپذیری روند توسعه در امور اقتصادی، اجتماعی، سیاسی، فرهنگی و... خواهد گردید. به همین دلیل است که نوع مدیریت دولت الکترونیک در بسیاری از کشورها از جمله ایران در دست بررسی و یا اجرا میباشد.
