MR_Jentelman
9th February 2010, 06:52 PM
چكيده
مقالهء حاضر حاوي مباحثي دربارهء اين است كه چگونه ميتوان فرآيند مديريت دانش را به فعاليتهايي در زمينهء ايجاد دانش، اعتبار بخشي به دانش، نمايش و عرضهء دانش، اشاعهء دانش و فعاليتهاي بهره‌گيري از آن تقسيم‌بندي نمود. سازمانها به منظور استفاده از دانش بايد به سرعت در فعاليتهاي مربوط به مديريت دانش موازنه ايجاد كنند. عموماً برقراري چنين موازنه‌اي نيازمند ايجاد تغييرات در فرهنگ سازماني، فناوري‌ها و فنون است. برخي از سازمانها بر اين باورند كه با تمركز صرف بر افراد، فناوري و فنون ميتوان دانش را مديريت كرد. تمركز صرف بر اين سه عامل به ادامه فعاليتهاي رقابتي سازمانها كمك نمي‌كند بلكه تعامل بين اين‌ها است كه به شكل مؤثري سازمان را در زمينهء مديريت دانش خود توانمند مي‌سازد. با ايجاد يك محيط كاري پويا و آموزنده سازمانها مي‌تواند پيشرفت‌هاي رقابتي‌شان را حفظ كنند.
كليدواژه‌ها: فناوري اطلاعات/ مديريت دانش/ سيستمهاي مديريت دانش/ دانش‌پژوهان/ تعامل
مقدمه
در سالهاي اخير «مديريت دانش» به يك موضوع مهم و حياتي مورد بحث در متون تجاري تبديل شده است. جوامع علمي و تجاري هر دو بر اين باورند كه سازمانهاي با قدرت دانش مي‌توانند برتريهاي بلندمدت خود را در عرصه‌هاي رقابتي حفظ كنند.
منابع نقد و بررسي و چشم‌اندازهاي رقابتي سازمانها نشان دهندهء تأثيرات اين ديدگاه در عرصه‌هاي استراتژيك سازمانهاي تجاري است. (نلسون و وينتر، 1982) اگرچه مديريت، آگاهي از پتانسيل‌هاي منابع دانش است، اما هنوز اتفاق نظري دربارهء ويژگيهاي اين دانش و روشهاي بهره‌گيري از آن وجود ندارد. محققين و دانشگاهيان ديدگاه متفاوتي در خصوص مديريت دانش اتخاذ كرده و گستره‌اي از راهحلهاي فناوري تا مجموعه‌اي از دستورات عملي را در نظر دارند. به عنوان مثال اكثر مديران تجاري، قابليتهاي كامپيوترها و فناوري‌هاي ارتباطي را در مديريت دانش باور دارند، اين افراد استدلال مي‌كنند كه فناوري اطلاعات مي‌تواند از انبوه اطلاعات ذخيره شده در منابع قديمي مانند مراكز فروش، كارت‌هاي اعتباري مشتريان، فروشهاي تبليغاتي و اطلاعات مربوط به تخفيف‌هاي مقطعي، «دانش» فراهم آورد. يا برخي ديگر بر اين باورند كه «دانش» در ذهن انسانها است و آموزش كاركنان و انگيزهء عوامل كليدي مديريت آن به شمار مي‌روند.
مؤلف در اين مقاله ديدگاه مبسوطي به مقولهء دانش داشته و بيان مي‌دارد كه تعريف مديريت دانش صرفاً از منظر فناوري يا سيستمهاي اجتماعي، سبب انحراف به سمت يك ديدگاه و غفلت از ديگري است. همانگونه كه در ادامه بحث به آن پرداخته خواهد شد، سيستمهاي اجتماعي و فناوري در مديريت دانش به يك اندازه مهم هستند. تبديل داده و اطلاعات به يكديگر به واسطه فناوري اطلاعات صورت مي‌گيرد ولي فناوري اطلاعات گزينه ناتواني براي تبديل «اطلاعات» به «دانش» است. عوامل اجتماعي، «دانش» و «اطلاعات» را بهتر به يكديگر تبديل مي‌كنند اما همين عوامل در تبديل «داده» به «اطلاعات» كند هستند. اين يكي از دلايلي است كه ما اعتقاد داريم مديريت دانش از طريق بهينه‌سازي دو عامل زير سيستمهاي اجتماعي و فناوري بهتر انجام مي‌شود. ريشه‌هاي اين ديدگاه را ميتوان در چشم‌اندازهاي اجتماعي- فناوري سازمان يافت. (امري، 1959؛ تريست و بامفورس، 1951)
پژوهشگراني موفقيتهاي شركتهايي چون Hewlett-Packard, 3M, Xerox, Scandia AFS, Buck man Laboratories را نتيجه پروژه‌هاي مديريت دانش مي‌دانند؛ اما به روشني اصول و فرآيندهاي مربوط به مديريت دانش را تشريح نمي‌كنند. در اين مقاله مفهوم مديريت دانش بيان شده و نشان داده مي‌شود كه چرا سيستمهاي اجتماعي و فناوري در ارتباط با مديريت دانش از نقشي حياتي برخوردار هستند.
در اين مقاله توجه خاصي به فرآيندهاي تجاري و دانشگاهي شده است. مجامع دانشگاهي جديداً سازمانها را به عنوان منابع دانش در نظر مي‌گيرند. قابليت رقابت سازمانها با توانايي‌ها و ظرفيت‌هاي سازماني مشخص مي‌شود. با تمركز بر مديريت دانش، اميدواريم كه ديدگاه متكي بر دانش را در سازمانها تبيين نمائيم. اين تحقيق به دو دليل براي مديران مهم است: نخست اين كه آنها بحثهاي زيادي دربارهء مديريت دانش شنيده و از ابعاد گوناگون مديريت دانش سردرگم شده‌اند. آنها مشاهده مي‌كنند كه در عصر حاضر اكثر مشاغل به اطلاعات وابسته شده و بخش عظيمي از نيروهاي استخدامي به سوي اين صنعت در حركت هستند. اين مقاله چارچوبي نظري از مقولهء مديريت دانش به دست مي‌دهد. دوم اين كه با توجه به فناوري اطلاعات مانند اينترنت، اينترانت، ارتباطات راه دور و سيستمهاي اجتماعي مانند آموزش و ايجاد انگيزش در كاركنان، اين مقاله توضيح مي‌دهد كه چرا داشتن درك و فهمي از مديريت دانش با اهميت‌تر شده است.
اين مقاله با توصيف «داده» و «اطلاعات» و «دانش» آغاز شده و به دنبال مفهوم مديريت دانش بيان مي‌شود. در ادامه اهميت سيستمهاي اجتماعي و فناوري در مديريت دانش تشريح شده است. مقاله با شرح مفاهيم اصلي و نتيجه تحقيق پايان مي‌پذيرد.
تمايز «داده»، «اطلاعات» و «دانش» مشكل است. تنها از طريق مفاهيم بيروني يا از ديدگاه كاربر ميتوان بين «داده»، «اطلاعات» و «دانش» تفاوت قائل شد. معمولاً داده به عنوان مواد خام، اطلاعات به عنوان مجموعهء سامان يافته‌اي از داده و دانش به عنوان اطلاعات با مفهوم شناخته مي‌شود.
در مقالهء حاضر از اين ايده پيروي شده كه ارتباط بين «داده»، «اطلاعات» و «دانش» تكراري و برگشت‌پذير است و تبديل اين سه به يكديگر به ميزان سازماندهي و تفسير آنها بستگي دارد. همانگونه كه در شكل 1 نشان داده شده «داده» و «اطلاعات» بر مبناي «سازمان»: و «اطلاعات» و «دانش» بر مبناي «تفسير» از يكديگر متمايز شده‌اند.
براي درك اين تفاوت اجازه دهيد بيماري را فرض كنيم كه به مطب دكتر مراجعه ميكند. دكتر اطلاعات بسياري از بيمار به دست مي‌آورد. برخي از اين اطلاعات براي تشخيص بيماري مهم است و برخي ديگر نامربوط كه به عنوان «داده» تلقي مي‌شود. دكتر به سرعت اطلاعات بدست آمده را بر مبناي دانش خود تفسير كرده و پس از يافتن الگويي مناسب در اطلاعات به تجويز دارو براي بيمار مي‌پردازد. در صورتي كه دكتر قادر به پيدا كردن الگويي مناسب در اطلاعات نباشد ممكن است آزمايش‌هاي بيشتري را تجويز كند يا بيماري را به يك متخصص ارجاع دهد. متخصصي كه بهتر مي‌تواند از اطلاعات عرضه شده بيمار، الگويي مناسب تهيه كند.
پس حالت‌هاي زير را در نظر مي‌گيريم: در صورتي كه دكتر انجام آزمايش‌هاي بيشتري را توصيه كند ممكن است قصد به دست آوردن اطلاعات بيشتري از بيمار را داشته باشد يا اين كه بخواهد به پاره‌هاي ديگري از اطلاعات به واسطهء يافته‌هاي آزمايشگاهي دست يابد. اطلاعاتي كه از اين طريق به دست مي‌آيد ممكن است به تأييد يا رد فرضيه‌هاي دكتر در تشخيص بيماري منجر شود. علاوه بر اين ممكن است كه تحليل مقدماتي از «داده»-كه بدون نتايج آزمايشگاهي ناقص بوده- براي تشخيص بيماري مناسب و كافي به نظر برسد. نكته اينجاست كه دكتر متناوباً بين «داده»، «اطلاعات» و «دانش» سير ميكند.
اگر دكتر بيمار را به يك متخصص ارجاع دهد ممكن است كه متخصص نوع كاملاً متفاوتي از اطلاعات را از بيمار به دست آورد يا اين كه پاره‌هاي ديگري از اطلاعات كاملاً مربوط را بيابد كه پيش از اين دكتر عمومي آنها را براي تشخيص بيماري در نظر نگرفته بود. نكته اينجاست كه «داده»، «اطلاعات» و «دانش» به يكديگر مربوط هستند به اين دليل كه «داده» براي دكتر، در واقع «اطلاعات» مهمي براي متخصص است كه او را در يافتن الگوي مناسبي در تشخيص «دانش» ياري مي‌دهد.
با نگرش فراتري به اين موضوع، آشكار مي‌شود كه معمولاً «دانش پايه» عامل تمايز بين «داده»، «اطلاعات» و «دانش» است. اين يكي از دلايلي است كه در محيط و فضاي متكي به دانش، برخي مؤسسات يا شركتها مي‌توانند همچنان برتريهاي اقتصادي و رقابتي خود را حفظ كنند. به همين دليل سازمانهاي مبتني بر دانش رويكرد مثبتي در زمينهء ايجاد دانش، افزايش ارزش افزوده، نمايش و اشاعهء اطلاعات دارند. پژوهشگراني به نامهاي كوهن و لوينتال در مباحث خود اين حقيقت را تشريح مي‌كنند كه گسترش دانش منوط به شور و هيجان يادگيري و دانش پيشين است. به عبارت ديگر دانش اندوخته شده عامل مؤثري در افزايش واكنش و فراگيري سهل‌تر مفاهيم است.
بنابراين بحث ما اين است كه دانش تركيب سازمان يافته‌اي است از «داده» كه از طريق قوانين، فرآيندها و عملكردها و تجربه حاصل آمده است. به عبارت ديگر «دانش» معنا يا مفهومي است كه از فكر پديد آمده (ماراكاس، 1999) و بدون آن، «اطلاعات» يا «داده» تلقي مي‌شود. تنها از طريق اين مفهوم است كه «اطلاعات» حيات يافته و به «دانش» تبديل مي‌شود (بات، 2001). بنابراين تمايز بين «اطلاعات» و «دانش» به ديدگاه كاربر بستگي دارد. دانش يك مضمون وابسته است از آنرو كه «مفاهيم» در ارتباط با يك الگوي مشخص تفسير مي‌شود. (ماراكاس، 1999، ص 264)
ماهيت دانش سازماني
دانش فردي براي توسعهء دانش پايه سازماني ضروري است؛ هر چند دانش سازماني حاصل جمع ساده‌اي از دانش‌‌هاي فردي نيست. (بات، 2000)
تعامل بين فناوري، فنون و انسان مفهوم مديريت دانش را عمق مي‌بخشد زيرا الگوي تعامل بين فناوري، فنون و انسان براي هر سازمان منحصر به فرد است كه به راحتي قابل داد و ستد يا تقليد توسط سازمانهاي ديگر نيست. به طور كلي سازمانها داراي دانش پيش زمينه و دانش پس زمينه هستند. دستيابي، تدوين، تنظيم و نسخه‌برداري از دانش پيش زمينه آسان است در حاليكه ضمني و مستقر بودن دانش پس زمينه نسخه‌برداري و تقليد از آن را مشكل كرده است. اين امر بستگي به تاريخچه سازماني و كم و كيف آن دارد. اگرچه ما معتقديم اين دانش پيش زمينه نيست كه مؤسسه‌اي را براي دستيابي به عملكرد و اجراي بهتر قادر مي‌سازد. در واقع اين ارتباط و هماهنگي بين دانش پيش زمينه و پس زمينه است كه قابليت و كارايي سازمان را شكل داده و برتريهاي آن را باعث مي‌شود.
مديريت دانش
ما مديريت دانش را فرآيند ايجاد، تأييد، ارائه، توزيع و كاربرد دانش مي‌دانيم. اين پنج عامل در حوزهء مديريت دانش براي يك سازمان زمينهء آموزش، بازخورد، آموزش مجدد و يا حذف آموزش را فراهم مي‌آورد كه معمولاً براي ايجاد، نگهداري و احيا قابليتهاي سازمان مورد نياز است.
ايجاد دانش
ايجاد دانش به توانايي سازمانها در ايجاد ايده‌ها و راهحلهاي نوين و مفيد اشاره دارد (ماراكاس، 1999). سازمانها با توسعه و تجديد ساختار دانش قبلي و كنوني با روشهاي مختلف به خلق واقعيتها و مفاهيم جديد مي‌پردازند.
ايجاد دانش فرآيند مهمي است كه در آن انگيزه، تلقين، تجربه، و شانس، نقش مهمي ايفا مي‌كنند (لين و ديگران، 1996). معيار سنجش دانش نو، نقش مؤثر آن در حل مسائل جاري و نوآوري در بازار است.
با اين حال، توصيه نمي‌شود كه سازمانها بكوشند تحت هر شرايطي، دانش جديد ايجاد نمايند. روشهاي مختلفي وجود دارد كه با آنها ميتوان تجربيات را دوباره آزمود. (بات، 2000). براي مثال هر سازمان مي‌تواند با استفاده از استراتژي تقليد، تكرار و جايگزيني بخشي از دانش موجود را دوباره احيا نمايد. در برخي موارد يك سازمان مي‌تواند با تكيه بر توانايي‌هاي خود و كاهش كاستي‌ها قابليت خود را بهبود بخشد. يك سازمان مي‌تواند با تقويت قابليتهاي بخش تحقيق و توسعه، بررسي محيط خارجي و به كارگيري فناوري خرج از سازمان پايه دانش مستحكم‌تري ايجاد نمايد (همانجا).
برخي سازمانها ممكن است بكوشند تا اطلاعات موجود را به شكلي نو تعبير و سازماندهي نمايند. براي مثال، يك شركت حسابرسي ممكن است بكوشد از استانداردهاي حسابداري موجود با روشهاي مختلف و با استفاده از روندهاي متنوعي چون هزينه‌هاي تخفيف و استهلاك بهره ببرد. به عبارت ديگر، امكان دارد برخي شركتها فرآيند «تحقيق و آموزش» را از طريق يك سري تجربيات انتخاب كنند. براي مثال، شركتهايي چون، Motorola, Corning, CE’s CT, Monsanto’s NutraSweet در بسياري از موارد از اين فرآيند استفاده نموده‌اند. (لين و ديگران، 1996)
اعتباربخشي به دانش
اعتباربخشي به دانش، به گستره‌اي اشاره دارد كه شركتها مي‌توانند بر روي دانش اثر گذاشته و اثرات آن را بر محيط سازماني ارزيابي نمايند. چرا كه با گذشت زمان بخشي از دانش گذشته نياز به بازنگري و انطباق با واقعيتهاي كنوني دارد. اغلب تقابل مداوم و چندوچهي بين فناوري، فنون و افراد براي سنجش اعتبار دانش مورد نياز است (بات، 2000) براي مثال وقتي سازماني مجموعه جديدي از فناوري‌ها، ابزار، رويه‌ها و فرآيندها را به كار مي‌گيرد، نيازمند بهبود و روزآمدسازي مهارتهاي كاركنان خود است تا بتواند به خوبي خود را با واقعيتهاي رقابتي جديد منطبق سازد.
اعتباربخشي به دانش فرآيند سختي از كنترل، آزمون و بهبود مداوم دانش پايه براي رسيدن به واقعيتهاي موجود و بالقوه است. با تغيير واقعيتها، نياز تبديل «دانش» به «اطلاعات» و «داده» پيش مي‌آيد كه ممكن است در نهايت از رده خارج شود. به اين دليل كه پيشرفت در يك زمينه، اطلاعات، فرضيه‌ها، قوانين و مقررات جديدي را ايجاد كرده و بخشي از قواعد و فرضيه‌هاي قديمي را از رده خارج مي‌سازد. بنابراين براي سازمانها مرور، آزمون و افزايش مداوم اعتبار دانش پايه براي رسيدن به دانش جاري ضروري است.
دانش اصلي را نمي‌توان به راحتي تقليد نمود. اين نوع دانش با پيشرفت دانش در زمينه‌هاي مختلف مهجور نخواهد شد. (Nonaka & Takeuchi, 1995) براي مثال مؤسسه‌اي كه با مصالح ساختماني كار ميكند نمي‌تواند ارزش كليكهاي اينترنتي را ناديده بگيرد. رقابت ميان Amazon.com و Barnes & Noble نمونه‌اي از اين مسأله است.
ارائه دانش
ارائه دانش حاكي از شيوه‌هايي است كه از آن طريق دانش به اعضاي سازمان ارائه مي‌شود. به طور كلي سازمانها مي‌توانند روندهاي مختلفي در جهت ايجاد دانش پايه خود اتخاذ نمايند. با اين وجود دانش سازماني در موقعيتهاي مختلفي توزيع شده، روندهاي مخلتفي را در بر دارد و در رسانه‌هاي مختلف چاپي و الكترونيكي دخيره شده است و هر كدام گونه متفاوتي از ارائه دانش را ايجاب ميكند. به دليل اين گونه‌هاي مختلف، تجديد ساختار و منسجم ساختن اين دانش از منابع مجزا براي اعضاي سازمان دشوار است. براي مثال ممكن است در يك سازمان هر بخش داده‌هاي خود را به شكلي پردازش نمايد كه با ديگر بخشها هماهنگي نداشته باشد چرا كه استانداردي براي يك فرمت يكسان وجود نداشته است. اگرچه اعضاي سازمان امكان دارد اطلاعات مربوط را از طريق سامان‌دهي داده‌ها در پايگاههاي مختلف بيابند اما باز هم منسجم ساختن و تعبير اطلاعات از جهات مختلف دشوار است.
اعضاي سازمان با مجموعه‌هايي از شيوه‌ها سرو كار دارند. اگر لازم باشد كه آنها شيوه كاري خاصي را بياموزند، تأخير در منسجم‌سازي و دروني ساختن اين دانش جديد امري طبيعي است. بنابراين يك سازمان ممكن است استانداردهاي برنامه‌ريزي يكساني ايجاد نمايد و يا از الگوهاي يكساني براي ارائه «داده»، «اطلاعات» و «دانش» بهره گيرد.
توزيع دانش
لازم است كه دانش قبل از بهره‌برداري در سطوح سازماني در درون سازمان به اشتراك گذارده شود. تعامل بين فناوري‌هاي سازمان، فنون و افراد مي‌تواند اثر مستقيم بر توزيع دانش داشته باشد. به عنوان مثال ساختار سازماني با توجه به شكل كنترل‌ها و نقش‌هاي سنتي فرصت‌هاي توزيع دانش و تعامل بين فناوري‌ها، فنون و افراد را كاهش مي‌دهد. به عبارت ديگر، ساختار افقي سازماني، تقويت، و سياست درهاي باز جريان دانش را در ميان بخشها و افراد سرعت مي‌بخشد. استفاده از پست الكترونيكي، شبكهء داخلي، بولتن، و گروه خبري به توزيع بهتر دانش در درون سازمان كمك كرده و به واسطه آنها افراد مي‌توانند با يكديگر از جنبه‌هاي مختلف تبادل نظر نمايند.
كاربرد دانش
به طور كلي دانش سازماني بايد در جهت محصولات، خدمات و فرآيند سازمان به كار گرفته شود. اگر سازماني به راحتي نتواند شكل صحيح دانش را در جاي مناسب آن مشخص نمايد در عرصه‌هاي رقابتي با مشكل مواجه خواهد شد. زماني كه نوآوري و خلاقيت راه پيروزي در جهان امروز است، سازمان بايد بتواند دانش مناسب را در جاي مناسب به كار گيرد.
سازمانها در بهره‌گيري از منابع دانش خود راههاي مختلفي پيش رو دارند. براي مثال ميتوان دانش موجود را از محتواهاي مختلف دروني بدست آورد، استانداردهاي اندازه‌گيري مناسب اتخاذ نمود، افراد را ترغيب و آموزش داد تا خلاقانه فكر كنند و درك خود را در جهت بهبود محصولات، خدمات و فرآيندهاي سازمان به كار گيرند. براي مثال شركت نفتي چورون (Chevron)، به اين نتيجه رسيد كه با ايجاد يك تيم گردآوري اطلاعات در حوزهء نفتي خود مي‌تواند 20 ميليون دلار در سال صرفه‌جويي نمايد. مفهوم كاربرد دانش، مرتبط كردن و فعال كردن دانش موجود در جهت افزودن ارزش‌ها است. براي مثال، شركت Interl در طراحي دقيق و افزايش مداوم سرعت پردازشگرهاي خود در رأس قرار دارد و با هدف ديگري شركت AT & T به بازنگري دانش شركت خود در عرصهء چندرسانه‌اي‌ها پرداخته است (كوليس و مونتاگومري، 1995).
معيار ارزيابي در مفيد بودن دانش معمولاً مشخص نيست. در عين حال، اگر سازماني دانش را در كارها و فعاليتهاي رايج خود مفيد دانست بايد ترتيبي اتخاذ نمايد كه گروههاي كاري بتوانند به سنجش و ارزيابي دانش بپردازند. مطمئناً عوامل زيادي از جمله زمان اجراي پروژه، هزينهء آن و مشخص نبودن سود نياز به ارزيابي مفصل دارند. با اين حال اغلب فهم مديريت و درجهء آگاهي بر نتيجه پروژه تأثير بسزايي دارد.
فرهنگ ايجاد دانش
سازمانها به منظور هدايت دانش فردي در جهت اهداف سازماني، بايد محيطي براي اشتراك، انتقال و تقابل دانش در ميان اعضا به وجود آورند. (نوناكا و تاكوچي، 1995) و افراد را در جهت با مهفوم كردن تعاملاتشان آموزش دهند. براي بسط «دانش مجموعه» بايد هر فعاليتي را در راستاي توسعهء تعامل منطقي بين كاركردها هدايت نمود. خلاصه اينكه مديريت دانش به تغيير فرهنگ همكاري و فرآيندهاي تجاري به منظور ممكن ساختن اشتراك اطلاعات اشاره دارد. اين كار همانند فعاليت در زير مجموعه‌هاي فرهنگي و اجتماعي است.
در محيط‌هاي پويا سازمانها با يك سلسله مسائل ناخواسته و موقعيتهاي پيش‌بيني نشده روبرو هستند كه كنترل آنها توسط فرد در سازمان دشوار است. با اين حال با به كارگيري الگوهاي تعامل بين اعضا، فناوري‌ها، و فرهنگ يك سازمان مي‌تواند با شرايط دشوار روبرو شود. (Hutchins, 1991) «ويك» و «روبرتس» اين الگوي تعاملي را «مجموعه عقل‌ها»ي سازمان ناميده‌اند. به اين معنا كه كارهاي پيچيده در يك سازمان توسط يك فرد انجام نمي‌گيرد بلكه تعامل بين فناوري‌ها، فنون و افراد است كه يك سازمان را در انجام وظايف خطير خود ياري ميكند. بنابراين يكي از وظايف دشوار مديريت ايجاد همكاري بين بسته‌هاي مختلف دانش از طريق تبادل و اشتراك اطلاعات است.
تعامل بين فناوري و سيستمهاي اجتماعي
مطمئناً هرچه سازمان در پردازش داده كارآمدتر باشد در توليد اطلاعات تواناتر خواهد بود. استفاده از كامپيوترهاي پيشرفته و شبكه‌هاي ارتباطي ابزارهاي مؤثري براي استخراج داده در يك سازمان است. با اين حال مسأله تفسير هنوز باقي است. چرا كه از فناوري‌هاي اطلاعات تنها براي تفسير مسائل محدودي ميتوان استفاده كرد. در يك محيط پويا، محيطي كه سازمان هر روزه با مسائل جديد و غير منتظره‌اي روبه‌رو مي‌شود در بهترين حالت ميتوان از فناوري‌هاي اطلاعات براي تبديل «داده» به «اطلاعات» بهره جست. تنها انسانها هستند كه اطلاعات را تفسير كرده و به «دانش» تبديل مي‌كنند.
همانطور كه قبلاً گفته شد چرخهء ميان «داده»، «اطلاعات» و «دانش» بازگشتي است. بنابراين سازمان بايد به سرعت «داده» را به «اطلاعات» و «اطلاعات» را به «دانش» تبديل نمايد. در همان حال سازمان نبايد بيش از حد بر دانش پايه خود تأكيد داشته باشد به گونه‌اي كه در اثر غفلت «دانش» را به «اطلاعات» و «اطلاعات» را به «داده» تبديل كند. به عبارت ديگر پاره‌اي از دانش زمان زيادي در محتواي كنوني نمي‌گنجد و سازمان بايد به سرعت آن را از دانش پايه حذف نمايد.
در چنين شرايطي ابزارها سازمان را در تبديل «داده» به «اطلاعات» ياري مي‌دهند و افراد از قابليت تفسير اطلاعات برخوردار مي‌شود. بنابراين در مديريت دانش يك سازمان نياز به شكل‌دهي و تعريف مجدد تقابلهاي موجود ميان افراد، فناوري و فنون خود را دارد. فنوني كه توسط متصديان و كاربران مورد استفاده قرار مي‌گيرد نشان مي‌دهد كه به چه شكلي تكنولوژي مورد استفاده قرار گرفته و چگونه معناي اطلاعات استنباط شده است.
با نگرشي دقيق‌تر به تعاملهاي بين فنون، افراد و فناوري‌ها به راحتي ميتوان ديد كه چرا از يك وضعيت تعابير متفاوتي وجود دارد. به عنوان مثال اور (Orr) ديدگاههاي متفاوت دو تكنيسين با تجربه را در خصوص ماشينهاي زيراكس مورد بحث قرار مي‌دهد. يك متخصص پيغام خطا را اشكال جزئي سيستم تعبير ميكند در صورتي كه متخصص ديگر آن را عيب ريشه‌اي در دستگاه مي‌داند. با اين وجود متخصصان با تبادل تعبيرهاي خود، به راهحلهاي مؤثري دست مي‌يابند.
خلاصه اينكه يك سازمان يك سيستم كاملاً فني يا اجتماعي نيست. سازمان سيستمي از تجربيات شخصي، روابط اجتماعي و فناوري است. فناوري با كاستن محدوديت‌هاي ناشي از عوامل فردي يا فيزيكي همكاري بين گروههاي كاري را افزايش مي‌دهد. براي مثال تكنولوژي اطلاعات امكان جستجو، ذخيره، پردازش و اشتراك حجم عظيمي از اطلاعات را در محدودهء كوچكي از زمان و مكان فراهم مي‌آورد. با اين حال معنا دادن به اين روند بر عهده متخصصان است. در عين حال متخصصين سازمانها با فناوري‌ها و فنون تعامل داشته و علاقمند هستند كه يافته‌هاي آنها از منظرهاي مختلفي مورد توجه قرار گيرد. اين فرآيند تعامل، در گسترش ديدگاهي جامع به واقعيتها مفيد بوده و امكان انسجام و يكپارچگي اجزاء بدنه دانش را در سازمان فراهم مي‌آورد.
مفهوم
مديريت دانش به الگوهاي تعامل ميان فناوري‌ها، فنون و افراد شكل مي‌بخشد. براي مثال تكنولوژي اطلاعات در خصوص گردآوري، ذخيره و اشاعهء اطلاعات به خوبي عمل ميكند ولي در تعبير آن ناتوان است (بات، 1998). در تحقيقي به اين نتيجه رسيده كه سازمانهايي كه در بلندمدت از مديريت دانش استفاده مي‌كنند در روابط اجتماعي و فني خود محتاط هستند.
دستيابي به راهحلهاي فني امكان‌پذير است، اما براي مديريت دانش، سازمان بايد محيط مشاركت، همكاري و اشتراك دانش را به وجود آورد. براساس تحقيق «ارنست» و «يونگ» 50 درصد از متخصصان بر اين باورند كه تغيير رفتار بشر يكي از مسائل اجرايي مديريت دانش است (Glasser, 1998)). به همين دليل در پروژه‌هاي مديريت دانش بر تغيير روندهاي سنتي و تقويت ساختارها و فناوري‌ها تأكيد مي‌شود. بنابراين همگون ساختن تدريخي اصول مديريت دانش در سازمان يكي از مهمترين اولويت‌ها است.
به طور كلي تكميل برنامه‌هاي مديريت دانش نياز به تغيير در فلسفه سازماني دارد. براي مثال از نظر سنتي تعدادي شركت بر پايه هزينه اقتصادي همكاري مي‌كنند در حاليكه فلسفه مديريت دانش بر همكاري در جهت افزودن به ارزش كالا و خدمات تأكيد دارد.
نتيجه‌گيري
در اين مقاله نشان داده شد كه مديريت دانش سؤال ساده‌اي دربارهء ذخيره، بازيابي و انتقال اطلاعات نيست بلكه بيشتر تعبير و سازماندهي اطلاعات از جهات مختلف است. تنها با تغيير فرهنگ سازماني است كه ميتوان به تدريج الگوي تعامل بين افراد، فناوري‌ها و فنون را در سازمان خود تغيير داد. وقتي محيط پويا و پيچيده است، براي سازمانها ضروري است كه به طور مداوم دانش جديد را به شكل ايجاد، اعتباربخشي و كاربرد در محصولات و خدمات خود بكار گيرند.
استفاده از فناوري باعث بهره‌وري افراد و انسجام اطلاعات در درون سازمان شده و سيستمهاي اجتماعي تعبير اطلاعات را از طريق ارائه ديدگاههاي مختلف در يك زمينه انجام مي‌دهند.
مديريت دانش يك روند آگاهانه ايجاد دانش، اعتباربخشي به دانش، ارائه دانش، توزيع دانش، و كاربرد آن است. هماهنگي بين اين اجزاء ضروري است چرا كه نقصان در يكي از آنها باعث نقصان در نتيجه است.
اگر مديريت سازمان درصدد است كه مديريت دانش در اولويت قرار گيرد، بايستي تعادل موجود بين افراد و فناوري‌ها را مورد تجديدنظر قرار دهد. تأكيد زياد بر افراد يا فناوري نامناسب است. به جاي آن مدير بايد الگوي تقابل ميان فناوري‌ها، افراد و فنون را مورد تجديدنظر قرار دهد تا افراد از اين ابزارها استفاده كنند. تنها با تغيير الگوي تبادل است كه مديران مي‌توانند از دانش براي منافع رقابتي سازمان بهره ببرند.
منبع:مجله تدبير
(http://www.irandoc.ac.ir/Journals/jr18.htm)
مقالهء حاضر حاوي مباحثي دربارهء اين است كه چگونه ميتوان فرآيند مديريت دانش را به فعاليتهايي در زمينهء ايجاد دانش، اعتبار بخشي به دانش، نمايش و عرضهء دانش، اشاعهء دانش و فعاليتهاي بهره‌گيري از آن تقسيم‌بندي نمود. سازمانها به منظور استفاده از دانش بايد به سرعت در فعاليتهاي مربوط به مديريت دانش موازنه ايجاد كنند. عموماً برقراري چنين موازنه‌اي نيازمند ايجاد تغييرات در فرهنگ سازماني، فناوري‌ها و فنون است. برخي از سازمانها بر اين باورند كه با تمركز صرف بر افراد، فناوري و فنون ميتوان دانش را مديريت كرد. تمركز صرف بر اين سه عامل به ادامه فعاليتهاي رقابتي سازمانها كمك نمي‌كند بلكه تعامل بين اين‌ها است كه به شكل مؤثري سازمان را در زمينهء مديريت دانش خود توانمند مي‌سازد. با ايجاد يك محيط كاري پويا و آموزنده سازمانها مي‌تواند پيشرفت‌هاي رقابتي‌شان را حفظ كنند.
كليدواژه‌ها: فناوري اطلاعات/ مديريت دانش/ سيستمهاي مديريت دانش/ دانش‌پژوهان/ تعامل
مقدمه
در سالهاي اخير «مديريت دانش» به يك موضوع مهم و حياتي مورد بحث در متون تجاري تبديل شده است. جوامع علمي و تجاري هر دو بر اين باورند كه سازمانهاي با قدرت دانش مي‌توانند برتريهاي بلندمدت خود را در عرصه‌هاي رقابتي حفظ كنند.
منابع نقد و بررسي و چشم‌اندازهاي رقابتي سازمانها نشان دهندهء تأثيرات اين ديدگاه در عرصه‌هاي استراتژيك سازمانهاي تجاري است. (نلسون و وينتر، 1982) اگرچه مديريت، آگاهي از پتانسيل‌هاي منابع دانش است، اما هنوز اتفاق نظري دربارهء ويژگيهاي اين دانش و روشهاي بهره‌گيري از آن وجود ندارد. محققين و دانشگاهيان ديدگاه متفاوتي در خصوص مديريت دانش اتخاذ كرده و گستره‌اي از راهحلهاي فناوري تا مجموعه‌اي از دستورات عملي را در نظر دارند. به عنوان مثال اكثر مديران تجاري، قابليتهاي كامپيوترها و فناوري‌هاي ارتباطي را در مديريت دانش باور دارند، اين افراد استدلال مي‌كنند كه فناوري اطلاعات مي‌تواند از انبوه اطلاعات ذخيره شده در منابع قديمي مانند مراكز فروش، كارت‌هاي اعتباري مشتريان، فروشهاي تبليغاتي و اطلاعات مربوط به تخفيف‌هاي مقطعي، «دانش» فراهم آورد. يا برخي ديگر بر اين باورند كه «دانش» در ذهن انسانها است و آموزش كاركنان و انگيزهء عوامل كليدي مديريت آن به شمار مي‌روند.
مؤلف در اين مقاله ديدگاه مبسوطي به مقولهء دانش داشته و بيان مي‌دارد كه تعريف مديريت دانش صرفاً از منظر فناوري يا سيستمهاي اجتماعي، سبب انحراف به سمت يك ديدگاه و غفلت از ديگري است. همانگونه كه در ادامه بحث به آن پرداخته خواهد شد، سيستمهاي اجتماعي و فناوري در مديريت دانش به يك اندازه مهم هستند. تبديل داده و اطلاعات به يكديگر به واسطه فناوري اطلاعات صورت مي‌گيرد ولي فناوري اطلاعات گزينه ناتواني براي تبديل «اطلاعات» به «دانش» است. عوامل اجتماعي، «دانش» و «اطلاعات» را بهتر به يكديگر تبديل مي‌كنند اما همين عوامل در تبديل «داده» به «اطلاعات» كند هستند. اين يكي از دلايلي است كه ما اعتقاد داريم مديريت دانش از طريق بهينه‌سازي دو عامل زير سيستمهاي اجتماعي و فناوري بهتر انجام مي‌شود. ريشه‌هاي اين ديدگاه را ميتوان در چشم‌اندازهاي اجتماعي- فناوري سازمان يافت. (امري، 1959؛ تريست و بامفورس، 1951)
پژوهشگراني موفقيتهاي شركتهايي چون Hewlett-Packard, 3M, Xerox, Scandia AFS, Buck man Laboratories را نتيجه پروژه‌هاي مديريت دانش مي‌دانند؛ اما به روشني اصول و فرآيندهاي مربوط به مديريت دانش را تشريح نمي‌كنند. در اين مقاله مفهوم مديريت دانش بيان شده و نشان داده مي‌شود كه چرا سيستمهاي اجتماعي و فناوري در ارتباط با مديريت دانش از نقشي حياتي برخوردار هستند.
در اين مقاله توجه خاصي به فرآيندهاي تجاري و دانشگاهي شده است. مجامع دانشگاهي جديداً سازمانها را به عنوان منابع دانش در نظر مي‌گيرند. قابليت رقابت سازمانها با توانايي‌ها و ظرفيت‌هاي سازماني مشخص مي‌شود. با تمركز بر مديريت دانش، اميدواريم كه ديدگاه متكي بر دانش را در سازمانها تبيين نمائيم. اين تحقيق به دو دليل براي مديران مهم است: نخست اين كه آنها بحثهاي زيادي دربارهء مديريت دانش شنيده و از ابعاد گوناگون مديريت دانش سردرگم شده‌اند. آنها مشاهده مي‌كنند كه در عصر حاضر اكثر مشاغل به اطلاعات وابسته شده و بخش عظيمي از نيروهاي استخدامي به سوي اين صنعت در حركت هستند. اين مقاله چارچوبي نظري از مقولهء مديريت دانش به دست مي‌دهد. دوم اين كه با توجه به فناوري اطلاعات مانند اينترنت، اينترانت، ارتباطات راه دور و سيستمهاي اجتماعي مانند آموزش و ايجاد انگيزش در كاركنان، اين مقاله توضيح مي‌دهد كه چرا داشتن درك و فهمي از مديريت دانش با اهميت‌تر شده است.
اين مقاله با توصيف «داده» و «اطلاعات» و «دانش» آغاز شده و به دنبال مفهوم مديريت دانش بيان مي‌شود. در ادامه اهميت سيستمهاي اجتماعي و فناوري در مديريت دانش تشريح شده است. مقاله با شرح مفاهيم اصلي و نتيجه تحقيق پايان مي‌پذيرد.
تمايز «داده»، «اطلاعات» و «دانش» مشكل است. تنها از طريق مفاهيم بيروني يا از ديدگاه كاربر ميتوان بين «داده»، «اطلاعات» و «دانش» تفاوت قائل شد. معمولاً داده به عنوان مواد خام، اطلاعات به عنوان مجموعهء سامان يافته‌اي از داده و دانش به عنوان اطلاعات با مفهوم شناخته مي‌شود.
در مقالهء حاضر از اين ايده پيروي شده كه ارتباط بين «داده»، «اطلاعات» و «دانش» تكراري و برگشت‌پذير است و تبديل اين سه به يكديگر به ميزان سازماندهي و تفسير آنها بستگي دارد. همانگونه كه در شكل 1 نشان داده شده «داده» و «اطلاعات» بر مبناي «سازمان»: و «اطلاعات» و «دانش» بر مبناي «تفسير» از يكديگر متمايز شده‌اند.
براي درك اين تفاوت اجازه دهيد بيماري را فرض كنيم كه به مطب دكتر مراجعه ميكند. دكتر اطلاعات بسياري از بيمار به دست مي‌آورد. برخي از اين اطلاعات براي تشخيص بيماري مهم است و برخي ديگر نامربوط كه به عنوان «داده» تلقي مي‌شود. دكتر به سرعت اطلاعات بدست آمده را بر مبناي دانش خود تفسير كرده و پس از يافتن الگويي مناسب در اطلاعات به تجويز دارو براي بيمار مي‌پردازد. در صورتي كه دكتر قادر به پيدا كردن الگويي مناسب در اطلاعات نباشد ممكن است آزمايش‌هاي بيشتري را تجويز كند يا بيماري را به يك متخصص ارجاع دهد. متخصصي كه بهتر مي‌تواند از اطلاعات عرضه شده بيمار، الگويي مناسب تهيه كند.
پس حالت‌هاي زير را در نظر مي‌گيريم: در صورتي كه دكتر انجام آزمايش‌هاي بيشتري را توصيه كند ممكن است قصد به دست آوردن اطلاعات بيشتري از بيمار را داشته باشد يا اين كه بخواهد به پاره‌هاي ديگري از اطلاعات به واسطهء يافته‌هاي آزمايشگاهي دست يابد. اطلاعاتي كه از اين طريق به دست مي‌آيد ممكن است به تأييد يا رد فرضيه‌هاي دكتر در تشخيص بيماري منجر شود. علاوه بر اين ممكن است كه تحليل مقدماتي از «داده»-كه بدون نتايج آزمايشگاهي ناقص بوده- براي تشخيص بيماري مناسب و كافي به نظر برسد. نكته اينجاست كه دكتر متناوباً بين «داده»، «اطلاعات» و «دانش» سير ميكند.
اگر دكتر بيمار را به يك متخصص ارجاع دهد ممكن است كه متخصص نوع كاملاً متفاوتي از اطلاعات را از بيمار به دست آورد يا اين كه پاره‌هاي ديگري از اطلاعات كاملاً مربوط را بيابد كه پيش از اين دكتر عمومي آنها را براي تشخيص بيماري در نظر نگرفته بود. نكته اينجاست كه «داده»، «اطلاعات» و «دانش» به يكديگر مربوط هستند به اين دليل كه «داده» براي دكتر، در واقع «اطلاعات» مهمي براي متخصص است كه او را در يافتن الگوي مناسبي در تشخيص «دانش» ياري مي‌دهد.
با نگرش فراتري به اين موضوع، آشكار مي‌شود كه معمولاً «دانش پايه» عامل تمايز بين «داده»، «اطلاعات» و «دانش» است. اين يكي از دلايلي است كه در محيط و فضاي متكي به دانش، برخي مؤسسات يا شركتها مي‌توانند همچنان برتريهاي اقتصادي و رقابتي خود را حفظ كنند. به همين دليل سازمانهاي مبتني بر دانش رويكرد مثبتي در زمينهء ايجاد دانش، افزايش ارزش افزوده، نمايش و اشاعهء اطلاعات دارند. پژوهشگراني به نامهاي كوهن و لوينتال در مباحث خود اين حقيقت را تشريح مي‌كنند كه گسترش دانش منوط به شور و هيجان يادگيري و دانش پيشين است. به عبارت ديگر دانش اندوخته شده عامل مؤثري در افزايش واكنش و فراگيري سهل‌تر مفاهيم است.
بنابراين بحث ما اين است كه دانش تركيب سازمان يافته‌اي است از «داده» كه از طريق قوانين، فرآيندها و عملكردها و تجربه حاصل آمده است. به عبارت ديگر «دانش» معنا يا مفهومي است كه از فكر پديد آمده (ماراكاس، 1999) و بدون آن، «اطلاعات» يا «داده» تلقي مي‌شود. تنها از طريق اين مفهوم است كه «اطلاعات» حيات يافته و به «دانش» تبديل مي‌شود (بات، 2001). بنابراين تمايز بين «اطلاعات» و «دانش» به ديدگاه كاربر بستگي دارد. دانش يك مضمون وابسته است از آنرو كه «مفاهيم» در ارتباط با يك الگوي مشخص تفسير مي‌شود. (ماراكاس، 1999، ص 264)
ماهيت دانش سازماني
دانش فردي براي توسعهء دانش پايه سازماني ضروري است؛ هر چند دانش سازماني حاصل جمع ساده‌اي از دانش‌‌هاي فردي نيست. (بات، 2000)
تعامل بين فناوري، فنون و انسان مفهوم مديريت دانش را عمق مي‌بخشد زيرا الگوي تعامل بين فناوري، فنون و انسان براي هر سازمان منحصر به فرد است كه به راحتي قابل داد و ستد يا تقليد توسط سازمانهاي ديگر نيست. به طور كلي سازمانها داراي دانش پيش زمينه و دانش پس زمينه هستند. دستيابي، تدوين، تنظيم و نسخه‌برداري از دانش پيش زمينه آسان است در حاليكه ضمني و مستقر بودن دانش پس زمينه نسخه‌برداري و تقليد از آن را مشكل كرده است. اين امر بستگي به تاريخچه سازماني و كم و كيف آن دارد. اگرچه ما معتقديم اين دانش پيش زمينه نيست كه مؤسسه‌اي را براي دستيابي به عملكرد و اجراي بهتر قادر مي‌سازد. در واقع اين ارتباط و هماهنگي بين دانش پيش زمينه و پس زمينه است كه قابليت و كارايي سازمان را شكل داده و برتريهاي آن را باعث مي‌شود.
مديريت دانش
ما مديريت دانش را فرآيند ايجاد، تأييد، ارائه، توزيع و كاربرد دانش مي‌دانيم. اين پنج عامل در حوزهء مديريت دانش براي يك سازمان زمينهء آموزش، بازخورد، آموزش مجدد و يا حذف آموزش را فراهم مي‌آورد كه معمولاً براي ايجاد، نگهداري و احيا قابليتهاي سازمان مورد نياز است.
ايجاد دانش
ايجاد دانش به توانايي سازمانها در ايجاد ايده‌ها و راهحلهاي نوين و مفيد اشاره دارد (ماراكاس، 1999). سازمانها با توسعه و تجديد ساختار دانش قبلي و كنوني با روشهاي مختلف به خلق واقعيتها و مفاهيم جديد مي‌پردازند.
ايجاد دانش فرآيند مهمي است كه در آن انگيزه، تلقين، تجربه، و شانس، نقش مهمي ايفا مي‌كنند (لين و ديگران، 1996). معيار سنجش دانش نو، نقش مؤثر آن در حل مسائل جاري و نوآوري در بازار است.
با اين حال، توصيه نمي‌شود كه سازمانها بكوشند تحت هر شرايطي، دانش جديد ايجاد نمايند. روشهاي مختلفي وجود دارد كه با آنها ميتوان تجربيات را دوباره آزمود. (بات، 2000). براي مثال هر سازمان مي‌تواند با استفاده از استراتژي تقليد، تكرار و جايگزيني بخشي از دانش موجود را دوباره احيا نمايد. در برخي موارد يك سازمان مي‌تواند با تكيه بر توانايي‌هاي خود و كاهش كاستي‌ها قابليت خود را بهبود بخشد. يك سازمان مي‌تواند با تقويت قابليتهاي بخش تحقيق و توسعه، بررسي محيط خارجي و به كارگيري فناوري خرج از سازمان پايه دانش مستحكم‌تري ايجاد نمايد (همانجا).
برخي سازمانها ممكن است بكوشند تا اطلاعات موجود را به شكلي نو تعبير و سازماندهي نمايند. براي مثال، يك شركت حسابرسي ممكن است بكوشد از استانداردهاي حسابداري موجود با روشهاي مختلف و با استفاده از روندهاي متنوعي چون هزينه‌هاي تخفيف و استهلاك بهره ببرد. به عبارت ديگر، امكان دارد برخي شركتها فرآيند «تحقيق و آموزش» را از طريق يك سري تجربيات انتخاب كنند. براي مثال، شركتهايي چون، Motorola, Corning, CE’s CT, Monsanto’s NutraSweet در بسياري از موارد از اين فرآيند استفاده نموده‌اند. (لين و ديگران، 1996)
اعتباربخشي به دانش
اعتباربخشي به دانش، به گستره‌اي اشاره دارد كه شركتها مي‌توانند بر روي دانش اثر گذاشته و اثرات آن را بر محيط سازماني ارزيابي نمايند. چرا كه با گذشت زمان بخشي از دانش گذشته نياز به بازنگري و انطباق با واقعيتهاي كنوني دارد. اغلب تقابل مداوم و چندوچهي بين فناوري، فنون و افراد براي سنجش اعتبار دانش مورد نياز است (بات، 2000) براي مثال وقتي سازماني مجموعه جديدي از فناوري‌ها، ابزار، رويه‌ها و فرآيندها را به كار مي‌گيرد، نيازمند بهبود و روزآمدسازي مهارتهاي كاركنان خود است تا بتواند به خوبي خود را با واقعيتهاي رقابتي جديد منطبق سازد.
اعتباربخشي به دانش فرآيند سختي از كنترل، آزمون و بهبود مداوم دانش پايه براي رسيدن به واقعيتهاي موجود و بالقوه است. با تغيير واقعيتها، نياز تبديل «دانش» به «اطلاعات» و «داده» پيش مي‌آيد كه ممكن است در نهايت از رده خارج شود. به اين دليل كه پيشرفت در يك زمينه، اطلاعات، فرضيه‌ها، قوانين و مقررات جديدي را ايجاد كرده و بخشي از قواعد و فرضيه‌هاي قديمي را از رده خارج مي‌سازد. بنابراين براي سازمانها مرور، آزمون و افزايش مداوم اعتبار دانش پايه براي رسيدن به دانش جاري ضروري است.
دانش اصلي را نمي‌توان به راحتي تقليد نمود. اين نوع دانش با پيشرفت دانش در زمينه‌هاي مختلف مهجور نخواهد شد. (Nonaka & Takeuchi, 1995) براي مثال مؤسسه‌اي كه با مصالح ساختماني كار ميكند نمي‌تواند ارزش كليكهاي اينترنتي را ناديده بگيرد. رقابت ميان Amazon.com و Barnes & Noble نمونه‌اي از اين مسأله است.
ارائه دانش
ارائه دانش حاكي از شيوه‌هايي است كه از آن طريق دانش به اعضاي سازمان ارائه مي‌شود. به طور كلي سازمانها مي‌توانند روندهاي مختلفي در جهت ايجاد دانش پايه خود اتخاذ نمايند. با اين وجود دانش سازماني در موقعيتهاي مختلفي توزيع شده، روندهاي مخلتفي را در بر دارد و در رسانه‌هاي مختلف چاپي و الكترونيكي دخيره شده است و هر كدام گونه متفاوتي از ارائه دانش را ايجاب ميكند. به دليل اين گونه‌هاي مختلف، تجديد ساختار و منسجم ساختن اين دانش از منابع مجزا براي اعضاي سازمان دشوار است. براي مثال ممكن است در يك سازمان هر بخش داده‌هاي خود را به شكلي پردازش نمايد كه با ديگر بخشها هماهنگي نداشته باشد چرا كه استانداردي براي يك فرمت يكسان وجود نداشته است. اگرچه اعضاي سازمان امكان دارد اطلاعات مربوط را از طريق سامان‌دهي داده‌ها در پايگاههاي مختلف بيابند اما باز هم منسجم ساختن و تعبير اطلاعات از جهات مختلف دشوار است.
اعضاي سازمان با مجموعه‌هايي از شيوه‌ها سرو كار دارند. اگر لازم باشد كه آنها شيوه كاري خاصي را بياموزند، تأخير در منسجم‌سازي و دروني ساختن اين دانش جديد امري طبيعي است. بنابراين يك سازمان ممكن است استانداردهاي برنامه‌ريزي يكساني ايجاد نمايد و يا از الگوهاي يكساني براي ارائه «داده»، «اطلاعات» و «دانش» بهره گيرد.
توزيع دانش
لازم است كه دانش قبل از بهره‌برداري در سطوح سازماني در درون سازمان به اشتراك گذارده شود. تعامل بين فناوري‌هاي سازمان، فنون و افراد مي‌تواند اثر مستقيم بر توزيع دانش داشته باشد. به عنوان مثال ساختار سازماني با توجه به شكل كنترل‌ها و نقش‌هاي سنتي فرصت‌هاي توزيع دانش و تعامل بين فناوري‌ها، فنون و افراد را كاهش مي‌دهد. به عبارت ديگر، ساختار افقي سازماني، تقويت، و سياست درهاي باز جريان دانش را در ميان بخشها و افراد سرعت مي‌بخشد. استفاده از پست الكترونيكي، شبكهء داخلي، بولتن، و گروه خبري به توزيع بهتر دانش در درون سازمان كمك كرده و به واسطه آنها افراد مي‌توانند با يكديگر از جنبه‌هاي مختلف تبادل نظر نمايند.
كاربرد دانش
به طور كلي دانش سازماني بايد در جهت محصولات، خدمات و فرآيند سازمان به كار گرفته شود. اگر سازماني به راحتي نتواند شكل صحيح دانش را در جاي مناسب آن مشخص نمايد در عرصه‌هاي رقابتي با مشكل مواجه خواهد شد. زماني كه نوآوري و خلاقيت راه پيروزي در جهان امروز است، سازمان بايد بتواند دانش مناسب را در جاي مناسب به كار گيرد.
سازمانها در بهره‌گيري از منابع دانش خود راههاي مختلفي پيش رو دارند. براي مثال ميتوان دانش موجود را از محتواهاي مختلف دروني بدست آورد، استانداردهاي اندازه‌گيري مناسب اتخاذ نمود، افراد را ترغيب و آموزش داد تا خلاقانه فكر كنند و درك خود را در جهت بهبود محصولات، خدمات و فرآيندهاي سازمان به كار گيرند. براي مثال شركت نفتي چورون (Chevron)، به اين نتيجه رسيد كه با ايجاد يك تيم گردآوري اطلاعات در حوزهء نفتي خود مي‌تواند 20 ميليون دلار در سال صرفه‌جويي نمايد. مفهوم كاربرد دانش، مرتبط كردن و فعال كردن دانش موجود در جهت افزودن ارزش‌ها است. براي مثال، شركت Interl در طراحي دقيق و افزايش مداوم سرعت پردازشگرهاي خود در رأس قرار دارد و با هدف ديگري شركت AT & T به بازنگري دانش شركت خود در عرصهء چندرسانه‌اي‌ها پرداخته است (كوليس و مونتاگومري، 1995).
معيار ارزيابي در مفيد بودن دانش معمولاً مشخص نيست. در عين حال، اگر سازماني دانش را در كارها و فعاليتهاي رايج خود مفيد دانست بايد ترتيبي اتخاذ نمايد كه گروههاي كاري بتوانند به سنجش و ارزيابي دانش بپردازند. مطمئناً عوامل زيادي از جمله زمان اجراي پروژه، هزينهء آن و مشخص نبودن سود نياز به ارزيابي مفصل دارند. با اين حال اغلب فهم مديريت و درجهء آگاهي بر نتيجه پروژه تأثير بسزايي دارد.
فرهنگ ايجاد دانش
سازمانها به منظور هدايت دانش فردي در جهت اهداف سازماني، بايد محيطي براي اشتراك، انتقال و تقابل دانش در ميان اعضا به وجود آورند. (نوناكا و تاكوچي، 1995) و افراد را در جهت با مهفوم كردن تعاملاتشان آموزش دهند. براي بسط «دانش مجموعه» بايد هر فعاليتي را در راستاي توسعهء تعامل منطقي بين كاركردها هدايت نمود. خلاصه اينكه مديريت دانش به تغيير فرهنگ همكاري و فرآيندهاي تجاري به منظور ممكن ساختن اشتراك اطلاعات اشاره دارد. اين كار همانند فعاليت در زير مجموعه‌هاي فرهنگي و اجتماعي است.
در محيط‌هاي پويا سازمانها با يك سلسله مسائل ناخواسته و موقعيتهاي پيش‌بيني نشده روبرو هستند كه كنترل آنها توسط فرد در سازمان دشوار است. با اين حال با به كارگيري الگوهاي تعامل بين اعضا، فناوري‌ها، و فرهنگ يك سازمان مي‌تواند با شرايط دشوار روبرو شود. (Hutchins, 1991) «ويك» و «روبرتس» اين الگوي تعاملي را «مجموعه عقل‌ها»ي سازمان ناميده‌اند. به اين معنا كه كارهاي پيچيده در يك سازمان توسط يك فرد انجام نمي‌گيرد بلكه تعامل بين فناوري‌ها، فنون و افراد است كه يك سازمان را در انجام وظايف خطير خود ياري ميكند. بنابراين يكي از وظايف دشوار مديريت ايجاد همكاري بين بسته‌هاي مختلف دانش از طريق تبادل و اشتراك اطلاعات است.
تعامل بين فناوري و سيستمهاي اجتماعي
مطمئناً هرچه سازمان در پردازش داده كارآمدتر باشد در توليد اطلاعات تواناتر خواهد بود. استفاده از كامپيوترهاي پيشرفته و شبكه‌هاي ارتباطي ابزارهاي مؤثري براي استخراج داده در يك سازمان است. با اين حال مسأله تفسير هنوز باقي است. چرا كه از فناوري‌هاي اطلاعات تنها براي تفسير مسائل محدودي ميتوان استفاده كرد. در يك محيط پويا، محيطي كه سازمان هر روزه با مسائل جديد و غير منتظره‌اي روبه‌رو مي‌شود در بهترين حالت ميتوان از فناوري‌هاي اطلاعات براي تبديل «داده» به «اطلاعات» بهره جست. تنها انسانها هستند كه اطلاعات را تفسير كرده و به «دانش» تبديل مي‌كنند.
همانطور كه قبلاً گفته شد چرخهء ميان «داده»، «اطلاعات» و «دانش» بازگشتي است. بنابراين سازمان بايد به سرعت «داده» را به «اطلاعات» و «اطلاعات» را به «دانش» تبديل نمايد. در همان حال سازمان نبايد بيش از حد بر دانش پايه خود تأكيد داشته باشد به گونه‌اي كه در اثر غفلت «دانش» را به «اطلاعات» و «اطلاعات» را به «داده» تبديل كند. به عبارت ديگر پاره‌اي از دانش زمان زيادي در محتواي كنوني نمي‌گنجد و سازمان بايد به سرعت آن را از دانش پايه حذف نمايد.
در چنين شرايطي ابزارها سازمان را در تبديل «داده» به «اطلاعات» ياري مي‌دهند و افراد از قابليت تفسير اطلاعات برخوردار مي‌شود. بنابراين در مديريت دانش يك سازمان نياز به شكل‌دهي و تعريف مجدد تقابلهاي موجود ميان افراد، فناوري و فنون خود را دارد. فنوني كه توسط متصديان و كاربران مورد استفاده قرار مي‌گيرد نشان مي‌دهد كه به چه شكلي تكنولوژي مورد استفاده قرار گرفته و چگونه معناي اطلاعات استنباط شده است.
با نگرشي دقيق‌تر به تعاملهاي بين فنون، افراد و فناوري‌ها به راحتي ميتوان ديد كه چرا از يك وضعيت تعابير متفاوتي وجود دارد. به عنوان مثال اور (Orr) ديدگاههاي متفاوت دو تكنيسين با تجربه را در خصوص ماشينهاي زيراكس مورد بحث قرار مي‌دهد. يك متخصص پيغام خطا را اشكال جزئي سيستم تعبير ميكند در صورتي كه متخصص ديگر آن را عيب ريشه‌اي در دستگاه مي‌داند. با اين وجود متخصصان با تبادل تعبيرهاي خود، به راهحلهاي مؤثري دست مي‌يابند.
خلاصه اينكه يك سازمان يك سيستم كاملاً فني يا اجتماعي نيست. سازمان سيستمي از تجربيات شخصي، روابط اجتماعي و فناوري است. فناوري با كاستن محدوديت‌هاي ناشي از عوامل فردي يا فيزيكي همكاري بين گروههاي كاري را افزايش مي‌دهد. براي مثال تكنولوژي اطلاعات امكان جستجو، ذخيره، پردازش و اشتراك حجم عظيمي از اطلاعات را در محدودهء كوچكي از زمان و مكان فراهم مي‌آورد. با اين حال معنا دادن به اين روند بر عهده متخصصان است. در عين حال متخصصين سازمانها با فناوري‌ها و فنون تعامل داشته و علاقمند هستند كه يافته‌هاي آنها از منظرهاي مختلفي مورد توجه قرار گيرد. اين فرآيند تعامل، در گسترش ديدگاهي جامع به واقعيتها مفيد بوده و امكان انسجام و يكپارچگي اجزاء بدنه دانش را در سازمان فراهم مي‌آورد.
مفهوم
مديريت دانش به الگوهاي تعامل ميان فناوري‌ها، فنون و افراد شكل مي‌بخشد. براي مثال تكنولوژي اطلاعات در خصوص گردآوري، ذخيره و اشاعهء اطلاعات به خوبي عمل ميكند ولي در تعبير آن ناتوان است (بات، 1998). در تحقيقي به اين نتيجه رسيده كه سازمانهايي كه در بلندمدت از مديريت دانش استفاده مي‌كنند در روابط اجتماعي و فني خود محتاط هستند.
دستيابي به راهحلهاي فني امكان‌پذير است، اما براي مديريت دانش، سازمان بايد محيط مشاركت، همكاري و اشتراك دانش را به وجود آورد. براساس تحقيق «ارنست» و «يونگ» 50 درصد از متخصصان بر اين باورند كه تغيير رفتار بشر يكي از مسائل اجرايي مديريت دانش است (Glasser, 1998)). به همين دليل در پروژه‌هاي مديريت دانش بر تغيير روندهاي سنتي و تقويت ساختارها و فناوري‌ها تأكيد مي‌شود. بنابراين همگون ساختن تدريخي اصول مديريت دانش در سازمان يكي از مهمترين اولويت‌ها است.
به طور كلي تكميل برنامه‌هاي مديريت دانش نياز به تغيير در فلسفه سازماني دارد. براي مثال از نظر سنتي تعدادي شركت بر پايه هزينه اقتصادي همكاري مي‌كنند در حاليكه فلسفه مديريت دانش بر همكاري در جهت افزودن به ارزش كالا و خدمات تأكيد دارد.
نتيجه‌گيري
در اين مقاله نشان داده شد كه مديريت دانش سؤال ساده‌اي دربارهء ذخيره، بازيابي و انتقال اطلاعات نيست بلكه بيشتر تعبير و سازماندهي اطلاعات از جهات مختلف است. تنها با تغيير فرهنگ سازماني است كه ميتوان به تدريج الگوي تعامل بين افراد، فناوري‌ها و فنون را در سازمان خود تغيير داد. وقتي محيط پويا و پيچيده است، براي سازمانها ضروري است كه به طور مداوم دانش جديد را به شكل ايجاد، اعتباربخشي و كاربرد در محصولات و خدمات خود بكار گيرند.
استفاده از فناوري باعث بهره‌وري افراد و انسجام اطلاعات در درون سازمان شده و سيستمهاي اجتماعي تعبير اطلاعات را از طريق ارائه ديدگاههاي مختلف در يك زمينه انجام مي‌دهند.
مديريت دانش يك روند آگاهانه ايجاد دانش، اعتباربخشي به دانش، ارائه دانش، توزيع دانش، و كاربرد آن است. هماهنگي بين اين اجزاء ضروري است چرا كه نقصان در يكي از آنها باعث نقصان در نتيجه است.
اگر مديريت سازمان درصدد است كه مديريت دانش در اولويت قرار گيرد، بايستي تعادل موجود بين افراد و فناوري‌ها را مورد تجديدنظر قرار دهد. تأكيد زياد بر افراد يا فناوري نامناسب است. به جاي آن مدير بايد الگوي تقابل ميان فناوري‌ها، افراد و فنون را مورد تجديدنظر قرار دهد تا افراد از اين ابزارها استفاده كنند. تنها با تغيير الگوي تبادل است كه مديران مي‌توانند از دانش براي منافع رقابتي سازمان بهره ببرند.
منبع:مجله تدبير
(http://www.irandoc.ac.ir/Journals/jr18.htm)