MR_Jentelman
22nd January 2010, 08:30 AM
چكيده
سازمانهاي در حال توسعه و پيشرفت، نياز به الگوها، استانداردها و مدل هاي مختلفي دارند كه آنها را در اين مسير هدايت كنند. اين مهم است كه نه تنها نبودن الگوهاي مناسب موجب انحراف سازمانها و به هدر رفتن منابع آنها مي شود، بلكه انتخاب الگوهاي نادرست يا فقط كپي برداري از الگوهاي خارجي نيز موجب انحراف از مسير پيشرفت خواهد شد و سازمانها را به كجراهه مي كشاند.
در اين مقاله به استناد شناخت مولف از زير ساخت هاي فرهنگي، صنعتي كشورمان و ضرورتها (بايد و نبايدها)ي پيش روي سازمانها، مدلي معرفي شده است كه براساس مطالعه‌هاي دقيق، روي: مدل ها، استانداردهاي موجود داخلي و خارجي و نيز كسب حدود 3 دهه تجربه ها درامور اجرايي، مشاوره، آموزش، مميزي و ارزيابي در سازمان هاي مختلف است.
مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت (هفت سين پيشرفت) كه توسط طراح مدل (نويسنده مقاله) طرح ريزي شده است نه تنها شرايط سازمانها را در مسير سرآمدي مشخص مي كند بلكه در تشكيل، تثبيت و ارتقاي زير ساختهاي سازمانها بسيار موثر است.
مدل هفت سين پيشرفت، با استفاده از اطلاعات و تجربه‌هاي كسب شده از استانداردهاي ims، تكنيك ها مثل 5s، مدل هايي مثل efqm و نيز بر مبناي زير ساختهاي فرهنگي و اجتماعي كشورمان (هفت سين پيشرفت) طراحي شده است.
انتخاب هفت سين پيشرفت، آن است كه اين مدل داراي هفت معيار اصلي و هر معيار اصلي، داراي هفت معيار فرعي وهر معيار فرعي، داراي هفت نكته راهنما است.
اين مدل براي تمامي سازمانهاي: توليدي و خدماتي، دولتي و خصوصي، صنعتي و خدماتي، كوچك و متوسط و بزرگ و ... قابل اجرا و بهره برداري است.
مقدمه
سالها تلاش بي وقفه مشاوران، مدرسان، كارشناسان، مديران و مسئولان سازمان هاي مختلف در عرصه توليد محصولات مختلف از يك طرف و آموزش و استقرار آموزه هاي مديريت از طرف ديگر، نتوانسته است آن‌گونه كه بايد و شايد، در شرايط سازمانها تاثير گذاشته، در روند پيشرفت و رضايت مشتريان مؤثر باشد، علت چيست؟
پيش از آنكه رفتار و عملكرد افراد متولي اين موارد را تحليل كنيم و موردپرسش قرار دهيم، بايد ببينيم كه آيا الگوهاي منتخب به درستي انجام شده است يا خير؟
آيا كپي برداري از آخرين دستاوردهاي مديريت، تدوين استاندارد، طراحي مدل و ... مي توانند براي سازمانهاي ايراني، كه تفاوت بسيار فراوان و عميق با سازمانهاي كشورهاي توسعه يافته دارند و با مسائل، مشكلات و زير ساخت هايي درگير هستند كه كاملا متفاوت از شرايط آنها است، تاثير گذار باشد؟
شايد اغلب ما به اين باور رسيده باشيم كه تا زماني كه زير ساختهاي صنعتي، فرهنگي و .... ما بازنگري، اصلاح و ارتقا نيابند؛ هر گونه سرمايه گذاري روي موارد يادشده، به مانند پرداختن به شاخ و برگ درختي است كه خاك آن نامناسب بوده، از نعمت آب نيز بي بهره است.
نگارنده و طراح مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت بر آن است تا تجربه‌هاي اجرايي، آموزشي، مشاوره، مميزي و ارزيابي خود را براي معرفي يك مدل كاملا ملي و البته با استفاده از اطلاعات و تجربه‌هاي كسب شده در سازمانهاي خارج و داخل كشور، ارائه كند.
اميد است اين مدل مورد توجه سازمان هاي كشورمان و مسئولان و صاحب نظران مديريت قرار گيرد.
1. معرفي مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت (هفت سين پيشرفت)
ضرورت هاي طراحي مدل جديد
در اين بخش سعي داريم به اين پرسش مهم پاسخ دهيم كه با وجود مدلهاي شناخته شده فعلي (اعم از بين المللي مثل efqm اروپا و 2 مدل جايزه ملي در كشورمان) چه ضرورتي به طراحي، معرفي يا اجراي مدل جديدي وجود دارد؟ پاسخ اين پرسش در موارد زير و به گونه مشروح ارائه شده است:
1. ارزيابي سازمانهاي ايراني در مسير توسعه مي بايستي در چه حوزه هايي باشد؟
توجه به اين نكته مهم بسيار داراي اهميت است كه سازمان هاي ايراني نياز مبرم به توسعه در زمينه هايي مثل فرهنگ، آگاهي كاركنان، استانداردسازي، شايسته سالاري، اصلاح رفتار مديران به عنوان الگو و رهبر در سازمان، اصلاح و بهينه سازي شرايط محيط كار و ساير زيرساختها دارند. بنابراين ضروري است كه مدل سرآمدي به صورت كاملا شفاف، در اين زمينه ها تاكيد داشته باشد تا سازمان متقاضي از اين الگوها بهره برداري کرده، ارزيابان از اين موارد براي ارزيابي و تعيين نقاط قوت و فرصت هاي بهبود، استفاده كنند.
2. سازمانهاي ايراني در انتخاب، اجرا و حفظ استانداردهاي مديريتي از چه الگوهايي بايد استفاده كنند؟
با توجه به اينكه استاندارد حداقل سطح قابل پذيرش براي هر موضوع ويژه است، بنابراين سازمانها اغلب با انتخاب استاندارد سيستم هاي مديريت (كيفيت، زيست محيطي، ايمني و بهداشت و ...) سازمان خود را براساس الزامات اين استانداردها به حداقل سطح قابل پذيرش هدايت كرده، با دريافت گواهينامه مربوطه، تنها در مميزي هاي مراقبتي به يك سري فعاليت هاي مقطعي اقدام مي كنند تا امكان حفظ گواهينامه فراهم شود.
اگر سازماني بتواند روند انتخاب، اجرا، حفظ و ارتقاي اين استانداردها را در روند توسعه سازمان تعريف كند، اين اقدام و استانداردهاي اجرا شده، خود بخشي از كل روند توسعه خواهند بود كه سازمان ناگزير به هماهنگي با آن است. بنابراين از ساختار استانداردهاي سيستم مديريت (كه اغلب درسه حوزه: محصول، محيط زيست و منابع سازمان تعريف شده اند) مي توان در ساختار مدل سرآمدي استفاده كرد تا سازمانها (اعم از اينكه اين استانداردها را اجرا كرده اند يا خير) ملزم به توسعه اين مفاهيم شوند. بنابراين دستاوردهاي اين استانداردها نيز در سازمان مورد توجه قرار مي گيرد.
3. سازمانهاي ايراني به توسعه در زير ساخت ها نياز دارند.
مديران سازمانهاي ايراني به اين نكته توجه دارند كه بدون توسعه زير ساخت ها در سازمان خود، حركت در مسير توسعه غير ممكن است، بنابراين ضروري است مدل ارزيابي سرآمدي سازمان در كنار مباحثي مثل: اهميت به مشتري، جامعه و ... به ارتقاي فرهنگ سازماني، ارتقاي آگاهي كاركنان، ايجاد شرايط شايسته سالاري و ... كنند. بر اين اساس، سازمان در حال توسعه، مي تواند ابتدا با شكل دهي و تقويت اين زير ساختها به توسعه ساير موارد اقدام كند كه خود برخاسته از شرايط مناسبي است كه اين زير ساختها فراهم مي سازند.
گفتني است كه در جوامع توسعه يافته اي مانند اغلب كشورهاي اروپايي، بسياري از اين زير ساختها وجود دارند ولي نبايد اشتباه كنيم كه لزوما ما نيز اين شرايط را دارا هستيم، پس مدل توسعه و سرآمدي ما نيز مي بايستي تفاوتهايي با مدل اروپايي، آمريكايي و ژاپني داشته باشد. در اين مدل توجه ويژه به زيرساختها شده است كه خود مكمل ساير معيارهاي سرآمدي هستند.
4. كاركنان سازمانها مي‌بايستي در محيطي مناسب و با الگوهاي مناسب فعاليت كنند.
آيا امكان دارد در محيطي به هم ريخته و نامنظم و در كنار مديراني كه خود اصول اوليه: نظم، انضباط، برنامه ريزي، سازماندهي و ... را رعايت نمي‌كنند، كاركنان توسعه يافته و علاقه‌مند به حركت در مسير سرآمدي را داشته باشيم؟
طبيعي است كه پاسخ اين پرسش، خير است. پس در اين مدل سعي شده است به اهميت نظم دادن به محيط كار و آراستگي بيشتر در تمامي شرايط سازمان و نيز الگو بودن رهبران سازمان براي ساير كاركنان سازمان توجه ويژه شود. روشن است كه رهبران شامل: سركارگرها ، سرگروه ها، سرپرستها، رئيس ها، مديران، معاونان و مديريت عامل مي باشند كه با عملكرد خود در تمامي مراحلي كه در آن وظيفه و مسئوليت دارند، الگوي ساير كاركنان خواهند بود نه اينكه فقط شعار بدهند و از ساير كاركنان بخواهند در اين زمينه فعاليت كنند.
5. ارتقاي شرايط سازمانهاي ايراني نياز به نكات راهنماي بيشتري دارد، تا معيارهاي اصلي و فرعي فراوان.
يكي ديگر از ضرورتهاي طراحي مدل جديدي براي کمک به سرآمدي سازمانهاي ايراني، اين موضوع مهم است كه در فرآيند ارزيابي سازمانها در مسير سرآمدي، ارزيابها نيازمند به نكته‌هاي راهنماي متعدد و فراگير هستند كه با استفاده از آنها بتوانند براي سازمانها فرصتهاي بهبود بيشتري پيشنهاد كنند. بديهي است با همين نگرش مديريت، سازمانها نيز قادر خواهند بود از اين نكته‌هاي راهنما براي اجراي اقدامات بهبود، بهره برداري كنند.
در اين مدل 343 نكته راهنما طراحي شده است كه حدود 2 برابر نكته‌هاي راهنمايي است كه در ساير مدلهاي سرآمدي وجود دارد و اين يكي از دلايل زير ساختي بودن اين مدل است.
چرا هفت سين پيشرفت؟
وقتي صحبت از يك مدل جايزه ملي براي سرآمدي به ميان مي آيد، طراح مدل مي بايستي از: الگوها، باورها، اعتقادها و پيشينه ملي كشور استفاده كند.
ايرانيان از دير باز شروع سال نو را با نوروز و نوروز را با چيدن سفره هفت سين آغاز مي كنند. در سفره هفت سين، از هفت شيء مناسب كه نشانه سرسبزي، بركت و زيبايي است استفاده مي كنند كه حرف اول آنها سين است.
در مدل جايزه ملي نيز از هفت معيار اصلي استفاده شده است كه با توجه به اينكه اين معيارهاي اصلي براي سرآمدي سازمان به شمار مي آيند هر هفت عنوان با كلمه سرآمدي شروع شده است.
بنابراين مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت ايران (هفت سين پيشرفت) شامل هفت معيار اصلي و هر معيار اصلي شامل هفت معيار فرعي و هر معيار فرعي شامل هفت نكته راهنما است.
بر اين اساس در هر مرحله، هفت عنوان، سازمان را در مسير سرآمدي هدايت مي كنند.
با توجه به باور ايرانيان به عدد هفت و مقدس بودن اين عدد در اسلام، علاوه بر موارد يادشده سطوح جايزه نيز به هفت طبقه تقسيم شده است كه در بخشهاي بعدي به آن اشاره خواهيم كرد.
به اين ترتيب سازمانهايي كه در مسير سرآمدي قرار مي گيرند، براي سرآمدي بايد از هفت معيار اصلي، و براي هر معيار اصلي از هفت معيار فرعي و براي هر معيار فرعي از هفت نكته راهنما استفاده نمايند. سپس در مراحل سرآمدي از هفت طبقه بگذرند تا به نقطه اوج سرآمدي دست يابند.
ساختار مدل و اطلاعات مورد استفاده در طراحي آن براي طراحي مدل، از اطلاعات و منابع مختلفي به شرح زير استفاده شده است:
1. استانداردهاي سيستم‌هاي مديريت
با توجه به اينكه سيستم هاي مديريت براي ايجاد ساختار سيستمي در سازمانها بسيار مفيد و موثر مي باشند بنابراين از استانداردهاي 9001 iso، 14001 iso، 18001 ohsas و ساير استانداردهاي سيستم مديريت براي طراحي مدل استفاده شده است، عنوانهاي الزامات اين استانداردها، در مجموعه واژه هاي كليدي طبقه بندي شده و با تلفيق و تحليل مناسبي از آنها نتايج كسب شده در تدوين معيارهاي اصلي و نكته‌هاي راهنما مورد استفاده قرار گرفته است.
يكي از مزاياي استفاده از اطلاعات اين استانداردها آن است كه سازمان مي‌تواند با اجراي مدل هفت سين پيشرفت، استانداردهاي ims را در سازمان مستقر کند و يا حفظ و ارتقاء دهد.
2. سيستم 5s
طراح مدل، سالها پيش اقدام به طراحي سيستم 5s براساس تكنيك 5s كرده، اين سيستم را در بسياري از سازمانهاي ايراني به مرحله اجرا گذاشته است.
سيستم 5s براي ساماندهي به شرايط عمومي سازمان و براي اصلاح زير ساختهاي سازمان بسيار مفيد است، بنابراين در طراحي مدل اصول پنج گانه سيستم 5s مورد توجه ويژه قرار گرفته است، به گونه‌اي كه طراح مدل باور دارد كه در تمامي بخشهاي مدل (معيارهاي اصلي، معيارهاي فرعي و نكته‌هاي راهنما) از ساختار 5s استفاده شده است.
دليل اهميت 5s براين موضوع مهم استوار است كه: سازمانهاي ايراني نياز به اصلاح و تقويت زير ساختها دارند و 5s بهترين الگوها را براي اصلاح زير ساختها به ما مي دهد.
3. مدل efqm
باوجود آنكه در اين مقاله تاكيد شده است كه ما نياز به يك مدل كاملا ملي براي كشورمان داريم تا سازمانهاي ايراني به خوبي از آن بهره برداري كنند، نبايد فراموش كرد كه بي توجهي به دستاوردهاي پژوهشگران كه مرتبط با مدل هاي سرآمدي كار كرده اند، در واقع اختراع مجدد چرخ مي باشد و اين كار اصلا منطقي نيست. بر اساس توضيحات و باور يادشده، مدل efqm مورد مطالعه و بررسي قرار گرفته و ساختار مدل efqm، روش‌هاي امتياز‌دهي و منطق radar مورد استفاده قرار گرفته است.
4. استفاده از واژه هاي ايراني در طراحي مدل
در طراحي مدل، از تدوين معيارهاي اصلي و معيارهاي فرعي و نكته‌هاي راهنما تا سطوح جايزه، از واژه هايي استفاده شده است كه خود ساختار فرهنگي ويژه‌اي را در قالب اين جايزه ملي ايجاد مي كند. بدين منظور ابتدا حدود 100 واژه كليدي مرتبط با مدل تعيين شدند، سپس با مراجعه به مراجع مكتوب وسازمانهاي ملي متولي ، معادل فارسي، عربي و انگليسي اين واژه ها نيز تعيين و در يك جدول تدوين شدند.
بنابراين در اين جدول واژه هاي اصيل فارسي و ايراني، شناسايي شدند كه در طراحي مدل مورد استفاده قرار گرفتند.
معيارهاي اصلي مدل
مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت ايران (هفت سين پيشرفت) در قالب هفت معيار اصلي به شرح جدول (1) طراحي گرديده است:
درضمن امتياز هر يك از معيارهاي اصلي در برابر آنها تدوين شده است كه جمع كل امتياز قابل كسب توسط سازمانها 1000 امتياز است.
ساختار مدل هفت سين پيشرفت
ساختار مدل، براساس الگوي ساير مدلهاي سرآمدي و براساس هفت معيار اصلي، به شكل زير طراحي شده است كه شامل چهار معيار اصلي در بخش توانمند سازها و سه معيار اصلي در بخش نتايج است:
سطوح جايزه ملي مديريت پيشرفت ايران
جايزه ملي مديريت پيشرفت ايران (هفت سين پيشرفت) در هفت سطح تعريف و تعيين شده است:
سطح اول : گواهينامه
با 3 مرحله يك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح دوم : ارج نامه
با 3 مرحله يك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح سوم : سپاس نامه
با 3 مرحله يك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح چهارم : استوارنامه
با 3 مرحله يك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح پنجم : تنديس بلورين
سطح ششم : تنديس سيمين
سطح هفتم : تنديس زرين
مزاياي مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت، نسبت به ساير مدل ها:
برخي از مزاياي مدل هفت سين پيشرفت نسبت به ساير مدلها را مي توان به صورت زير عنوان كرد:
1. توجه ويژه مدل به زير ساختهاي فرهنگي سازمانها با توجه به شرايط شركت هاي ايراني؛
2. توجه ويژه مدل به آموزشها و آگاهي كاركنان سازمانها با توجه به شرايط شركتهاي ايراني؛
3. توجه ويژه مدل به شايسته سالاري با توجه به شرايط شركتهاي ايراني؛
4. توجه ويژه مدل به الگوسازي مديران براي ساير كاركنان سازمان؛
5. توجه ويژه مدل به استانداردسازي دركنار فرايندها به منظور تقويت زيرساختها؛
6. تركيب معيار رهبري و استراتژي در قالب يك معيار اصلي با توجه به تجربه‌هاي مدل efqm؛
7. تركيب تمامي اصول مرتبط با يكديگر در قالب معيارهاي اصلي (از ماموريت تا برنامه در معيار اصلي اول)؛
8. اهميت ويژه به ساماندهي محيط كار و شرايط فيزيكي افراد؛
9. استفاده از حدود 100 واژه كليدي در قالب واژه هاي ايراني، براي مدلي با اهميت جايزه ملي؛
10. استفاده از اطلاعات سيستم 5s براي شكل گيري زير ساختهاي سازمان؛
11. استفاده از اطلاعات استانداردهاي
iso 9001، iso 14001، ohsas 18001 براي سيستم دهي به سازمانها؛
12. امكان استفاده از مدل براي سازمانهايي كه گواهينامه هاي ims را دريافت كرده‌اند براي ارتقاي دستاوردهاي حاصل از استانداردهاي ims؛
13. استفاده از الگوي عدد هفت با توجه به باورهاي ايراني - اسلامي، در زمينه طراحي معيارها، نكته‌هاي راهنما، سطوح جايزه و ... ؛
14. تعيين 7 سطح جايزه كه در 4 سطح آن هر يك 3 مرحله دارند كه امكان پيشرفت و كسب موفقيت براي شركتها را در 15 مرحله را فراهم مي‌سازند.
15. فراگير بودن مدل كه به جاي تمامي مدلها و استانداردهاي مديريت قابل استفاده خواهد بود .
16. اين مدل به اجراي امور توسط تمامي متوليان و مسئولان و كاركنان تاكيد دارد، بنابراين از مديريت ارشد تا كاركنان اجرايي درگير هستند.
17. امكان استفاده از اين مدل در تمامي سازمانها، اعم از خصوصي و دولتي، بزرگ و كوچك، توليدي، خدماتي و ... وجود دارد.
18. اين مدل براي عارضه يابي در سازمانها به ويژه به صورت فراگير با تاكيد بر زير ساختها بسيار مناسب است.
19. براساس اين مدل سازمانها قادر خواهند بود به صورت متوازن و در تمامي ابعاد پيشرفت كنند.
جمع بندي و درخواست ياري از فرهيختگان
اطلاعات ارائه شده بخشي از نتايج كسب شده توسط طراح اين مدل است.
حال از تمامي استادان و مديران و فرهيختگان هموطن درخواست مي شود در زمينه هاي يادشده براي استفاده درست از اين مدل ما را ياري دهند:
- بررسي، اصلاح و ارتقاي مدل،
- همكاري دركميته راهبري مدل،
- همكاري در كميته فني مدل،
- حمايت از مدل به عنوان سازمان يا فرد تاييد كننده مدل،
- اعلام آمادگي براي ارزيابي سازمان مطبوع در قالب مدل،
- همكاري در زمينه تشكيل دبيرخانه شايسته براي مدل،
- همكاري در مورد ngo متولي مدل،
- ارائه تجربه ها و رهنمودهاي كاربردي براي توسعه مدل،
- ساير زمينه هاي مورد نظر و مرتبط با مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت ايران
- پيشنهاد نمادهايي براي تنديس‌هاي جايزه ملي مديريت پيشرفت ايران (در سطوح پنجم، ششم و هفتم).
نتيجه گيري
ضرورت استفاده از مدلهاي ارزيابي مسير پيشرفت و توسعه، از سالهاي پيش براي مديران سازمانها مطرح بوده است ولي اينكه كدام مدل مي تواند نيازهاي واقعي سازمانهاي ايراني را مورد ارزيابي قرار دهد، هميشه پرسش اصلي و مهم ترين دغدغه مديران سازمانها بوده است .
طراح مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت ( هفت سين پيشرفت ) بر پايه مطالعات ، تجربيات و اطلاعات كسب شده در طي حدود 30 سال فعاليت خود در عرصه هاي توليدي و خدماتي و نيز حدود 17 سال فعاليت هاي آموزشي ، مشاوره ، مميزي و ارزيابي مدلي را طراحي و ارائه نموده است كه مي تواند جهت ارزيابي سازمانها مورد استفاده قرار گيرد.
سازمان هايي كه از اين مدل استفاده مي كنند مي توانند علاوه بر ارزيابي سرآمدي سازمان خود ، درمورد چگونگي تحقق و نيز حفظ و ارتقاي دستاوردهاي سيستم هاي مديريت يكپارچه ( ims) نيز از آن بهره برداري كنند
گفتني است كه در اين مدل، به زير ساختهاي سازمان به ويژه در بعد ساماندهي اهميت ويژه‌اي داده شده است كه برخاسته از الگوي 5s است.
مدل هفت سين پيشرفت، تلفيقي بسيار قوي از ساختار فرهنگي و تاريخي كشور عزيز ما ايران، باشرايط و نيازهاي واقعي سازمانهاي ايراني عصر حاضر و نيز آخرين دستاوردهاي علمي و اجرايي حوزه مديريت است.
طراح مدل از تمامي صاحب نظران عرصه مديريت درخواست مي كند در جهت اجرا و ارتقاي اين مدل همكاري و مساعدت كنند .
اميد است در آينده نزديك شاهد سازمانهاي موفق در سطح ملي و بين‌المللي باشيم كه از زيرساختهاي قوي و متكي به ريشه هاي ديرينه كشورمان بهره بگيرند.
منابع
1. صادقي فرد، ناصر، ساماندهي محيط كار و منزل بر اساس سيستم 5s، چاپ اول، تهران: مرکز آموزش و تحقيقات صنعتي ايران، 1387
2. صادقي فرد، ناصر، سيستم مديريت ايمني و بهداشت حرفه اي 18001 ohsas، چاپ پنجم. تهران: مرکز آموزش و تحقيقات صنعتي ايران، 1386
3. صادقي فرد، ناصر، مديريت مشارکتي، چاپ اول، تهران: مرکز آموزش و تحقيقات صنعتي ايران، 1382
4. صادقي فرد، ناصر،اصول مديريت سازمان،چاپ اول،تهران: مرکز آموزش و تحقيقات صنعتي ايران،1387
5. حاجي شريف، محمود، مديريت كيفيت فراگير (tqm)، چاپ اول، تهران: مرکز آموزش مجتمع صنعتي سيمان آبيک، 1374
6. نجفي، منوچهر، مدل تعالي سازماني و efqm، چاپ اول، تهران: روناس. 1382
7. موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران،iso 9001:2005 .
8. موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران، 14001:2004 iso
سازمانهاي در حال توسعه و پيشرفت، نياز به الگوها، استانداردها و مدل هاي مختلفي دارند كه آنها را در اين مسير هدايت كنند. اين مهم است كه نه تنها نبودن الگوهاي مناسب موجب انحراف سازمانها و به هدر رفتن منابع آنها مي شود، بلكه انتخاب الگوهاي نادرست يا فقط كپي برداري از الگوهاي خارجي نيز موجب انحراف از مسير پيشرفت خواهد شد و سازمانها را به كجراهه مي كشاند.
در اين مقاله به استناد شناخت مولف از زير ساخت هاي فرهنگي، صنعتي كشورمان و ضرورتها (بايد و نبايدها)ي پيش روي سازمانها، مدلي معرفي شده است كه براساس مطالعه‌هاي دقيق، روي: مدل ها، استانداردهاي موجود داخلي و خارجي و نيز كسب حدود 3 دهه تجربه ها درامور اجرايي، مشاوره، آموزش، مميزي و ارزيابي در سازمان هاي مختلف است.
مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت (هفت سين پيشرفت) كه توسط طراح مدل (نويسنده مقاله) طرح ريزي شده است نه تنها شرايط سازمانها را در مسير سرآمدي مشخص مي كند بلكه در تشكيل، تثبيت و ارتقاي زير ساختهاي سازمانها بسيار موثر است.
مدل هفت سين پيشرفت، با استفاده از اطلاعات و تجربه‌هاي كسب شده از استانداردهاي ims، تكنيك ها مثل 5s، مدل هايي مثل efqm و نيز بر مبناي زير ساختهاي فرهنگي و اجتماعي كشورمان (هفت سين پيشرفت) طراحي شده است.
انتخاب هفت سين پيشرفت، آن است كه اين مدل داراي هفت معيار اصلي و هر معيار اصلي، داراي هفت معيار فرعي وهر معيار فرعي، داراي هفت نكته راهنما است.
اين مدل براي تمامي سازمانهاي: توليدي و خدماتي، دولتي و خصوصي، صنعتي و خدماتي، كوچك و متوسط و بزرگ و ... قابل اجرا و بهره برداري است.
مقدمه
سالها تلاش بي وقفه مشاوران، مدرسان، كارشناسان، مديران و مسئولان سازمان هاي مختلف در عرصه توليد محصولات مختلف از يك طرف و آموزش و استقرار آموزه هاي مديريت از طرف ديگر، نتوانسته است آن‌گونه كه بايد و شايد، در شرايط سازمانها تاثير گذاشته، در روند پيشرفت و رضايت مشتريان مؤثر باشد، علت چيست؟
پيش از آنكه رفتار و عملكرد افراد متولي اين موارد را تحليل كنيم و موردپرسش قرار دهيم، بايد ببينيم كه آيا الگوهاي منتخب به درستي انجام شده است يا خير؟
آيا كپي برداري از آخرين دستاوردهاي مديريت، تدوين استاندارد، طراحي مدل و ... مي توانند براي سازمانهاي ايراني، كه تفاوت بسيار فراوان و عميق با سازمانهاي كشورهاي توسعه يافته دارند و با مسائل، مشكلات و زير ساخت هايي درگير هستند كه كاملا متفاوت از شرايط آنها است، تاثير گذار باشد؟
شايد اغلب ما به اين باور رسيده باشيم كه تا زماني كه زير ساختهاي صنعتي، فرهنگي و .... ما بازنگري، اصلاح و ارتقا نيابند؛ هر گونه سرمايه گذاري روي موارد يادشده، به مانند پرداختن به شاخ و برگ درختي است كه خاك آن نامناسب بوده، از نعمت آب نيز بي بهره است.
نگارنده و طراح مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت بر آن است تا تجربه‌هاي اجرايي، آموزشي، مشاوره، مميزي و ارزيابي خود را براي معرفي يك مدل كاملا ملي و البته با استفاده از اطلاعات و تجربه‌هاي كسب شده در سازمانهاي خارج و داخل كشور، ارائه كند.
اميد است اين مدل مورد توجه سازمان هاي كشورمان و مسئولان و صاحب نظران مديريت قرار گيرد.
1. معرفي مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت (هفت سين پيشرفت)
ضرورت هاي طراحي مدل جديد
در اين بخش سعي داريم به اين پرسش مهم پاسخ دهيم كه با وجود مدلهاي شناخته شده فعلي (اعم از بين المللي مثل efqm اروپا و 2 مدل جايزه ملي در كشورمان) چه ضرورتي به طراحي، معرفي يا اجراي مدل جديدي وجود دارد؟ پاسخ اين پرسش در موارد زير و به گونه مشروح ارائه شده است:
1. ارزيابي سازمانهاي ايراني در مسير توسعه مي بايستي در چه حوزه هايي باشد؟
توجه به اين نكته مهم بسيار داراي اهميت است كه سازمان هاي ايراني نياز مبرم به توسعه در زمينه هايي مثل فرهنگ، آگاهي كاركنان، استانداردسازي، شايسته سالاري، اصلاح رفتار مديران به عنوان الگو و رهبر در سازمان، اصلاح و بهينه سازي شرايط محيط كار و ساير زيرساختها دارند. بنابراين ضروري است كه مدل سرآمدي به صورت كاملا شفاف، در اين زمينه ها تاكيد داشته باشد تا سازمان متقاضي از اين الگوها بهره برداري کرده، ارزيابان از اين موارد براي ارزيابي و تعيين نقاط قوت و فرصت هاي بهبود، استفاده كنند.
2. سازمانهاي ايراني در انتخاب، اجرا و حفظ استانداردهاي مديريتي از چه الگوهايي بايد استفاده كنند؟
با توجه به اينكه استاندارد حداقل سطح قابل پذيرش براي هر موضوع ويژه است، بنابراين سازمانها اغلب با انتخاب استاندارد سيستم هاي مديريت (كيفيت، زيست محيطي، ايمني و بهداشت و ...) سازمان خود را براساس الزامات اين استانداردها به حداقل سطح قابل پذيرش هدايت كرده، با دريافت گواهينامه مربوطه، تنها در مميزي هاي مراقبتي به يك سري فعاليت هاي مقطعي اقدام مي كنند تا امكان حفظ گواهينامه فراهم شود.
اگر سازماني بتواند روند انتخاب، اجرا، حفظ و ارتقاي اين استانداردها را در روند توسعه سازمان تعريف كند، اين اقدام و استانداردهاي اجرا شده، خود بخشي از كل روند توسعه خواهند بود كه سازمان ناگزير به هماهنگي با آن است. بنابراين از ساختار استانداردهاي سيستم مديريت (كه اغلب درسه حوزه: محصول، محيط زيست و منابع سازمان تعريف شده اند) مي توان در ساختار مدل سرآمدي استفاده كرد تا سازمانها (اعم از اينكه اين استانداردها را اجرا كرده اند يا خير) ملزم به توسعه اين مفاهيم شوند. بنابراين دستاوردهاي اين استانداردها نيز در سازمان مورد توجه قرار مي گيرد.
3. سازمانهاي ايراني به توسعه در زير ساخت ها نياز دارند.
مديران سازمانهاي ايراني به اين نكته توجه دارند كه بدون توسعه زير ساخت ها در سازمان خود، حركت در مسير توسعه غير ممكن است، بنابراين ضروري است مدل ارزيابي سرآمدي سازمان در كنار مباحثي مثل: اهميت به مشتري، جامعه و ... به ارتقاي فرهنگ سازماني، ارتقاي آگاهي كاركنان، ايجاد شرايط شايسته سالاري و ... كنند. بر اين اساس، سازمان در حال توسعه، مي تواند ابتدا با شكل دهي و تقويت اين زير ساختها به توسعه ساير موارد اقدام كند كه خود برخاسته از شرايط مناسبي است كه اين زير ساختها فراهم مي سازند.
گفتني است كه در جوامع توسعه يافته اي مانند اغلب كشورهاي اروپايي، بسياري از اين زير ساختها وجود دارند ولي نبايد اشتباه كنيم كه لزوما ما نيز اين شرايط را دارا هستيم، پس مدل توسعه و سرآمدي ما نيز مي بايستي تفاوتهايي با مدل اروپايي، آمريكايي و ژاپني داشته باشد. در اين مدل توجه ويژه به زيرساختها شده است كه خود مكمل ساير معيارهاي سرآمدي هستند.
4. كاركنان سازمانها مي‌بايستي در محيطي مناسب و با الگوهاي مناسب فعاليت كنند.
آيا امكان دارد در محيطي به هم ريخته و نامنظم و در كنار مديراني كه خود اصول اوليه: نظم، انضباط، برنامه ريزي، سازماندهي و ... را رعايت نمي‌كنند، كاركنان توسعه يافته و علاقه‌مند به حركت در مسير سرآمدي را داشته باشيم؟
طبيعي است كه پاسخ اين پرسش، خير است. پس در اين مدل سعي شده است به اهميت نظم دادن به محيط كار و آراستگي بيشتر در تمامي شرايط سازمان و نيز الگو بودن رهبران سازمان براي ساير كاركنان سازمان توجه ويژه شود. روشن است كه رهبران شامل: سركارگرها ، سرگروه ها، سرپرستها، رئيس ها، مديران، معاونان و مديريت عامل مي باشند كه با عملكرد خود در تمامي مراحلي كه در آن وظيفه و مسئوليت دارند، الگوي ساير كاركنان خواهند بود نه اينكه فقط شعار بدهند و از ساير كاركنان بخواهند در اين زمينه فعاليت كنند.
5. ارتقاي شرايط سازمانهاي ايراني نياز به نكات راهنماي بيشتري دارد، تا معيارهاي اصلي و فرعي فراوان.
يكي ديگر از ضرورتهاي طراحي مدل جديدي براي کمک به سرآمدي سازمانهاي ايراني، اين موضوع مهم است كه در فرآيند ارزيابي سازمانها در مسير سرآمدي، ارزيابها نيازمند به نكته‌هاي راهنماي متعدد و فراگير هستند كه با استفاده از آنها بتوانند براي سازمانها فرصتهاي بهبود بيشتري پيشنهاد كنند. بديهي است با همين نگرش مديريت، سازمانها نيز قادر خواهند بود از اين نكته‌هاي راهنما براي اجراي اقدامات بهبود، بهره برداري كنند.
در اين مدل 343 نكته راهنما طراحي شده است كه حدود 2 برابر نكته‌هاي راهنمايي است كه در ساير مدلهاي سرآمدي وجود دارد و اين يكي از دلايل زير ساختي بودن اين مدل است.
چرا هفت سين پيشرفت؟
وقتي صحبت از يك مدل جايزه ملي براي سرآمدي به ميان مي آيد، طراح مدل مي بايستي از: الگوها، باورها، اعتقادها و پيشينه ملي كشور استفاده كند.
ايرانيان از دير باز شروع سال نو را با نوروز و نوروز را با چيدن سفره هفت سين آغاز مي كنند. در سفره هفت سين، از هفت شيء مناسب كه نشانه سرسبزي، بركت و زيبايي است استفاده مي كنند كه حرف اول آنها سين است.
در مدل جايزه ملي نيز از هفت معيار اصلي استفاده شده است كه با توجه به اينكه اين معيارهاي اصلي براي سرآمدي سازمان به شمار مي آيند هر هفت عنوان با كلمه سرآمدي شروع شده است.
بنابراين مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت ايران (هفت سين پيشرفت) شامل هفت معيار اصلي و هر معيار اصلي شامل هفت معيار فرعي و هر معيار فرعي شامل هفت نكته راهنما است.
بر اين اساس در هر مرحله، هفت عنوان، سازمان را در مسير سرآمدي هدايت مي كنند.
با توجه به باور ايرانيان به عدد هفت و مقدس بودن اين عدد در اسلام، علاوه بر موارد يادشده سطوح جايزه نيز به هفت طبقه تقسيم شده است كه در بخشهاي بعدي به آن اشاره خواهيم كرد.
به اين ترتيب سازمانهايي كه در مسير سرآمدي قرار مي گيرند، براي سرآمدي بايد از هفت معيار اصلي، و براي هر معيار اصلي از هفت معيار فرعي و براي هر معيار فرعي از هفت نكته راهنما استفاده نمايند. سپس در مراحل سرآمدي از هفت طبقه بگذرند تا به نقطه اوج سرآمدي دست يابند.
ساختار مدل و اطلاعات مورد استفاده در طراحي آن براي طراحي مدل، از اطلاعات و منابع مختلفي به شرح زير استفاده شده است:
1. استانداردهاي سيستم‌هاي مديريت
با توجه به اينكه سيستم هاي مديريت براي ايجاد ساختار سيستمي در سازمانها بسيار مفيد و موثر مي باشند بنابراين از استانداردهاي 9001 iso، 14001 iso، 18001 ohsas و ساير استانداردهاي سيستم مديريت براي طراحي مدل استفاده شده است، عنوانهاي الزامات اين استانداردها، در مجموعه واژه هاي كليدي طبقه بندي شده و با تلفيق و تحليل مناسبي از آنها نتايج كسب شده در تدوين معيارهاي اصلي و نكته‌هاي راهنما مورد استفاده قرار گرفته است.
يكي از مزاياي استفاده از اطلاعات اين استانداردها آن است كه سازمان مي‌تواند با اجراي مدل هفت سين پيشرفت، استانداردهاي ims را در سازمان مستقر کند و يا حفظ و ارتقاء دهد.
2. سيستم 5s
طراح مدل، سالها پيش اقدام به طراحي سيستم 5s براساس تكنيك 5s كرده، اين سيستم را در بسياري از سازمانهاي ايراني به مرحله اجرا گذاشته است.
سيستم 5s براي ساماندهي به شرايط عمومي سازمان و براي اصلاح زير ساختهاي سازمان بسيار مفيد است، بنابراين در طراحي مدل اصول پنج گانه سيستم 5s مورد توجه ويژه قرار گرفته است، به گونه‌اي كه طراح مدل باور دارد كه در تمامي بخشهاي مدل (معيارهاي اصلي، معيارهاي فرعي و نكته‌هاي راهنما) از ساختار 5s استفاده شده است.
دليل اهميت 5s براين موضوع مهم استوار است كه: سازمانهاي ايراني نياز به اصلاح و تقويت زير ساختها دارند و 5s بهترين الگوها را براي اصلاح زير ساختها به ما مي دهد.
3. مدل efqm
باوجود آنكه در اين مقاله تاكيد شده است كه ما نياز به يك مدل كاملا ملي براي كشورمان داريم تا سازمانهاي ايراني به خوبي از آن بهره برداري كنند، نبايد فراموش كرد كه بي توجهي به دستاوردهاي پژوهشگران كه مرتبط با مدل هاي سرآمدي كار كرده اند، در واقع اختراع مجدد چرخ مي باشد و اين كار اصلا منطقي نيست. بر اساس توضيحات و باور يادشده، مدل efqm مورد مطالعه و بررسي قرار گرفته و ساختار مدل efqm، روش‌هاي امتياز‌دهي و منطق radar مورد استفاده قرار گرفته است.
4. استفاده از واژه هاي ايراني در طراحي مدل
در طراحي مدل، از تدوين معيارهاي اصلي و معيارهاي فرعي و نكته‌هاي راهنما تا سطوح جايزه، از واژه هايي استفاده شده است كه خود ساختار فرهنگي ويژه‌اي را در قالب اين جايزه ملي ايجاد مي كند. بدين منظور ابتدا حدود 100 واژه كليدي مرتبط با مدل تعيين شدند، سپس با مراجعه به مراجع مكتوب وسازمانهاي ملي متولي ، معادل فارسي، عربي و انگليسي اين واژه ها نيز تعيين و در يك جدول تدوين شدند.
بنابراين در اين جدول واژه هاي اصيل فارسي و ايراني، شناسايي شدند كه در طراحي مدل مورد استفاده قرار گرفتند.
معيارهاي اصلي مدل
مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت ايران (هفت سين پيشرفت) در قالب هفت معيار اصلي به شرح جدول (1) طراحي گرديده است:
درضمن امتياز هر يك از معيارهاي اصلي در برابر آنها تدوين شده است كه جمع كل امتياز قابل كسب توسط سازمانها 1000 امتياز است.
ساختار مدل هفت سين پيشرفت
ساختار مدل، براساس الگوي ساير مدلهاي سرآمدي و براساس هفت معيار اصلي، به شكل زير طراحي شده است كه شامل چهار معيار اصلي در بخش توانمند سازها و سه معيار اصلي در بخش نتايج است:
سطوح جايزه ملي مديريت پيشرفت ايران
جايزه ملي مديريت پيشرفت ايران (هفت سين پيشرفت) در هفت سطح تعريف و تعيين شده است:
سطح اول : گواهينامه
با 3 مرحله يك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح دوم : ارج نامه
با 3 مرحله يك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح سوم : سپاس نامه
با 3 مرحله يك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح چهارم : استوارنامه
با 3 مرحله يك ستاره،دو ستاره و سه ستاره
سطح پنجم : تنديس بلورين
سطح ششم : تنديس سيمين
سطح هفتم : تنديس زرين
مزاياي مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت، نسبت به ساير مدل ها:
برخي از مزاياي مدل هفت سين پيشرفت نسبت به ساير مدلها را مي توان به صورت زير عنوان كرد:
1. توجه ويژه مدل به زير ساختهاي فرهنگي سازمانها با توجه به شرايط شركت هاي ايراني؛
2. توجه ويژه مدل به آموزشها و آگاهي كاركنان سازمانها با توجه به شرايط شركتهاي ايراني؛
3. توجه ويژه مدل به شايسته سالاري با توجه به شرايط شركتهاي ايراني؛
4. توجه ويژه مدل به الگوسازي مديران براي ساير كاركنان سازمان؛
5. توجه ويژه مدل به استانداردسازي دركنار فرايندها به منظور تقويت زيرساختها؛
6. تركيب معيار رهبري و استراتژي در قالب يك معيار اصلي با توجه به تجربه‌هاي مدل efqm؛
7. تركيب تمامي اصول مرتبط با يكديگر در قالب معيارهاي اصلي (از ماموريت تا برنامه در معيار اصلي اول)؛
8. اهميت ويژه به ساماندهي محيط كار و شرايط فيزيكي افراد؛
9. استفاده از حدود 100 واژه كليدي در قالب واژه هاي ايراني، براي مدلي با اهميت جايزه ملي؛
10. استفاده از اطلاعات سيستم 5s براي شكل گيري زير ساختهاي سازمان؛
11. استفاده از اطلاعات استانداردهاي
iso 9001، iso 14001، ohsas 18001 براي سيستم دهي به سازمانها؛
12. امكان استفاده از مدل براي سازمانهايي كه گواهينامه هاي ims را دريافت كرده‌اند براي ارتقاي دستاوردهاي حاصل از استانداردهاي ims؛
13. استفاده از الگوي عدد هفت با توجه به باورهاي ايراني - اسلامي، در زمينه طراحي معيارها، نكته‌هاي راهنما، سطوح جايزه و ... ؛
14. تعيين 7 سطح جايزه كه در 4 سطح آن هر يك 3 مرحله دارند كه امكان پيشرفت و كسب موفقيت براي شركتها را در 15 مرحله را فراهم مي‌سازند.
15. فراگير بودن مدل كه به جاي تمامي مدلها و استانداردهاي مديريت قابل استفاده خواهد بود .
16. اين مدل به اجراي امور توسط تمامي متوليان و مسئولان و كاركنان تاكيد دارد، بنابراين از مديريت ارشد تا كاركنان اجرايي درگير هستند.
17. امكان استفاده از اين مدل در تمامي سازمانها، اعم از خصوصي و دولتي، بزرگ و كوچك، توليدي، خدماتي و ... وجود دارد.
18. اين مدل براي عارضه يابي در سازمانها به ويژه به صورت فراگير با تاكيد بر زير ساختها بسيار مناسب است.
19. براساس اين مدل سازمانها قادر خواهند بود به صورت متوازن و در تمامي ابعاد پيشرفت كنند.
جمع بندي و درخواست ياري از فرهيختگان
اطلاعات ارائه شده بخشي از نتايج كسب شده توسط طراح اين مدل است.
حال از تمامي استادان و مديران و فرهيختگان هموطن درخواست مي شود در زمينه هاي يادشده براي استفاده درست از اين مدل ما را ياري دهند:
- بررسي، اصلاح و ارتقاي مدل،
- همكاري دركميته راهبري مدل،
- همكاري در كميته فني مدل،
- حمايت از مدل به عنوان سازمان يا فرد تاييد كننده مدل،
- اعلام آمادگي براي ارزيابي سازمان مطبوع در قالب مدل،
- همكاري در زمينه تشكيل دبيرخانه شايسته براي مدل،
- همكاري در مورد ngo متولي مدل،
- ارائه تجربه ها و رهنمودهاي كاربردي براي توسعه مدل،
- ساير زمينه هاي مورد نظر و مرتبط با مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت ايران
- پيشنهاد نمادهايي براي تنديس‌هاي جايزه ملي مديريت پيشرفت ايران (در سطوح پنجم، ششم و هفتم).
نتيجه گيري
ضرورت استفاده از مدلهاي ارزيابي مسير پيشرفت و توسعه، از سالهاي پيش براي مديران سازمانها مطرح بوده است ولي اينكه كدام مدل مي تواند نيازهاي واقعي سازمانهاي ايراني را مورد ارزيابي قرار دهد، هميشه پرسش اصلي و مهم ترين دغدغه مديران سازمانها بوده است .
طراح مدل جايزه ملي مديريت پيشرفت ( هفت سين پيشرفت ) بر پايه مطالعات ، تجربيات و اطلاعات كسب شده در طي حدود 30 سال فعاليت خود در عرصه هاي توليدي و خدماتي و نيز حدود 17 سال فعاليت هاي آموزشي ، مشاوره ، مميزي و ارزيابي مدلي را طراحي و ارائه نموده است كه مي تواند جهت ارزيابي سازمانها مورد استفاده قرار گيرد.
سازمان هايي كه از اين مدل استفاده مي كنند مي توانند علاوه بر ارزيابي سرآمدي سازمان خود ، درمورد چگونگي تحقق و نيز حفظ و ارتقاي دستاوردهاي سيستم هاي مديريت يكپارچه ( ims) نيز از آن بهره برداري كنند
گفتني است كه در اين مدل، به زير ساختهاي سازمان به ويژه در بعد ساماندهي اهميت ويژه‌اي داده شده است كه برخاسته از الگوي 5s است.
مدل هفت سين پيشرفت، تلفيقي بسيار قوي از ساختار فرهنگي و تاريخي كشور عزيز ما ايران، باشرايط و نيازهاي واقعي سازمانهاي ايراني عصر حاضر و نيز آخرين دستاوردهاي علمي و اجرايي حوزه مديريت است.
طراح مدل از تمامي صاحب نظران عرصه مديريت درخواست مي كند در جهت اجرا و ارتقاي اين مدل همكاري و مساعدت كنند .
اميد است در آينده نزديك شاهد سازمانهاي موفق در سطح ملي و بين‌المللي باشيم كه از زيرساختهاي قوي و متكي به ريشه هاي ديرينه كشورمان بهره بگيرند.
منابع
1. صادقي فرد، ناصر، ساماندهي محيط كار و منزل بر اساس سيستم 5s، چاپ اول، تهران: مرکز آموزش و تحقيقات صنعتي ايران، 1387
2. صادقي فرد، ناصر، سيستم مديريت ايمني و بهداشت حرفه اي 18001 ohsas، چاپ پنجم. تهران: مرکز آموزش و تحقيقات صنعتي ايران، 1386
3. صادقي فرد، ناصر، مديريت مشارکتي، چاپ اول، تهران: مرکز آموزش و تحقيقات صنعتي ايران، 1382
4. صادقي فرد، ناصر،اصول مديريت سازمان،چاپ اول،تهران: مرکز آموزش و تحقيقات صنعتي ايران،1387
5. حاجي شريف، محمود، مديريت كيفيت فراگير (tqm)، چاپ اول، تهران: مرکز آموزش مجتمع صنعتي سيمان آبيک، 1374
6. نجفي، منوچهر، مدل تعالي سازماني و efqm، چاپ اول، تهران: روناس. 1382
7. موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران،iso 9001:2005 .
8. موسسه استاندارد و تحقيقات صنعتي ايران، 14001:2004 iso