MR_Jentelman
17th January 2010, 12:59 PM
چکيده:
در اين تحقيق ابتدا توضيح مختصري از معماري سيستم خواهيم داشت و در ادامه به تشريح اهميت معماري براي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک سازمان خواهيم پرداخت. همچنين يک مدل جهت تهيه معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک معرفي خواهد شد و اجزاء آن، يعني برنامه ريزي استراتژيک فنآوري اطلاعات، برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک و نوع پشتيباني سيستم هاي اطلاعات استراتژيک بصورت مختصر توضيح داده خواهد شد. در پايان هم پس از معرفي يک مدل براي فرايند طراحي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک همرا با تاکيد بر معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک و تشريح اجزاء آن، جمع بندي تحقيق بيان خواهد شد.
مقدمه
امروزه مديران ارزش رقابتي و استراتژيکي سيستمهاي اطلاعاتي را در سازمان ها بخوبي تشخيص مي‌دهند. در ميان سرمايه‌هاي يک سازمان اعم از نيروي انساني، سرمايه‌هاي مالي، ماشين‌آلات و تجهيزات، اطلاعات با ارزش‌ترين آنهاست و اين مسأله به‌اين دليل است که تمام امکانات فيزيکي و محيطي از طريق اطلاعات توجيه مي‌شوند. اطلاعات مي تواند بصورت استراتژيکي مورد استفاده قرار گيرد و امتيازات قابل رقابت براي سازمان کسب کند يا زمينه‌هاي رقابت را بين سازمانها تغيير دهد و امتيازات قابل توجهي براي سازمان کسب کند و زمينه‌هاي رقابت را بين سازمانها گسترش دهد. همانطور که امروزه در جهان شاهد هستيم، استفادة بهينه از اطلاعات است که صنايع را متحول ساخته و فرصت‌هاي جديد بازرگاني را براي آنها پديد مي‌آورد. لذا ضروري به نظر مي رسد که يک سازمان بايد بتواند سيستم اطلاعاتي را ايجاد کند تا قادر باشد نيازهاي اکثريت را در درون سازمان برآورده سازد و بتواند برنامه ها و استراتژي هاي سازمان را پشتيباني نمايد.
ازطرفي تجربه علوم مختلف و بخصوص علوم مهندسي ثابت کرده است که عامل هايي نظير ابعاد، پيچيدگي و قابليت گسترش نيازمندي هاي خاص، مهمترين پارامترهاي تصميم گيري در رابطه با لزوم هر نوع معماري به حساب مي آيند. به عبارت ديگر هر جا که نياز به طراحي موجوديت (Entity) يا سيستمي (System) باشد که ابعاد يا پيچيدگي آن از يک حد معين فراتر رفته، يا نيازمنديهاي خاصي را برآورده نمايد، نگرشي همه جانبه را لازم خواهد داشت که در اصطلاح به آن "معماري " گفته مي شود. معماري ترکيبي است از علم، هنر و تجربه که در رشته هايي نظير ساختمان داراي قدمتي چند هزار ساله است. سيستم هاي متکي بر حيطه فنآوري اطلاعات نيز در مواجه با پيچيدگي هاي روزافزون و رشد سريع سيستم هاي اطلاعاتي و فنآوري اطلاعات ناگزير از حرکت به سمت "معماري" بوده است. اين امر، هر چند با اندکي تأخير ولي با قوت و سرعت شروع شده و مباحث مربوط به آن به مرحله کاربردي رسيده است.
مفهوم سيستم
سيستم گروهي از عناصر مي‌باشد که بخاطر خواسته مشترک رسيدن به يک هدف با هم ترکيب مي‌شوند (McLeod, 1998). مثلاً در يک مرکز اطلاعاتي، منابع انساني، رايانه‌اي و اطلاعاتي براي رسيدن به هدف مسترک که همان ارائه اطلاعات به مديران يا کارکنان آن سازمان مي‌باشد، باهم ترکيب مي‌شوند. در هر سيستمي پنج عنصر درون‌داد (ورودي)، برون‌داد (خروجي)، تبديل، مکانيسم کنترل و در نهايت اهداف وجود داردند. بطوريکه حرکت سيستم بطوري است که درون‌داد به برون‌داد تبديل مي‌شود.
در اين ميان مکانيسم کنترل فرآيند تبديل را براي اطمينان از رسيدن به اهداف سيستم، زيرنظر قرار مي‌دهد. مکانيسم کنترل توسط حلقة بازخور به جريان منابع متصل مي‌شود بطوريکه حلقة بازخور، اطلاعات را از برون‌داد سيستم کسب مي‌کند و آنرا براي مکانيسم کنترل قابل دسترسي قرار مي‌دهد. مکانيسم کنترل، علائم بازخور را با اهداف تطبيق داده و منجر به علائمي به عنصر درون‌داد مي‌شود تا وقتي که سيستم لازم است عملياتش را تغيير دهد. (McLeod, 1998, 12)
تعريف معماري سيستم
معماري سيستم به معناي ارائه توصيفي از يک سيستم است که نشان دهنده ساختار اجزاء آن، ارتباط بين آنها و اصول و قواعد حاکم بر طراحي و تکامل آنها در گذر زمان باشد (Zachman, 1999). در مقايسه با ساير سيستم هاي اطلاعاتي که حاصل کار آنها فيزيکي و قابل لمس بوده و اجزاء و روابط حاکم بر آنها کاملاً مشخص است، معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک در سازمان مواجه با سيستمي است که اجزاء آن اغلب ترکيبي و مفهومي بوده و روابط حاکم بر آنها منبعث از برنامه ريزي استراتژيک سازمان مي باشد .بنابراين توصيف اجزاء و روابط بين آنها نيازمند روش هاي خاصي است که در اصطلاح به آن مدل گفته مي شود.
مفهوم سيستم اطلاعات سازماني
مجموعه‌اي از سيستمهاي کامپيوتري که مورد استفاده يک سازمان هستند را فناوري اطلاعات مي‌نامند. (افرايم توربان، 2005، 6) يک سيستم اطلاعات به جمعآوري، پردازش، ذخيره، تحليل و انتشار اطلاعات براي هدف خاص مي‌پردازد. سيستم اطلاعات مانند هر سيستم ديگري داراي ورودي و خروجي است. (افرايم توربان، 2005، 36) سيستمهاي اطلاعات براي دستيابي به اهداف گوناگوني طراحي شده‌اند. يکي از اهداف اساسي، پردازش اقتصادي داده و تبديل آن به دانش و اطلاعات است.
با توجه به تعريف سيستمهاي اطلاعات، فناوري اطلاعات را مي توان بعنوان جنبة تکنولوژيکي يک سيستم اطلاعات فرض نمود که در برگيرنده سخت‌افزار، پايگاه‌هاي داده، نرم‌افزار، شبکه و ابزارهاي الکترونيکي ديگر مي‌باشد.
ساختاري که در آن تمامي افراد شرکت به شبکه متصل شده و در کليه نقاط سازمان قادر به برقراري ارتباط و دسترسي به اطلاعات باشند، سيستم اطلاعات سازماني Enterperisewide Information System نام دارد. (افرايم توربان، 2005، 92)
همگام با کاهش هزينه پردازش و افزايش قابليت کامپيوتر‌ها، نسل جديدي از سيستمهاي اطلاعات بنام سيستمهاي اطلاعات مديريت Management Information System (MIS) ، توسعه يافتند. اين سيستم، اطلاعات مورد نياز براي پشتيباني از تصميم‌گيري‌هاي روزمره در زمينه‌هاي گوناگون کاري را جمعآوري، سازماندهي و خلاصه کرده و نمايش مي‌دهند. MIS نه‌تنها مديران را در امور استراتژيک حمايت مي‌کند، بلکه در تصميمات تکراري و روزمره نيز اطلاعات لازم را در اختيار مديران تاکتيکي قرار مي‌دهد و آنها را قادر مي‌سازند تا به اطلاعاتي دست يابند که جهت تصميماتشان کمک مؤثري باشد. MIS مي‌تواند تصاويري از مغايرتها و انحرافات از برنامه‌هاي تعيين شده را نيز آشکار سازد. چنين اطلاعاتي از طريق تهية گزارشات مديريت در قالب‌ها و تصاوير منطقي و قاب تعبير و تغيير و تجزيه و تحليل در اختيار مديريت قرار مي‌گيرد.
رشد و توانايي‌هاي پردازش و کاهش هزينه‌ها، پشتيباني کامپيوتري از برخي برنامه‌هاي غيرمعمول را نيز توجيه کرد و سيستمهاي تعميم يار Decision Support System (DSS) را با هدف ايجاد يک پشتيباني کامپيوتري براي تصميم‌گيري‌هاي نامتعارف و پيچيده توسعه بخشيد. نهايتاً، علاقه به برنامه‌نويسي کامپيوتري با هدف حمل‌کردن هوشمند مشکلات منجر به ايجاد برنامه‌ريزي با نام سيستمهاي پشتيبان هوشمند Intelligent Support System (ISS) گرديد. اين سيستم‌ها شامل سيستمهاي خبره Expert System (ES) مي‌شوند که مجموعه دانش افراد ماهر و متخصص را در اختيار افراد غيرمتخصص قرار مي‌دهند و نسل جديد از سيستمهاي هوشمند را که قابليت‌هاي يادگيري ماشيني داشته و تا در به درس‌گرفتن از مسائل گذشته‌اند را ايجاد مي‌نمايند.
تفاوت سيستم هاي اطلاعاتي با مديريت اطلاعات
سيستمهاي اطلاعاتي با مديريت اطلاعات تفاوت دارد. بطوريکه سيستمهاي اطلاعاتي در خدمت. مديريت اطلاعات تحت عنوان سيستمهاي اطلاعات مديريت قرار گرفته و از آن استفاده مي‌کند. سيستمهاي اطلاعاتي بمعني گردآوري، ذخيره، پردازش، گسترش و استفاده از اطلاعات است اين مسأله به نرم‌افزار يا سخت‌افزار محدود نمي‌شود. بلکه اهميت انسان و هدف‌هايش را در استفاده از فنآوري، ارزش‌ها و معيارهايي که در اين انتخاب بکار مي‌رود. همچنين ارزيابي نهايي از اينکه اين ابزار وسيله‌اي براي رسيدن به هدف‌هايش بوده‌اند يا خير را در برمي‌گيرد. در صورتيکه هدف از مديريت اطلاعات ارتقاي کارآيي سازمان از طريق تقويت توانايي‌هاي آن براي برآورد نيازهاي دروني و بروني آن در يک وضعيت فعال و پويا، تثبيت شده است.
تعريف سيستم هاي اطلاعات استراتژيک
يکي از صاحبنظران به نام آقاي چارلز ويزمن (Charls Wisman, 1984) سيستم هاي اطلاعات استراتژيک را اينگونه تعريف مي نمايد: "استفاده خلاق از سيستم هاي اطلاعاتي در راستاي پشتيباني از استراتژيهاي رقابتي شرکت با هدف رسيدن به رقباي تجاري و يا کسب برتري در مقابل آنها." بطور کلي مي توان گفت هر سيستم اطلاعاتي (دستي يا کامپيوتري) که بتواند موقعيت رقابتي سازمان را پشتيباني کند يا به هر ترتيبي براي سازمان مزيت رقابتي ايجاد نمايد مي تواند يک سيستم اطلاعات استراتژيک باشد. ممکن است بعضي از سيستم هاي اطلاعاتي و فنآوري اطلاعات مورد استفاده سازمان قرار گيرند ولي براي آن مزيت رقابتي ايجاد نکنند. بنابراين اين سيستم هاي اطلاعاتي و فنآوري اطلاعات جزء سيستم هاي اطلاعات استراتژيک نمي باشند.
همچنين آقاي دکتر شعبان الهي در جزوه درسي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک خود تعريف جامع و عملياتي از سيستم هاي اطلاعات استراتژيک در سازمان ارائه کرده که عبارت است از: "توسعه و بهبود جريان اطلاعاتي براي فرايند تصميم گيري وحمايت از موقعيت رقابتي سازمان.که فرايند تصميم گيري خود شامل: 1- شناسايي ودرک مساله (آگاهي) 2- ايجاد راه کار براي حل مساله (طراحي) 3- انتخاب راه حل مناساب براي حل مساله (انتخاب). همچنين پشتيباني از موقعيت رقابتي سازمان شامل: 1- شناسايي نقاط قوت وضعف داخلي و فرصت و تهديدات بيروني 2- توسعه و بهبود برنامه ها در سطح استراتژيک و عملياتي 3- مديريت عملکرد سازمان.
اهميت معماري براي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک
به دليل اهميت انعطاف پذيري سازمانها در برابر فشارهاي بيروني نظير تغيير ماهيت کسب و کار، تغيير مأموريتها و ساختار هاي سازماني وتغييرات سريع تکنولوژي نياز به يک چارچوب و راهنماي مناسب براي طراحي وپياده سازي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک منعطف که حداکثر سازگاري را باشرايط ذکر شده داشته باشد ضروري بنظر مي رسد. (Zachman, 1999) بطور خلاصه مي توان ضرورت معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک را در ظهور سازمانهاي بزرگ ، نياز به طراحي و توسعه سيستم هاي اطلاعاتي پيچيده ، ظهور سيستم هاي اطلاعاتي به منظور خاص و انعطاف پذيري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک در برابر فشار هاي بيروني وارده بر سازمان که ناشي از تغيير وتحولات در شيوه کسب وکار ،رقبا ، عرضه کنندگان ، مشتريان و بطور کلي تمامي تأثير گذاران بر سازمان و تغييرات سريع فنآوري اطلاعات ارزيابي کرد.
فرايند تهيه معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک
براي اينکه بتوانيم اجزاء، ارتباط بين اجزاء و رويه هاي حاکم بر توسعه وتکامل اجزاء يک سيستم اطلاعات استراتژيک را در گذر زمان بدست آوريم، مي توان فرايندي را پيشنهاد کرد که ورودي هاي آن برنامه ريزي استراتژيک فنآوري اطلاعات ، برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک و نوع پشتيباني مورد نياز از سيستم هاي اطلاعات استراتژيک مي باشد. بنابراين به طور کلي براي تهيه معماري سيستم اطلاعات استراتژيک بايستي گام هاي زير را اجرا نمود:
• تهيه برنامه استراتژيک فنآوري اطلاعات
• تهيه برنامه سيستم هاي اطلاعات استراتژيک
• تعيين نوع پشتيباني سيستم هاي اطلاعات استراتژيک
5-1- تهيه برنامه استراتژيک فنآوري اطلاعات
سازمان ها براي استفاده از مزيت هاي فنآوري اطلاعات نيازمند يک برنامه استراتژيک براي آن هستند که معمولا خروجي اين برنامه استراتژيک تعريف يکسري پروژه جهت برطرف کردن شکاف بين وضعيت موجود و وضعيت مطلوب استفاده از فنآوري اطلاعات و در نهايت معماري فنآوري اطلاعات مورد استفاده براي سازمان مي باشد
معماري فناوري اطلاعات يا زيرساختها (سطوح بنيادين) کليه اجزاء شامل نرم افزارهاي کاربردي رده هاي مختلف مديريتي (مديريت عملياتي و کنترل، مديريت مياني و کنترل و مديريت استراتژيک) و نرم افزارهاي کاربردي عملياتها و کارکردهاي مختلف نظير بازاريابي، تحقيق و توسعه، توليد وتوزيع مي باشد. بعلاوه معماري اطلاعات مقوله هاي زيرساختي (اعم از پايگاه هاي داده ها، نرم افزارهاي پشتيباني، شبکه لازم براي اتصال نرم افزارهاي کاربردي و...) را در خود جاي مي دهد. در واقع با داشتن برنامه استراتژيک فنآوري اطلاعات، آن بخش از فنآوري اطلاعات که براي سازمان مورد نياز است ، مشخص مي شود. (Gottschalk, 1999)
بنابراين با داشتن خروجي هاي اين برنامه مي توان يکسري از اجزاي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک جهت پشتيباني از موقعيت رقابتي وايجاد مزيت رقابتي براي سازمان را مشخص نمود .اين اجزاء همان اجزاي معماري فنآوري اطلاعات است، با اين تفاوت که اجزاي معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک تنها بخشي از اجزاي معماري فنآوري اطلاعات را در بر مي گيرد که جنبه استراتژيک دارند و در راستاي پشتيباني از استراتژيهاي رقابتي سازمان وايجاد مزيت رقابتي با هدف رسيدن به رقباي تجاري ويا کسب برتري در مقابل آنها است. به عبارت ديگر معماري فنآوري اطلاعات که از نتيجه برنامه ريزي استراتژيک فنآوري اطلاعت بدست مي آيد هم دربرگيرنده اجزاء استراتژيک وهم در برگيرنده اجزايي براي انجام فعاليت هاي غير استراتژيک و عمليات روزمره سازمان است.
5-2- برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک
برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک فرايندي است که از طريق آن سازمان چارچوبي از برنامه هاي کاربردي مبتني بر کامپيوتر را تعيين مي کند تا اين مجموعه از سيستم ها بتواند براي دستيابي به اهداف استراتژيک سازماني کمک نمايد.فرايند برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک مشتمل برتعدادي فعاليت بهم پيوسته است. (Newkirk,2003) خروجي اصلي فرايند برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک مجموعه اي مشخص از سيستم هاي اطلاعاتي است که مي تواند به سازمان در انجام فعاليتهاي تجاري ودستيابي به به اهداف استراتژيک کمک نمايد .بنابراين سازمانها اين برنامه را با هدف تشخيص با ارزش ترين سيستم هاي اطلاعاتي انجام داده وبه دنبال برنامه هاي کاربردي وسيستم هايي هستند که نتيجه اي در پشتيباني از موقعيت رقابتي وايجاد مزيت رقابتي آنها داشته باشد.
سيستم هاي اطلاعات استراتژيک تعريف يکسري برنامه ها جهت استفاده از سيستم هاي اطلاعاتي وهمچنين کنترل مستمر و برنامه ريزي شده براي توسه وبهبود اين سيستم ها در جهت پشتيباني از موقعيت رقابتي وايجاد مزيت رقابتي براي سازمان مي باشد .برنامه ريزان بايستي تغييرات روش هاي مديريتي وموقعيت رقابتي را درون فرايند برنامه ريزي قرار دهند تا از اين طريق رويه هاي حاکم بر توسعه وبهبود اين سيستم ها معين شود . اين کار باعث مي شود تا مجموعه سيستم هاي اطلاعات استراتژيک در برابر تغييرات منعطف باشند و از پيچيدگي هاي ناشي از توسعه هاي نا منظم جلوگيري شود.
قسمتي از گام سوم فرايند برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک، شناسايي سطح بالايي از فناوري اطلاعات براي پشتيباني از موقعيت استراتژيک سازمان مي باشد که در شکل 2 نيز مشخص شده است. با استفاده از اجزاء استراتژيک معماري فنآوري اطلاعات مي توان به اجزاء معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک دست يافت و از برنامه استراتژيک فنآوري اطلاعات مي توان استراتژيهاي توسعه سيستم هاي سيستم هاي اطلاعاتي مبتي بر آن قسم از فنآوري اطلاعات که جنبه استراتژيک دارند در جهت تهيه رويه هاي حاکم بر توسعه انعطاف پذير اجزاء معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک مشخص نمود.
5-3- پشتيباني از موقعيت رقابتي سازمان
اهداف ابتدايي و اوليه مديران استراتژيک حداکثر کردن ارزش قابل تحويل به تمامي ذيعنفعان سازمان مي باشد.اين اهداف بوسيله برقراري و نگهداري يک چشم انداز واحد واستراتژي جهت دار تکميل مي شوند. مزيت هاي رقابتي بايستي شناسايي و از آنها در جهت رشد و ارتقاء سازمان استفاده شود. براي حمايت از موقعيت رقابتي سازمان بايستي فعاليت هاي استراتژيکي انجام شود مانند: 1- شناسايي نقاط قوت و ضعف داخلي وفرصت وتهديدات بيروني 2- توسعه و بهبود برنامه ها در سطح استراتژيک و عملياتي 3- مديريت عملکرد سازمان. (Senn, 1992)
سيستم هاي اطلاعات استراتژيک براي حمايت از موقعيت رقابتي بايستي اين عمليات و فرايند را پشتيباني کند تا بتواند ارزش مناسب را براي ذينفعان مهيا نمايد.يک سيستم اطلاعات استراتژيک بايستي درقالب يک شکل قابل استفاده بوسيله متصدي اين فرايند قرار گيرد (اطلاعات بايستي کامل، درست و به موقع باشند) و همچنين اطلاعات بايستي سريع و آسان مکان يابي شوند. هدف از اجراي يک پروژه سيستمهاي اطلاعات استراتژيک دريک سازمان چابک مي تواند توسعه و کاربرد فرايندها واطلاعات زيربنايي براي هوشياري موقعيتي،تصميم گيري،برنامه ريزي ومديريت عملکرد (با تاکيد بر ارتباطات) باشد. (Goldman, 1995)
تهيه معماري وضع موجود
پس از تهيه برنامه استراتژيک فنآوري اطلاعات، برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک و نوع پشتباني لازم توسط سيستم هاي اطلاعات استراتژيک بايستي معماري وضع موجود سيستم هاي اطلاعات استراتژيک مشخص شود. بعبارت ديگر بايستي ساختار اجزاء سيستم هاي اطلاعات استراتژيک موجود و همچنين ارتباط بين اين اجزاء نيز مشخص شود و براي اينکه معماري ، يک معماري منعطف وفابل استفاده در شرايط وبرنامه هاي گوناگون باشد بايستي قوائد واصول حاکم بر طراحي و تکامل اجزاء را داشته باشد.
تهيه معماري وضع مطلوب
اگر معماري وضع موجود (اجزاء ، ارتباط بين اجزاء ورويه هاي حاکم بر توسعه اجزاء) مناسب براي برنامه ها واهداف تعيين شده در مراحل قبلي نباشد بايستي ساختار(اجزاء کميت و کيفيت) و ارتباط بين آنها و رويه هاي لازم براي طراحي و توسعه اجزاء اصلاح شود.
طراحي سيستم هاي اطلاعات استرتژيک
براي طراحي يک سيستم اطلاعات استراتژيک،فهم وشناسايي فعاليتهايي که بايستي توسط اين سيستم پشتيباني شود، انتظارات کاربران سيستم وهمچنين استراتژي اطلاعاتي سازمان بسيار مهم است. بطور مثال براي شناسايي و درک اطلاعات استراتژيک مي توان از تجزيه و تحليل ساختار يافته استفاده نمود، در اين حالت بايستي سطوح عالي سازمان و همچنين فعاليتهاي مديريت استراتژيک رابه فعاليتهاي ريز تجزيه نمود.انتظارات کاربران بالقوه سيستم (افرادي که مي خواهند بکارگيرند و يا سيستم را نگهداري کنند) از طريق جلسات متعدد براي مشخص نمودن حيطه وظايف و اقدامات مورد انتظار بايستي جمع آوري شوند. اين فعاليت مي تواند در هنگام آغاز طراحي و يا در طول فرايند نگهداري سيستم اطلاعات استراتژيک صورت گيرد.افرادي که مي توان با آنها مصاحبه نمود شامل: مديريت استراتژيک،مديريت مالي،توليد،کيفيت و سيستم هاي اطلاعاتي است. (Presley, 1995)
با استفاده از نياز منديها يک ساختار کلي ازسيستم اطلاعات استراتژيک بدست مي آيد.ممکن است بعضي از سيستم هاي اطلاعاتي حيطه هاي وظيفه اي موجود امکان ذخيره ودسترسي صحيح،کامل وبه موقع به اطلاعات را فراهم کند. اما تلاش براي طراحي سيستمهاي اطلاعات استراتژيک شامل توسعه وترکيب يک ساختار وسيع تر جهت سيستم هاي اطلاعاتي براي سازمان است. (Ward, 1996)
سيستم هاي اطلاعات استراتژيک هم نيازمند اطلاعات از منابع داخلي مانند بخش هاي وظيفه اي درون سازمان و هم نيازمند اطلاعات خارج از سازمان مي باشد. جهت کمک گرفتن از سيستم هاي اطلاعات وظيفه اي درون سازمان و بر اساس نياز سنجي اطلاعاتي براي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک ومقايسه آن با ميزان توانايي و قابليت سيستم هاي موجود، مي توان منابع اطلاعاتي مناسب را جهت سيستم هاي اطلاعات استراتژيک تعيين نمود. همچنين ، با مقايسه توانايي ها و قابليت هاي سيستم هاي اطلاعاتي موجود با استراتژيهاي اطلاعات وتکنولوژي موجود در بازار، مي توان در گزينش راهکارهايي جهت انتخاب سخت افزار ونرم افزار کمک گرفت.
با توجه به مطالب ذکر شده براي طراحي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک در سازمان مي توان مدل زير را ارائه نمود.
در ادامه اجزاء اين مدل (به غير از معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک که قبل از اين به آن اشاره شد) را توضيح خواهيم داد.
1- شناسايي خواسته هاي کاربر
گفتگو با کساني که بکار گيري و نگهداري از سيستم را بعهده دارند و کاربران بالقوه، يک حيطه وظيفه اي از سازمان ارائه مي کند که شامل: مديريت استراتژيک، مالي، توليد، کيفيت و توسعه سيستم هاي اطلا عاتي است. اين کار مي تواند در غالب دو ليست اصلي از نيازمندي ها جمع آوري و سازماندهي شود. اولين ليست شامل سوالاتي است که يک سيستم اطلاعات استراتژيک بايستي در پاسخگويي به آنها بکار گرفته شود و ليست دوم شامل انتظارات از عملکرد سيستم، سازگاري سخت افزار و نرم افزار و رابط کاربران مي باشد سوالات ليست اول عبارتند از:
1- عملکرد: عملکرد ما بايستي چگونه باشد ؟هزينه هاي ما چه مقدار است؟ آيا استراتژيهاي ما قابل بکار گيري است؟
2- واحد هاي سازماني: هر واحد مالک چه مقداري از فرايندهاي سازمان است؟
3- سرمايه گذاري: ما در آينده چه ميزان توانايي ودارايي نيازداريم تا بتوانيم موقعيت رقابتي سازمان را بالا ببريم؟ آيا تونايي پرداخت چنين سرمايه اي راداريم؟
4- رقبا: قباي ما چه کساني هستند وميزان قدرت آنها چقدر است؟ آيا استراتژي رقابتي فعلي ما را ازنظر رقابتي به جلو خواهد برد؟مشتريان فعلي و آتي ما چه کساني هستند؟روش قيمت گذاري محصولات ما بايستي چگونه باشد؟
5- گزارش دهي: چگونه بايستي اطلاعات درست را براي افراد مناسب بدست آورد؟
6- روند: آيا اطلاعات تاريخي در دسترس روند آتي را مشخص مي کند؟
7- سطح منابع: برنامه ما براي منابع مورد نياز چيست؟آيا براي ما کافي است؟ (Senn, 1992)
ليست دوم که بيشتر کاربر گرا مي باشد شامل انتظاراتي است که در اينجا به آنها اشاره شده است:
1- به راحتي قابل استفاده باشد. 2- به راحتي قابل يادگيري باشد 3- قابل بکار گيري توسط PCهاي موجود باشد. 4- قابل دسترس و بکار گيري در همه جا باشد. 5- قابل استفاده بوسيله منو باشد. 6- دسترسي به فايلها محدود به افراد خاصي باشد. 7- انتقال فايلها در هنگام نياز ايمن باشد. 8- توانايي اخذ ونگهداري اطلاعات را داشته باشد. 9- امکان دسترسي سريع به اطلاعات وجود داشته باشد.
پس از سازماندهي و درجه بندي نيازمنديها نتيجه اين کار بايستي منتهي به يک طرح خاصي از نيازمنديها و ارزشهاي مورد انتظار گردد. اين درجه بندي بايستي در طول فرايند طراحي مورد استفاده قرار گيرد تا نيازمنديها را ارضاء و همچنين راه حل هايي که بيش از يک نياز مندي را برآورده سازد جستجو نمايد. در طول دوره توسعه نيازمنديها يک فهرستي از مسائلي که تکنولوژي بايستي آنها راحل نمايد مشخص مي شود.
2- فرايند مديريت استراتژيک
با توجه به شناسايي نياز ها براي توسعه سيستم، تيم توسعه مي تواند مدل را در دو سطح گسترش دهد. يک سطح مربوط به مديريت عالي سازمان و ديگري جزئيات فعاليت هاي تجزيه شده مديريت استراتژيک است. توسعه اين بخش از مدل ممکن است چندين ماه طول بکشد و نياز به صرف وقت پرسنل کليدي سيستم در هنگام توسعه آن مي باشد. طراحان اصلي مدل ها بايستي جلسات متعددي را با تيم توسعه در طول مدت طراحي برگزار نمايند. بعد از اينکه همه موارد مورد نياز درون مدل قرار گرفت ومدل تکميل شد ،مدل بوسيله واژه نامه ومتن دربين اعضاي تيم توزيع مي شود. تيم مدل را بازنگري وتجديد نظر مي نمايد تا اينکه يک توافق نظر روي درک و فهم فرايند توسعه وترسيم مدل حاصل گردد. (David and McGowan, 1988)
3- استراتژي اطلاعات
اطلاعات بعنوان يک دارايي که مي تواند براي شرکت ايجاد ارزش افزوده کند مورد توجه قرار گيرد.اطلاعات بعنوان يک دارايي مي تواند مورد حفاظت وبهره برداري قرار گيرد، تا براي شرکت سود آور باشد. استراتژي اطلاعات براي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک شامل: دسترسي، امنيت، کامل بودن، مناسب بودن و به موقع بودن اطلاعات است. استراتژي اطلاعات هنگام انتخاب و خريد سخت افزار و نرم افزار براي پشتيباني از سيستم جديد مورد استفاده قرار مي گيرد. (Mentzas, 1998) استراتژي اطلاعات راهنماي مناسبي است تا ميزان خاصي از سخت افزار و نرم افزار که بوسيله سيستم هاي اطلاعاتي موجود تکميل و با برنامه هاي آتي سازگار است، استفاده شود.
4- اجراي برنامه
از طريق قابليت هاي تجاري فنآوري اطلاعات و استاندارد هاي موجود در سازمان، بايستي سخت افزار و نرم افزار مورد نياز سريع خريداري و نصب شود. (Luftman, 1993) بايستي در زمينه هايي که کاربرد هاي مشترکي وجود دارد کاربران را بصورت يکجا آموزش داده و توجيح شوند. اين امر باعث مي شود تا چندين بخش (Module) سريعتر و بصورت مشترک ايجاد و تست شوند. درطول جلسات توجيح کاربرد هاي مشترک، برنامه ريزان و کاربران با همديگر کار کنند تا توسعه نمونه اوليه (Prototype) سريعتر صورت گيرد. (Lederer, 1988) کاربران و برنامه ريزان بايستي درباره جزئيات الگوريتم ها براي فرايند پياده سازي با همديگر بحث نمايند.
نتيجه گيري
هدف پروژه هاي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک دستيابي به مجمومه اي از سيستم هاي اطلاعاتي است که بتواند براي سازمان مزيت رقابتي ايجاد کرده و از موقعيت رقابتي سازمان پشتيباني نمايد. اما از آنجا که سيستم هاي اطلاعات استراتژيک مانند ساير سيستم هاي اطلاعاتي داراي يک شکل خاص ومشخص نيست بنابراين طراحي وپياده سازي آنها با مشکلاتي روبرو است و داراي پيچيدگيهاي خاص خود مي باشد. براي طراحي وپياده سازي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک نياز به يک مدل يا به عبارت ديگر يک چارچوب مناسب است. يکي از اجزاي اين مدل معماري است . معماري مشخص کننده اجزاء، ارتباط بين اجزاء و وقوانين حاکم برطراحي وتکامل آنها مي باشد . اجزاء اين معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک توسط برنامه ريزي فنآوري اطلاعات مشخص مي شود . اما ارتباط بين آنها وقوانين حاکم بر طراحي وتکامل آنها از طريق برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک و تعيين نوع پشتيباني مورد نياز از آنها مشخص مي شود. براي طراحي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک نياز به فرايند مديريت استراتژيک ، نياز هاي کاربران سيستم و استراتژي اطلاعات مي باشد. معماري به ما کمک مي کند تا تغييرات مشي مديريت استراتژيک ، نيازهاي کاربران و استراتژيهاي اطلاعات را درون سيستم لحاظ کنيم بدون اينکه نياز به تغييرات کلي و اساسي در اجزاء باشد و در لحاظ کردن آنها دچار سردرگمي شويم.
منابع و مآخذ:
1- الهي، شعبان، جزوه درسي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک.
2- توربان، افرايم و ديگران، "فناوري اطلاعات در مديريت-دگرگوني سازمانها در اقتصاد ديجيتالي"، ترجمة رياحي، حميدرضا و ديگران، جلد1، ويرايش پنجم، انتشارات دانشگاه پيام نور، تهران، 1387.
3- رولي، جينفر؛ "مباني سيستم هاي اطلاعاتي"؛ ترجمة سيف کاشاني، زهرا و افناني، نجيبه؛ سمت، تهران، 1380.
4- زاهدي، شمس السادات، فن آوري اطلاعات وکنترل درعصراينفوکراسي، درمجموعه مقالات دومين همايش علمي وپژوهش نظارت و بازرسي درکشور، تهران: دانشکده مديريت دانشگاه تهران، سازمان بازرسي کل کشور، 1380، صص 127-116.
5- مک لويد، ريموند. 1378 . سيستم هاي اطلاعات مديريت. ترجمه مهدي جمشيديان، اکبر مهدي پور عطاآبادي. اصفهان: دانشگاه اصفهان؛ سازمان برنامه و بودجه استان اصفهان.
6- مؤمني، هوشنگ، "سيستم هاي اطلاعاتي مديريتMIS"، اتحاد، تهران، 1372
در اين تحقيق ابتدا توضيح مختصري از معماري سيستم خواهيم داشت و در ادامه به تشريح اهميت معماري براي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک سازمان خواهيم پرداخت. همچنين يک مدل جهت تهيه معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک معرفي خواهد شد و اجزاء آن، يعني برنامه ريزي استراتژيک فنآوري اطلاعات، برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک و نوع پشتيباني سيستم هاي اطلاعات استراتژيک بصورت مختصر توضيح داده خواهد شد. در پايان هم پس از معرفي يک مدل براي فرايند طراحي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک همرا با تاکيد بر معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک و تشريح اجزاء آن، جمع بندي تحقيق بيان خواهد شد.
مقدمه
امروزه مديران ارزش رقابتي و استراتژيکي سيستمهاي اطلاعاتي را در سازمان ها بخوبي تشخيص مي‌دهند. در ميان سرمايه‌هاي يک سازمان اعم از نيروي انساني، سرمايه‌هاي مالي، ماشين‌آلات و تجهيزات، اطلاعات با ارزش‌ترين آنهاست و اين مسأله به‌اين دليل است که تمام امکانات فيزيکي و محيطي از طريق اطلاعات توجيه مي‌شوند. اطلاعات مي تواند بصورت استراتژيکي مورد استفاده قرار گيرد و امتيازات قابل رقابت براي سازمان کسب کند يا زمينه‌هاي رقابت را بين سازمانها تغيير دهد و امتيازات قابل توجهي براي سازمان کسب کند و زمينه‌هاي رقابت را بين سازمانها گسترش دهد. همانطور که امروزه در جهان شاهد هستيم، استفادة بهينه از اطلاعات است که صنايع را متحول ساخته و فرصت‌هاي جديد بازرگاني را براي آنها پديد مي‌آورد. لذا ضروري به نظر مي رسد که يک سازمان بايد بتواند سيستم اطلاعاتي را ايجاد کند تا قادر باشد نيازهاي اکثريت را در درون سازمان برآورده سازد و بتواند برنامه ها و استراتژي هاي سازمان را پشتيباني نمايد.
ازطرفي تجربه علوم مختلف و بخصوص علوم مهندسي ثابت کرده است که عامل هايي نظير ابعاد، پيچيدگي و قابليت گسترش نيازمندي هاي خاص، مهمترين پارامترهاي تصميم گيري در رابطه با لزوم هر نوع معماري به حساب مي آيند. به عبارت ديگر هر جا که نياز به طراحي موجوديت (Entity) يا سيستمي (System) باشد که ابعاد يا پيچيدگي آن از يک حد معين فراتر رفته، يا نيازمنديهاي خاصي را برآورده نمايد، نگرشي همه جانبه را لازم خواهد داشت که در اصطلاح به آن "معماري " گفته مي شود. معماري ترکيبي است از علم، هنر و تجربه که در رشته هايي نظير ساختمان داراي قدمتي چند هزار ساله است. سيستم هاي متکي بر حيطه فنآوري اطلاعات نيز در مواجه با پيچيدگي هاي روزافزون و رشد سريع سيستم هاي اطلاعاتي و فنآوري اطلاعات ناگزير از حرکت به سمت "معماري" بوده است. اين امر، هر چند با اندکي تأخير ولي با قوت و سرعت شروع شده و مباحث مربوط به آن به مرحله کاربردي رسيده است.
مفهوم سيستم
سيستم گروهي از عناصر مي‌باشد که بخاطر خواسته مشترک رسيدن به يک هدف با هم ترکيب مي‌شوند (McLeod, 1998). مثلاً در يک مرکز اطلاعاتي، منابع انساني، رايانه‌اي و اطلاعاتي براي رسيدن به هدف مسترک که همان ارائه اطلاعات به مديران يا کارکنان آن سازمان مي‌باشد، باهم ترکيب مي‌شوند. در هر سيستمي پنج عنصر درون‌داد (ورودي)، برون‌داد (خروجي)، تبديل، مکانيسم کنترل و در نهايت اهداف وجود داردند. بطوريکه حرکت سيستم بطوري است که درون‌داد به برون‌داد تبديل مي‌شود.
در اين ميان مکانيسم کنترل فرآيند تبديل را براي اطمينان از رسيدن به اهداف سيستم، زيرنظر قرار مي‌دهد. مکانيسم کنترل توسط حلقة بازخور به جريان منابع متصل مي‌شود بطوريکه حلقة بازخور، اطلاعات را از برون‌داد سيستم کسب مي‌کند و آنرا براي مکانيسم کنترل قابل دسترسي قرار مي‌دهد. مکانيسم کنترل، علائم بازخور را با اهداف تطبيق داده و منجر به علائمي به عنصر درون‌داد مي‌شود تا وقتي که سيستم لازم است عملياتش را تغيير دهد. (McLeod, 1998, 12)
تعريف معماري سيستم
معماري سيستم به معناي ارائه توصيفي از يک سيستم است که نشان دهنده ساختار اجزاء آن، ارتباط بين آنها و اصول و قواعد حاکم بر طراحي و تکامل آنها در گذر زمان باشد (Zachman, 1999). در مقايسه با ساير سيستم هاي اطلاعاتي که حاصل کار آنها فيزيکي و قابل لمس بوده و اجزاء و روابط حاکم بر آنها کاملاً مشخص است، معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک در سازمان مواجه با سيستمي است که اجزاء آن اغلب ترکيبي و مفهومي بوده و روابط حاکم بر آنها منبعث از برنامه ريزي استراتژيک سازمان مي باشد .بنابراين توصيف اجزاء و روابط بين آنها نيازمند روش هاي خاصي است که در اصطلاح به آن مدل گفته مي شود.
مفهوم سيستم اطلاعات سازماني
مجموعه‌اي از سيستمهاي کامپيوتري که مورد استفاده يک سازمان هستند را فناوري اطلاعات مي‌نامند. (افرايم توربان، 2005، 6) يک سيستم اطلاعات به جمعآوري، پردازش، ذخيره، تحليل و انتشار اطلاعات براي هدف خاص مي‌پردازد. سيستم اطلاعات مانند هر سيستم ديگري داراي ورودي و خروجي است. (افرايم توربان، 2005، 36) سيستمهاي اطلاعات براي دستيابي به اهداف گوناگوني طراحي شده‌اند. يکي از اهداف اساسي، پردازش اقتصادي داده و تبديل آن به دانش و اطلاعات است.
با توجه به تعريف سيستمهاي اطلاعات، فناوري اطلاعات را مي توان بعنوان جنبة تکنولوژيکي يک سيستم اطلاعات فرض نمود که در برگيرنده سخت‌افزار، پايگاه‌هاي داده، نرم‌افزار، شبکه و ابزارهاي الکترونيکي ديگر مي‌باشد.
ساختاري که در آن تمامي افراد شرکت به شبکه متصل شده و در کليه نقاط سازمان قادر به برقراري ارتباط و دسترسي به اطلاعات باشند، سيستم اطلاعات سازماني Enterperisewide Information System نام دارد. (افرايم توربان، 2005، 92)
همگام با کاهش هزينه پردازش و افزايش قابليت کامپيوتر‌ها، نسل جديدي از سيستمهاي اطلاعات بنام سيستمهاي اطلاعات مديريت Management Information System (MIS) ، توسعه يافتند. اين سيستم، اطلاعات مورد نياز براي پشتيباني از تصميم‌گيري‌هاي روزمره در زمينه‌هاي گوناگون کاري را جمعآوري، سازماندهي و خلاصه کرده و نمايش مي‌دهند. MIS نه‌تنها مديران را در امور استراتژيک حمايت مي‌کند، بلکه در تصميمات تکراري و روزمره نيز اطلاعات لازم را در اختيار مديران تاکتيکي قرار مي‌دهد و آنها را قادر مي‌سازند تا به اطلاعاتي دست يابند که جهت تصميماتشان کمک مؤثري باشد. MIS مي‌تواند تصاويري از مغايرتها و انحرافات از برنامه‌هاي تعيين شده را نيز آشکار سازد. چنين اطلاعاتي از طريق تهية گزارشات مديريت در قالب‌ها و تصاوير منطقي و قاب تعبير و تغيير و تجزيه و تحليل در اختيار مديريت قرار مي‌گيرد.
رشد و توانايي‌هاي پردازش و کاهش هزينه‌ها، پشتيباني کامپيوتري از برخي برنامه‌هاي غيرمعمول را نيز توجيه کرد و سيستمهاي تعميم يار Decision Support System (DSS) را با هدف ايجاد يک پشتيباني کامپيوتري براي تصميم‌گيري‌هاي نامتعارف و پيچيده توسعه بخشيد. نهايتاً، علاقه به برنامه‌نويسي کامپيوتري با هدف حمل‌کردن هوشمند مشکلات منجر به ايجاد برنامه‌ريزي با نام سيستمهاي پشتيبان هوشمند Intelligent Support System (ISS) گرديد. اين سيستم‌ها شامل سيستمهاي خبره Expert System (ES) مي‌شوند که مجموعه دانش افراد ماهر و متخصص را در اختيار افراد غيرمتخصص قرار مي‌دهند و نسل جديد از سيستمهاي هوشمند را که قابليت‌هاي يادگيري ماشيني داشته و تا در به درس‌گرفتن از مسائل گذشته‌اند را ايجاد مي‌نمايند.
تفاوت سيستم هاي اطلاعاتي با مديريت اطلاعات
سيستمهاي اطلاعاتي با مديريت اطلاعات تفاوت دارد. بطوريکه سيستمهاي اطلاعاتي در خدمت. مديريت اطلاعات تحت عنوان سيستمهاي اطلاعات مديريت قرار گرفته و از آن استفاده مي‌کند. سيستمهاي اطلاعاتي بمعني گردآوري، ذخيره، پردازش، گسترش و استفاده از اطلاعات است اين مسأله به نرم‌افزار يا سخت‌افزار محدود نمي‌شود. بلکه اهميت انسان و هدف‌هايش را در استفاده از فنآوري، ارزش‌ها و معيارهايي که در اين انتخاب بکار مي‌رود. همچنين ارزيابي نهايي از اينکه اين ابزار وسيله‌اي براي رسيدن به هدف‌هايش بوده‌اند يا خير را در برمي‌گيرد. در صورتيکه هدف از مديريت اطلاعات ارتقاي کارآيي سازمان از طريق تقويت توانايي‌هاي آن براي برآورد نيازهاي دروني و بروني آن در يک وضعيت فعال و پويا، تثبيت شده است.
تعريف سيستم هاي اطلاعات استراتژيک
يکي از صاحبنظران به نام آقاي چارلز ويزمن (Charls Wisman, 1984) سيستم هاي اطلاعات استراتژيک را اينگونه تعريف مي نمايد: "استفاده خلاق از سيستم هاي اطلاعاتي در راستاي پشتيباني از استراتژيهاي رقابتي شرکت با هدف رسيدن به رقباي تجاري و يا کسب برتري در مقابل آنها." بطور کلي مي توان گفت هر سيستم اطلاعاتي (دستي يا کامپيوتري) که بتواند موقعيت رقابتي سازمان را پشتيباني کند يا به هر ترتيبي براي سازمان مزيت رقابتي ايجاد نمايد مي تواند يک سيستم اطلاعات استراتژيک باشد. ممکن است بعضي از سيستم هاي اطلاعاتي و فنآوري اطلاعات مورد استفاده سازمان قرار گيرند ولي براي آن مزيت رقابتي ايجاد نکنند. بنابراين اين سيستم هاي اطلاعاتي و فنآوري اطلاعات جزء سيستم هاي اطلاعات استراتژيک نمي باشند.
همچنين آقاي دکتر شعبان الهي در جزوه درسي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک خود تعريف جامع و عملياتي از سيستم هاي اطلاعات استراتژيک در سازمان ارائه کرده که عبارت است از: "توسعه و بهبود جريان اطلاعاتي براي فرايند تصميم گيري وحمايت از موقعيت رقابتي سازمان.که فرايند تصميم گيري خود شامل: 1- شناسايي ودرک مساله (آگاهي) 2- ايجاد راه کار براي حل مساله (طراحي) 3- انتخاب راه حل مناساب براي حل مساله (انتخاب). همچنين پشتيباني از موقعيت رقابتي سازمان شامل: 1- شناسايي نقاط قوت وضعف داخلي و فرصت و تهديدات بيروني 2- توسعه و بهبود برنامه ها در سطح استراتژيک و عملياتي 3- مديريت عملکرد سازمان.
اهميت معماري براي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک
به دليل اهميت انعطاف پذيري سازمانها در برابر فشارهاي بيروني نظير تغيير ماهيت کسب و کار، تغيير مأموريتها و ساختار هاي سازماني وتغييرات سريع تکنولوژي نياز به يک چارچوب و راهنماي مناسب براي طراحي وپياده سازي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک منعطف که حداکثر سازگاري را باشرايط ذکر شده داشته باشد ضروري بنظر مي رسد. (Zachman, 1999) بطور خلاصه مي توان ضرورت معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک را در ظهور سازمانهاي بزرگ ، نياز به طراحي و توسعه سيستم هاي اطلاعاتي پيچيده ، ظهور سيستم هاي اطلاعاتي به منظور خاص و انعطاف پذيري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک در برابر فشار هاي بيروني وارده بر سازمان که ناشي از تغيير وتحولات در شيوه کسب وکار ،رقبا ، عرضه کنندگان ، مشتريان و بطور کلي تمامي تأثير گذاران بر سازمان و تغييرات سريع فنآوري اطلاعات ارزيابي کرد.
فرايند تهيه معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک
براي اينکه بتوانيم اجزاء، ارتباط بين اجزاء و رويه هاي حاکم بر توسعه وتکامل اجزاء يک سيستم اطلاعات استراتژيک را در گذر زمان بدست آوريم، مي توان فرايندي را پيشنهاد کرد که ورودي هاي آن برنامه ريزي استراتژيک فنآوري اطلاعات ، برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک و نوع پشتيباني مورد نياز از سيستم هاي اطلاعات استراتژيک مي باشد. بنابراين به طور کلي براي تهيه معماري سيستم اطلاعات استراتژيک بايستي گام هاي زير را اجرا نمود:
• تهيه برنامه استراتژيک فنآوري اطلاعات
• تهيه برنامه سيستم هاي اطلاعات استراتژيک
• تعيين نوع پشتيباني سيستم هاي اطلاعات استراتژيک
5-1- تهيه برنامه استراتژيک فنآوري اطلاعات
سازمان ها براي استفاده از مزيت هاي فنآوري اطلاعات نيازمند يک برنامه استراتژيک براي آن هستند که معمولا خروجي اين برنامه استراتژيک تعريف يکسري پروژه جهت برطرف کردن شکاف بين وضعيت موجود و وضعيت مطلوب استفاده از فنآوري اطلاعات و در نهايت معماري فنآوري اطلاعات مورد استفاده براي سازمان مي باشد
معماري فناوري اطلاعات يا زيرساختها (سطوح بنيادين) کليه اجزاء شامل نرم افزارهاي کاربردي رده هاي مختلف مديريتي (مديريت عملياتي و کنترل، مديريت مياني و کنترل و مديريت استراتژيک) و نرم افزارهاي کاربردي عملياتها و کارکردهاي مختلف نظير بازاريابي، تحقيق و توسعه، توليد وتوزيع مي باشد. بعلاوه معماري اطلاعات مقوله هاي زيرساختي (اعم از پايگاه هاي داده ها، نرم افزارهاي پشتيباني، شبکه لازم براي اتصال نرم افزارهاي کاربردي و...) را در خود جاي مي دهد. در واقع با داشتن برنامه استراتژيک فنآوري اطلاعات، آن بخش از فنآوري اطلاعات که براي سازمان مورد نياز است ، مشخص مي شود. (Gottschalk, 1999)
بنابراين با داشتن خروجي هاي اين برنامه مي توان يکسري از اجزاي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک جهت پشتيباني از موقعيت رقابتي وايجاد مزيت رقابتي براي سازمان را مشخص نمود .اين اجزاء همان اجزاي معماري فنآوري اطلاعات است، با اين تفاوت که اجزاي معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک تنها بخشي از اجزاي معماري فنآوري اطلاعات را در بر مي گيرد که جنبه استراتژيک دارند و در راستاي پشتيباني از استراتژيهاي رقابتي سازمان وايجاد مزيت رقابتي با هدف رسيدن به رقباي تجاري ويا کسب برتري در مقابل آنها است. به عبارت ديگر معماري فنآوري اطلاعات که از نتيجه برنامه ريزي استراتژيک فنآوري اطلاعت بدست مي آيد هم دربرگيرنده اجزاء استراتژيک وهم در برگيرنده اجزايي براي انجام فعاليت هاي غير استراتژيک و عمليات روزمره سازمان است.
5-2- برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک
برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک فرايندي است که از طريق آن سازمان چارچوبي از برنامه هاي کاربردي مبتني بر کامپيوتر را تعيين مي کند تا اين مجموعه از سيستم ها بتواند براي دستيابي به اهداف استراتژيک سازماني کمک نمايد.فرايند برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک مشتمل برتعدادي فعاليت بهم پيوسته است. (Newkirk,2003) خروجي اصلي فرايند برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک مجموعه اي مشخص از سيستم هاي اطلاعاتي است که مي تواند به سازمان در انجام فعاليتهاي تجاري ودستيابي به به اهداف استراتژيک کمک نمايد .بنابراين سازمانها اين برنامه را با هدف تشخيص با ارزش ترين سيستم هاي اطلاعاتي انجام داده وبه دنبال برنامه هاي کاربردي وسيستم هايي هستند که نتيجه اي در پشتيباني از موقعيت رقابتي وايجاد مزيت رقابتي آنها داشته باشد.
سيستم هاي اطلاعات استراتژيک تعريف يکسري برنامه ها جهت استفاده از سيستم هاي اطلاعاتي وهمچنين کنترل مستمر و برنامه ريزي شده براي توسه وبهبود اين سيستم ها در جهت پشتيباني از موقعيت رقابتي وايجاد مزيت رقابتي براي سازمان مي باشد .برنامه ريزان بايستي تغييرات روش هاي مديريتي وموقعيت رقابتي را درون فرايند برنامه ريزي قرار دهند تا از اين طريق رويه هاي حاکم بر توسعه وبهبود اين سيستم ها معين شود . اين کار باعث مي شود تا مجموعه سيستم هاي اطلاعات استراتژيک در برابر تغييرات منعطف باشند و از پيچيدگي هاي ناشي از توسعه هاي نا منظم جلوگيري شود.
قسمتي از گام سوم فرايند برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک، شناسايي سطح بالايي از فناوري اطلاعات براي پشتيباني از موقعيت استراتژيک سازمان مي باشد که در شکل 2 نيز مشخص شده است. با استفاده از اجزاء استراتژيک معماري فنآوري اطلاعات مي توان به اجزاء معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک دست يافت و از برنامه استراتژيک فنآوري اطلاعات مي توان استراتژيهاي توسعه سيستم هاي سيستم هاي اطلاعاتي مبتي بر آن قسم از فنآوري اطلاعات که جنبه استراتژيک دارند در جهت تهيه رويه هاي حاکم بر توسعه انعطاف پذير اجزاء معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک مشخص نمود.
5-3- پشتيباني از موقعيت رقابتي سازمان
اهداف ابتدايي و اوليه مديران استراتژيک حداکثر کردن ارزش قابل تحويل به تمامي ذيعنفعان سازمان مي باشد.اين اهداف بوسيله برقراري و نگهداري يک چشم انداز واحد واستراتژي جهت دار تکميل مي شوند. مزيت هاي رقابتي بايستي شناسايي و از آنها در جهت رشد و ارتقاء سازمان استفاده شود. براي حمايت از موقعيت رقابتي سازمان بايستي فعاليت هاي استراتژيکي انجام شود مانند: 1- شناسايي نقاط قوت و ضعف داخلي وفرصت وتهديدات بيروني 2- توسعه و بهبود برنامه ها در سطح استراتژيک و عملياتي 3- مديريت عملکرد سازمان. (Senn, 1992)
سيستم هاي اطلاعات استراتژيک براي حمايت از موقعيت رقابتي بايستي اين عمليات و فرايند را پشتيباني کند تا بتواند ارزش مناسب را براي ذينفعان مهيا نمايد.يک سيستم اطلاعات استراتژيک بايستي درقالب يک شکل قابل استفاده بوسيله متصدي اين فرايند قرار گيرد (اطلاعات بايستي کامل، درست و به موقع باشند) و همچنين اطلاعات بايستي سريع و آسان مکان يابي شوند. هدف از اجراي يک پروژه سيستمهاي اطلاعات استراتژيک دريک سازمان چابک مي تواند توسعه و کاربرد فرايندها واطلاعات زيربنايي براي هوشياري موقعيتي،تصميم گيري،برنامه ريزي ومديريت عملکرد (با تاکيد بر ارتباطات) باشد. (Goldman, 1995)
تهيه معماري وضع موجود
پس از تهيه برنامه استراتژيک فنآوري اطلاعات، برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک و نوع پشتباني لازم توسط سيستم هاي اطلاعات استراتژيک بايستي معماري وضع موجود سيستم هاي اطلاعات استراتژيک مشخص شود. بعبارت ديگر بايستي ساختار اجزاء سيستم هاي اطلاعات استراتژيک موجود و همچنين ارتباط بين اين اجزاء نيز مشخص شود و براي اينکه معماري ، يک معماري منعطف وفابل استفاده در شرايط وبرنامه هاي گوناگون باشد بايستي قوائد واصول حاکم بر طراحي و تکامل اجزاء را داشته باشد.
تهيه معماري وضع مطلوب
اگر معماري وضع موجود (اجزاء ، ارتباط بين اجزاء ورويه هاي حاکم بر توسعه اجزاء) مناسب براي برنامه ها واهداف تعيين شده در مراحل قبلي نباشد بايستي ساختار(اجزاء کميت و کيفيت) و ارتباط بين آنها و رويه هاي لازم براي طراحي و توسعه اجزاء اصلاح شود.
طراحي سيستم هاي اطلاعات استرتژيک
براي طراحي يک سيستم اطلاعات استراتژيک،فهم وشناسايي فعاليتهايي که بايستي توسط اين سيستم پشتيباني شود، انتظارات کاربران سيستم وهمچنين استراتژي اطلاعاتي سازمان بسيار مهم است. بطور مثال براي شناسايي و درک اطلاعات استراتژيک مي توان از تجزيه و تحليل ساختار يافته استفاده نمود، در اين حالت بايستي سطوح عالي سازمان و همچنين فعاليتهاي مديريت استراتژيک رابه فعاليتهاي ريز تجزيه نمود.انتظارات کاربران بالقوه سيستم (افرادي که مي خواهند بکارگيرند و يا سيستم را نگهداري کنند) از طريق جلسات متعدد براي مشخص نمودن حيطه وظايف و اقدامات مورد انتظار بايستي جمع آوري شوند. اين فعاليت مي تواند در هنگام آغاز طراحي و يا در طول فرايند نگهداري سيستم اطلاعات استراتژيک صورت گيرد.افرادي که مي توان با آنها مصاحبه نمود شامل: مديريت استراتژيک،مديريت مالي،توليد،کيفيت و سيستم هاي اطلاعاتي است. (Presley, 1995)
با استفاده از نياز منديها يک ساختار کلي ازسيستم اطلاعات استراتژيک بدست مي آيد.ممکن است بعضي از سيستم هاي اطلاعاتي حيطه هاي وظيفه اي موجود امکان ذخيره ودسترسي صحيح،کامل وبه موقع به اطلاعات را فراهم کند. اما تلاش براي طراحي سيستمهاي اطلاعات استراتژيک شامل توسعه وترکيب يک ساختار وسيع تر جهت سيستم هاي اطلاعاتي براي سازمان است. (Ward, 1996)
سيستم هاي اطلاعات استراتژيک هم نيازمند اطلاعات از منابع داخلي مانند بخش هاي وظيفه اي درون سازمان و هم نيازمند اطلاعات خارج از سازمان مي باشد. جهت کمک گرفتن از سيستم هاي اطلاعات وظيفه اي درون سازمان و بر اساس نياز سنجي اطلاعاتي براي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک ومقايسه آن با ميزان توانايي و قابليت سيستم هاي موجود، مي توان منابع اطلاعاتي مناسب را جهت سيستم هاي اطلاعات استراتژيک تعيين نمود. همچنين ، با مقايسه توانايي ها و قابليت هاي سيستم هاي اطلاعاتي موجود با استراتژيهاي اطلاعات وتکنولوژي موجود در بازار، مي توان در گزينش راهکارهايي جهت انتخاب سخت افزار ونرم افزار کمک گرفت.
با توجه به مطالب ذکر شده براي طراحي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک در سازمان مي توان مدل زير را ارائه نمود.
در ادامه اجزاء اين مدل (به غير از معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک که قبل از اين به آن اشاره شد) را توضيح خواهيم داد.
1- شناسايي خواسته هاي کاربر
گفتگو با کساني که بکار گيري و نگهداري از سيستم را بعهده دارند و کاربران بالقوه، يک حيطه وظيفه اي از سازمان ارائه مي کند که شامل: مديريت استراتژيک، مالي، توليد، کيفيت و توسعه سيستم هاي اطلا عاتي است. اين کار مي تواند در غالب دو ليست اصلي از نيازمندي ها جمع آوري و سازماندهي شود. اولين ليست شامل سوالاتي است که يک سيستم اطلاعات استراتژيک بايستي در پاسخگويي به آنها بکار گرفته شود و ليست دوم شامل انتظارات از عملکرد سيستم، سازگاري سخت افزار و نرم افزار و رابط کاربران مي باشد سوالات ليست اول عبارتند از:
1- عملکرد: عملکرد ما بايستي چگونه باشد ؟هزينه هاي ما چه مقدار است؟ آيا استراتژيهاي ما قابل بکار گيري است؟
2- واحد هاي سازماني: هر واحد مالک چه مقداري از فرايندهاي سازمان است؟
3- سرمايه گذاري: ما در آينده چه ميزان توانايي ودارايي نيازداريم تا بتوانيم موقعيت رقابتي سازمان را بالا ببريم؟ آيا تونايي پرداخت چنين سرمايه اي راداريم؟
4- رقبا: قباي ما چه کساني هستند وميزان قدرت آنها چقدر است؟ آيا استراتژي رقابتي فعلي ما را ازنظر رقابتي به جلو خواهد برد؟مشتريان فعلي و آتي ما چه کساني هستند؟روش قيمت گذاري محصولات ما بايستي چگونه باشد؟
5- گزارش دهي: چگونه بايستي اطلاعات درست را براي افراد مناسب بدست آورد؟
6- روند: آيا اطلاعات تاريخي در دسترس روند آتي را مشخص مي کند؟
7- سطح منابع: برنامه ما براي منابع مورد نياز چيست؟آيا براي ما کافي است؟ (Senn, 1992)
ليست دوم که بيشتر کاربر گرا مي باشد شامل انتظاراتي است که در اينجا به آنها اشاره شده است:
1- به راحتي قابل استفاده باشد. 2- به راحتي قابل يادگيري باشد 3- قابل بکار گيري توسط PCهاي موجود باشد. 4- قابل دسترس و بکار گيري در همه جا باشد. 5- قابل استفاده بوسيله منو باشد. 6- دسترسي به فايلها محدود به افراد خاصي باشد. 7- انتقال فايلها در هنگام نياز ايمن باشد. 8- توانايي اخذ ونگهداري اطلاعات را داشته باشد. 9- امکان دسترسي سريع به اطلاعات وجود داشته باشد.
پس از سازماندهي و درجه بندي نيازمنديها نتيجه اين کار بايستي منتهي به يک طرح خاصي از نيازمنديها و ارزشهاي مورد انتظار گردد. اين درجه بندي بايستي در طول فرايند طراحي مورد استفاده قرار گيرد تا نيازمنديها را ارضاء و همچنين راه حل هايي که بيش از يک نياز مندي را برآورده سازد جستجو نمايد. در طول دوره توسعه نيازمنديها يک فهرستي از مسائلي که تکنولوژي بايستي آنها راحل نمايد مشخص مي شود.
2- فرايند مديريت استراتژيک
با توجه به شناسايي نياز ها براي توسعه سيستم، تيم توسعه مي تواند مدل را در دو سطح گسترش دهد. يک سطح مربوط به مديريت عالي سازمان و ديگري جزئيات فعاليت هاي تجزيه شده مديريت استراتژيک است. توسعه اين بخش از مدل ممکن است چندين ماه طول بکشد و نياز به صرف وقت پرسنل کليدي سيستم در هنگام توسعه آن مي باشد. طراحان اصلي مدل ها بايستي جلسات متعددي را با تيم توسعه در طول مدت طراحي برگزار نمايند. بعد از اينکه همه موارد مورد نياز درون مدل قرار گرفت ومدل تکميل شد ،مدل بوسيله واژه نامه ومتن دربين اعضاي تيم توزيع مي شود. تيم مدل را بازنگري وتجديد نظر مي نمايد تا اينکه يک توافق نظر روي درک و فهم فرايند توسعه وترسيم مدل حاصل گردد. (David and McGowan, 1988)
3- استراتژي اطلاعات
اطلاعات بعنوان يک دارايي که مي تواند براي شرکت ايجاد ارزش افزوده کند مورد توجه قرار گيرد.اطلاعات بعنوان يک دارايي مي تواند مورد حفاظت وبهره برداري قرار گيرد، تا براي شرکت سود آور باشد. استراتژي اطلاعات براي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک شامل: دسترسي، امنيت، کامل بودن، مناسب بودن و به موقع بودن اطلاعات است. استراتژي اطلاعات هنگام انتخاب و خريد سخت افزار و نرم افزار براي پشتيباني از سيستم جديد مورد استفاده قرار مي گيرد. (Mentzas, 1998) استراتژي اطلاعات راهنماي مناسبي است تا ميزان خاصي از سخت افزار و نرم افزار که بوسيله سيستم هاي اطلاعاتي موجود تکميل و با برنامه هاي آتي سازگار است، استفاده شود.
4- اجراي برنامه
از طريق قابليت هاي تجاري فنآوري اطلاعات و استاندارد هاي موجود در سازمان، بايستي سخت افزار و نرم افزار مورد نياز سريع خريداري و نصب شود. (Luftman, 1993) بايستي در زمينه هايي که کاربرد هاي مشترکي وجود دارد کاربران را بصورت يکجا آموزش داده و توجيح شوند. اين امر باعث مي شود تا چندين بخش (Module) سريعتر و بصورت مشترک ايجاد و تست شوند. درطول جلسات توجيح کاربرد هاي مشترک، برنامه ريزان و کاربران با همديگر کار کنند تا توسعه نمونه اوليه (Prototype) سريعتر صورت گيرد. (Lederer, 1988) کاربران و برنامه ريزان بايستي درباره جزئيات الگوريتم ها براي فرايند پياده سازي با همديگر بحث نمايند.
نتيجه گيري
هدف پروژه هاي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک دستيابي به مجمومه اي از سيستم هاي اطلاعاتي است که بتواند براي سازمان مزيت رقابتي ايجاد کرده و از موقعيت رقابتي سازمان پشتيباني نمايد. اما از آنجا که سيستم هاي اطلاعات استراتژيک مانند ساير سيستم هاي اطلاعاتي داراي يک شکل خاص ومشخص نيست بنابراين طراحي وپياده سازي آنها با مشکلاتي روبرو است و داراي پيچيدگيهاي خاص خود مي باشد. براي طراحي وپياده سازي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک نياز به يک مدل يا به عبارت ديگر يک چارچوب مناسب است. يکي از اجزاي اين مدل معماري است . معماري مشخص کننده اجزاء، ارتباط بين اجزاء و وقوانين حاکم برطراحي وتکامل آنها مي باشد . اجزاء اين معماري سيستم هاي اطلاعات استراتژيک توسط برنامه ريزي فنآوري اطلاعات مشخص مي شود . اما ارتباط بين آنها وقوانين حاکم بر طراحي وتکامل آنها از طريق برنامه ريزي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک و تعيين نوع پشتيباني مورد نياز از آنها مشخص مي شود. براي طراحي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک نياز به فرايند مديريت استراتژيک ، نياز هاي کاربران سيستم و استراتژي اطلاعات مي باشد. معماري به ما کمک مي کند تا تغييرات مشي مديريت استراتژيک ، نيازهاي کاربران و استراتژيهاي اطلاعات را درون سيستم لحاظ کنيم بدون اينکه نياز به تغييرات کلي و اساسي در اجزاء باشد و در لحاظ کردن آنها دچار سردرگمي شويم.
منابع و مآخذ:
1- الهي، شعبان، جزوه درسي سيستم هاي اطلاعات استراتژيک.
2- توربان، افرايم و ديگران، "فناوري اطلاعات در مديريت-دگرگوني سازمانها در اقتصاد ديجيتالي"، ترجمة رياحي، حميدرضا و ديگران، جلد1، ويرايش پنجم، انتشارات دانشگاه پيام نور، تهران، 1387.
3- رولي، جينفر؛ "مباني سيستم هاي اطلاعاتي"؛ ترجمة سيف کاشاني، زهرا و افناني، نجيبه؛ سمت، تهران، 1380.
4- زاهدي، شمس السادات، فن آوري اطلاعات وکنترل درعصراينفوکراسي، درمجموعه مقالات دومين همايش علمي وپژوهش نظارت و بازرسي درکشور، تهران: دانشکده مديريت دانشگاه تهران، سازمان بازرسي کل کشور، 1380، صص 127-116.
5- مک لويد، ريموند. 1378 . سيستم هاي اطلاعات مديريت. ترجمه مهدي جمشيديان، اکبر مهدي پور عطاآبادي. اصفهان: دانشگاه اصفهان؛ سازمان برنامه و بودجه استان اصفهان.
6- مؤمني، هوشنگ، "سيستم هاي اطلاعاتي مديريتMIS"، اتحاد، تهران، 1372