MR_Jentelman
16th August 2009, 11:42 AM
چکيده:
مقاله حاضر به بررسي تعاريف، ويژگيها، الگوهاي ساختاري و فرايند تشکيل سازمان مجازي مي‌پردازد. از آنجا که پايداري سازمان مجازي به‌عنوان يک سيستم از اهميت ويژه‌اي برخوردار است، لذا عوامل پايدارساز اين گونه سازمانها نيز با ارائه يک الگو و اصول مربوطه ارائه شده است.
مقدمه
اصطلاح سازمان مجازي، اولين بار توسط موشويتس در سال 1986 مطرح شد. «مالون» و «ديويدو» malone و davidow اولين کساني بودند که به‌طور دقيق و سازگار در کتاب خود ايده «بنگاه مجازي» را مطرح کردند. سازمان مجازي حيطه وسيعي از فعاليتهاي سازماني اقتصادي و غيراقتصادي را مي‌پوشاند. کسب و کار الکترونيک شامل کار در خانه(telework) ، صنايع کوچک و متوسط مجازي تا شبکه‌هاي بزرگ کسب و کار در حيطه فعاليتهاي اقتصادي قرار مي‌گيرد. از سوي ديگر، در ساير بخشها نيز سازمانهاي مجازي خصوصا در همکاري ميان موسسات علمي، گروهها وسازمانهاي غيرانتفاعي و غيردولتي داراي کاربرد وسيعي است.
مقاله حاضر به بررسي مفاهيم ساختارها و سازوکارهاي سازمان مجازي در حيطه کسب و کار مي‌پردازد. اهميت سازمان مجازي در اين گونه فعاليتها شامل موارد زير مي‌شود:
1 – اشتراک و همکاري در منابع، قابليتهاي محوري و تسهيم هزينهها ميان چندين شرکت يا موسسه؛
2 – شکلهاي مختلف سازماندهي و امکان انعطاف‌پذيري در سازماندهي؛
3 – وجود فناوري اطلاعات به‌عنوان عامل اصلي و تواناساز؛
4 – اجراي عمليات شبکه‌اي.
ويژگيهاي سازمانهاي مجازي
گرچه از عمر مفهوم سازمان مجازي نزديک به دودهه مي‌گذرد، ليکن هنوز هم در ادبيات مزبور تفاوت در تعاريف ونگرشها وجود دارد. علت اين امر پويايي مفاهيم و بروز پديده‌هاي گوناگون و نوين در حيطه مزبور است. لذا در اين مقاله سعي شده تا تعاريف و ويژگيهاي ارائه شده به‌گونه‌اي جامع نظرات متخصصان مطرح اين رشته باشد.
الف – تعريف سازمان مجازي: سازمان مجازي، شبکه‌اي پويا از سازمانها، شرکتها، موسسات و حتي افراد مستقلي است که در قالب اشکال گوناگون فعاليتهاي کسب و کار گروهي، تحت يک نام مشخص که الزاما نام واقعي هيچ‌يک از اعضاي شبکه نيست، به‌صورت موقت يا دايمي گرد هم آمده‌اند تا با تسهيم هزينهها، قابليتهاي محوري، ريسک‌ها و امکانات از فرصتهاي کسب و کار برروي يک بستر فناوري اطلاعات و نيز با به‌کارگيري فناوري اطلاعات، استفاده کنند.
ب – ماهيت کسب وکار: کسب و کار سازمان مجازي يک ماهيت نوآورانه، همکارانه، همفزاينده و پويا در قالب عمليات شبکه‌اي در ميان اعضا (شرکتهاي تشکيل‌دهنده) دارد که به‌صورت فرهنگ سازماني مشخص نيز در عملکرد کليت سازمان بروز مي‌کند.
ج – ساختارها: در سازمان مجازي گرايش کلي به‌سوي از بين رفتن سلسله مراتب عرضي و نيز کاهش نياز به عمليات و ساختارهاي فيزيکي است تا بدين وسيله بهره‌وري بيشتري ميان اعضاي شبکه به‌وجود آيد. امکان پراکندگي جغرافيايي اعضا و وابستگي نمودار سازماني و شکل روابط به شرايط تشکيل شبکه باتوجه به اهميت ارتقاي اثربخشي عمليات آن از ويژگيهاي ساختاري اين گونه سازمانهاست.
د – مديريت: در سازمان مجازي يک ديدگاه مديريت مشترک و تسهيم فعاليت مديريتي، رهبري، مالکيت تسهيم‌شده، برنامه‌ريزي و تصميم‌گيري جمعي، توافقي، عملکرد برمبناي اعتماد، هم‌سرنوشتي و ريسک‌پذيري گروهي وجود دارد.
ها- بستر و موتور حرکت: سازمان مجازي بر روي بستر فناوري و سيستم‌هاي اطلاعاتي بنيان گذاشته شده و از سوي ديگر فناوري اطلاعات به‌عنوان يکي از عوامل پويا و سازنده سازمان مطرح است. تبادل، توسعه، توزيع و تسهيم سازمان يافته اطلاعات و اطلاعات سامان يافته مرتبط و متناسب با سطوح مختلف تصميم‌گيري- عملياتي، فعاليت اساسي سازمان و نيز حاصل عملکرد قابل قبول آن است که نهايتا در شکل دانش سازماني مديريت شده متبلور مي شود.
الگوهاي ساختاري سازمانهاي مجازي
در پاسخ به اين سوال که «چه موقع يک سازمان، مجازي است؟» يک پاسخ مطلق وجود ندارد بلکه برحسب ميزان اغناي شرايط مجازي‌بودن، مي‌توان يک سازمان را در مکان مشخصي از طيف مجازي بودن قرار داد. از اين‌رو، مي‌توان درجات مختلفي از مجازي بودن را باتوجه به سه ويژگي اساسي زير مورد شناسايي قرار داد:
_ فرهنگ سازمان مجازي؛ _ شبکه مجازي؛ _ بازار مجازي.
الف – فرهنگ به‌معناي ميزان موافقتي است که اعضاي يک جامعه به‌لحاظ ارزشها و عقايد مشترک با يکديگر دارند. فرهنگهاي سازماني که گرايش به تحول دارند، احتمال مي‌رود بتوانند مجازي شوند و توانايي بالايي به‌لحاظ استفاده فعالانه از فرصتهاي درون و برون سازماني دارند.
ب – شبکه مجازي به‌معناي گروهي از سازمانها يا گروه هاي درون سازمانهاست که تــوسعه و حفظ روابط الکترونيــک براي پيشرفت موفقيت‌آميز وضعيت مجازي آنها نقش حياتي دارد. روابط درون شبکه غالبا تحت عنوان «مشارکتهاي ارزش افزوده» ناميده مي‌شود که بر پايه روابط طولي، عرضي يا همـــزيستانه (sym biotic) بنا شده است. اين امور مرتبط است با رقبا، همکاراني که در زنجيره ارزش قرار دارند و نيز فراهم‌آورندگان خدمات و کالاها که همگي تحت يک چتر پوشش داده شدهاند تا در مقابل سازمانهاي خارج از شبکه، به مزيت رقابتي بالاتري، به‌صورت جمعي دست يابند.
ماهيت مشارکتهايي که سازمان مجازي را شکل مي‌دهند، قدرت و نيز قابليت جايگزين‌شدن آنها مشخص مي‌کند که ساختار بهينه آنها چگونه خواهد بود. شش الگوي سازماني که براي ساختار سازمانهاي مجازي مناسب تشخيص داده شده به قرار زير است:
1 – صورتهاي مجازي؛ 2 – الگوهاي هم‌پيماني؛ 3 – الگوهاي پيمان ستاره‌اي؛ 4 – الگوهاي پيمان – ارزشي؛ 5 – الگوهاي پيمان – بازار؛ 6 – کارگزارهاي مجازي.
الف - صورتهاي مجازي، عبارتند از همان سازمانهاي سنتي که اکنون برروي فضاي مجازي (اينترنت) حضور دارند:
ب - الگوي هم‌پيماني: در اين سازمانها همکاري تسهيم شده ميان چندشرکت وجود دارد به‌گونه‌اي که هر شريک تقريبا سهم مساوي از منابع، قابليتها، مهارتها و دانش را به اشتراک مي‌گذارد و بدين ترتيب کنسرسيومي تشکيل مي‌شود. اين الگو براي اجراي پروژه‌ها مناسب است و برحسب توافق شرکا مي‌تواند موقت يا دايم باشد.
ج - الگوي پيمان-ستاره‌اي: در اين الگو، شبکه هماهنگي متشکل از اعضاي به‌هم پيوسته وجود دارد که هسته يا محور را تشکيل مي‌دهد و در اطراف آن سازمانهاي ديگري به‌عنوان اقمار قرار مي‌گيرند.
هسته مرکزي که رهبريت را به‌عهده دارد داراي نقش برتر بوده و قادر است قابليتها، تخصصها، دانش و منابع لازم را براي عمليات تعريف شده و نيازهاي اعضاي فراهم آورد.
د – الگوي پيمان-ارزشي: الگوهاي پيمان ارزشي، طيفي از توليدات، خدمات و امکانات وابسته به يکديگر را برمبناي ارزش قابل دستيابي در يک صنعت يا زنجيره ارزش مشخص گرد هم مي‌آورد.
شرکتهاي عضو اين سازمان مجازي، همگي در کار خود متخصص بوده و در بازار يا قابليت محوري خود کاملا متمرکز هستند.
ها- الگوي پيمان-بازار – سازمانهايي که بر پايه الگوي پيمان بازار ايجاد شدهاند، به‌منظور هماهنگي ساخت و توليد، بازاريابي، فروش و ترويج مجموعه‌از توليدات و خدمات متنوع اما سازگار گرد هم مي‌آيند. تفاوت ميان الگوي پيمان-بازار با الگوي پيمان – ارزش از اين جنبه است که احتمالا چندين زنجيره ارزش در الگوي پيمان بازار درگير هستند.
و – الگوي کارگزاران مجازي: کارگزاران مجازي درواقع طرح‌ريزي شبکه‌هاي پويا را برعهده دارند. اين کارگزاران فرصتهاي استراتژيک نويني را به‌عنوان عرضه‌کنندگان شخص ثالث ارزش افزوده مانند موارد معمولي بازاريابي اينترنتي و يا کارگزاران اطلاعات ارائه مي‌کنند که حول خدمات ويژه اطلاعات تجاري به ايجاد يک ساختار مجازي اقدام مي‌کنند. اين الگو نسبت به ساير الگوها بيشترين انعطاف را داراست و ويژگي ديگر آن اين است که معمولا موقتي است.
فرايند تشکيل سازمان مجازي
هنگامي که يک فرصت کسب وکار تشخيص داده مي‌شود، نياز به برنامه‌ريزي و ايجاد سازمان مجازي، ايجاد موافقت يا قراردادهاي همکاري ميان اعضا يا شرکاي مناسب و تنظيم و آرايش‌دهي زيرساخت مورد نظر براي اجراي عمليات طبق توافق، پديد مي‌آيد. مراحل عمده و عمليات لازم براي ايجاد سازمان مجازي در شکل شماره يک آمده است.
عوامل تثبيت‌کننده سازمانهاي مجازي
در پايداري و تثبيت سازمان مجازي دو عامل نقش اساسي را بازي مي‌کنند که به‌قرار زير است:
1 – امنيت در کسب و کار و تبادل اطلاعات.
2 – ايجاد جو اعتماد در سازمانها يا شرکتهاي عضو سازمان مجازي.
امنيت در تبادل اطلاعات داراي سه جنبه اصلي است که عبارتند از:
الف – شناسايي، بدين معني است که يا توسط شخص ثالث مورد اعتماد دوطرف، در مورد آنها تاييديه صادر و يا از طريق تبادل رمز مشترک مورد شناسايي طرفين، مبادله اطلاعات انجام شود.
ب – دسترسي، بدين معني است که فضاي مورد نياز طرفهاي استفاده کننده از اطلاعات بايد کاملا شناسايي شده و به هر عضو در سازمان مجازي دسترسي مناسب براي استفاده از اطلاعات ارائه شود. در اين راه، وجود ابزارهاي مهمي از قبيل کدهاي شناسايي، ديواره‌هاي آتش وغيره ضروري است.
ج – انتقال، بدين معني است که انتقال اطلاعات برروي بسترهاي امن از قبيل شبکه‌هاي خصوصي مجازي(virtual private network) ويا درون شبکه‌هاي حلقه‌اي بسته(extranet) که بين طرفهاي شريک در سازمان ايجاد شده، صورت مي‌گيرد.
در رابطه باامنيت اطلاعات ديدگاههاي متفاوتي وجود دارد که در جدول شماره يک دو ديدگاه متفاوت با يکديگر مقايسه شدهاند.
برخي صاحبنظران براين عقيده‌اند که تعريف اعتماد در سازمان مجازي به معناي مکانيسمي براي کاهش بي‌اطميناني يا عدم قطعيت اجتماعي است که از ويژگيهاي سازمانهاي مجازي است. لذا اعتماد را به‌عنوان آمادگي پذيرش ريسک مطرح مي‌کنند. اين تعريف را در مطالعه اعتماد در تيم‌هاي مجازي نيز به‌عنوان «اتکا بر رفتار ارتباطي فرد ديگر به‌منظور دستيابي به يک هدف مطلوب اما در عين حال غيرقطعي در يک موقعيت مخاطره‌آميز» به‌کار برده‌اند. بنابراين، کلا مي‌توان اعتماد را به‌عنوان مجموعه‌اي از اعتقادات و باورها درباره ديگران دانست که اين امر عنصر مخاطره را در موضوع اعتماد توجيه مي‌کند. در يک جامعه مجازي، رفتارهاي فرصت‌طلبانه ممکن است به اعمالي از قبيل فروش غيراخلاقي اطلاعات محرمانه شخصي يا سازماني، استفاده از جامعه مزبور در جهت عرضه کالا و غيره منجر شود. در اين جوامع به‌خاطر امکانات وسيعي که به‌لحاظ ناشناس سازي افراد و سازمانهاي اقدام‌کننده وجود دارد، اجراي رفتارهاي فرصت‌طلبانه بسيار ساده‌تر و کشف آنها توسط قربانيان بسيار مشکل‌تر از جوامع معمولي است.
برخي از عواملي که اعتماد طبق آنها تعريف مي‌شود و آن را قابل اندازه‌گيري مي‌کند به‌قرار زير است:
1 – پاسخگوبودن به ديگران (ديگر سازمانها و شرکتها). اين معيار طبق موارد زير تعريف مي‌شود:
الف – ارائه پاسخ در زمان مورد انتظار و تعيين شده (تعداد دفعات، موقعيتها،...)؛
ب – کيفيت پاسخهاي ارائه شده (عالي، خوب، متوسط، بد، خيلي بد).
2 – مشارکت اطلاعاتي عبارت است از ميزان راه‌دادن ديگران به حريم اطلاعاتي خود. اين معيار را با سوال درباره آمادگي و علاقه ديگران (ساير شرکتها يا موسسات) براي به اشتراک گذاشتن اطلاعات خود مي‌توان سنجيد.
3 – تمايل به اعتماد. اين معيار را با سوال درباره آمادگي و علاقه به وابستگي به ديگران يا ميزان آمادگي به واگذاري امور خود به ديگران مي‌توان سنجيد.
اين موارد را تحت‌عنوان الگوي تاثير اعتماد در تبادل اطلاعات، در شکل شماره 2 مي‌توان ديد.
اصول ايجاد اعتماد در سازمانهاي مجازي
اعتماد به‌معناي هماهنگي ساده نيست. مسلم است که توافق کامل در همه زمينه‌ها امري بسيار پيچيده است. بااين همه در يک رابطه مبتني بر اعتماد، تضادها باعث ايجاد انگيزه براي شناخت عميقتر و جستجو براي يافتن راه‌حلهاي سازنده مي‌شود. اعتماد، باعث ايجاد خيرخواهي مي‌شود و لذا هنگامي که يک شرکت دست به کاري مي‌زند که مورد علاقه ديگري نيست، همچنان ارتباطات قبلي را حفظ مي‌کند. وجود اعتماد به ما اطمينان در حفظ رابطه را نويد مي‌دهد و زمينه را براي اطمينان بيشتر فراهم مي‌کند. «باوجود بي‌اعتمادي، نمي‌توان در کسب وکار به نتيجه‌اي دست يافت، لذا اعتماد سنگ بناي روابط ماست.»
منظور از اعتماد در يک اتحاديه کسب و کار عبارت از اين است که: هر شرکت براي دستيابي به نتايجي در وراي آنچه از طريق دادوستد معمول قابل دستيابي است، بتواند به ديگري تکيه کند. اين مفهوم به مجموعه‌اي از شرايط و الزامات هشتگانه زير مي‌انجامد:
1 – نياز متقابل باعث ايجاد فرصت و همکاري مي‌شود؛
2 – روابط متقابل فردي ميان انسانها اساس ايجاد ارتباط ميان شرکتهاست؛
3 – همکاري نزديک و مشترک ميان مديران ارشد شرکتها باعث ايجاد ارتباطات ميان کارکنان آنها و گذر از مرزها مي‌شود؛
4 – اهداف مشترک، عملکرد شرکتهاي همکار را هدايت کرده و بهبود مي‌بخشد؛
5 – شناخت و حفظ حريمهاي امنيتي باعث ترويج مشارکت در اطلاعات و دانش مي‌شود؛
6 – عزم و اراده همکاري باعث ايجاد شوق به کار بيشتر و عميقتر خواهد شد؛
7 – سازمانهايي مي‌توانند با يکديگر همکاري کرده و جفت وجور شوند که انعطاف‌پذير باشند؛
8 – تداوم همکاري باعث ادامه و رشد شناخت سازمانها و شرکتها از يکديگر مي‌شود و اين امر به‌نوبه خود باعث همکاري گسترده‌تر، عميقتر، پايدارتر، و دانش‌آفرين‌تر خواهد شد.
نتيجه گيري
توسعه تکنولوژي اطلاعات و تحولات مفهومي و ساختاري در مديريت بنگاههاي اقتصادي ما را از مفهوم سازمان سنتي به سوي سازمان مجازي و عمليات شبکه‌اي سوق داده است. ايجاد و مديريت اين‌گونه سازمانها ، چالشهايي را با خود به‌همراه دارد که از مهمترين آنها چگونگي ساختار سازماني، ايجاد روابط سازماني، روابط ميان انسانها، نقل و انتقالات اطلاعات، چگونگي اجراي پروژه‌ها و تقسيم کار، اعتمادسازي و مسئله امنيت در تبادلات است.
مسايل فوق گرچه در مقاله حاضر حتي‌الامکان باتوجه به جوانب امر و محدوديتهاي آن مورد بحث واقع شده، ليکن هدف نگارنده اين بوده که با طرح آنها، زمينه را براي حساس‌سازي جهت ارائه تحقيقات فراهم سازد. زيرا توسعه اين‌گونه سازمانهاي شبکه‌اي امري اجتناب‌ناپذير است ورود به اين عرصه مستلزم آگاهي از فرصتها و چالشهاي آن است.
منبع: ماهنامه تدبير-سال هفدهم -شماره 172
مقاله حاضر به بررسي تعاريف، ويژگيها، الگوهاي ساختاري و فرايند تشکيل سازمان مجازي مي‌پردازد. از آنجا که پايداري سازمان مجازي به‌عنوان يک سيستم از اهميت ويژه‌اي برخوردار است، لذا عوامل پايدارساز اين گونه سازمانها نيز با ارائه يک الگو و اصول مربوطه ارائه شده است.
مقدمه
اصطلاح سازمان مجازي، اولين بار توسط موشويتس در سال 1986 مطرح شد. «مالون» و «ديويدو» malone و davidow اولين کساني بودند که به‌طور دقيق و سازگار در کتاب خود ايده «بنگاه مجازي» را مطرح کردند. سازمان مجازي حيطه وسيعي از فعاليتهاي سازماني اقتصادي و غيراقتصادي را مي‌پوشاند. کسب و کار الکترونيک شامل کار در خانه(telework) ، صنايع کوچک و متوسط مجازي تا شبکه‌هاي بزرگ کسب و کار در حيطه فعاليتهاي اقتصادي قرار مي‌گيرد. از سوي ديگر، در ساير بخشها نيز سازمانهاي مجازي خصوصا در همکاري ميان موسسات علمي، گروهها وسازمانهاي غيرانتفاعي و غيردولتي داراي کاربرد وسيعي است.
مقاله حاضر به بررسي مفاهيم ساختارها و سازوکارهاي سازمان مجازي در حيطه کسب و کار مي‌پردازد. اهميت سازمان مجازي در اين گونه فعاليتها شامل موارد زير مي‌شود:
1 – اشتراک و همکاري در منابع، قابليتهاي محوري و تسهيم هزينهها ميان چندين شرکت يا موسسه؛
2 – شکلهاي مختلف سازماندهي و امکان انعطاف‌پذيري در سازماندهي؛
3 – وجود فناوري اطلاعات به‌عنوان عامل اصلي و تواناساز؛
4 – اجراي عمليات شبکه‌اي.
ويژگيهاي سازمانهاي مجازي
گرچه از عمر مفهوم سازمان مجازي نزديک به دودهه مي‌گذرد، ليکن هنوز هم در ادبيات مزبور تفاوت در تعاريف ونگرشها وجود دارد. علت اين امر پويايي مفاهيم و بروز پديده‌هاي گوناگون و نوين در حيطه مزبور است. لذا در اين مقاله سعي شده تا تعاريف و ويژگيهاي ارائه شده به‌گونه‌اي جامع نظرات متخصصان مطرح اين رشته باشد.
الف – تعريف سازمان مجازي: سازمان مجازي، شبکه‌اي پويا از سازمانها، شرکتها، موسسات و حتي افراد مستقلي است که در قالب اشکال گوناگون فعاليتهاي کسب و کار گروهي، تحت يک نام مشخص که الزاما نام واقعي هيچ‌يک از اعضاي شبکه نيست، به‌صورت موقت يا دايمي گرد هم آمده‌اند تا با تسهيم هزينهها، قابليتهاي محوري، ريسک‌ها و امکانات از فرصتهاي کسب و کار برروي يک بستر فناوري اطلاعات و نيز با به‌کارگيري فناوري اطلاعات، استفاده کنند.
ب – ماهيت کسب وکار: کسب و کار سازمان مجازي يک ماهيت نوآورانه، همکارانه، همفزاينده و پويا در قالب عمليات شبکه‌اي در ميان اعضا (شرکتهاي تشکيل‌دهنده) دارد که به‌صورت فرهنگ سازماني مشخص نيز در عملکرد کليت سازمان بروز مي‌کند.
ج – ساختارها: در سازمان مجازي گرايش کلي به‌سوي از بين رفتن سلسله مراتب عرضي و نيز کاهش نياز به عمليات و ساختارهاي فيزيکي است تا بدين وسيله بهره‌وري بيشتري ميان اعضاي شبکه به‌وجود آيد. امکان پراکندگي جغرافيايي اعضا و وابستگي نمودار سازماني و شکل روابط به شرايط تشکيل شبکه باتوجه به اهميت ارتقاي اثربخشي عمليات آن از ويژگيهاي ساختاري اين گونه سازمانهاست.
د – مديريت: در سازمان مجازي يک ديدگاه مديريت مشترک و تسهيم فعاليت مديريتي، رهبري، مالکيت تسهيم‌شده، برنامه‌ريزي و تصميم‌گيري جمعي، توافقي، عملکرد برمبناي اعتماد، هم‌سرنوشتي و ريسک‌پذيري گروهي وجود دارد.
ها- بستر و موتور حرکت: سازمان مجازي بر روي بستر فناوري و سيستم‌هاي اطلاعاتي بنيان گذاشته شده و از سوي ديگر فناوري اطلاعات به‌عنوان يکي از عوامل پويا و سازنده سازمان مطرح است. تبادل، توسعه، توزيع و تسهيم سازمان يافته اطلاعات و اطلاعات سامان يافته مرتبط و متناسب با سطوح مختلف تصميم‌گيري- عملياتي، فعاليت اساسي سازمان و نيز حاصل عملکرد قابل قبول آن است که نهايتا در شکل دانش سازماني مديريت شده متبلور مي شود.
الگوهاي ساختاري سازمانهاي مجازي
در پاسخ به اين سوال که «چه موقع يک سازمان، مجازي است؟» يک پاسخ مطلق وجود ندارد بلکه برحسب ميزان اغناي شرايط مجازي‌بودن، مي‌توان يک سازمان را در مکان مشخصي از طيف مجازي بودن قرار داد. از اين‌رو، مي‌توان درجات مختلفي از مجازي بودن را باتوجه به سه ويژگي اساسي زير مورد شناسايي قرار داد:
_ فرهنگ سازمان مجازي؛ _ شبکه مجازي؛ _ بازار مجازي.
الف – فرهنگ به‌معناي ميزان موافقتي است که اعضاي يک جامعه به‌لحاظ ارزشها و عقايد مشترک با يکديگر دارند. فرهنگهاي سازماني که گرايش به تحول دارند، احتمال مي‌رود بتوانند مجازي شوند و توانايي بالايي به‌لحاظ استفاده فعالانه از فرصتهاي درون و برون سازماني دارند.
ب – شبکه مجازي به‌معناي گروهي از سازمانها يا گروه هاي درون سازمانهاست که تــوسعه و حفظ روابط الکترونيــک براي پيشرفت موفقيت‌آميز وضعيت مجازي آنها نقش حياتي دارد. روابط درون شبکه غالبا تحت عنوان «مشارکتهاي ارزش افزوده» ناميده مي‌شود که بر پايه روابط طولي، عرضي يا همـــزيستانه (sym biotic) بنا شده است. اين امور مرتبط است با رقبا، همکاراني که در زنجيره ارزش قرار دارند و نيز فراهم‌آورندگان خدمات و کالاها که همگي تحت يک چتر پوشش داده شدهاند تا در مقابل سازمانهاي خارج از شبکه، به مزيت رقابتي بالاتري، به‌صورت جمعي دست يابند.
ماهيت مشارکتهايي که سازمان مجازي را شکل مي‌دهند، قدرت و نيز قابليت جايگزين‌شدن آنها مشخص مي‌کند که ساختار بهينه آنها چگونه خواهد بود. شش الگوي سازماني که براي ساختار سازمانهاي مجازي مناسب تشخيص داده شده به قرار زير است:
1 – صورتهاي مجازي؛ 2 – الگوهاي هم‌پيماني؛ 3 – الگوهاي پيمان ستاره‌اي؛ 4 – الگوهاي پيمان – ارزشي؛ 5 – الگوهاي پيمان – بازار؛ 6 – کارگزارهاي مجازي.
الف - صورتهاي مجازي، عبارتند از همان سازمانهاي سنتي که اکنون برروي فضاي مجازي (اينترنت) حضور دارند:
ب - الگوي هم‌پيماني: در اين سازمانها همکاري تسهيم شده ميان چندشرکت وجود دارد به‌گونه‌اي که هر شريک تقريبا سهم مساوي از منابع، قابليتها، مهارتها و دانش را به اشتراک مي‌گذارد و بدين ترتيب کنسرسيومي تشکيل مي‌شود. اين الگو براي اجراي پروژه‌ها مناسب است و برحسب توافق شرکا مي‌تواند موقت يا دايم باشد.
ج - الگوي پيمان-ستاره‌اي: در اين الگو، شبکه هماهنگي متشکل از اعضاي به‌هم پيوسته وجود دارد که هسته يا محور را تشکيل مي‌دهد و در اطراف آن سازمانهاي ديگري به‌عنوان اقمار قرار مي‌گيرند.
هسته مرکزي که رهبريت را به‌عهده دارد داراي نقش برتر بوده و قادر است قابليتها، تخصصها، دانش و منابع لازم را براي عمليات تعريف شده و نيازهاي اعضاي فراهم آورد.
د – الگوي پيمان-ارزشي: الگوهاي پيمان ارزشي، طيفي از توليدات، خدمات و امکانات وابسته به يکديگر را برمبناي ارزش قابل دستيابي در يک صنعت يا زنجيره ارزش مشخص گرد هم مي‌آورد.
شرکتهاي عضو اين سازمان مجازي، همگي در کار خود متخصص بوده و در بازار يا قابليت محوري خود کاملا متمرکز هستند.
ها- الگوي پيمان-بازار – سازمانهايي که بر پايه الگوي پيمان بازار ايجاد شدهاند، به‌منظور هماهنگي ساخت و توليد، بازاريابي، فروش و ترويج مجموعه‌از توليدات و خدمات متنوع اما سازگار گرد هم مي‌آيند. تفاوت ميان الگوي پيمان-بازار با الگوي پيمان – ارزش از اين جنبه است که احتمالا چندين زنجيره ارزش در الگوي پيمان بازار درگير هستند.
و – الگوي کارگزاران مجازي: کارگزاران مجازي درواقع طرح‌ريزي شبکه‌هاي پويا را برعهده دارند. اين کارگزاران فرصتهاي استراتژيک نويني را به‌عنوان عرضه‌کنندگان شخص ثالث ارزش افزوده مانند موارد معمولي بازاريابي اينترنتي و يا کارگزاران اطلاعات ارائه مي‌کنند که حول خدمات ويژه اطلاعات تجاري به ايجاد يک ساختار مجازي اقدام مي‌کنند. اين الگو نسبت به ساير الگوها بيشترين انعطاف را داراست و ويژگي ديگر آن اين است که معمولا موقتي است.
فرايند تشکيل سازمان مجازي
هنگامي که يک فرصت کسب وکار تشخيص داده مي‌شود، نياز به برنامه‌ريزي و ايجاد سازمان مجازي، ايجاد موافقت يا قراردادهاي همکاري ميان اعضا يا شرکاي مناسب و تنظيم و آرايش‌دهي زيرساخت مورد نظر براي اجراي عمليات طبق توافق، پديد مي‌آيد. مراحل عمده و عمليات لازم براي ايجاد سازمان مجازي در شکل شماره يک آمده است.
عوامل تثبيت‌کننده سازمانهاي مجازي
در پايداري و تثبيت سازمان مجازي دو عامل نقش اساسي را بازي مي‌کنند که به‌قرار زير است:
1 – امنيت در کسب و کار و تبادل اطلاعات.
2 – ايجاد جو اعتماد در سازمانها يا شرکتهاي عضو سازمان مجازي.
امنيت در تبادل اطلاعات داراي سه جنبه اصلي است که عبارتند از:
الف – شناسايي، بدين معني است که يا توسط شخص ثالث مورد اعتماد دوطرف، در مورد آنها تاييديه صادر و يا از طريق تبادل رمز مشترک مورد شناسايي طرفين، مبادله اطلاعات انجام شود.
ب – دسترسي، بدين معني است که فضاي مورد نياز طرفهاي استفاده کننده از اطلاعات بايد کاملا شناسايي شده و به هر عضو در سازمان مجازي دسترسي مناسب براي استفاده از اطلاعات ارائه شود. در اين راه، وجود ابزارهاي مهمي از قبيل کدهاي شناسايي، ديواره‌هاي آتش وغيره ضروري است.
ج – انتقال، بدين معني است که انتقال اطلاعات برروي بسترهاي امن از قبيل شبکه‌هاي خصوصي مجازي(virtual private network) ويا درون شبکه‌هاي حلقه‌اي بسته(extranet) که بين طرفهاي شريک در سازمان ايجاد شده، صورت مي‌گيرد.
در رابطه باامنيت اطلاعات ديدگاههاي متفاوتي وجود دارد که در جدول شماره يک دو ديدگاه متفاوت با يکديگر مقايسه شدهاند.
برخي صاحبنظران براين عقيده‌اند که تعريف اعتماد در سازمان مجازي به معناي مکانيسمي براي کاهش بي‌اطميناني يا عدم قطعيت اجتماعي است که از ويژگيهاي سازمانهاي مجازي است. لذا اعتماد را به‌عنوان آمادگي پذيرش ريسک مطرح مي‌کنند. اين تعريف را در مطالعه اعتماد در تيم‌هاي مجازي نيز به‌عنوان «اتکا بر رفتار ارتباطي فرد ديگر به‌منظور دستيابي به يک هدف مطلوب اما در عين حال غيرقطعي در يک موقعيت مخاطره‌آميز» به‌کار برده‌اند. بنابراين، کلا مي‌توان اعتماد را به‌عنوان مجموعه‌اي از اعتقادات و باورها درباره ديگران دانست که اين امر عنصر مخاطره را در موضوع اعتماد توجيه مي‌کند. در يک جامعه مجازي، رفتارهاي فرصت‌طلبانه ممکن است به اعمالي از قبيل فروش غيراخلاقي اطلاعات محرمانه شخصي يا سازماني، استفاده از جامعه مزبور در جهت عرضه کالا و غيره منجر شود. در اين جوامع به‌خاطر امکانات وسيعي که به‌لحاظ ناشناس سازي افراد و سازمانهاي اقدام‌کننده وجود دارد، اجراي رفتارهاي فرصت‌طلبانه بسيار ساده‌تر و کشف آنها توسط قربانيان بسيار مشکل‌تر از جوامع معمولي است.
برخي از عواملي که اعتماد طبق آنها تعريف مي‌شود و آن را قابل اندازه‌گيري مي‌کند به‌قرار زير است:
1 – پاسخگوبودن به ديگران (ديگر سازمانها و شرکتها). اين معيار طبق موارد زير تعريف مي‌شود:
الف – ارائه پاسخ در زمان مورد انتظار و تعيين شده (تعداد دفعات، موقعيتها،...)؛
ب – کيفيت پاسخهاي ارائه شده (عالي، خوب، متوسط، بد، خيلي بد).
2 – مشارکت اطلاعاتي عبارت است از ميزان راه‌دادن ديگران به حريم اطلاعاتي خود. اين معيار را با سوال درباره آمادگي و علاقه ديگران (ساير شرکتها يا موسسات) براي به اشتراک گذاشتن اطلاعات خود مي‌توان سنجيد.
3 – تمايل به اعتماد. اين معيار را با سوال درباره آمادگي و علاقه به وابستگي به ديگران يا ميزان آمادگي به واگذاري امور خود به ديگران مي‌توان سنجيد.
اين موارد را تحت‌عنوان الگوي تاثير اعتماد در تبادل اطلاعات، در شکل شماره 2 مي‌توان ديد.
اصول ايجاد اعتماد در سازمانهاي مجازي
اعتماد به‌معناي هماهنگي ساده نيست. مسلم است که توافق کامل در همه زمينه‌ها امري بسيار پيچيده است. بااين همه در يک رابطه مبتني بر اعتماد، تضادها باعث ايجاد انگيزه براي شناخت عميقتر و جستجو براي يافتن راه‌حلهاي سازنده مي‌شود. اعتماد، باعث ايجاد خيرخواهي مي‌شود و لذا هنگامي که يک شرکت دست به کاري مي‌زند که مورد علاقه ديگري نيست، همچنان ارتباطات قبلي را حفظ مي‌کند. وجود اعتماد به ما اطمينان در حفظ رابطه را نويد مي‌دهد و زمينه را براي اطمينان بيشتر فراهم مي‌کند. «باوجود بي‌اعتمادي، نمي‌توان در کسب وکار به نتيجه‌اي دست يافت، لذا اعتماد سنگ بناي روابط ماست.»
منظور از اعتماد در يک اتحاديه کسب و کار عبارت از اين است که: هر شرکت براي دستيابي به نتايجي در وراي آنچه از طريق دادوستد معمول قابل دستيابي است، بتواند به ديگري تکيه کند. اين مفهوم به مجموعه‌اي از شرايط و الزامات هشتگانه زير مي‌انجامد:
1 – نياز متقابل باعث ايجاد فرصت و همکاري مي‌شود؛
2 – روابط متقابل فردي ميان انسانها اساس ايجاد ارتباط ميان شرکتهاست؛
3 – همکاري نزديک و مشترک ميان مديران ارشد شرکتها باعث ايجاد ارتباطات ميان کارکنان آنها و گذر از مرزها مي‌شود؛
4 – اهداف مشترک، عملکرد شرکتهاي همکار را هدايت کرده و بهبود مي‌بخشد؛
5 – شناخت و حفظ حريمهاي امنيتي باعث ترويج مشارکت در اطلاعات و دانش مي‌شود؛
6 – عزم و اراده همکاري باعث ايجاد شوق به کار بيشتر و عميقتر خواهد شد؛
7 – سازمانهايي مي‌توانند با يکديگر همکاري کرده و جفت وجور شوند که انعطاف‌پذير باشند؛
8 – تداوم همکاري باعث ادامه و رشد شناخت سازمانها و شرکتها از يکديگر مي‌شود و اين امر به‌نوبه خود باعث همکاري گسترده‌تر، عميقتر، پايدارتر، و دانش‌آفرين‌تر خواهد شد.
نتيجه گيري
توسعه تکنولوژي اطلاعات و تحولات مفهومي و ساختاري در مديريت بنگاههاي اقتصادي ما را از مفهوم سازمان سنتي به سوي سازمان مجازي و عمليات شبکه‌اي سوق داده است. ايجاد و مديريت اين‌گونه سازمانها ، چالشهايي را با خود به‌همراه دارد که از مهمترين آنها چگونگي ساختار سازماني، ايجاد روابط سازماني، روابط ميان انسانها، نقل و انتقالات اطلاعات، چگونگي اجراي پروژه‌ها و تقسيم کار، اعتمادسازي و مسئله امنيت در تبادلات است.
مسايل فوق گرچه در مقاله حاضر حتي‌الامکان باتوجه به جوانب امر و محدوديتهاي آن مورد بحث واقع شده، ليکن هدف نگارنده اين بوده که با طرح آنها، زمينه را براي حساس‌سازي جهت ارائه تحقيقات فراهم سازد. زيرا توسعه اين‌گونه سازمانهاي شبکه‌اي امري اجتناب‌ناپذير است ورود به اين عرصه مستلزم آگاهي از فرصتها و چالشهاي آن است.
منبع: ماهنامه تدبير-سال هفدهم -شماره 172