MR_Jentelman
1st August 2009, 11:42 AM
چکيده:
در اين مقاله سعي بر آن است تا اهميت چابکي سازمانها به ويژه سازمانها ي توليدي ، تاثير آن بر وضعيت رقابتي سازمان، آمادگي سازمان براي رويارويي با هر نوع تغيير ، کاهش هزينه هاي سازماني ، جلب رضايت مشتري و ... مورد بررسي قرار گيرند . در اين راستا ويژگيها و اصول کليدي يک سازمان توليدي چابک که آن را از ديگر سيستم‌هاي توليدي جدا مي کند ، ابعاد توليد چابک که يک سازمان توليدي براي حرکت به سوي چابکي بايد روي آن تمرکز کند ، معرفي ابزارهاي مورد نياز براي تحقق چابکي و سپس مرور نتايج چابک شدن سازمان و ارائه برآوردهايي در اين زمينه ، اهميت موضوع و جايگاه آن در توليد محصول يا ارائه خدمت روشن شده است . پس از آن ، يک استراتژي رقابتي که سازمان چابک براي غلبه بر رقبا و افزايش فروش خود از آن استفاده مي کند ، ارائه شده و علل نياز سازمانها به تشکيل سازمان مجازي که نمونه کامل سازمانهاي چابک هستند ، آمده است . پس از اين موارد، مدلي پيشنهادي براي بررسي وضعيت چابکي در سازمانها وراهکارهايي در راستاي چابکي سازماني ارائه شده است و مطالعه موردي با استفاده از اين مدل صورت گرفته و نتايج آن در اين مقاله آورده شده است .
مقدمه
سرعت شايد مهم‌ترين ثروت در هزاره سوم و عصر جديد موسوم به عصر اطلاعات باشد. براي کاستن زمان پاسخگويي و بهبود انعطاف پذيري بايد شکل کاملاً جديدي از سازمانها به‌وجود آيند. امروزه رقابت در ابعاد مختلفي مطرح است، مثل سرعت تحويل محصول يا ارائه خدمات به مشتري، افزايش کيفيت محصول يا ارائه خدمات و کاهش قيمت محصول. سازمانها در راستاي اين هدف بايد روي حرکت سريع اطلاعات در امر توليد، مونتاژ، توزيع، عرضه و ... متمرکز شوند. هر چه اين حرکت سريعتر باشد، سازمانها سريعتر پاسخگوي نياز و تقاضاي بازار خواهند بود. تغييرات فناوري و کاري ، بقاي سازمانها را تهديد مي کند. تعداد اندکي ازسازمانهاي اطلاعاتي مي‌توانند نيروهاي داخلي خود را تغيير داده و نيروهاي خارجي تأثير گذار را کنترل کنند. اگر چه اکثر سازمانها به اهميت پاسخگويي سريع به شرايط متغيير بازار آگاه بوده‌اند، اما هرگز نتوانسته‌اند طوري طراحي شوند که قادر به انجام آن باشند . هر سازماني بايد خود را در راستاي پاسخگويي به مجموعه‌اي از نيروهاي داخلي و خارجي، به صورت چابک طراحي کند. سازمانهاي مجازي نمونة کاملي از سازمانهاي چابک هستند که امروزه با سرعت بالايي در حال شکل‌گيري هستند و مي‌توانند پاسخي به اين نياز جديد باشند.
مفهوم چابکي سازمان
چابکي به طور کلي توانايي يک سازمان براي درک تغيير محيطي و سپس پاسخگويي سريع و کارا به آن تغيير است. اين تغيير محيطي مي تواند تغييرات تکنولوژيک و کاري يا تغيير نياز مشتري باشد. واژه «چابک» توصيف گر سرعت و قدرت پاسخگويي در هنگام مواجهه با رويدادهاي داخلي و خارجي سازمان است.
سازمانهاي چابک نه تنها بايد پاسخگوي تغييرات موجود باشند، بلکه با يک آرايش بندي مناسب بايد قادر به کسب مزاياي رقابتي نيز باشند . در سالهاي اخير، اکثر سازمانهاي توليدي روي کاهش هزينه متمرکز شده‌اند، بسياري سازمانها قادر به حفظ سودآوري خود بوده‌اند، حتي در شرايطي که قيمت محصولات آنها 40 درصد يا بيشتر افت کرده است. اين سازمانها، فعاليتهاي بدون ارزش افزوده را شناسايي و حذف مي‌کنند، که اين خود در جهت کاهش اتلاف منابع آنهاست . آنها مفاهيمي مثل توليد ناب، توليد به‌موقع، شش سيگما و ... را در خود اجرا کرده‌اند ولي فقط اين موارد براي چابکي کافي نيستند . برخي از سازمانها اکوسيستم‌هايي را ايجاد مي‌کنند که فقط در محيطهاي پايدار مؤثرند و با کوچکترين تغيير دچار مشکل مي‌شوند.
دو تعريف کلي در رابطه با سازمان چابک به شرح زير است:
1- يک سازمان چابک، با اتفاقات و تغييرات ناگهاني، به سادگي از پا در نمي‌آيد.
2- يک سازمان چابک، سريع السير، سازگار و قدرتمند است و به تغييرات ناگهاني، فرصتهاي جديد بازار و نيازمنديهاي مشتري پاسخ سريع مي‌دهد.
سازمانهاي چابک براي درک و پيش‌بيني تغييرات محيط کسب و کار طراحي شده و در اين راستا به ساختار بندي مجدد خود مي‌پردازند. سه عامل اساسي باعث ايجاد و بقا و ارتقاي چابکي سازمانها خواهد بود که عبارتند از: آگاهي، انعطاف پذيري و بهره‌وري .
موفقيت اقتصادي شرکتهاي توليدي به توانايي توليد کنندگان در شناسايي نيازهاي مشتريان و توليد سريع و ارزان محصولاتي مطابق با آن نيازها بستگي دارد.
توليد محصول عبارتست از: مجموعه فعاليتهايي که با تعبيري از فرصتهاي بازار آغاز شده و با توليد ، فروش و تحويل محصول خاتمه مي‌يابد. توليد موفقيت آميز نتيجه محصولاتي است که به شيوه سود آور توليد شده و به فروش مي‌رسند. معيارهاي کيفيت محصول، قيمت، زمان، هزينه ، توانايي توليد ازجنبه‌هاي خاصي با سود آوري مرتبطند و اغلب براي ارزيابي ميزان موفقيت تلاشهاي مرتبط با محصول از اين معيارها استفاده ميشود . تقريباً سه تخصص اصلي در هستة مرکزي پروژه توليد محصول هستند که عبارتند از: بازاريابي ، طراحي و ساخت ، مجموعه فعاليتهاي مذکور زنجيره تأمين نيز ناميده مي‌شوند.
سيستم‌هاي توليدي به تدريج از سيستم توليد منعطف (fms) به سمت سيستم توليدي چابک روي آورده‌اند. يا همان سيستم توليد چابک، تنها قادر به انعطاف در برابر تغيير محصول نيست بلکه قادر به دوباره سازي سريع سيستم و پاسخ به نيازمنديهاي متغير و پوياي بازار است. به عبارت ديگر توليد چابک حالت پيشرفتة تکنولوژي توليد منعطف است که همراه با ويژگي سطح بالاي ساختار بندي مجدد بوده و داراي يک سلول کنترلي براي کنترل کل سيستم توليد چابک است. و نيز قادر به ارتباط با سيستم‌هاي سطح بالاتري مانند mes (سيستم اجرايي توليد) است.
آينده توليد، توليد چابک است. توليد چابک راهي براي تغيير روش توليد، طراحي و ايجاد، مديريت و بازاريابي سازمانهاي بزرگ و کوچک است. براي حرکت به سوي چابکي توليد، بسياري از شرکتها روش توليدي خود را تغيير داده‌اند. آنها به سمت کاربري‌هاي کامپيوتري رو آورده و خود را هر چه بيشتر از حالت سنتي دور کرده‌اند. در توليد چابک، توليد کنندگان نگاهي جديد به مشتري دارند. حرکت به سوي توليد چابک، بيشتر يک تغيير اجتماعي است تا يک تغيير تکنولوژيک. در توليد چابک، سازمانها از منبع يابي بيروني بهره مي گيرند. همه چيز در اين روش توليد مانند مسائل مالي، افراد، ايده‌ها و نوآوري‌ها، شراکتي است.
چهار اصل کليدي توليد چابک که آن‌را از ديگر سيستم‌هاي توليدي جدا کرده ، عبارتند از:
-1 تحويل ارزش به مشتري
-2 اهميت افراد و نقش اطلاعات
-3 همکاري درون سازماني و بين سازماني
-4آمادگي براي تغيير
توليد چابک قابليت تغيير سريع خط توليد است. تغيير رويه سريع، قابليت حرکت از مونتاژ يک محصول به محصولي مشابه با آن با کمترين تعويض ابزار و برنامه‌هاي نرم افزاري است. هدف در توليد چابک رسيدن همزمان به انعطاف پذيري و بهره‌وري بالاست.
علت آن است که در يک خط توليد سري ، با خراب شدن يک ماشين يا اضافه کردن يک ماشين جديد، کل خط مي‌خوابد ولي به هنگام افزايش بهره‌وري، يک خط توليد موازي به‌وجود خواهد آمد که خود باعث افزايش قابليت اطمينان، خواهد بود، افزايش بهره‌وري در اولويت است.
عناصر کليدي ارتقاي بهره‌وري عبارتند از: کاربرد آخرين فناوري با سرعت بالا، کاربرد تکنولوژي يکپارچه سازي فرآيند ، کاربرد تکنولوژي ابزارهاي هوشمند، کاربرد سيستم خط تغذيه منعطف، ابزار کاري و براده برداري سريع.يکپارچه سازي فرآيند فقط در جهت کاهش زمان نبوده، بلکه باعث افزايش دقت ماشين کاري مي شود بدون اينکه نياز به براده برداري مجدد باشد.
کوچکي محموله‌هاي توليدي، کوتاهي زمان تحويل محصول به مشتري، پايين بودن هزينه‌هاي توليدي، همگي لازمه‌هاي يک توليد پيشرفته‌اند. تحت چنين شرايطي توليد چابک مطلوب مي‌باشد. عناصر مورد نياز چنين توليدي عبارتند از: روباتها، تغذيه کنندگان منعطف، نقاله‌ها با روش ساخت محصول به صورت سخت افزاري يا نرم افزاري، ماشين‌هاي هوشمند. با هماهنگي اين عناصر يک سلول چابک توليد خواهد شد. طراحي روباتها و ماشين‌هاي مورد استفاده در اين سلول چابک، خود عامل مهمي در تضمين ايجاد سيستمي بي‌خطا و بهره وراست.
ابعاد توليد چابک
1 استراتژيها
2– تکنولوژي‌ها
3 سيستمها
4 نيروي انساني
1 استراتژيها :
در جهت اجراي الگوي چابک ، استراتژي‌هاي مختلفي مطرح است که عبارتند از:
الف) مديريت زنجيره عرضه
در اين زمينه تحقيقات روي انواع آسيب پذيري زنجيره‌هاي عرضه، چابکي زنجيره و مديريت آن و هزينه‌هاي موجودي در طول زنجيره عرضه متمرکز است.
ب) مهندسي همزمان
در اجراي اين شيوه تغييرات مکرر طراحي کاهش يافته و به يک روش سيستماتيک طراحي همزمان محصول و فرآيندهاي توليدي منجر ميشود.
-2 تکنولوژي‌ها
سيستم توليدي چابک نيازمند فراهم شدن سخت افزارها و نرم افزار‌هاي مناسبي است که امکان تغييرات آرايش سريع سيستم توليدي از توليد يک محصول به محصول ديگر را فراهم کند.
-3 سيستمها:
سيستم توليد چابک بايد قادر به ارزيابي سريع فرآيند طراحي محصول از نظر فرآيندهاي توليدي مورد نياز، زمانهاي توليد و هزينه‌هاي مربوط باشد به طوري که بتوان تغييرات طراحي و فعاليتهاي بدون ارزش افزوده را به حداقل رساند.
-4 نيروي انساني:
يکي از مسائل مطرح در حرکت به سمت يک سازمان چابک چگونگي مديريت و ايجاد انگيزش در نيروي انساني است. مشکل ترين قسمت در تحقق هدف مديريت چابک، تغيير ساختاري و سازماندهي نبوده بلکه تغيير در فرهنگ و شيوه اعمال مديريت است.
ابزارهاي سازمان براي تحقق چابکي
-1 ساختار سازمان: لازم است ساختار سازمان انعطاف پذير باشد. در ارتباط با حوزه سازمان، اقدامات زير قابل انجام است:
_ تشکيل شراکت با ساير سازمانها
_ بهبود انعطاف پذيري از طريق تمرکز زايي و اتخاذ ساختارهاي منعطف
_ ترويج فرهنگ تحول و نوگرايي
-2 افراد: در سازمان چابک که با تغييرات مدام محيطي روبروست توانايي و انعطاف پذيري انسان نقش مهمي را ايفا مي‌کند، در اين رابطه، اقدامات زير مؤثرند:
_ تمرکز بر فعاليتهاي گروهي و فرهنگ مشارکت
_ تفويض اختيار به پرسنل سازمان
_ تکيه بر آموزش به عنوان ابزار مهم
_ تربيت وآموزش پرسنل در مهارتهاي مختلف
-3 تکنولوژي:
يک سيستم توليد چابک توانايي مقابله با تغييرات پيش‌بيني نشده را دارد. اين تغييرات مي‌تواند در مدل محصولات باشند. از اين رو سيستم توليد چابک بايد قابليت توليد محصولات جديد را داشته باشد. اقدامات زير در اين رابطه، حائز اهميت است:
_ سرمايه‌گذاري روي تکنولوژي‌هاي سخت افزاري مناسب و مدرن.
_ استفاده از سيستم‌هاي انعطاف پذير توليد به منظور انطباق با تغييرات در ترکيب و نوع سفارشها.
_ به‌کارگيري سيستم‌هاي انعطاف پذيري پشتيباني توليد به منظور انطباق با شرايط متغير سفارشها.
_ پي‌ريزي يک سيستم توليد مجازي.
-4 تکنولوژي اطلاعات:
يکي از تمايزات بين سيستم‌هاي چابک با ساير سيستمها ، بالا بودن محتواي اطلاعاتي است. به‌علاوه حجم اطلاعات مبادله شده بين شرکتهاي همکار بالاست و لزوم حفاظت از اطلاعات کليدي هر سازمان را نمايان‌تر مي‌سازد. بنابراين سازمانهاي چابک، نيازمند سيستم‌هاي اطلاعاتي و ارتباطاتي پيشرفته و انعطاف پذيري بوده که هم جريان روان و مطمئن اطلاعات را با توجه به مشکلات تضمين کند و هم قابليت انطباق با شرايط متغير را داشته باشد. در اين راستا اقدامات زير توصيه ميشود:
_ استفاده از استانداردها و پروتکل‌هاي مناسب در مبادلة اطلاعات بين سازماني
_ استفاده از سيستمها و تکنولوژي اطلاعاتي و ارتباطي مدرن با جهت ايجاد ارتباط مناسب و بهنگام در بين سازمانهاي همکار
_ يکپارچه سازي اجزاي پراکنده شامل مشتريان، تأمين کنندگان و همکاران در سازمانهاي مجازي.
-5 نوآوري و خلاقيت :
يک سازمان چابک به جاي فروش محصول توليدي خود بايد راه حلهاي خود را به مشتريان عرضه کنند در واقع هدف نهايي توليد چابک، تحقق واقعي مفهوم سفارشي سازي و برآوردن نيازهاي ويژه و متنوع تک تک مشتريان است. اقدامات زير مي‌تواند کارا باشد.
_ ايجاد فرهنگ تفکر و نو انديشي در سازمان.
_ سرمايه‌گذاري و تقدير از ايده‌هاي نو.
_ ايجاد مکانيسم ارتباط نزديک با مشتريان و گردآوري مداوم نظرات آنان.
_ ايجاد بستر سخت افرازي لازم جهت پشتيباني از مفهوم سفارشي سازي.
سه راه براي غلبه بر رقبا در سازمان چابک
هميشه در هر فعاليت، رقبايي وجود دارند که هرچند نمي‌توان فعاليت آنها را کنترل کرد، مي‌توان تاثير فعاليت‌هايشان را بر بازار و کسب و کار خود محدود کرد. در اينجا با ارائه سه روش ساده، راه افزايش فروش و مطرح شدن در بازار، با کمترين يا حتي بدون رقابت با ديگران نشان داده شده است.
-1 از روشهاي بازاريابي غير قراردادي، غير کليشه‌اي و نامتعارف استفاده کنيد.
-2 بازارهاي ناب، دست نخورده و زير پوشش قرار نگرفته را به چنگ آوريد.
3ـ سعي کنيد همواره حرفه‌اي رفتار کنيد.
اصول طراحي سازمان چابک
اين اصول براي هر سازماني که مي‌خواهد در جهت پاسخگويي و پيش‌بيني تغييرات بهتر از رقبايش عمل کند، لازم است. در شکل ، 7 اصل طراحي يک سازمان اطلاعاتي چابک آورده شده است.
اين اصول به شرح زير است:
1) استراتژي منبع يابي: مجموعه‌اي از تصميماتي بوده که به تعريف و يکپارچگي منابع داخلي و خارجي مي‌پردازد. ابتدا به تشخيص خدماتي که در سازمان بايد انجام شود پرداخته و سپس مسئوليت افراد را به آنان واگذارخواهد کرد.
2) مديريت منابع: نقش مؤثري در به‌کارگيري افراد، مهارتها و شايستگيها در جاي مناسب خود دارد و به سازمان در تخصيص درست منابع کمک خواهد کرد.
3) شايستگيها: چيزي که باعث تشخيص بهترين عملکرد‌هاي سازماني است. در گذشته، سازمانهاي اطلاعاتي سنتي بر مهارتهاي تکنيکي تکيه داشته‌اند ولي با حرکت به سمت چابکي به شايستگيها توجه بسيار شده است.
4) رهبري : در سازمانهاي چابک رهبري کمتر بر روي کنترل دستوري متمرکز است و بيشتر روي آماده سازي، هدايت، اثر گذاري، تفويض اختيار و متقاعد سازي تمرکز دارد.
5) نوع فرآيندها: در اينجا تأکيد روي چگونگي انجام کارتوسط سازمان است. به طور کلي تمامي فرآيندها داراي 4 خصيصه کليدي هستند: قابل مشاهده، قابل اندازه‌گيري قابل تکرار، قابل تنظيم.
6) ساختار بندي: بيشتر بر ساختار سازماني تمرکز دارد و اينکه اجزاي سازمان چگونه در کنار هم قرار گيرند. يک سازمان چابک داراي ساختار قابل انعطاف است.
7) آمادگي تغيير: سهولت پاسخگويي در برابر تغييرات و تقاضاهاي غير قابل پيش‌بيني است. آمادگي تغيير، سازمانها را موفق به کسب فرصتها (در حقيقت همان چابکي کسب و کار) و رهايي از دشواريها (در حقيقت همان جهندگي سازماني) مي‌کند.
سازمان مجازي، يک سازمان چابک
تحقق چابکي يک فرآيند پويا و مستمر است و محرکهاي سياسي، اقتصادي، اجتماعي موجب تأثيرات افزايشي روي سطح نياز يک سازمان به چابکي است.
دلايل نياز سازمانها به تشکيل سازمان چابک ( مجازي ) ، به شرح زير است:
-1 کوتاه مدت بودن فرصتهاي بازار
2 - وجود نداشتن تمامي قابليتهاي مورد نياز يک سازمان مستقل جهت ارائه سريع يک محصول جديد به بازار
3 - غير قابل پيش‌بيني بودن تغييرات مداوم در سطح بازارها، در حالي که با ايجاد يک سازمان مجازي، ريسک در بين شرکتهاي همکار توزيع ميشود و آسيب‌پذيري انفرادي آنها کاهش خواهد يافت.
4 - ايده اصلي تشکيل يک سازمان مجازي، بر بهره‌گيري از فرصتهاي فوري و کوتاه مدت بازار، از طريق ادغام قابليتهاي محوري شرکتهاي مستقل از هم ، استوار است .
برخي ويژگيهاي اين سازمانها به شرح زير است:
_ مبتني بودن بر اطلاعات.
_ غيرمتمرکز است ولي از نظر فناوري شديدا متمرکز عمل مي‌کند.
_ تمرکز فعاليتهاي سازمان مجازي حول شايستگيهاي منحصر به فرد آن است.
_ انعطاف‌پذير، چابک و سريعا قابل انطباق است.
_ سرمايه‌گذاريهاي آن بهينه بوده و هزينه‌هاي سربار در آن حذف ميشود.
_ خلاق، پويا، سازگار و همراه با ساختاري مجازي مبتني بر کار گروهي است.
_ تمرکز روي قابليتهاي کليدي سازمانهاي همکار.
_ پروژه‌‌اي بودن اين سازمانها و افق برنامه‌ريزي کوتاه مدت آنها .
_ منحل شدن اين سازمانها در صورت کاهش سودهاي حاصله از همکاري .
_ فقدان سلسله مراتب بدين معني که هيچ يک از اعضا نبايد تحت نفوذ ديگري باشند.
_ حداکثر انعطاف پذيري سازماني.
_ ضرورت وجود زير ساختارهاي اطلاعاتي و ارتباطي لازم.
_ ضرورت وجود اعتماد و اطمينان متقابل بين شرکتهاي همکار.
_ اجتناب از رفتارهاي فرصت طلبانه از طريق تعيين چارچوبهاي حقوقي مناسب.
اهداف عمده سازمانهاي مجازي
_ بهره‌برداري به موقع از انواع منابع موجود در بازار به منظور ارتقاي کيفيت و افزايش ارزش محصول .
_ به کارگماردن نيروي کار متخصص از هر قشر، طبقه، و مليت .
_ ايجاد نظارت دروني و خود جوش که تنها از محيطي بدون ابهام، قدرتمند و داراي اصول اجرايي مشترک و اعتماد قلبي و واقعي برمي‌آيد.
مطالعه موردي (شرکت مگاموتور)
در اين قسمت با استفاده از پرسشنامه هاي طراحي شده ، به بررسي وضعيت سطح چابکي فعلي و ارزيابي چابکي مورد نياز در شرکت خاص پرداخته ايم . پرسشنامه ها توسط 40 نفر از کارشناسان شرکت پر شده اند و سپس با توجه به نحوه امتيازدهي به سوالات ، ميانگين کل را براي سطح فعلي چابکي شرکت و سطح مورد نياز چابکي محاسبه کرده ايم .
- معرفي شرکت
شرکت توليدي موتور ، گيربکس و اکسل ،در سال 1372 تشکيل شده است و با همکاري شرکتهاي وابسته و تحت پوشش ، تامين قواي محرکه گروه خودروسازي شامل شرکت سايپا ، پارس خودرو و زامياد را به عهده دارد . در حال حاضر روزانه 1300 دستگاه قواي محرکه پرايد و 200 دستگاه قواي محرکه نيسان را توليد مي کند .
مگاموتور 5 هدف اصلي را براي فعاليتهاي جاري خود مد نظر دارد:
-1 تامين نيازهاي داخلي کشور
-2 خود کفايي در ساخت قطعات و رفع وابستگي به شرکتهاي خارجي
-3 تمرکز بر کيفيت از طريق استقرار نظام کيفيت (qa ) ، دريافت گواهينامه iso9002 ، iso9001 ، qa9000
-4 حضور در بازارهاي جهاني و توسعه صادرات
-5 عرضه خدمات پس از فروش به مشتريان و مصرف کنندگان نهايي به صورت فروش قطعات يدکي
- ترکيب نيروي انساني شرکت
کل پرسنل اين شرکت ، 500 نفرند که از لحاظ سمت به شرح زير هستند:
180 نفر کارشناس ، 20 نفر کارشناس ارشد ، 50 نفر مدير و معاون و قائم مقام ، 50 نفر روسا و سرپرستان ، 120 نفر کارمندان ، 80 نفر تکنيسين و کمک کارشناسان .
نتايج تحقيق
در اين بخش امتيازات کلي پرسشنامه ها آورده شده است:
به طور کلي 30 نفر از کارشناسان و کارشناسان ارشد شرکت ، پرسشنامه تعيين سطح چابکي را پاسخ داده اند که ميانگين امتيازات آنها 8/5 بوده است و بعد از آن همان افراد پاسخگوي پرسشنامه بعدي يعني پرسشنامه ارزيابي چابکي مورد نيازبوده و ميانگين امتيازات آنها 9/6 بدست آمده است . با توجه به فاصله ميان اين دو امتياز يعني 1/1 اين همان خلاي است که سازمان براي رسيدن به سطح چابکي مطلوب بايد آن‌را پر کند .
عدد بدست آمده (8/5 )، ميزان چابکي فعلي سازمان را در حد متوسط و رو به پايين نشان مي دهد در صورتي‌که ميزان مورد نياز 9/6 به‌دست آمده است که با توجه به استاندارد تعيين شده :
1=سطح نياز بسيار پايين چابکي (بدون نياز)
2و3 =نياز کمي به چابکي
4تا 7 = نياز متوسط به چابکي
8و9=نياز زياد به چابکي
10= نياز بسيار به چابکي
نياز اصلي شرکت به چابکي متوسط و رو به بالا است.
با توجه به امتيازدهي کارشناسان شرکت به بخشهاي مختلف پرسشنامه ، و مشاهده ضعف موجود در همان بخش مربوط به سازمان پيشنهادهايي را ارائه داده ايم .
پيشنهادهاي براي ارتقاي سطح چابکي سازمان
_ نگارش يک برنامه کسب و کار مناسب و خوب .
_ تهيه چک ليست ملاحظات کسب و کار و چک ليست ملاحظات قانوني ، جهت تدوين استراتژي برون سپاري و عقد قراردادهاي مربوط به آن .
_ سه فرايند زير را سر لوحه کارهاي خود قرار دهيد :
1. پيش بيني نيازهاي مشتري
2. پاسخگويي سريع به نيازهاي مشتري
3. توليد محصولات جديد
_ از سه روش زير براي غلبه بر رقبا استفاده کنيد :
1. به‌کارگيري روشهاي بازاريابي غير قراردادي ، غير کليشه اي و نامتعارف.
2. هدف گذاري روي بازارهاي ناب،دست نخورده و زير پوشش قرار نگرفته.
3. رفتار حرفه اي.
_ به‌کارگيري هفت قانون طلايي زير ، جهت رسيدن به ارزش مورد نياز سازمان :
1. پروژه هاي سازمان خودرا با درنظر گرفتن اهداف ، درجه بندي‌و هماهنگ کنيد .
2. از سيستم ها براي تغيير چشم انداز رقابتي استفاده کنيد .
3. نقاط قوت سيستم هاي موجود را گسترش دهيد .
4. در روش کسب و کار و فناوري از ترکيب‌هايي ساده استفاده کنيد .
5. سيستم را طوري طراحي کنيد که پس از راه اندازي انعطاف پذيري لازم را براي توسعه داشته باشد .
6. سيستمي که پيچيدگي آن از ظرفيت سازمان شما فراتر است ، پياده نکنيد .
7. هرگاه پروژه اي با يک رويکرد ويژه با شکست روبرو شد ، براي بار دوم آن‌را تکرار و براي عملي شدنش تلاش نکنيد .
- موارد زير را هر هفته يک بار در سازمان انجام دهيد :
_ نيازمنديهاي اطلاعاتي سازمان خود را براي پاسخگويي به تغييرات ارزيابي کنيد .
_ نقاط قوت و ضعف سازمان خود را تحليل کنيد .
_ به شناسايي فرصتها و تهديدات سازماني بپردازيد .
_ 7 اصل مهم چابکي را در نظر داشته باشيد .
1. استراتژي منبع يابي
2. مديريت منابع
3. شايستگيها
4. رهبري
5. نوع فرايندها
6. ساختاربندي
7. آمادگي تغيير
_ استراتژي هاي سازمان را تحليل کنيد و بهبود دهيد .( مثلا يک مديريت منابع موفق به يک استراتژي مبع يابي درست اتکا دارد .
- موارد زير را هر سه ماه يک بار انجام دهيد :
_ بخشي از سازمان را براي ايجاد چابکي در نظر بگيريد .
_ ميان نيازمنديهاي چابکي سازمان و اهداف کاري ارتباط برقرار کنيد .
_ نقش آينده سازمان خود را تعريف کنيد.
_ به تعيين موقعيت سازمان خود در دو يا سه سال آينده بپرازيد .
_ به نقشها و ارزشهاي آينده سازمان فکر کنيد .
_ به چگونگي رهبري آينده سازمان بينديشيد .
_ نقاط بحراني و استراتژي هاي کاري خود را تعريف کنيد .
_ برنامه هايي موثر در جهت طراحي اصول چابکي ( 7 اصل ) سازمان خود طراحي کنيد.
_ زمان کافي براي بررسي تغييرات ايجاد شده روي افراد، تيمها و شرکاي سازمان صرف کنيد .
- موارد زير را هر سال يک بار انجام دهيد :
_ يک استراتژي رويارويي با تغيير براي سازمان ايجاد کنيد .
_ روي برنامه هاي آمادگي براي تغيير سازمان سرمايه گذاري کنيد .
_ الزامات تغيير را شناسايي و اثر تغيير را روي افراد سازمان بررسي کنيد .
ارائه راه حل
- رويکرد ساختاربندي مجدد فرايندهاي سازمان
_ تنظيم و تطبيق فرايندهاي سازماني .
_ تطبيق کليه پروژه هاي مرتبط با it با منابع و فرايندهاي کاري و اهداف بلند مدت سازمان که خود باعث پيشبرد پروژه ها مي شود .
_ استخدام مدير ارشد اطلاعاتي و تيم مديريتي لايق براي سازمان که خود باعث برتريهاي استراتژي it ميشود .
_ شراکت مناسب با تامين کنندگان خارجي سازمان که خود باعث افزايش کارايي عمليات it در سازمان است.
_ توجه سازمان به محيط رقابتي که باعث عقب نيفتادن از رقبا خواهد شد .
_ توسعه مديريت پروژه سازمان .
_ از منابع قوي همراه با شايستگيهاي سازماني استفاده شود .
_ از منابع خارجي به خوبي بهره گيري شود .
_ بين فرايندها و ساختار کاري تطابق ايجاد شود .
_ روابط کاري به صورت مناسبي تعريف شود .
نتايجي که چابکي براي سازمان ايجاد مي کند
_ پيشبرد سريعتر سازمان به اهداف کاري
_ خدمت رساني بهتر ، کاهش قيمتها ، دوام سازمان
_ کسب ارزش از سرمايه گذاري it
_ کاهش حجم بودجه اختصاصي به it
_ برقراري هماهنگي لازم بين سرويس دهندگان it
_ توانايي سازمان در تغيير فرايندها و بهبود عمليات کاري
_ پاسخگويي سريعتر سازمان به نيازهاي مشتري ، افزايش رضايت کارکنان
_ مهارتهاي کارکنان توسعه قابل توجهي مي يابد
_ ارزشهاي کاري افزايش مي يابد
_ کنترل سازماني بهبود مي يابد
_ پيشرفت ساختار فرايندهاي سازماني
_ افزايش کارايي سازمان به دليل کاهش هزينه ها
_ کسب برتريهاي تکنولوژيکي
_ بهبود کنترل هزينه
جمع بندي و نتيجه گيري
سازمانها مجبور به تغيير نيستند ، به عبارت ديگر ادامه حيات و بقا اصلا اجباري نيست. ترديدي نيست که تغيير ، رمز بقا و ماندگاريست و بسياري از انسانها ، و به تبع آن جوامع ، موسسات و شرکتها ، همواره در جهت دگرگوني خود و تطبيق اوضاع و احوال خود با شرايط محيطي اطرافشان برآمده اند. شرايطي که شايد خود هيچ گاه نقش فعالي در ايجاد آن نداشته اند. بررسي تاريخ و سرگذشت شرکتهايي با عمر بالا بيانگر اين واقعيت است که آنها پيوسته در تلاش براي بقا و انطباق بيشتر خود با محيط اطرافشان بوده اند. به نظر مي رسد شرط ماندگاري در اين است که با اعمال تغييرات تدريجي اختياري ، خود را با تغييرات اجباري وفق دهيم .
به هر حال با توجه به تغييرات سريع تکنولوژيک و کاري در دنياي رقابتي امروز ، نياز به شکل گيري سازمانهاي چابک و در سطح بالاتر، سازمانهاي مجازي به خوبي احساس مي شود .در راستاي اين رقابت تنگاتنگ ، پاسخگويي سريع به نيازهاي روز افزون و متغير مشتري لازمه کسب مزاياي رقابتي براي سازمان است. در اين زمينه ، در صورت لزوم سازمان بايد به تغيير فرايندها و زير ساختارهايش بپردازد .
از آنجا که سازمانهاي اطلاعاتي با نيروهاي زيادي چون مشتريان تأمين کنندگان، رقباي داخلي و خارجي، مواجه بوده و هر يک تأثير ويژه‌اي بر سازمان خواهند داشت ، هر سازمان بايد خود را به طور مناسب در جهت پاسخگويي به مجموعه‌اي مشخص از نيروهاي داخلي و خارجي، در جهت چابکي طراحي کند که کليه اصول جهت طراحي سازمان چابک در متن مقاله آمده است .
منبع: ماهنامه تدبير-سال هفدهم -شماره 175
در اين مقاله سعي بر آن است تا اهميت چابکي سازمانها به ويژه سازمانها ي توليدي ، تاثير آن بر وضعيت رقابتي سازمان، آمادگي سازمان براي رويارويي با هر نوع تغيير ، کاهش هزينه هاي سازماني ، جلب رضايت مشتري و ... مورد بررسي قرار گيرند . در اين راستا ويژگيها و اصول کليدي يک سازمان توليدي چابک که آن را از ديگر سيستم‌هاي توليدي جدا مي کند ، ابعاد توليد چابک که يک سازمان توليدي براي حرکت به سوي چابکي بايد روي آن تمرکز کند ، معرفي ابزارهاي مورد نياز براي تحقق چابکي و سپس مرور نتايج چابک شدن سازمان و ارائه برآوردهايي در اين زمينه ، اهميت موضوع و جايگاه آن در توليد محصول يا ارائه خدمت روشن شده است . پس از آن ، يک استراتژي رقابتي که سازمان چابک براي غلبه بر رقبا و افزايش فروش خود از آن استفاده مي کند ، ارائه شده و علل نياز سازمانها به تشکيل سازمان مجازي که نمونه کامل سازمانهاي چابک هستند ، آمده است . پس از اين موارد، مدلي پيشنهادي براي بررسي وضعيت چابکي در سازمانها وراهکارهايي در راستاي چابکي سازماني ارائه شده است و مطالعه موردي با استفاده از اين مدل صورت گرفته و نتايج آن در اين مقاله آورده شده است .
مقدمه
سرعت شايد مهم‌ترين ثروت در هزاره سوم و عصر جديد موسوم به عصر اطلاعات باشد. براي کاستن زمان پاسخگويي و بهبود انعطاف پذيري بايد شکل کاملاً جديدي از سازمانها به‌وجود آيند. امروزه رقابت در ابعاد مختلفي مطرح است، مثل سرعت تحويل محصول يا ارائه خدمات به مشتري، افزايش کيفيت محصول يا ارائه خدمات و کاهش قيمت محصول. سازمانها در راستاي اين هدف بايد روي حرکت سريع اطلاعات در امر توليد، مونتاژ، توزيع، عرضه و ... متمرکز شوند. هر چه اين حرکت سريعتر باشد، سازمانها سريعتر پاسخگوي نياز و تقاضاي بازار خواهند بود. تغييرات فناوري و کاري ، بقاي سازمانها را تهديد مي کند. تعداد اندکي ازسازمانهاي اطلاعاتي مي‌توانند نيروهاي داخلي خود را تغيير داده و نيروهاي خارجي تأثير گذار را کنترل کنند. اگر چه اکثر سازمانها به اهميت پاسخگويي سريع به شرايط متغيير بازار آگاه بوده‌اند، اما هرگز نتوانسته‌اند طوري طراحي شوند که قادر به انجام آن باشند . هر سازماني بايد خود را در راستاي پاسخگويي به مجموعه‌اي از نيروهاي داخلي و خارجي، به صورت چابک طراحي کند. سازمانهاي مجازي نمونة کاملي از سازمانهاي چابک هستند که امروزه با سرعت بالايي در حال شکل‌گيري هستند و مي‌توانند پاسخي به اين نياز جديد باشند.
مفهوم چابکي سازمان
چابکي به طور کلي توانايي يک سازمان براي درک تغيير محيطي و سپس پاسخگويي سريع و کارا به آن تغيير است. اين تغيير محيطي مي تواند تغييرات تکنولوژيک و کاري يا تغيير نياز مشتري باشد. واژه «چابک» توصيف گر سرعت و قدرت پاسخگويي در هنگام مواجهه با رويدادهاي داخلي و خارجي سازمان است.
سازمانهاي چابک نه تنها بايد پاسخگوي تغييرات موجود باشند، بلکه با يک آرايش بندي مناسب بايد قادر به کسب مزاياي رقابتي نيز باشند . در سالهاي اخير، اکثر سازمانهاي توليدي روي کاهش هزينه متمرکز شده‌اند، بسياري سازمانها قادر به حفظ سودآوري خود بوده‌اند، حتي در شرايطي که قيمت محصولات آنها 40 درصد يا بيشتر افت کرده است. اين سازمانها، فعاليتهاي بدون ارزش افزوده را شناسايي و حذف مي‌کنند، که اين خود در جهت کاهش اتلاف منابع آنهاست . آنها مفاهيمي مثل توليد ناب، توليد به‌موقع، شش سيگما و ... را در خود اجرا کرده‌اند ولي فقط اين موارد براي چابکي کافي نيستند . برخي از سازمانها اکوسيستم‌هايي را ايجاد مي‌کنند که فقط در محيطهاي پايدار مؤثرند و با کوچکترين تغيير دچار مشکل مي‌شوند.
دو تعريف کلي در رابطه با سازمان چابک به شرح زير است:
1- يک سازمان چابک، با اتفاقات و تغييرات ناگهاني، به سادگي از پا در نمي‌آيد.
2- يک سازمان چابک، سريع السير، سازگار و قدرتمند است و به تغييرات ناگهاني، فرصتهاي جديد بازار و نيازمنديهاي مشتري پاسخ سريع مي‌دهد.
سازمانهاي چابک براي درک و پيش‌بيني تغييرات محيط کسب و کار طراحي شده و در اين راستا به ساختار بندي مجدد خود مي‌پردازند. سه عامل اساسي باعث ايجاد و بقا و ارتقاي چابکي سازمانها خواهد بود که عبارتند از: آگاهي، انعطاف پذيري و بهره‌وري .
موفقيت اقتصادي شرکتهاي توليدي به توانايي توليد کنندگان در شناسايي نيازهاي مشتريان و توليد سريع و ارزان محصولاتي مطابق با آن نيازها بستگي دارد.
توليد محصول عبارتست از: مجموعه فعاليتهايي که با تعبيري از فرصتهاي بازار آغاز شده و با توليد ، فروش و تحويل محصول خاتمه مي‌يابد. توليد موفقيت آميز نتيجه محصولاتي است که به شيوه سود آور توليد شده و به فروش مي‌رسند. معيارهاي کيفيت محصول، قيمت، زمان، هزينه ، توانايي توليد ازجنبه‌هاي خاصي با سود آوري مرتبطند و اغلب براي ارزيابي ميزان موفقيت تلاشهاي مرتبط با محصول از اين معيارها استفاده ميشود . تقريباً سه تخصص اصلي در هستة مرکزي پروژه توليد محصول هستند که عبارتند از: بازاريابي ، طراحي و ساخت ، مجموعه فعاليتهاي مذکور زنجيره تأمين نيز ناميده مي‌شوند.
سيستم‌هاي توليدي به تدريج از سيستم توليد منعطف (fms) به سمت سيستم توليدي چابک روي آورده‌اند. يا همان سيستم توليد چابک، تنها قادر به انعطاف در برابر تغيير محصول نيست بلکه قادر به دوباره سازي سريع سيستم و پاسخ به نيازمنديهاي متغير و پوياي بازار است. به عبارت ديگر توليد چابک حالت پيشرفتة تکنولوژي توليد منعطف است که همراه با ويژگي سطح بالاي ساختار بندي مجدد بوده و داراي يک سلول کنترلي براي کنترل کل سيستم توليد چابک است. و نيز قادر به ارتباط با سيستم‌هاي سطح بالاتري مانند mes (سيستم اجرايي توليد) است.
آينده توليد، توليد چابک است. توليد چابک راهي براي تغيير روش توليد، طراحي و ايجاد، مديريت و بازاريابي سازمانهاي بزرگ و کوچک است. براي حرکت به سوي چابکي توليد، بسياري از شرکتها روش توليدي خود را تغيير داده‌اند. آنها به سمت کاربري‌هاي کامپيوتري رو آورده و خود را هر چه بيشتر از حالت سنتي دور کرده‌اند. در توليد چابک، توليد کنندگان نگاهي جديد به مشتري دارند. حرکت به سوي توليد چابک، بيشتر يک تغيير اجتماعي است تا يک تغيير تکنولوژيک. در توليد چابک، سازمانها از منبع يابي بيروني بهره مي گيرند. همه چيز در اين روش توليد مانند مسائل مالي، افراد، ايده‌ها و نوآوري‌ها، شراکتي است.
چهار اصل کليدي توليد چابک که آن‌را از ديگر سيستم‌هاي توليدي جدا کرده ، عبارتند از:
-1 تحويل ارزش به مشتري
-2 اهميت افراد و نقش اطلاعات
-3 همکاري درون سازماني و بين سازماني
-4آمادگي براي تغيير
توليد چابک قابليت تغيير سريع خط توليد است. تغيير رويه سريع، قابليت حرکت از مونتاژ يک محصول به محصولي مشابه با آن با کمترين تعويض ابزار و برنامه‌هاي نرم افزاري است. هدف در توليد چابک رسيدن همزمان به انعطاف پذيري و بهره‌وري بالاست.
علت آن است که در يک خط توليد سري ، با خراب شدن يک ماشين يا اضافه کردن يک ماشين جديد، کل خط مي‌خوابد ولي به هنگام افزايش بهره‌وري، يک خط توليد موازي به‌وجود خواهد آمد که خود باعث افزايش قابليت اطمينان، خواهد بود، افزايش بهره‌وري در اولويت است.
عناصر کليدي ارتقاي بهره‌وري عبارتند از: کاربرد آخرين فناوري با سرعت بالا، کاربرد تکنولوژي يکپارچه سازي فرآيند ، کاربرد تکنولوژي ابزارهاي هوشمند، کاربرد سيستم خط تغذيه منعطف، ابزار کاري و براده برداري سريع.يکپارچه سازي فرآيند فقط در جهت کاهش زمان نبوده، بلکه باعث افزايش دقت ماشين کاري مي شود بدون اينکه نياز به براده برداري مجدد باشد.
کوچکي محموله‌هاي توليدي، کوتاهي زمان تحويل محصول به مشتري، پايين بودن هزينه‌هاي توليدي، همگي لازمه‌هاي يک توليد پيشرفته‌اند. تحت چنين شرايطي توليد چابک مطلوب مي‌باشد. عناصر مورد نياز چنين توليدي عبارتند از: روباتها، تغذيه کنندگان منعطف، نقاله‌ها با روش ساخت محصول به صورت سخت افزاري يا نرم افزاري، ماشين‌هاي هوشمند. با هماهنگي اين عناصر يک سلول چابک توليد خواهد شد. طراحي روباتها و ماشين‌هاي مورد استفاده در اين سلول چابک، خود عامل مهمي در تضمين ايجاد سيستمي بي‌خطا و بهره وراست.
ابعاد توليد چابک
1 استراتژيها
2– تکنولوژي‌ها
3 سيستمها
4 نيروي انساني
1 استراتژيها :
در جهت اجراي الگوي چابک ، استراتژي‌هاي مختلفي مطرح است که عبارتند از:
الف) مديريت زنجيره عرضه
در اين زمينه تحقيقات روي انواع آسيب پذيري زنجيره‌هاي عرضه، چابکي زنجيره و مديريت آن و هزينه‌هاي موجودي در طول زنجيره عرضه متمرکز است.
ب) مهندسي همزمان
در اجراي اين شيوه تغييرات مکرر طراحي کاهش يافته و به يک روش سيستماتيک طراحي همزمان محصول و فرآيندهاي توليدي منجر ميشود.
-2 تکنولوژي‌ها
سيستم توليدي چابک نيازمند فراهم شدن سخت افزارها و نرم افزار‌هاي مناسبي است که امکان تغييرات آرايش سريع سيستم توليدي از توليد يک محصول به محصول ديگر را فراهم کند.
-3 سيستمها:
سيستم توليد چابک بايد قادر به ارزيابي سريع فرآيند طراحي محصول از نظر فرآيندهاي توليدي مورد نياز، زمانهاي توليد و هزينه‌هاي مربوط باشد به طوري که بتوان تغييرات طراحي و فعاليتهاي بدون ارزش افزوده را به حداقل رساند.
-4 نيروي انساني:
يکي از مسائل مطرح در حرکت به سمت يک سازمان چابک چگونگي مديريت و ايجاد انگيزش در نيروي انساني است. مشکل ترين قسمت در تحقق هدف مديريت چابک، تغيير ساختاري و سازماندهي نبوده بلکه تغيير در فرهنگ و شيوه اعمال مديريت است.
ابزارهاي سازمان براي تحقق چابکي
-1 ساختار سازمان: لازم است ساختار سازمان انعطاف پذير باشد. در ارتباط با حوزه سازمان، اقدامات زير قابل انجام است:
_ تشکيل شراکت با ساير سازمانها
_ بهبود انعطاف پذيري از طريق تمرکز زايي و اتخاذ ساختارهاي منعطف
_ ترويج فرهنگ تحول و نوگرايي
-2 افراد: در سازمان چابک که با تغييرات مدام محيطي روبروست توانايي و انعطاف پذيري انسان نقش مهمي را ايفا مي‌کند، در اين رابطه، اقدامات زير مؤثرند:
_ تمرکز بر فعاليتهاي گروهي و فرهنگ مشارکت
_ تفويض اختيار به پرسنل سازمان
_ تکيه بر آموزش به عنوان ابزار مهم
_ تربيت وآموزش پرسنل در مهارتهاي مختلف
-3 تکنولوژي:
يک سيستم توليد چابک توانايي مقابله با تغييرات پيش‌بيني نشده را دارد. اين تغييرات مي‌تواند در مدل محصولات باشند. از اين رو سيستم توليد چابک بايد قابليت توليد محصولات جديد را داشته باشد. اقدامات زير در اين رابطه، حائز اهميت است:
_ سرمايه‌گذاري روي تکنولوژي‌هاي سخت افزاري مناسب و مدرن.
_ استفاده از سيستم‌هاي انعطاف پذير توليد به منظور انطباق با تغييرات در ترکيب و نوع سفارشها.
_ به‌کارگيري سيستم‌هاي انعطاف پذيري پشتيباني توليد به منظور انطباق با شرايط متغير سفارشها.
_ پي‌ريزي يک سيستم توليد مجازي.
-4 تکنولوژي اطلاعات:
يکي از تمايزات بين سيستم‌هاي چابک با ساير سيستمها ، بالا بودن محتواي اطلاعاتي است. به‌علاوه حجم اطلاعات مبادله شده بين شرکتهاي همکار بالاست و لزوم حفاظت از اطلاعات کليدي هر سازمان را نمايان‌تر مي‌سازد. بنابراين سازمانهاي چابک، نيازمند سيستم‌هاي اطلاعاتي و ارتباطاتي پيشرفته و انعطاف پذيري بوده که هم جريان روان و مطمئن اطلاعات را با توجه به مشکلات تضمين کند و هم قابليت انطباق با شرايط متغير را داشته باشد. در اين راستا اقدامات زير توصيه ميشود:
_ استفاده از استانداردها و پروتکل‌هاي مناسب در مبادلة اطلاعات بين سازماني
_ استفاده از سيستمها و تکنولوژي اطلاعاتي و ارتباطي مدرن با جهت ايجاد ارتباط مناسب و بهنگام در بين سازمانهاي همکار
_ يکپارچه سازي اجزاي پراکنده شامل مشتريان، تأمين کنندگان و همکاران در سازمانهاي مجازي.
-5 نوآوري و خلاقيت :
يک سازمان چابک به جاي فروش محصول توليدي خود بايد راه حلهاي خود را به مشتريان عرضه کنند در واقع هدف نهايي توليد چابک، تحقق واقعي مفهوم سفارشي سازي و برآوردن نيازهاي ويژه و متنوع تک تک مشتريان است. اقدامات زير مي‌تواند کارا باشد.
_ ايجاد فرهنگ تفکر و نو انديشي در سازمان.
_ سرمايه‌گذاري و تقدير از ايده‌هاي نو.
_ ايجاد مکانيسم ارتباط نزديک با مشتريان و گردآوري مداوم نظرات آنان.
_ ايجاد بستر سخت افرازي لازم جهت پشتيباني از مفهوم سفارشي سازي.
سه راه براي غلبه بر رقبا در سازمان چابک
هميشه در هر فعاليت، رقبايي وجود دارند که هرچند نمي‌توان فعاليت آنها را کنترل کرد، مي‌توان تاثير فعاليت‌هايشان را بر بازار و کسب و کار خود محدود کرد. در اينجا با ارائه سه روش ساده، راه افزايش فروش و مطرح شدن در بازار، با کمترين يا حتي بدون رقابت با ديگران نشان داده شده است.
-1 از روشهاي بازاريابي غير قراردادي، غير کليشه‌اي و نامتعارف استفاده کنيد.
-2 بازارهاي ناب، دست نخورده و زير پوشش قرار نگرفته را به چنگ آوريد.
3ـ سعي کنيد همواره حرفه‌اي رفتار کنيد.
اصول طراحي سازمان چابک
اين اصول براي هر سازماني که مي‌خواهد در جهت پاسخگويي و پيش‌بيني تغييرات بهتر از رقبايش عمل کند، لازم است. در شکل ، 7 اصل طراحي يک سازمان اطلاعاتي چابک آورده شده است.
اين اصول به شرح زير است:
1) استراتژي منبع يابي: مجموعه‌اي از تصميماتي بوده که به تعريف و يکپارچگي منابع داخلي و خارجي مي‌پردازد. ابتدا به تشخيص خدماتي که در سازمان بايد انجام شود پرداخته و سپس مسئوليت افراد را به آنان واگذارخواهد کرد.
2) مديريت منابع: نقش مؤثري در به‌کارگيري افراد، مهارتها و شايستگيها در جاي مناسب خود دارد و به سازمان در تخصيص درست منابع کمک خواهد کرد.
3) شايستگيها: چيزي که باعث تشخيص بهترين عملکرد‌هاي سازماني است. در گذشته، سازمانهاي اطلاعاتي سنتي بر مهارتهاي تکنيکي تکيه داشته‌اند ولي با حرکت به سمت چابکي به شايستگيها توجه بسيار شده است.
4) رهبري : در سازمانهاي چابک رهبري کمتر بر روي کنترل دستوري متمرکز است و بيشتر روي آماده سازي، هدايت، اثر گذاري، تفويض اختيار و متقاعد سازي تمرکز دارد.
5) نوع فرآيندها: در اينجا تأکيد روي چگونگي انجام کارتوسط سازمان است. به طور کلي تمامي فرآيندها داراي 4 خصيصه کليدي هستند: قابل مشاهده، قابل اندازه‌گيري قابل تکرار، قابل تنظيم.
6) ساختار بندي: بيشتر بر ساختار سازماني تمرکز دارد و اينکه اجزاي سازمان چگونه در کنار هم قرار گيرند. يک سازمان چابک داراي ساختار قابل انعطاف است.
7) آمادگي تغيير: سهولت پاسخگويي در برابر تغييرات و تقاضاهاي غير قابل پيش‌بيني است. آمادگي تغيير، سازمانها را موفق به کسب فرصتها (در حقيقت همان چابکي کسب و کار) و رهايي از دشواريها (در حقيقت همان جهندگي سازماني) مي‌کند.
سازمان مجازي، يک سازمان چابک
تحقق چابکي يک فرآيند پويا و مستمر است و محرکهاي سياسي، اقتصادي، اجتماعي موجب تأثيرات افزايشي روي سطح نياز يک سازمان به چابکي است.
دلايل نياز سازمانها به تشکيل سازمان چابک ( مجازي ) ، به شرح زير است:
-1 کوتاه مدت بودن فرصتهاي بازار
2 - وجود نداشتن تمامي قابليتهاي مورد نياز يک سازمان مستقل جهت ارائه سريع يک محصول جديد به بازار
3 - غير قابل پيش‌بيني بودن تغييرات مداوم در سطح بازارها، در حالي که با ايجاد يک سازمان مجازي، ريسک در بين شرکتهاي همکار توزيع ميشود و آسيب‌پذيري انفرادي آنها کاهش خواهد يافت.
4 - ايده اصلي تشکيل يک سازمان مجازي، بر بهره‌گيري از فرصتهاي فوري و کوتاه مدت بازار، از طريق ادغام قابليتهاي محوري شرکتهاي مستقل از هم ، استوار است .
برخي ويژگيهاي اين سازمانها به شرح زير است:
_ مبتني بودن بر اطلاعات.
_ غيرمتمرکز است ولي از نظر فناوري شديدا متمرکز عمل مي‌کند.
_ تمرکز فعاليتهاي سازمان مجازي حول شايستگيهاي منحصر به فرد آن است.
_ انعطاف‌پذير، چابک و سريعا قابل انطباق است.
_ سرمايه‌گذاريهاي آن بهينه بوده و هزينه‌هاي سربار در آن حذف ميشود.
_ خلاق، پويا، سازگار و همراه با ساختاري مجازي مبتني بر کار گروهي است.
_ تمرکز روي قابليتهاي کليدي سازمانهاي همکار.
_ پروژه‌‌اي بودن اين سازمانها و افق برنامه‌ريزي کوتاه مدت آنها .
_ منحل شدن اين سازمانها در صورت کاهش سودهاي حاصله از همکاري .
_ فقدان سلسله مراتب بدين معني که هيچ يک از اعضا نبايد تحت نفوذ ديگري باشند.
_ حداکثر انعطاف پذيري سازماني.
_ ضرورت وجود زير ساختارهاي اطلاعاتي و ارتباطي لازم.
_ ضرورت وجود اعتماد و اطمينان متقابل بين شرکتهاي همکار.
_ اجتناب از رفتارهاي فرصت طلبانه از طريق تعيين چارچوبهاي حقوقي مناسب.
اهداف عمده سازمانهاي مجازي
_ بهره‌برداري به موقع از انواع منابع موجود در بازار به منظور ارتقاي کيفيت و افزايش ارزش محصول .
_ به کارگماردن نيروي کار متخصص از هر قشر، طبقه، و مليت .
_ ايجاد نظارت دروني و خود جوش که تنها از محيطي بدون ابهام، قدرتمند و داراي اصول اجرايي مشترک و اعتماد قلبي و واقعي برمي‌آيد.
مطالعه موردي (شرکت مگاموتور)
در اين قسمت با استفاده از پرسشنامه هاي طراحي شده ، به بررسي وضعيت سطح چابکي فعلي و ارزيابي چابکي مورد نياز در شرکت خاص پرداخته ايم . پرسشنامه ها توسط 40 نفر از کارشناسان شرکت پر شده اند و سپس با توجه به نحوه امتيازدهي به سوالات ، ميانگين کل را براي سطح فعلي چابکي شرکت و سطح مورد نياز چابکي محاسبه کرده ايم .
- معرفي شرکت
شرکت توليدي موتور ، گيربکس و اکسل ،در سال 1372 تشکيل شده است و با همکاري شرکتهاي وابسته و تحت پوشش ، تامين قواي محرکه گروه خودروسازي شامل شرکت سايپا ، پارس خودرو و زامياد را به عهده دارد . در حال حاضر روزانه 1300 دستگاه قواي محرکه پرايد و 200 دستگاه قواي محرکه نيسان را توليد مي کند .
مگاموتور 5 هدف اصلي را براي فعاليتهاي جاري خود مد نظر دارد:
-1 تامين نيازهاي داخلي کشور
-2 خود کفايي در ساخت قطعات و رفع وابستگي به شرکتهاي خارجي
-3 تمرکز بر کيفيت از طريق استقرار نظام کيفيت (qa ) ، دريافت گواهينامه iso9002 ، iso9001 ، qa9000
-4 حضور در بازارهاي جهاني و توسعه صادرات
-5 عرضه خدمات پس از فروش به مشتريان و مصرف کنندگان نهايي به صورت فروش قطعات يدکي
- ترکيب نيروي انساني شرکت
کل پرسنل اين شرکت ، 500 نفرند که از لحاظ سمت به شرح زير هستند:
180 نفر کارشناس ، 20 نفر کارشناس ارشد ، 50 نفر مدير و معاون و قائم مقام ، 50 نفر روسا و سرپرستان ، 120 نفر کارمندان ، 80 نفر تکنيسين و کمک کارشناسان .
نتايج تحقيق
در اين بخش امتيازات کلي پرسشنامه ها آورده شده است:
به طور کلي 30 نفر از کارشناسان و کارشناسان ارشد شرکت ، پرسشنامه تعيين سطح چابکي را پاسخ داده اند که ميانگين امتيازات آنها 8/5 بوده است و بعد از آن همان افراد پاسخگوي پرسشنامه بعدي يعني پرسشنامه ارزيابي چابکي مورد نيازبوده و ميانگين امتيازات آنها 9/6 بدست آمده است . با توجه به فاصله ميان اين دو امتياز يعني 1/1 اين همان خلاي است که سازمان براي رسيدن به سطح چابکي مطلوب بايد آن‌را پر کند .
عدد بدست آمده (8/5 )، ميزان چابکي فعلي سازمان را در حد متوسط و رو به پايين نشان مي دهد در صورتي‌که ميزان مورد نياز 9/6 به‌دست آمده است که با توجه به استاندارد تعيين شده :
1=سطح نياز بسيار پايين چابکي (بدون نياز)
2و3 =نياز کمي به چابکي
4تا 7 = نياز متوسط به چابکي
8و9=نياز زياد به چابکي
10= نياز بسيار به چابکي
نياز اصلي شرکت به چابکي متوسط و رو به بالا است.
با توجه به امتيازدهي کارشناسان شرکت به بخشهاي مختلف پرسشنامه ، و مشاهده ضعف موجود در همان بخش مربوط به سازمان پيشنهادهايي را ارائه داده ايم .
پيشنهادهاي براي ارتقاي سطح چابکي سازمان
_ نگارش يک برنامه کسب و کار مناسب و خوب .
_ تهيه چک ليست ملاحظات کسب و کار و چک ليست ملاحظات قانوني ، جهت تدوين استراتژي برون سپاري و عقد قراردادهاي مربوط به آن .
_ سه فرايند زير را سر لوحه کارهاي خود قرار دهيد :
1. پيش بيني نيازهاي مشتري
2. پاسخگويي سريع به نيازهاي مشتري
3. توليد محصولات جديد
_ از سه روش زير براي غلبه بر رقبا استفاده کنيد :
1. به‌کارگيري روشهاي بازاريابي غير قراردادي ، غير کليشه اي و نامتعارف.
2. هدف گذاري روي بازارهاي ناب،دست نخورده و زير پوشش قرار نگرفته.
3. رفتار حرفه اي.
_ به‌کارگيري هفت قانون طلايي زير ، جهت رسيدن به ارزش مورد نياز سازمان :
1. پروژه هاي سازمان خودرا با درنظر گرفتن اهداف ، درجه بندي‌و هماهنگ کنيد .
2. از سيستم ها براي تغيير چشم انداز رقابتي استفاده کنيد .
3. نقاط قوت سيستم هاي موجود را گسترش دهيد .
4. در روش کسب و کار و فناوري از ترکيب‌هايي ساده استفاده کنيد .
5. سيستم را طوري طراحي کنيد که پس از راه اندازي انعطاف پذيري لازم را براي توسعه داشته باشد .
6. سيستمي که پيچيدگي آن از ظرفيت سازمان شما فراتر است ، پياده نکنيد .
7. هرگاه پروژه اي با يک رويکرد ويژه با شکست روبرو شد ، براي بار دوم آن‌را تکرار و براي عملي شدنش تلاش نکنيد .
- موارد زير را هر هفته يک بار در سازمان انجام دهيد :
_ نيازمنديهاي اطلاعاتي سازمان خود را براي پاسخگويي به تغييرات ارزيابي کنيد .
_ نقاط قوت و ضعف سازمان خود را تحليل کنيد .
_ به شناسايي فرصتها و تهديدات سازماني بپردازيد .
_ 7 اصل مهم چابکي را در نظر داشته باشيد .
1. استراتژي منبع يابي
2. مديريت منابع
3. شايستگيها
4. رهبري
5. نوع فرايندها
6. ساختاربندي
7. آمادگي تغيير
_ استراتژي هاي سازمان را تحليل کنيد و بهبود دهيد .( مثلا يک مديريت منابع موفق به يک استراتژي مبع يابي درست اتکا دارد .
- موارد زير را هر سه ماه يک بار انجام دهيد :
_ بخشي از سازمان را براي ايجاد چابکي در نظر بگيريد .
_ ميان نيازمنديهاي چابکي سازمان و اهداف کاري ارتباط برقرار کنيد .
_ نقش آينده سازمان خود را تعريف کنيد.
_ به تعيين موقعيت سازمان خود در دو يا سه سال آينده بپرازيد .
_ به نقشها و ارزشهاي آينده سازمان فکر کنيد .
_ به چگونگي رهبري آينده سازمان بينديشيد .
_ نقاط بحراني و استراتژي هاي کاري خود را تعريف کنيد .
_ برنامه هايي موثر در جهت طراحي اصول چابکي ( 7 اصل ) سازمان خود طراحي کنيد.
_ زمان کافي براي بررسي تغييرات ايجاد شده روي افراد، تيمها و شرکاي سازمان صرف کنيد .
- موارد زير را هر سال يک بار انجام دهيد :
_ يک استراتژي رويارويي با تغيير براي سازمان ايجاد کنيد .
_ روي برنامه هاي آمادگي براي تغيير سازمان سرمايه گذاري کنيد .
_ الزامات تغيير را شناسايي و اثر تغيير را روي افراد سازمان بررسي کنيد .
ارائه راه حل
- رويکرد ساختاربندي مجدد فرايندهاي سازمان
_ تنظيم و تطبيق فرايندهاي سازماني .
_ تطبيق کليه پروژه هاي مرتبط با it با منابع و فرايندهاي کاري و اهداف بلند مدت سازمان که خود باعث پيشبرد پروژه ها مي شود .
_ استخدام مدير ارشد اطلاعاتي و تيم مديريتي لايق براي سازمان که خود باعث برتريهاي استراتژي it ميشود .
_ شراکت مناسب با تامين کنندگان خارجي سازمان که خود باعث افزايش کارايي عمليات it در سازمان است.
_ توجه سازمان به محيط رقابتي که باعث عقب نيفتادن از رقبا خواهد شد .
_ توسعه مديريت پروژه سازمان .
_ از منابع قوي همراه با شايستگيهاي سازماني استفاده شود .
_ از منابع خارجي به خوبي بهره گيري شود .
_ بين فرايندها و ساختار کاري تطابق ايجاد شود .
_ روابط کاري به صورت مناسبي تعريف شود .
نتايجي که چابکي براي سازمان ايجاد مي کند
_ پيشبرد سريعتر سازمان به اهداف کاري
_ خدمت رساني بهتر ، کاهش قيمتها ، دوام سازمان
_ کسب ارزش از سرمايه گذاري it
_ کاهش حجم بودجه اختصاصي به it
_ برقراري هماهنگي لازم بين سرويس دهندگان it
_ توانايي سازمان در تغيير فرايندها و بهبود عمليات کاري
_ پاسخگويي سريعتر سازمان به نيازهاي مشتري ، افزايش رضايت کارکنان
_ مهارتهاي کارکنان توسعه قابل توجهي مي يابد
_ ارزشهاي کاري افزايش مي يابد
_ کنترل سازماني بهبود مي يابد
_ پيشرفت ساختار فرايندهاي سازماني
_ افزايش کارايي سازمان به دليل کاهش هزينه ها
_ کسب برتريهاي تکنولوژيکي
_ بهبود کنترل هزينه
جمع بندي و نتيجه گيري
سازمانها مجبور به تغيير نيستند ، به عبارت ديگر ادامه حيات و بقا اصلا اجباري نيست. ترديدي نيست که تغيير ، رمز بقا و ماندگاريست و بسياري از انسانها ، و به تبع آن جوامع ، موسسات و شرکتها ، همواره در جهت دگرگوني خود و تطبيق اوضاع و احوال خود با شرايط محيطي اطرافشان برآمده اند. شرايطي که شايد خود هيچ گاه نقش فعالي در ايجاد آن نداشته اند. بررسي تاريخ و سرگذشت شرکتهايي با عمر بالا بيانگر اين واقعيت است که آنها پيوسته در تلاش براي بقا و انطباق بيشتر خود با محيط اطرافشان بوده اند. به نظر مي رسد شرط ماندگاري در اين است که با اعمال تغييرات تدريجي اختياري ، خود را با تغييرات اجباري وفق دهيم .
به هر حال با توجه به تغييرات سريع تکنولوژيک و کاري در دنياي رقابتي امروز ، نياز به شکل گيري سازمانهاي چابک و در سطح بالاتر، سازمانهاي مجازي به خوبي احساس مي شود .در راستاي اين رقابت تنگاتنگ ، پاسخگويي سريع به نيازهاي روز افزون و متغير مشتري لازمه کسب مزاياي رقابتي براي سازمان است. در اين زمينه ، در صورت لزوم سازمان بايد به تغيير فرايندها و زير ساختارهايش بپردازد .
از آنجا که سازمانهاي اطلاعاتي با نيروهاي زيادي چون مشتريان تأمين کنندگان، رقباي داخلي و خارجي، مواجه بوده و هر يک تأثير ويژه‌اي بر سازمان خواهند داشت ، هر سازمان بايد خود را به طور مناسب در جهت پاسخگويي به مجموعه‌اي مشخص از نيروهاي داخلي و خارجي، در جهت چابکي طراحي کند که کليه اصول جهت طراحي سازمان چابک در متن مقاله آمده است .
منبع: ماهنامه تدبير-سال هفدهم -شماره 175